有效能的時間管理

Present by 羅雅君

2004 2004
1998
2004
 自我介紹
• 姓名 : 羅雅君 ( Maria Lo )
• 公司 : 飛利浦電子工業股份有限公司
• 部門 : HRM- 任用經理
• 服務項目 : 招募 / 專案服務 / 內部講師 / 員
工關係
• 授課項目 : 有效簡報技巧 / 時間管理 / 有效
會議管理 / 人力資源相關課程 etc.
• 曾授課單位 : 救國團 / 飛利浦 / 中新興村 /
新竹國際商銀 … etc.
 有效能的時間管理

•教室規範 :
– 準時上下課
– 將手機關機或關振動
– 全心投入
– 實際參與
 有效能的時間管理
• 課程目的：
完成本課程所有單元及實際
演練之後您應該可以：
1 時間管理的機本要件　
2 優先順序的管理模式
3 第四代時間管理及討論
請閉目一分鐘思考這個問
題

如果您的餘生只剩下三天 ,

您會做那三件事情 ?
 ou r
t ’s Y
W ha
e t ? ?
Targ

會議
MEETINGS

干擾
INTERRUPT
電話
行政工作 TELEPHONE
PAPER
WORK
 有效能的時間管理
• 什麼是你生活中最重要的事？
• 你的人生意義何在？
• 你希望成為何種人物或完成什麼目標？

– 想想看你有什麼長期目標
– 想想看人生中最重要的人際關係是什麼
– 想想看你最希望有什麼貢獻
– 重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和 ,
信心 , 快樂 , 或是．．．
– 列出你認為最重要的三 , 四件事
– 假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要
做些什麼？
– 假設你有至少三 , 四十年的生命，這星期內
你又要做些什麼？
 Group Discussion

❥在辦公室內時間損耗的主
要
原因為何 ?
 時間損耗原因
1. 干擾

2. 等待

3. 同事間的需求與輔助需求

4. 溝通不良

5. 授權不足

6. 組織／制度的障礙

7. 他人的錯誤

8. 優先順序的衝突

9. 工作情緒與情境

10. 完美主義
 〔次〕

率干
擾
頻
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
時間〔時〕
 工作與體力配合的情況
5 體力
水準
工作
要
4 求
工
作
要 一開 生產力高
求 3 始就做 的時間
與 最重要
體 的工作
力 2
水
準
1

9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 5:00

工作時間

注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高
 工作與體力配合的情況

5 體力
水 準
延的
4 被拖
工 工作
作
要
求 3
與
體
力 2
水
準 生產力高
1 作 的時間
工 求
要

9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 5:00

工作時間

注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高
 時間管理是什麼 ?
• 時間管理就是自我管理
• 自我管理即是改變習慣 , 以令自己更富
績效 , 更富效能
– 把事情很快地做完 , 叫做效率
– 把事情很快又很對地做完 , 叫做效能
• 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃
 時間管理不是什麼 ?
• 時間本身不是問題 . 因為每個人每天所
擁有的時間都是一般地多
• 所以時間管理的問題本身不在於時間 ,
而是在於自己如何善用及分配你自己的
時間
 情境測驗題 ( 限時三分鐘
1.
2.
)
請先閱讀完本文
在這張紙的右上角寫下你的名字
3. 將第二句中的大名兩個字圈起來
4. 在這張指的左上角畫五個正方形
5. 在剛才畫的正方形中個畫一個十字
6. 在正方形的四周畫一個圓圈
7. 在這張紙的右下角簽上你的名字
8. 在簽名下寫三個好字
9. 在右上角的簽名下畫一道線
10. 在這張紙的左下角畫一個十字
11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形
12. 在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案
13. 在第八句的好字畫一個圓圈
14. 當你做到這裡 , 請大喊一聲 “我最快 ”
15. 如果你完全遵守規定 , 請大聲說 “我最好 ” !
16. 在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和
17. 將剛剛的答案減去二十三 , 再減去十三等於多少 ?
18. 在以上所有 “雙數 “題的題號上畫圈
19. 假如你做到這裡 , 請拍一下桌子 , 並大聲說 “遵從指示 , 我第一 !”
20. 現在你已全部讀完 , 請只做第一及第二題及可
 三代時間管理法
• 第一代 : 備忘錄型

• 第二代 : 規劃與準備

• 第三代 : 規劃 , 訂定優先順序 , 操之在我

 三代時間管理法優缺點一覽表
優點 缺點

第一代 - 沒有嚴整 的組織 架構 ，會 遺漏 事情

- 重要事情 發生時應 變能力 強，有順應時 勢的變通能力 - 可能 忘記 與別人的 約會
- 人際 反應較好 - 人際關係可能 較差
- 應力 較小 - 成就 較小
會追蹤 待辦事情 - 因忽略 組織規 劃而 頻出 狀況 ，疲於 應付
- 最重要的事就是 眼前 的事

第二代
- 會追蹤約 會與 答應的事
- 透過訂定 目標與規 劃，能完成 較多 的事
- 因事先準 備充 分，會議或行事 較能發揮 實效
- 會產生 安排 人的 習慣
- 達到更多 目標 ，卻不見得滿足真正 的需求
- 利己式的思考或行為 ，將他人 視為達成目標的工 具或障礙
- 最重要的事 乃是時間 表上的事

第三代
- 對事情有 責任感 ，能以 價值觀 為根據 - 驕傲地 以為一 切操 之在我 ，忽略了 自然法則勝於 一切
- 能發揮 長, 中, 短期目標的效果 - 價值觀未必符合 自然法則
- 能將 價值觀化 為目標與行動 - 缺乏遠見
- 透過每 天的規 劃與安排 優先順序 ，個人生產力得以 提高 - 每天的規 劃總 不外乎找 出最 緊急 的事情以及 危機處理
- 讓生命 更井然 有序 - 可能在不同的 角色 間造成規 劃過 度, 失衡 , 愧疚 感等情 形
- 對時間與自我 更具 管理技巧 - 可能有 安排 人的 企圖 , 對人與事一 視同仁
- 較無 應變能力或 獨創性
- 單是技巧 無法發揮 效用與 領導 力, 更需要個 性
- 最重要的事因 急迫性 與價值觀而定
傳統時間管理 V.S. 第四代時間
管理
傳統時間管理 第四代時間管理
N

W E

事 ( 日程表 ) 人 ( 關 係 )
控制 , 管理 領導
效率 效能 (Effectiveness)
實用 原則
 艾森豪規則

急迫 不急迫
　　　重要

Ⅰ Ⅱ

任務 A 任務 B
立刻處理 訂下期限或
授權
　　　　不重要

Ⅲ Ⅳ

任務 C ? ? ?
授權 （字紙簍）
 緊急 不緊急

I 65% ~ 80% II
20% ~ 25%
重
要
25% ~ 30% 15%

15% III Less than 1% IV

不
重
要
50% ~ 60% 2% ~ 3%

: 戴明博士期望的指
數 : : 現有社會的指
數 戴明博士在推 TQM 時 , 對一 些 TQM
* Remark:
的公司
 重要的事設備故障 , 生產停擺 計劃之研擬
重傷害急救 技能之提升
員工產生肢體衝突 公關之促進
顧客抱怨 問題之調查
停電 健康檢查
不重要的事有些電話 有些交際應酬
有些不速之客到訪 有些文件之處理
有些會議之出列席 處理屬下之工作
有些無謂的請託 自我干擾
有些臨時的邀約 個人嗜好的沈迷
 陷阱一 : 時間的配置不對
• Reaction 消極回應 vs Proaction 積極掌
握
• 危機就是轉機
• 規劃重於做事
• 最好的控制是預防
• 預防勝於處理
 不合理的時間配置
I. II
5%
45% IV
處理危機
15%

II.
35%
 明智的時間配置
I 1. 重要的事情著重在 Plan
Plan 著重在 Do
Do 著重在 Check
Check 著重在 Action
II 2. 重要的事情要逐漸地交給
信任的部屬 , 這叫 “灌能”
 陷阱二 : 拖延
• 除了第四項以外 , 其它的做起來都不太
愉快
• 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的
事情 緊迫的事 不緊迫的事

重要的事 1 st 2 nd

不重要的事 3 rd 4 th
 克服 1. 成本 / 效益分析法
成本 好處
• ... • ...
• ... • ...
• ... • ...
• ... • ...
• ... • ...
• ... • ...
 克服 2. 思維習慣的改變
• 這件事令人感到為難 , 但是它非做不可 , 因
此我將立即做完它 , 以便儘早忘掉它 .
• 養成速戰速決的習慣
• 將事情切成好幾塊小塊任務 , 快速地完成每
一塊的任務
• 完成最關鍵的部份 , 讓事情看起來像做完
80% 一般
 陷阱三 : 事必親躬
• 韓非子 . 八經
– 下君 , 盡已之能
– 中君 , 盡人之力
– 上君 , 盡人之智
• 諸葛亮凡事必親躬 , 後來過勞而死 .
• 為何事必親躬 ?
– 因為怕部屬取代
– 不放心部屬 , 不信任部屬
– 要求標準過高
 陷阱四 : 有求必應
• 會花太多時間 , 時間不夠會犧第二項
受人尊敬重要 , 還是受人歡迎重要
• 不好意思拒絕請託的原因
– 接納請託比拒絕請託容易
– 擔心觸怒請託者
– 想要做廣受愛戴之好人
– 不知如何拒絕他人之請託
• 每個人都有一個好朋友 , 叫 “施小惠” , 可以適
當地拒絕 .
 Conclusions: 時間管理架構
緊迫的事 不緊迫的事

1. 兵貴速戰速決 1. 決勝於廟堂
重要的事 2. 快刀斬亂麻 之上
2. 灌能
均 衡
1. 捨得
不重要的事 2. 勇於拒絕 1. 怡情養性
3. 交待 2. 輕鬆一下
 迫切性指數測驗
選出你最可能反應的行為或態度 (0 ＝從不， 2 ＝
有時候， 4= 常常）
0 1 2 3 4

1. 我在壓力之下表現最好。
0 1 2 3 4
2. 我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深
入的自我反省。 0 1 2 3 4

3. 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭
等待或排隊。 0 1 2 3 4

4. 我休息不工作時會覺得不安。 0 1 2 3 4

5. 我似乎永遠在趕時間。 0 1 2 3 4

6. 我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。 0 1 2 3 4

0 1 2 3 4
7. 我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。

0 1 2 3 4
8. 我在做一件事時常會想到另一件事。

0 1 2 3 4
9. 我處理危機時表現最好。

0 1 2 3 4
10. 處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓
我覺得有就感。
0 1 2 3 4
11. 我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。

12. 當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離 0 1 2 3 4
開，我認為別人應該能諒解。
0 1 2 3 4
13. 我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。
0 1 2 3 4
14. 我常邊工作邊吃飯。
0 1 2 3 4
15. 我一直認為總有一天能做我真正想做的事。

16. 一天下來辦公桌上「已辦」文件如果推得高高
的，我會很有成就感。
迫切性指數檢核清單

• 0 ~ 25 : 一切在掌握中
• 26 ~ 35 : 漸受迫切性限制
• 36 ~ 45 : 已經開始上癮
• >= 46 : 上癮
我現在的年齡是　　歲　　月

80 x 365 　　＝　　
29,200

yy x 365 ＝
(A)

MM x 30 ＝
(B)

29,200 - {(A)+(B)} ＝

從現在起我尚有　　　　　天的時間

(24 　　 x 　　　　　　＝　　　小時 )
如何提高工作效率
 如何提高工作效率
1. 了解自己每天工作時段的特性 , 善用之 .
2. 以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質 .
3. 保持良好的體力 ; 養成運動的習慣
4. 身心均衡地發展 ; 培養良好的嗜好
 1. 工作時段分配法則
早上 中午 下午 晚上
13:00~15:00
活力充沛 , 衝勁 思考遲頓 , 適合 冷靜 , 溝通 Relax, 人文 ,
與勇氣兼俱 散心 , 放鬆 (Action, Plan) Thinking
(Do) (Check)

1. 發球 : EMail 1. 面對面 Follow 1. 思考問題 1. 花 1 小時寫作

2. 電話敲定事情 / Up 2. 寫計劃 / Update
做事情 2.Go Around Follow up 進度
3. 給 Leader 方 3. 溝通與協調 (1hr)
向 / 畫架構 3.Update/Modify
4. 執行進行中專 進行中專案
案
 2. 每週工作性質分配法則
禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註

活力充沛 , 衝勁 思考遲頓 , 放鬆 , 冷靜 , 思考
與勇氣兼俱 溝通 (Action, Plan)
(Do) (Check)
1. 大型專案丟球 1.Follow Up 一二 1. 想想目的是什
2. 組內專案丟球 所丟的球 麼 ? 意義何在 ?
3. 給予組員做事 2. 調整 , Update 2. 有沒有辦法提
方向 / 做事重點 計劃 昇自己的價值 ?
4. 創造議題 3. 議題收尾 3. 計劃 / 規劃
4. 傾聽溝通
 先問自己以下這幾個問題
1. 你一天花多少時間在看 Email?
2. 你進 Email 會不會看小品 ?
3. 你看 Email 的時間是連續的 , 還是片斷的 ?
4. 你的 Email 有沒有做分類 ?
5. 你回信時是邊看邊回 , 還是分類後集中回信 ?
6. 你進 Email 信箱 , 是先看信還是先發信 ?
 如何提高 Email 的處理效率
• 一進信箱第一個動作就是把所有信件的
主題瀏覽一遍 , 然後做分類的動作
• 養成習慣 , 一天只有三個時段看 Email
• 除了急件以外 , 集中時段回信
 看 Email 的時段分配
時段 信箱 回信 備註

09:10 公司 V

13:00 公司 X

16:30 公司 V

22:00 私人 V
 Email 資料夾的分類
• Reply: Private, 公務
• Follow Up: Urgent, Boss, 重要 , 向下 ,
Private
• Project 進度
• 有空再看
 良好的時間管理來自於計劃
緊迫的事 不緊迫的事

1. 兵貴速戰速決 1. 決勝於廟堂
重要的事 2. 快刀斬亂麻 之上
2. 灌能
均 衡
1. 捨得
不重要的事 2. 勇於拒絕 1. 怡情養性
3. 交待 2. 輕鬆一下
 花時間在計劃上才是
最節省時間的作法
不
好

A
C
D
P

好
 8.80/20 法則 1/2

• the Vital Few & the Trivial Many

• 柏拉圖法則
• 花最少的力氣 , 獲得最多的效益
• 你所完成的工作裡 , 80% 的成果 , 來自於
20% 的時間 => 也就是說 80% 的努力是
與成果無關的
 80/20 原理意示圖

事倍功半 20%
成效
瑣碎的 80%
多數事物 時間

事半功倍 80%
成效
重要的 20%
少數事物 時間
Are You Lonely ???

Then call a MEETING!!!

 Group Discussion--

進行很差的會議 進行很好的會議
會議不夠有效率的原因：
開會時討論沒有焦點

會議資料未事先備妥

開會時沒有擬妥會議流程

關鍵人物沒有出席

延遲開始，一路延誤
正確的開會原因：
溝通

向員工或團隊蒐集資料

推銷概念、產品或一項服務

解決問題

作重要的決策

危機的處理
工作狂小測驗
1. 你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？

2. 如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？

3. 你是否覺得無所事事很難過？

4. 你精力充沛又喜歡競爭嗎？

5. 你在週末和假日工作嗎？

6. 你何時何地都可以工作嗎？

7. 你是否覺得很難抽空度個假？

8. 你害怕退休嗎？
 Time Management

• I hear and I forget

• I see and I remember
• I do and I understand
• I make mistakes and I learn!!
---- Unknown Source ----
 有效率的會議
1. 會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動
2. 有效率的會議需要小心的準備與紀律
3. 每一個會議都意味著高成本
3-1 參與人員薪資
3-2 準備所花的成本（人力 , 時間）
3-3 心理成本
3-4 機會成本
如何計劃一個有效率的會議
1. 考慮是否非要會議才能解決問題
2. 決定會議目的
3. 決定參加人
4. 準備議程
5. 決定合宜的設備 , 場地與時間
6. 跟催動作
如何計劃一個有效率的會議
1. 考慮是否非要會議才能解決問題
有以下狀況時 , 你不應該召開會議 ：

 電話或是書面通知即可解決問題

 關鍵人物不能參加

 準備時間不夠

 外界因素可能會浪費會議時間

 成本太高
如何計劃一個有效率的會議
2. 決定會議目的
 通知或解釋（最好準備書面資料）
 訓練或指示（需要練習）
 收集資訊（怎麼做？）
 說服式

無論哪一種目的 , 你必須清楚的知道你想
從會議所達到的目標
 如何計劃一個有效率的會議

3. 決定參加人
 人越多 , 效率越差

 不一定所有人要全程參加 , 安排每一階段
所需的參加人

 考慮參加人所需的背景資料
 如何計劃一個有效率的會議
4. 準備議程
 會議前議程立即發出讓參加人有時間思考

5. 跟催
 指定專人做會議記錄
 只記錄行動事項
 會後公佈
 成功會議的為與不為
為 : 　　　　　　　　　　　不為 :
 準備好會議室 　　　　　　　  主宰討論
 讓參與人 一開始 　　　　　 扭曲參加者陳述之意見
就感興趣 　  急著進行每一個主題
 鼓勵參與 　　 爭辯
 使用不同的方式 　　　　 　　 嘲笑
 讓會議保持進行 　　　　 　  Take sides
 不離題　 　　　　 　　　 　　 Moralize
 保持控制 , 但 　　　　　　　  Domineer
不要成為個人秀 　　　　 　　 浪費時間在猜忌 ,
 保持幽默 　顏面問題
　　　　　　　　　　　　　  逾時
你覺得會議主持人應該如何
改進主持形式？

會議討論的內容你認為何者
最重要？

會議主題你認為何者最無關痛癢？

你覺得這樣的會議有無必要性？

如果由你來主持會議，你將如何
主持？
一場有效率的會議，應包括下列條件：

議程必須先行分送與會者以進行充份
準備與研究

事項完成後，必須訂定完成時效

會議中必須針對未來三個月公司預定
達成的目標，任務與優先順序作檢討 .

會議應排定時程開始，準時結束 .
除非有重大事件有待處理 .

會議主持人應讓正，反面意見充份表達 .
目標金字塔
 140 125
120
100
100
80
80

如何列管重要計劃
64
60 48
36
40 27
18
20 12
0
• 將自己短中長期的計劃依

專案一

專案二

專案三

專案四

專案五

專案六

專案七

專案八

專案九
工作 , 個人及生活這三個
主軸一一列舉出來 , 並算
出每個計劃的效益 . ( 如下 140 125
120
一頁所示 ) 100
100
80
• 在同一個時間點進行這三 80 64
個主軸的前 3 個專案 ( 專 60 48
36
案件數依自己能力而定 , 40 27
18
12
20
紅線的右手邊 ) 0

• 有專案結束之後下一個專 學習一

學習二

學習三

學習四

學習五

學習六

學習七

學習八

學習九
案就可以往左遞補
140 125
120
100
100
80
80
 每個計劃如何給予評分
• 先將所有計劃列出來 , 分成短中長期 ( 自
行定義 )
• 分成三個項目 ( 也可依自己的價值觀調
整 ), 依照 : 重要性 , 急迫性及成功機會
來給分數 . 最好給 5 分 , 最不好給 1 分
• 將三個分數相乘 , 分數最高者為最優先執
行的計劃
範例 : 專案評分的範例
以 Notes 信箱管理計劃的分類
• 執行力 : To-Do, 記錄 , Routine ( 最重要
的部份 , 下一章節再講 )
• 自我成長 : Pareto, 前 3 個計劃
• 生活 : Pareto, 前 3 個計劃
• 工作 : Pareto, 前 3 個計劃
 時間管理的利器 : to-do List
緊急的事情 重要的事情
1. 老闆今天交待 1. 工作計劃
2. 臨時狀況 2. 人生規劃
3. 家庭 , 健康 , 財富

備
備
忘
忘
錄
錄

Routine Work
1. 日常工作 Schedule List
2. 定期約會 1.Meeting
2. 行事曆
3. 紀念日
範例 : 備忘錄的範例
範例 : 週計劃的範例
善用 Notes BookMark 的功能
• 連結書籤 (BookMark) 的建立可以用來
建立一系列相關計劃的連結
• 在 Notes 裡頭 , 點一以下黃色書籤即可把
該計劃給打開 , 並 Update

按 Ctrl+V 之後就
會出現黃色書籤
 善用 Notes 顏色管理的功能
• 紅色粗體字體為重要一定完成的部份
• 藍色斜體字體為已完成的部份
• 黑色字體為應執行事項
• 綠色字體為 Routine Schedule
 良好工作習慣的養成
• 兵貴速戰速決
• 養成做備忘錄的習慣
• 可以早上做完的事 , 決不拖到下午完成
可以一天做完的事 , 決不分成兩天完成
• 每天至少完成一件事情 , 特別是在工作
情緒低潮時
 “ 執行”的寫照
• Just Do It
• 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨
• 行動才是企劃的開始
• 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的
20%
• 執行能力鋒利如倚天劍 . 劍鋒到處 , 刀
折劍斷
 執行不是一成不變的
• 合理性 Reasonable 表示用心
• 試探一下是不損傷毫髮的
• 平時基本觀念 (Sense) 的建立 , 在臨場應
用時最能顯現效果
 執行的速度 : 兵貴速戰速決
• 養兵千日 , 用在一時 ( 資源珍貴 )
• 時機稍縱即逝
• 將變數降至最低
– 生米已煮成熟飯型 ( 老公 , 來不及了 )
– 自廢武功型 ( 成績已經貼出去了 )
• 客戶的感受
• 加速度 , 勢如破竹 .
 兵貴速戰速決的時機
• 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決
• #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你
的決策之後方能動作 ( 丟球 )
• #2 重要事件的關鍵任務 . 通常要完成此
關鍵任務只佔全部專案時間的 20%.
• #3 時機稍縱即逝的機會 . 有時候機會的
有效性僅限於某段時間 , 甚至短到幾分
鐘而已 .
 Hand Carry !
• 讓程序進行最迅速的方法
– 當然需要先了解程序及關鍵點
• 見面三分情
• 親自與關鍵人物 ( 經理 ) 面對面溝通
 執行的技巧 : Key Success Factor

• 靈活如庖丁的刀 , 在牛的關節中游走
( 游刃有餘 ). 分解完畢牛尚不自知已經
被解體
• 由計劃階段時即被簡單勾勒出來
• 做對的事情 , 並不會耗費太大的力氣 .
反而做不對的事情 , 才需花時間東補西
補.
 Buffer 緩衝區
• 並不是每件事情都那麼的急
• 如果我們每件事情都要即時地處理掉 ,
相信我們會變得神經兮兮的
• 所以應該要有一個地方讓我們放一些比
較不必馬上處理掉的事情 , 但是時間到
時又要能提醒我們
 如何處理情緒低潮
• 每天至少完成一件事情
• 完成事情的定義
– 完整的
– 相關的
– 善後的
– 記錄的文件
• 通常完成一完整任務就會有力氣再做第二
件事情
時間管理結語
回 顧 時
間
 節省時間的十個妙方

1. 2. 3. 4. 5.
事先規劃好你 分析工作的優
的時間與步驟 先順序，按照 找出自己最有 組織你的辦公 進行充分的授權
，以收事半功 輕重緩急作處 效率的時段以 桌及辦公室， ，將工作分配給
倍之效。 置。 安排工作內容 提升工作效率 部屬、助理或秘
。 。 書。

6. 7. 8. 9. 10.
活用記事本管 運用有效的方法 改變拖延的習 改變拖延的習 練就健康的身
理時間。 取得資訊。 慣，即時行動 慣，即時行動 體，保持身心
。 。 最佳狀況。
 節省時間的十個妙方 - 前言

　　
　　辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的訪客，及尋求問題
解決的部屬，一個個「闖」進你的辦公室；不斷響起的電話，一直打斷你手邊的工作
；接二連三的會議，讓你疲於奔命，恨不得自己三頭六臂，可以同時應付這麼多的事
情。
　　工作上如此，生活亦是。許多想讀的書買了卻沒時間讀；心儀已久的音樂家終於
來台演出，卻抽不出空去看表演；答應家人一起出國去玩，行事曆上卻排得滿滿的……
，這些挫折都讓生活不再新鮮有趣。
　　你是不是感歎時間不夠用？事情做不完的壓力揮之不去？每個人一天都只有二十
四小時，大部份的人是「忙，但不知道在忙什麼」，或是「忙，但不是忙自己想做的
事」，但為什麼還是有人能事業有成，還有時間兼顧生活及其他活動？因為他們懂得
做時間管理。
　　管理時間有兩個必要的條件：計劃你的時間，以及避免浪費時間。不妨問問自己
以下三個問題：有沒有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做
？必須做的事，是不是可以做得更有效率？
　　真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時間表，逐項徹底執行，一旦工作
順利進行，自然不會手忙腳亂，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數倍
。做你計劃做的事，在你計劃的時間做，並在你計劃的時限內做完，成功就離你不遠
了。祝你成功！
1. 事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。

辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至
的要與時間拔河，首先記錄自己的時間分配方式，分析哪些習慣
浪費時間；接著訂定目標並擬定計劃，以較實際的觀點安排時程
；最後找出浪費時間的原因與因應方法，改變這些壞習慣。
　
•每天空出一段時間來規劃事情。
•拿一個小時來訂計劃，可以有二到三倍的效果出現。
•你可以在上班之前比較安靜的環境（家裡或辦公室）訂計劃
，或是當作上班的第一件事，或是在下班前訂第二天的計劃
。
•將時間加以分段，最好是以十五分鐘為一段。並要求自己把
原本要花比較多時間的工作，在一段段時間裡加速完成。
•學習絕對專心，同時做兩三件事，像電視機選台器一樣。

「做正確的事」要比「按正確的方法把事情做對」來得
重要。
杜拉克（ Peter F.
Drucker ）　
2. 分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置
。

•要掌控時間，就必須先能掌控自己。
•設定個人目標，以便根據目標，分析工作的優先順序，按
照輕重緩急做處置。
•經常評估所設定的優先順序。

採用 80/20 原則來設定優先順序。完成 20 ％的目標可能獲得

80 ％的效果，如果你每天的行事曆上有十個事項要做，你只要能
圓滿達成其中最重要的兩個項目，就可以得到八成的效果。

根據緊急性與重要性決定：
•重要而且緊急：馬上辦。
•重要而不緊急：好好規劃。
•不重要但很緊急： 1. 馬上辦，但只花一點時間； 2. 請人
代辦； 3. 集中處理。
•不重要也不緊急：有空再辦。

要將你的百分之百的時間，用於關鍵問題的處理。
湯森（ Robert Townsend ）　 Avis-Rent-a-Car, Inc.
總裁
 3. 找出自己最有效率的時段以安排工作內容

•生理專家研究，人的效率會隨著時間不同而不同，順其自然安排
工作內容，工作效率才會高。

•早上八點至十點：精力顛峰，適合做規劃。
•早上十點至十二點：注意力及短暫記憶力最強，適合腦力激盪會
議、訓練。
•下午一點至二點：昏昏欲睡，比較適合進行互動溝通的工作。
•下午二點至四點：開始清醒，長期記憶力最強，適合閱讀、思考
。
•下午四點至五點：適合技術性工作、處理衝突問題。

•了解自己的生理時鐘，它不像真的時鐘那麼有規律。找出精神最好的時間從事較困
難的工作。

•在效率最高的時段，你可以集中精力於：棘手或困難的問題、創造性思考、複雜的
工作、討論或訂定工作計劃。
•在效率中等的時段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規劃行程表。
•在效率最差的時段，你可以處理：例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行
政工作。
 4. 組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效
率。
雜亂無章的辦公桌會讓人分心、容易疲倦及緊張、生產力降低
、無法控制工作，也會給人不好的印象。更重要的是，檔案找不到，
辦公桌上一片凌亂，都會浪費你寶貴的時間。保持辦公桌清爽的最高
指導原則：與手邊正在做的工作有關的東西，才能出現在桌面上，其
餘的請立即拿開。

你可以這樣清理你的辦公桌：
•挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。
•可以將這個時間再分成幾個小段，每小段專心清理一個抽屜或桌面。
•與工作毫無關連的書籍雜物等，都應該立即清掉。
•一年半年內不會再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個東西最壞的
結果是什麼？如果沒什麼大不了，就別猶豫了。
•運用 5S 技巧——整理、整頓、清掃、清潔、養成習慣。

把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站：
•辦公桌如果面對窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全場，
也不會有人常常走過你面前，還可以有空間擺放其他辦公家具。
•每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠
的角落去。
•將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集，一收到文件就
加以分類，有效縮短文件傳遞的時間。

不管理好你的文件，你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看
出是你還是它們贏了。
史坦普（ Peter Stemp ）　 Allied Dunbar Assurance plc
5. 進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。

如果你堅持處理工作所有的細節，很快就會發現時間根本不夠用，更何況你的職
位與所負的責任會不斷的增加。請他人分攤你的工作，善用授權策略，事半功倍
。
•找出哪些工作可以授權他人去做。
•將工作交給能處理得最好的人。
•信任對方，尊重對方。
•清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。
•授權不是推卸責任，你一樣要負起追蹤的責任。

秘書或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過濾電話、信件，使你不受干擾
地專注在重要事務上，還能替你蒐集資訊，提出解決問題及做決策的構想。你應該
和他們相互信賴，建立團隊工作紀律，發展出合作關係：
•每天固定時間與他們討論工作內容，讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望
，清楚知道你要什麼。
•鼓勵他們分擔更多的責任，並允許他們發展自己的行事風格，可以做決定，
而不是當你的影子。
•給予充分的支持、認同與尊重。
成功的主管奉行兩個原則：在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層
下達決定；直接向你負責的人應該提出答案，而不是問題。
霍柏斯（ Charles R. Hobbs ）
 6. 活用記事本管理時間。

找一本口袋大小的記事本帶在身邊：
•記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會
欄及雜記欄。
•列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。
•把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫
，可能有變數的就先用鉛筆書寫。
•隨時記錄一些新想到的做法。
•達成的項目就劃掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂

在你的記事本上，你可以用螢光筆標顏色來區分事情的
重要性或優先性。也就是說，記錄時用一隻筆，事後再
用螢光筆標記重要性或優先性。

像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上
作業。
勒伯夫（ Michael LeBoeuf ）
 7. 運用有效的方法取得資訊。

如何在短時間內得到最多的資訊？
•在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。
•不斷的學習如何加快閱讀的速度。
•與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。
•養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。
•養成在等待的時候閱讀的習慣。
•要求部屬在文件上做摘要。

鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。
•閱讀前先了解自己的目的。
•有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的
報紙。
•先讀標題。
•讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。
•想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，
並將其他部份丟棄。

有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。
黑斯（ James L. Hayes ）　
 8. 改變拖延的習慣，即時行動
。

該寫一篇重要報告的時候，你卻在整理桌子？像這種先處理無關緊要事情
，而非該優先解決事情的心態，就是拖延。我們習慣拖延困難、討厭、難
以下決定的事，但這些事卻不會因此消失，只會讓你更緊張，反而陷入困
境，還需花原本二至三倍的時間才能完成。

終結拖延的六個方法：
•問自己：現在最重要的是做什麼？而非問：我現在最想做什麼？
•先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。
•將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。
•不要等所有資料都到手才開始工作，有什麼就做什麼。
•找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時
間內禁止做這些事。
•設定誘因激勵自己準時不拖延。

無法適當安排時間、累積工作的結果，只會造成心裡產生慌張感而已。
 9. 技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。

訪客在所難免，你必須要懂得一些應付的技巧，才不會輕易浪費了你的工作時間。
•儘量少在自己的辦公室裡接待訪客，最好使用訪客接待室。
•開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態度和語氣。
•不要以茶點或咖啡款待未經約定的訪客。
•坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。
•可能的話，明確的設定時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。

如果訪客逗留太久，你應該及時的站起來。不要打斷對方的話，可是一旦輪
到你開口接話，你應該主動結束這次的對談，總結應該採取的行動或結論。
•儘量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將身體移到
椅子的邊緣。
•說些暗示性的話，例如：「我想這就是結論吧！」「我很感謝你來看
我。」等。

選擇時間就是節省時間。
 10. 練就健康的身體，保持身心最佳狀況
。

沒有時間照顧自己身體的健康，將來就沒有健康的身體利用時間。要不斷保持顛峰水
準的工作表現，就應該保持身心健全，注意個人的健康狀況及需要，學習用較少的時
間獲得健康。
•運動不是有機會才做，最好在你的行事曆上加入這一項，固定時間與地點做
運動。
•縮短睡眠時間能節省時間，可是，如果能培養快速入睡、充分睡眠的能力，
一樣可以擁有效率。
•養成早上一睜開眼睛就起床的習慣。
•定時做健康檢查，除了醫院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫療器材自
己在家測量。
•錯過鬧鐘、找不到車鑰匙、識別證等都會偷去時間，而且影響一天情緒。
•無情地壓迫自己並不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有
效提高精神，增進工作效率。

忙到無法照顧自己健康的人，有如工匠忙到無法照顧自己的工具一樣。
西
班牙諺語
交 流 時
間