Monitoring dan audit mutu

Pengertian monitoring
Monitoring mutu adalah proses pengumpulan data
dan analisis yang dilakukan secara reguler
terhadap suatu rangkaian utama indikator
kesehatan (indikator mutu).
Monitoriing mutu menekankan pada mengukur
dan menganalisis proses bukan individu
Monitoring mutu memungkinkan penyedia
pelayanan kesehatan untuk mengkaji kinerja
sarana atau program kesehatan untuk menjamin
tercapainya luaran yang diharapkan.

Pokok-pokok penting dari

monitoring mutu
Cara pandang sistem
Prinsip dasar monitoring mutu
Monitoring berkesinambungan atau
pemeriksaan sesaat (Spot Checks)
Pendekatan bertahap
Pembakuan sistem monitoring mutu

Cara pandang sistem

Cara pandang kesisteman merupakan
kerangka kerja yang komprehensif dalam
monitoring mutu melalui analisis yang
terstruktur terhadap input, proses, dan
hasil dari isu-isu yang terkait dengan
mutu.

Prinsip dasar
Standar dapat berwujud berbagai ragam: kebijakan
administratif, prosedur, panduan klinis, dan clinical pathway
Standar harus bersifat realistik (dapat dikerjakan dengan
sumberdaya yang ada), valid (berdasar bukti keilmuan dan
pengalaman), jelas (dipahami sama antar praktisi yang satu
dengan yang lain, tidak ada perbedaan interpertasi)
Penyusunan standar dilakukan secara lintas fungsi, multi
disiplin dan harus dijamin konsisten dilaksanakan di seluruh
unit di rumahsakit.
Data yang dikumpulkan melalui proses monitoring dapat
membandingkan kinerja dengan standar pada waktu tertentu
atau periode waktu tertentu dan dapat juga dibandingkan
dengan rumahsakit lain.

Sistem monitoring yang efektif

Pengumpulan data merupakan kegiatan rutin
dan terintegrasi dalam tugas sehari-hari
Data dikumpulkan secara reguler dari waktu
ke watu, sehingga trend dapat dimonitor
Data digunakan untuk mengidentifikasi timbul
dan penyebab dari permasalahan pada
sistem yang berakibat pada kinerja yang
rencah.
Data digunakan untuk membantu proses
pengambilan keputusan.

Sistem monitoring mutu tidak hanya

mengumpulkan informasi pada
outcome dan input tetapi juga harus
berfokus pada proses untuk
mengetahui apakah proses sesuai
dengan standar.

Ongoing Monitoring
versus
Spot Checks

Monitoring berkesinambungan: beberapa

indikator perlu diukur secara teratur dan
sering untuk melihat trend kecenderungan
Spot checks: Sering tidak mungkin untuk
memonitor begitu banyak standar, maka
dapat dilakukan spot chek untuk standar
tertentu pada periode waktu tertentu.
A spot check may be done on a one-time
basis or may involve monitoring a set of
indicators for a particular service for a
specific period

Pendekatan bertahap
Supaya tidak pusing dengan banyak data ,
maka dianjurkan melakukan monitoring
secara bertahapis to proceed incrementally.
Mulai dengan sistem/proses yang sederhana:
satu atau beberapa unit, kemudian
dikembangkan berdasarkan pengalaman dan
ketersediaan sumber daya.
Prioritaskan pada proses yang berisiko tinggi,
bervolume besar, berbiaya tinggi, dan
cenderung bermasalah.

Prioritaskan untuk indikator-indikator

utama: infeksi luka operasi, kejadian KTD,
kejadian kematian
Once a quality monitoring system is in
place, the process can be expanded to
include additional indicators.

Tahapan monitoring mutu

Step one: Tetapkan informasi yang dibutuhkan
Pilih unit atau pelayanan yang akan dimonitor:
pelayanan yang prioritas.
Pahami proses pelayanan pasien yang akan dimonitor,
tetapkan titik-tiki kritisnya, gambarkan flow
diagrammnya.
Gambarkan keterkaitan pelayanan yang dimonitor
dengan pendekatan sistem.
Tetapkan standar yang akan dipakai untuk memonitor.
Susun indikator kinerja yang akan digunakan.

Step two: Pengumpulan data

Tetapkan metoda pengumpulan data:
observasi, interview, dsb
Susun instrumen monitoring.
Ujicoba instrumen
Tetapkan strategi monitoring: siapa yang akan
dimonitor, frekuensi monitoring, bagaimana
sistem informasi dan sistem monitoring yang
ada sekarang, bagaimana menjamin akurasi
dan validitas data/pengukuran.
Kumpulkan data.

Step three: Penggunaan informasi dan hasil

Tabulasi hasil
Analisis hasil monitoring
Lakukan interpertasi dan gunakan hasil untuk perbaikan
Desain bagaimana penyimpanan dan distribusi hasil
monitoring
Distribusikan hasilnya.

Tugas
Pilih satu unit pelayanan
Tetapkan indikator-indikator untuk memonitor
pelayanan tersebut
Tetapkan:

Tujuan monitoring
Instrumen pengumpulan data
Metoda pengumpulan data dan periode pengumpulan
Metoda analisis dan periode analsis
Siapa yang bertanggung jawab untuk pengumpulan data
Siapa yang bertanggungjawab untuk analisis data
Bagaimana penyimpanan data dan hasil
Bagaimana pelaporan dan diseminasi hasil monitoring

Audit sebagai metoda

monitoring mutu

Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan melalui interaksi (pemeriksaan,
pengukuran dan penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif,
dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

Jenis audit
Audit eksternal: dilakukan oleh auditor eksternal
dari pihak eksternal/institusi independen
Audit internal: dilakukan di dalam suatu
organisasi oleh auditor internal yang juga
karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak
memiliki tanggung jawab hukum kepada publik
atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan.
Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau
panitia

10 Esensi dari audit:

Adalah proses interaktif
Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara
efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan

Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi faktual
dan signifikan berupa data , hasil analisa,
penilaian, rekomendasi auditor sebagai
dasar pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, perbaikan dan
atau perubahan

Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)

Kegiatan yang biasa dilakukan

auditor
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan stadar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data

Manfaat audit
Pengambilan keputusan untuk
perbaikan, meningkatkan
efisiensi dan efektifitas fungsi
organisasi/unit kerja

Pengertian
Analisis kritis dan sistematis terhadap mutu
pelayanan klinis termasuk prosedur diagnosis,
terapi, pemberian asuhan, penggunaan sumber
daya, dan hasil pelayanan serta kualitas hidup
pasien (NHS, 1989)
Proses kajian terhadap penyelenggaraan asuhan
untuk mengenal kekurangan untuk perbaikan
Kerangka kerja yang sistematis untuk melakukan
investigasi dan kajian kerja profesional dan untuk
mengenalkan serta memonitor perbaikan

Jenis-jenis audit
Medical audit: involves the review of activities intiated directly by doctors
Audit medis mengkaji tindakan yang dilakukan secara langsung oleh dokter
Nursing Audit: A detailed review and evaluation of selected clinical records
by qualified professional personnel for evaluating quality of nursing care.
Audit keperawatan: kajian rinci dan evaluasi terhadap catatan klinis yang
dipilih oleh personil yang profesional dan berkualifikasi untuk menilai mutu
pelayanan keperawatan
Clinical audit: covers all aspects of clinical care including that provided by
nursing and paramedical staff
Audit klinis: meliputi seluruh aspek pelayanan klinis termasuk yang
disediakan oleh perawat maupun staf paramedis
Organizational audit: refers to investigation of aspects of practice (such as
appointments systems) which are regarded as primarily administrative
Audit organisasi: investigasi seluruh aspek pelayanan terutama yang terkait
dengan administratif

QA assessment
activities

definitions

Review

The process of critical reflection used

by clinicians wishing to assess their
own or their peers performance

Audit

The activity of review when conducted

on a continuous and routine basis

Evaluation

One-off assessment of the impact of a

service on indices of health

Surveillance

Routinely repeated evaluation

Appraisal

Ad hoc data collection and analysis by

management in relation to health care
delivery

Monitoring

On going appraisal

Audit cycle
Tetapkan tujuan
audit
Pilih topik
Tetapkan kriteria
Dan nilai pencapaian

Identifikasi perubahan
Yang perlu dan
Kerjakan perbaikan

Kumpulkan data

Kaji kinerja dibandingkan

Standar dan kriteria

Alur kegiatan audit

I. Pembuatan alat ukur
1. Pemilihan topik audit
2. Penyusunan pedoman.
IV. Tindakan dan pelaporan
8. Rekomendasi dan
tindak lanjut
9. Ringkasan audit.

II. Pengukuran
3. Pengumpulan data
4. Pelaporan data.

III. Peer review

5. Analisis penyimpangan
6. Analisis angka-angka
7. Analisis data kekurangan

Audit cycle

Mengapa perlu dilakukan audit

(Al-Bah, A.K, Serour, M., Clinical audit in general practice: Bulletin of The
Kuwait Institute For Medical Specialization 2002:1:63-68)

Pengembangan pendidikan profesi dan

self regulation
Perbaikan mutu pelayanan pasien
Akuntabilitas
Peningkatan motivasi dan kerja tim
Alat bantu untuk kajian kebutuhan
Stimulus untuk penelitian

Clinical audit is not

Audit klinis bukan
Alat manajemen sumber daya
Untuk menakut-nakuti akibat praktik yang buruk
Serangkaian data statistik untuk dianalisis dg
komputer
Untuk kompetisi antar profesi klinis

Clinical audit is
Neutral measurement process
Proses pengukuran kinerja yang netral
Improving patient care through ensuring
consistent application of standards of care
Perbaikan pelayanan pada pasien dengan
menjamin penerapan yang konsisten
terhadap standar pelayanan

Apa yang menghalangi untuk

memulai audit
Waktu --- gunakan sampel yang kecil, dan
fokus pada topik yang sederhana/lingkup
kecil
Ketersediaan catatan/rekaman dan komputer
Kurangnya keterampilan dan tidak
tersedianya protokol-protokol klinis
Sikap negatif terhadap audit, kurangnya
dukungan secara umum dari praktisi

Manfaat audit
Professional benefits:

Meningkatkan komunikasi antar kelompok profesi.

Meningkatkan kepuasan dan pengetahuan tenaga
profesi
Perubahan dalam perilaku peresepan
Mendorong untuk belajar dari perilaku kolega
Meningkatkan antusiasme staff

Pelayanan pada pasien:

Meningkatkan mutu asuhan pasien

Meningkatkan kepuasan pasien
Umpan balik dari pasien yang lebih baik
Meningkatkan kerja tim dalam pelayanan pasien

Kerugian audit
Beban kerja yang bertambah
Membatasi kebebasan praktisi klinis
Praktisi klinis merasa terancam sebagai
tenaga profesional

Hambatan keberhasilan audit

Tidak tersedianya sarana untuk audit
Kurangnya keahlian atau tuntunan dalam
merancang audit dan melakukan analisis
Tidak adanya kejelasan rencana audit
Hubungan kerja yang kurang harmonis
dalam group atau antar group
Hambatan organisasi

Mengupayakan audit yang

berhasil
Keberhasilan harus diukur secara kuantitatif
Faktor pendorong keberhasilan:
Adanya mekanisme untuk mempermudah proses pengumpulan
data dan tehnologi informasi
Lingkungan organisasi yang mendukung
Kepemimpinan dan kejelasan arah dari program audit
Adanya strategi dan perencanaan program audit yang teratur
Sarana dan dukungan untuk pelaksanaan program audit
Monitoring dan reporting kegiatan audit
Komitmen dan peran serta aktif semua pihak yang terkait

Apa yang perlu diperhatikan dalam

audit
Ciptakan lingkungan yang mendukung untuk audit
Atasi permasalahan akibat audit yang bersifat
multidisiplin
Pentingnya fasilitasi proses audit
Review program pelatihan staff untuk melakukan
audit
Jaga kerahasiaan hasil audit
Pastikan staf yang terkait berpartisipasi dalam
program audit
Lakukan evaluasi terhadap program audit

Menentukan sampling
N = estimasi juml
(e)
sampel

(1,96) (p) (1-p)

n = ---------------------------2
(e)
A

(f)

n
(e)
= -----------------------1+n

(e)

/N

Z = 1,96
p = estimasi error rate
(0.05)
A = estimasi akurasi
0,01 atau 0,05

n = juml sampel final

(f)
N = jumlah populasi

Langkah-langkah audit

(Ogilvie, G., Walsh, A., Rice, S: The Problem-based Medical Audit Program:
Influence on Family Practice Residents Knowledge and skills: Fam Med
1998:30(6):417-20)

1. Memilih topik audit

2. Menetapkan standard
3. Menyusun lembar kerja: menetapkan variabel
(kriteria), indikator penilaian, threshold dan
instrumen audit
4. Melaksanakan audit
5. Membandingkan kinerja dengan target
standar, cari peluang perbaikan, lakukan
paparan hasil audit
6. Implementasi perubahan
7. Kembali ke langkah 1

Data
Untuk menilai sesuatu dan membuat
pembandingan yang adil, data harus
bersifat fakutal.
Lakukan identifikasi pertanyaanpertanyaan yang berkait dengan mutu
produk, pelayanan, dan proses
Quantitative vs qualitative data

Manfaat data
Menilai dan mengelola proses -cost for quality
Memahami proses
Mengendalikan proses
Menyempurnakan proses

Pengumpulan data
Apa tujuan pengumpulan data ?
Data apa saja yang saya butuhkan ?
Bagaimana cara saya mengumpulkan data?
Bagaimana saya menganalisis data
Kesimpulan apa yang ingin saya peroleh ?
Bagaimana saya menyajikan hasil dan
kesimpulan
Bagaimana sistem pengumpulan data ?
Apa problem dalam pengumpulan data ?
Apa problem dari data itu sendiri ?

Permasalahan dengan data

False data: data yang diambil palsu
Mistaken data: data yang diambil
keliru
Incorrect data: data yang diambil
tidak benar
Unavailable data
Useless data

Perlukah dilakukan klasifikasi

data ?
Waktu
Tempat
Karakteristik defect
Pengelompokan berdasar sebab
dsb.

Audit klinis sederhana

contoh form

Contoh instrumen audit

sederhana

Topik audit:
Tujuan audit:.
Standar yang digunakan:.
Sasaran audit:.
Waktu pelaksanaan audit:
Auditor:..
Metoda pengumpulan data:

Instrumen audit (formulir pengumpulan data)

Tujuan audit
Sample
Periode audit
Auditor
Tanggal
Kriteria audit

Kode
kriteria

Sasaran audit

Metoda pengumpulan
data

Outcome klinis:
O1
Keberhasilan asuhan: luka
sembuh tepat waktu

Pasien

Rekam medis
(discharge summary)

Prosedur penetapan
diagnosis

P1

Dokter penanggung
jawab pasien

Rekam medis pasien

(penetapan diagnosis)

Prosedur perawatan luka

operasi

P2

Perawat

Observasi

Pencatatan data audit

Sasara
n
audit

Kode
kriteri
a

Observasi/pengu
mpulan data

Total

1 2 3 4 5 .dst

Ya

Pasien

O1

Y Y T T Y dst

Staf

S1

Y T Y T Y

Staf
P1
(dokter)

Y Y Y T Y

Kesesuaian

Tdk

Exp

Actu
al

Komentar

Ringkasan audit
Kegiatan

Temuan

Outcome klinis

70 % sesuai dengan outcome yang

diharapkan

Kesesuaian thd prosedur penanganan

luka operasi oleh perawat

65 % sesuai prosedur

Kesesuaian tahapan penegakan

diagnosis

80 % sesuai dengan tahapan yang

ditetapkan dalam standar

Rekomendasi hasil audit

Masalah

Rekomendasi

The Quality Assurance Project (QAP) is

funded by the U.S. Agency for
International Development (USAID) under
Contract Number GPH-C-00-02-00004-00.
http://www.qaproject.org/methods/resmoni
tor.html#head, downloaded Jan 15, 2009