Tehnik

fasilitasi/pendampinga
n
akreditasi puskesmas

TEHNIK

Get the add-in

FASILITASI

PENDAMPINGAN

Pokok bahasan

8 Prinsip dasar training dan fasilitasi

Apa yang dimaksud dengan fasilitasi dan fasilitator

Mengapa perlu fasilitasi ?

Kemampuan yang perlu dimiliki oleh fasilitator

Proses fasilitasi

Coaching, Mentoring, Facilitation

Coaching:

Mentoring:

What all of these types of coaching share, however, is their focus on a

step-by-step process to help clients achieve their goals, both
immediate and long-term. At its most basic level, coaching is a
confidential service in which one individual provides help, support and
guidance to another in a formal, structured way.
Mentoring is a one-to-one helping relationship in which one individual
supports the professional development of another. It is very similar to a
coaching relationship and can involve elements of coaching but the
main emphasis is on the mentor using his/her professional expertise
and experience in a given area to support the development of the less
experienced client, or mentee.

Facilitation:

In the context of development, the facilitator is someone who is

appointed to enable others to learn, and facilitation is the process by
which participants in a group setting agree to be actively involved in
their own learning. This is known as action learning.

The eight principles of training

and facilitating
(Goad,
1997)
1. Facilitate learning not teaching

2. Focus on performance (tujuan fasilitasi adalah

untuk peningkatan kinerja berdasarkan kajian
kebutuhan dan membantu proses belajar)

3. Focus on learning (kaitan konsep yang

dipelajari dengan pengalaman klien atau
pengalaman fasilitator ttg topik yang dibahas)

4. Be prepared (persiapan diri yang matang

untuk memerankan diri sebagai fasilitator:
lesson plan, presentation, facilitating and
technical skills)

The eight principles of training

and facilitating (Goad, 1997)

5. Deliver effectively (gunakan metoda fasilitasi yang tepat)

6. Get learners involved: peran serta klien adalah mutlak dalam

fasilitasi pembelajaran yang dapat dilakukan misalnya melalui:
dinamika kelompok, learning contract, ajukan pertanyaan, small
group exercise, demonstrasi.

7. Give and Get feedback (mintalah umpan balik): ingat bahwa

fasilitator juga mengalami proses pembelajaran ketika melakukan
fasilitasi: belajar dari yang difasilitasi.

8. Improve continuously (tingkatkan skill sebagai fasilitator:

presentation skills, managerial skills, technical skills, professional
skills, communication skills, etc)

Fasilitasi dan fasilitator

Mengenal apa yang dimaksud dengan fasilitasi

dan fasilitator
Fasilitasi adalah proses membuat orang lain
(dalam kelompok) agar mudah untuk
melakukan sesuatu
Fasilitasi adalah proses pembimbingan (yang
dilakukan dengan sadar/conscious) terhadap
kelompok/organisasi untuk mencapai
keberhasilan dalam melaksanakan tugas
melalui fungsi sebagai kelompok (Braakman,
Lydia: The art of building training capacities,
2002)
Fasilitasi adalah suatu proses untuk
mendukung terjadinya komunikasi dalam
kelompok melalui tehnik komunikasi yang
akan membantu kelompok untuk mencapai
serangkaian sasaran bersama (Gerster, Nov
2006).

Facilitator

Fasilitator adalah orang yang mampu melakukan fasilitasi,

membuat orang lain (dalam kelompok) mudah untuk melakukan
sesuatu dengan menyediakan dukungan atau membantu untuk
memperoleh dukungan yang dibutuhkan dlm mengerjakan
sesuatu

Fasilitator

bukan instruktur dan bukan

dosen/pengajar, (he is not an expert familiar with the
essentials)

Fasilitator

harus mempunyai jiwa

kepemimpinan: good leader is not
good in leading but good in serving
(Peter Drucker, 2005), but (s)he is not
the boss

Facilitator roles (Roger, 1996)

Perform leadership but not as a boss

Teacher: transfer of knowledge, skills, ability tetapi tidak

menggurui

Member of the group: bukan outsider

Audience: mendengar dan memberi feed-back (communication

specialist)

Facilitator roles (Gerster, 2006)

Create a favorable working atmosphere

Intiating (group) work

Steering and monitoring group dynamics

Apa tujuan fasilitasi

Fasilitasi terhadap pembelajaran individu/kelompok:

Membantu orang lain/kelompok untuk

meningkatkan Pengetahuan, Sikap, dan
Kemampuan
Membantu orang/kelompok agar mampu
meningkatkan kinerja individu/kelompok
Membantu orang/kelompok untuk belajar

Fasilitasi terhadap sistem organisasi/pelayanan:

Mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan

memfasilitasi perbaikan/perubahan sistem
Membantu organisasi agar berkinerja tinggi
Membantu kelancaran dan keberhasilan proses
pembelajaran dalam organisasi agar berkinerja
lebih baik ?

Mengapa fasilitator dibutuhkan ?

Terhadap individu karyawan:

Terhadap perubahan sistem dalam organisasi

Mempercepat proses pembelajaran

Meningkatkan efektifitas kinerja
Membantu menyediakan sarana dan prasarana pedukung proses pembelajaran dan
pemahaman terhadap sesuatu
Membantu membangun komitmen dalam kerja tim
Membantu dalam proses pemecahan masalah
Membantu dalam melakukan monitoring dan evaluasi
Memberikan dukungan dalam peningkatan mutu pelayanan dan kinerja
Menjadi tempat untuk berkonsultasi
Membantu mempercepat perubahan dalam organisasi
Membantu mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan memfasilitasi proses
perubahan atau disain ulang

Adanya perubahan peraturan, kebijakan pemerintah dalam pembangunan kesehatan:

Membantu memperkuat Dinas Kesehatan dalam pembangunan kesehatan baik

dalam perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, maupun dalam menyediakan
pelayanan kesehatan

Basic competency dari

facilitator
(Gerster, 2006)

(Facilitating)

Methodological
competency
Personal competency

Attitude dan skills yang harus dimiliki oleh

fasilitator yang efektif
(Sumber: Lydia Braakman & Karen Edwards, RECOFTC, 2001)

Dilaksanakan sebelum survei pendahuluan (3-day training program):

Foundation: Basic attitude (1 hari):

Openess
Sensitivity
Empathy
Interest

First floor: Personal communication skills (2 hari):

Observing and listening

Asking and answering questions
Probing
Paraphrasing
Encouraging dialogue
Tehnik advokasi

Dilaksanakan sebelum koordinisasi awal (3-day training program):

Second floor: group centered skills (3 hari):

Trust and confidence building

Provide and receive feedback
Encourage full participation
Building group dynamics and teamwork
Monitoring group roles and stages
Promoting mutual understanding
Fostering inclusive solutions
Support problem and conflict solving

Dilaksanakan pada saat penyusunan plan of action dan persiapan

implementasi (2-day training program):

Third floor: Action centered skills (2 hari):

Assist in realistic agenda setting

Encourage reflection
Support analysis and adaptive action
Support action planning
Support self monitoring and evaluation

Faktor-faktor organisasi yang berkait

dengan kebutuhan pelatihan/fasilitasi

Perubahan regulasi dan peraturan

Perumusan kebijakan/peraturan

Perubahan organisasi

Penerapan tehnologi, sistem, prosedur yang baru

Kebutuhan untuk peningkatan kinerja

Pemecahan masalah

Membuka pasar baru/bisnis baru

Problem keselamatan kerja

Promosi

Karyawan baru

Strategi fasilitasi

Participatory learning: belajar dengan

keterlibatan penuh peserta, group
dynamics
Practical learning: belajar tentang halhal yang bersifat praktikal sesuai yang
dibutuhkan
Action learning: belajar melalui
proses: konsep diwujudkan dalam
action (kegiatan) kemudian dievaluasi
(refleksi thd apa yang dipelajari dari
apa yang dilakukan: lesson learnt),
hasil evaluasi (refleksi) digunakan
untuk melakukan perbaikan, dan
seterusnya
Use of appropriate technology
Lifelong learning: melalui pengalaman
memfasilitasi dan membaca

Pusing
amat
jadi
fasilitator,
niyee

Mempersiapkan fasilitasi melalui suatu

pelatihan

Metoda penyampaian:

dalam kelas, belajar mandiri,

kalakarya/memfasilitasi proses belajar dalam organisasi, mentoring
Memilih tehnik fasilitasi: presentasi/paparan, diskusi, dialog, konsultasi,
demonstrasi, simulasi, games/permainan, dsb
Memilih media: papan tulis, flipchart, OHP, video, LCD, simulator,
konsultasi jarak jauh, dsb
Memilih metoda evaluasi: verbal, written, performance test/ujian
Memilih fasilitator yang tepat dan narasumber yang diperlukan

Memilih peserta

Menyiapkan

Penugasan / exercise:

alat bantu

untuk mendukung proses fasilitasi

latihan yang sering adalah icebreaker, climate setting, team building,

leadership, problem solving,
Bentuk exercise: instrumen, case studies, roleplays, games, simulasi,
group discussion, seminar, praktek kerja, demonstrasi, outdoor program,
assessment centers

Learning materials

Tempat dan logistik

dan informasi pendukung yg dibutuhkan

Pengorganisasian suatu proses

fasilitasi

Mulai dengan tujuan pembelajaran/fasilitasi:

Susun tujuan sesuai dengan pentahapan logis

Pengelompokan tujuan yang kemudian dikembangkan dalam

beberapa modul

Pengorganisasian session, gambarkan dalam storyboard

Tentukan pembagian waktu untuk tiap modul/session

Kaji ulang dan lakukan penyesuaian

Lakukan micro-training/facilitation session diantara para

fasilitator

Get ready and..Laksanakan pelatihan sesuai dengan rencana

Kemampuan memfasilitasi dalam suatu

session

Kemampuan komunikasi dan penampilan

fisik: komunikasi verbal, tertulis,
nonverbal: posture, gesture, movement,
facial expression, tata rambut, make-up,
wardrobe, sepatu

Kemampuan presentasi yang efektif

Kesabaran dan mampu menahan diri

Perlu diperhatikan: yang kita fasilitasi

adalah orang yang lebih memahami
sistem dimana ia bekerja termasuk tata
nilai dan budaya yang berlaku

 Posture:

berdiri dengan kaki terbuka selebar

bahu
Gesture: jangan seperti robot, jangan
memasukkan tangan dalam saku, jangan
melipat lengan di depan, jangan menunjuk
dengan satu jari
Movement: jangan seperti patung, tetapi juga
jangan terlalu banyak bergerak
Ekspresi muka: senyum dengan bibir dan mata

Respons thd situasi

pembelajaran

Non-learning respons

presumpsion (menganggap tdk bermanfaat): I have done this before, I have no need to
learn

non-consideration (mengabaikan): I am too busy or too fearful to respond to a learning

situation (emangnya gua pikirin)

(reaksi yg menunjukkan tidak adanya proses belajar):

rejection: menolak

Non-reflective respons

(tidak menunjukkan adanya proses refleksi):

pre-conscious: tidak menyadari kalau belajar sesuatu

skills: mencontoh suatu perilaku tertentu (imitation), role modeling: mencontoh perilaku
orang yang diidolakan (behavior approach)

memorisation: sebatas belajar dengan menghafalkan

Reflective learning:

contemplation: belajar dari perenungan, tetapi tidak selalu ditunjukkan dalam aksi

experimentation learning: melakukan eksperiment dg hipotesis-eksperimentasi

reflective skills: problem solving

Komunikasi nonverbal dan verbal

untuk menumbuhkan partisipasi

Nonverbal:
Eye contact
Head nodding
Posture
Body movement
Smile

Verbal:
Praise or encourage
Accept or use ideas
Accept feeling

Contoh beberapa
skills yang
dibutuhkan

Merespons pertanyaan

Memahami mengapa orang bertanya:

Untuk memperoleh informasi tambahan atau penjelasan

Memberi impresi kepada orang lain
Mencobai fasilitator
Membantu fasilitator
Memperpanjang waktu

Bagaimana menangani pertanyaan:

Tetapkan aturan main dalam tanya jawab

Ulangi pertanyaan yang diajukan
Eye contact
Pilih kata-kata yang tepat
Tunjukkan respek
Memberikan respons terhadap apa yang ditanyakan
Cover all parts of the room
Dont bluff
Things not to say:

That is a good question vs thas is an interesting question, I am glad you asked that
question
Does that answer your question vs what other question do you have, would you like
me to go into more detail

Practical
Skill development

Preceptorship
Mentorship
Coaching

System
development
System design

Facilitator/
Konsultan

Organizational
development
Organizational
design
Organizational
policy & strategy

Facilitator/
Konsultan

Pengembangan
sistem regulasi
Advocacy
Negotiation

Konsultan
Narasumber

Contoh: langkah-langkah
pendampingan akreditasi puskesmas

Workshop akreditasi

Penetapan Penanggung jawab mutu dan pembentukan tim manajemen mutu puskesmas dan keselamatan pasien (penanggung
jawab, sekretaris, tim mutu manajerial, tim mutu UKM, tim mutu UKP/klinis)

Pelatihan standar dan instrument akreditasi

Kajian awal

Pendampingan 5 8 kali:

Penyusunan kebijakan

Penyusunan pedoman/manual mutu

Penyusunan pedoman pelayanan UKM/UKP

Penyusunan program-program dan kerangka acuan

Penyusunan prosedur mutu

Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan

Pelatihan auditor internal

Pelaksanaan audit

Tindakan perbaikan pasca audit

Rapat tinjauan manajemen

Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen

Kajian pra survey akreditasi

Perbaikan

Permohonan survey akreditasi

SPM

Pemahaman thd SPM,

indikator,
Menetapan threshold tiap
unit kerja
Penyusunan rencana
pencapaian spm tiap unit

Fasilitator/
Konsultan

Penyusunan SPM
organisasi (kompilasi)
Penyusunan rencana
organisasi untuk
mencapai SPM

Facilitator/
Konsultan

Penyusunan draft
keputusan kepala daerah
ttg spm rs
Advokasi untuk
pengesahan keputusan
kepala daerah

Konsultan
Narasumber

Contoh: Langkah-langkah untuk

pendampingan penyusunan spm

Seminar ttg SPM

Pembentukan tim kerja
penyusunan spm
Kajian terhadap sistem informasi
dan ketersediaan data serta
indikator
Pelatihan penyusunan SPM
Penyusunan spm
Workshop hasil penyusunan spm
Perbaikan
Penyusunan draft keputusan
kepala daerah
Advokasi ke pemerintah daerah
Pengesahan spm

Konsultan teknis dan narasumber

Konsultan teknis dan narasumber

Konsultan teknis

Konsultan
Konsultan
Konsultan
Konsultan
Konsultan

Narasumber

teknis dan narasumber

teknis
teknis dan narasumber
teknis
teknis

Contoh: langkah-langkah
pendampingan ISO 9001:2000

Seminar ttg ISO 9001:2000

Konsultan teknis dan narasumber

Penunjukan QMR dan pembentukan steering

committee

Arahan dari narasumber

Pelatihan ISO 9001:2000

Konsultan teknis dan narasumber

Kajian awal

Konsultan teknis

Pendampingan 5 8 kali:

Konsultan teknis

Penyusunan manual mutu

Penyusunan prosedur mutu

Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan

Pelatihan auditor internal

Konsultan teknis dan narasumber

Pelaksanaan audit

Konsultan teknis

Tindakan perbaikan pasca audit

Konsultan teknis dan narasumber

Rapat tinjauan manajemen

Narasumber

Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen

Audit konsultan

Konsultan teknis

Preassessment audit

Konsultan teknis

Perbaikan pasca preassessment audit

Konsultan teknis

Audit sertifikasi

Konsultan teknis

Konsultan teknis dan narasumber

Terima kasih