Mengendalikan Mesyuarat

PENGURUSAN MESYUARAT

Merancang pelaksanaan dasar, program,

mendapatkan nasihat, menyelaras dan
menyelesaikan masalah yg timbul.
Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan
jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti
supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan
berkesan.
Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi
sumbangan yang berkesan kepada
jabatan/organisasi.
Urusetia akan dilantik bagi membantu
keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

MESYUARAT

Mesyuarat merupakan satu aktiviti yang berdasarkan

komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal.
Ia diadakan bertujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan
pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat
keputusan, memberikan maklumat dan mendapatkan
maklumat daripada pelbagai pihak.
Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam suasana yang
baik, bersopan dan beradab
Kejayaan sesuatu mesyuarat banyak bergantung pada
persediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir samada
pengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahli
yang diundang

PERINGKAT PENGURUSAN MESYUARAT YANG BAIK

Perancangan dan persediaan dalam

bermesyuarat (Agenda and matlamat)
Pengurusan tempat bermesyuarat
(Logistik)
Semasa mesyuarat berjalan
(pengerusi/pengacara mesyuarat)
Mengikuti perkembangan selepas
mesyuarat

TINDAKAN PRA MESYUARAT

TARIKH
Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua ahli yang
terlibat terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat persediaan

MASA
Masa hendaklah bersesuaian supaya hal-hal yang akan dibincangkan
dapat dijalankan dengan sempurna
TEMPAT
Tempat yang selesa diperlukan untuk aktiviti mesyuarat dan
melakukan penempahan awal.
KEHADIRAN
siapa dan berapa bilangan yang akan menghadiri mesyuarat
AGENDA
Agenda adalah senarai perkara yang dikemukakan untuk
perbincangan dalam mesyuarat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Pengenalan
Memperingatkan agenda mesyuarat dan peraturan dalam
mesyuarat
Memastikan perbincangan tidak lari dari agenda utama
Menjaga masa
Merumuskan sebarang kesimpulan yang tidak ada
bantahan
Menggalakkan penyertaan
Menggunakan kuasa dan kedudukan dengan bijak
Membentuk pemimpin baharu dengan memberikan
kepercayaan dan tanggungjawab
Rumusan kesuluruhan mesyuarat

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Penyediaan Minit
Format Minit Mesyuarat
Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
Catatan Perbincangan
Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat
Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
Menentukan Format Maklumbalas dari
Kementerian / Jabatan
Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh
Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab