Pengurusan Dan

Pentadbiran
Kokurikulum
MPU 3031 Pengurusan Kokurikulum
Nama: Ong Hui Yi
Kelas: Pemulihan 1
Nama Pensyarah: Tuan Haji Ghazali Bin
Omar
 Definisi Mesyuarat
Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan
yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu
matlamat.
Mengikut Noresah Baharom (2000) mendefinisikan
mesyuarat sebagai "perundingan untuk membicarakan
sesuatu atau mencapai sesuatu keputusan,dan
perbicaraan.
Tujuan Mesyuarat:
Menyelesaikan konflik dan masalah berkaitan dengan
organisasi atau persatuan.
Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada ahli.
Merancang strategi dan mendapatkan idea-idea.
Mengawal aktiviti dan kewangan organisasi atau persatuan
dari semasa ke semasa.
 1. Mesyuarat Agung
Diadakan sekali setahun.
Tujuan:
Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu.
Meluluskan penyata kira-kira.
Merancang kegiatan tahun hadapan.
Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang
baru.
Meluluskan cadangan-cadangan yang
dikemukakan.
 Notis mesyuarat dihantar kepada ahli (14 hari
sebelum mesyuarat diadakan)
Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha.
(Sebelum 7 hari)
Setiausaha perlu menyiapkan laporan minit
mesyuarat dan laporan aktiviti persatuan sepanjang
tahun.
Bendahari dikehendaki menyediakan laporan
kewangan untuk dibentangkan dalam mesyuarat
agung.
 Tatacara Untuk Mesyuarat Agung
Yang dipertua persatuan akan mempengerusikan mesyuarat
agung tahunan.
Minit mesyuarat yang lalu dibuat secara ringkas.

Pengerusi menyampaikan ucapan sepintas lalu tentang

aktiviti yang dijalankan pada tahun lepas.
Setiausaha pula akan membacakan laporannya diikuti oleh
bendahari dan pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil.
Apabila semua laporan telah dibentangkan,
pengerusi akan meminta 1 ahli mengusul dan 1 lagi
menyokong penerimaan setiap laporan itu.
 Mesyuarat Tergempar
Membincangkan isu yang memerlukan keputusan
segera daripada ahli jawatankuasa.
Cth: Pemecatan anggota yang melanggar peraturan-
persatuan atau sesebuah organisasi.
Diadakan pada masa yang amat diperlukan
Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha akan
mencatat minit mesyuarat.
Semua ahli jawatankuasa akan berbincang secara
terbuka
Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang
diputuskan.
Kehadiran penuh (semua AJK).
 Mesyuarat Agung Luar Biasa
Diadakan untuk:
Pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk

Perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak

Penyelesaian masalah kewangan yang mendesak.

Hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli jawatankua

sa yang lama.
 Pengendalian Mesyuarat Agung Luar
Biasa
Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan
(14 hari sebelum mesyuarat).
Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu
dibentangkan lagi.
Kehadiran ahli dalam mesyuarat ini perlulah 2/3
daripada jumlah keseluruhan anggota.
Salah seorang daripada ahli jawatankuasa akan
menjadi pencatat minit mesyuarat.
Pembubaran AJK lama boleh dilakukan jika
mesyuarat ini perlukan pemilihan AJK yang baru.
 Mesyuarat Jawatankuasa
Diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan
berkenaan.
Agenda mesyuarat biasanya berkaitan dengan aktiviti, perkembangan,
pengurusan, dan pentadbiran persatuan berkenaan.
Setiap mesyuarat jawatankuasa:
Dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan.

Sebarang perubahan yang mungkin berlaku bergantung kepada budi

bicara pengerusi.
Surat pemberitahuan akan dikirimkan kepada ahli yang terlibat. (Seminggu
sebelum mesyuarat)

Surat salinan agenda akan dikirimkan kepada semua ahli.

(24 jam sebelum mesyuarat)
Tatacara Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam
agenda.
Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum tidak mencukupi.

Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa

Pengerusi atau setiausaha akan memulakan mesyuarat dengan

membaca nama ahli-ahli yang tidak hadir.
Kemudian setiausaha akan membacakan minit yang berkaitan.

Jawatankuasa juga akan membincangkan hal-hal yang baru.

Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuarat jawatankuasa.

Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkan

mesyuarat dengan segera supaya setiausaha boleh berhenti mencatat
minit mesyuarat.
 Agenda mesyuarat jawatankuasa kerja dan
jawatankuasa kecil:
Ucapan pengerusi

Mengesahkan minit mesyuarat lepas

Perkara-perkara berbangkit

Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan

daripada ketua biro atau pengerusi jawatankuasa kecil.
Hal-hal lain.
 Peranan Pengerusi
Mesyuarat
Mengendalikan dan mengawal mesyuarat dari awal hingga
akhir mesyuarat tersebut.
Menjadi seorang yang kreatif dan mempunyai kebolehan
membuat perubahan.
Bertanggungjawab dalam segala penyelesaian masalah dan
proses membuat keputusan dangan adil dan berkesan.
Menjelaskan tujuan mesyuarat diadakan dan agenda-agenda
yang perlu dibincangkan.
Memastikan perjalanan mesyuarat mengikut segala agenda
yang telah ditetapkan.
 Peranan Setiausaha Mesyuarat
Berperanan dalam semua urusan mesyuarat iaitu
sebelum, semasa dan selepas mesyuarat.
Berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu
mesyuarat.
Bertanggungjawab mengedarkan surat-menyuarat,
menyimpan, dan mengendalikan sistem fail.
Menyediakan agenda yang sempurna untuk diedarkan
kepada ahli-ahli mesyuarat.
Mencatat minit mesyuarat dengan ringkas dan tepat.
Menyiapkan minit tersebut dan mengemaskinikannya
untuk diedarkan kepada ahli selepas mesyuarat.
 Peranan Ahli Mesyuarat
Memberikan pandangan secara ringkas dan relevan.
Mencatatkan idea-idea penting apabila ahli lain memberi
pendapat
Hendaklah menghormati masa yang diperuntukkan oleh
pengerusi semasa menyusulkan sesuatu cadangan.
Terdiri daripada individu yang terlibat dalam organisasi
seperti lembaga pengarah , pemegang saham, pegawai-
pegawai serta kakitangan organisasi tersebut.
Sekian Terima Kasih