PENULISAN LAPORAN

OLEH : SABARUDDIN BIN JAPAR

1
 DEFINISI LAPORAN
SECARA MUDAH:-
SATU PERSEMBAHAN / PENYAMPAIAN MAKLUMAT
(PRESENTATION OF INFORMATION)

SECARA LANJUT:-
KOMUNIKASI BERTULIS/(TIDAK BERTULIS) BAGI
MENYAMPAIKAN SESUATU MAKSUD KEPADA PIHAK
YANG DI SARANKAN.
DOKUMEN YANG MEMBERI MAKLUMAT,
MELAPORKAN PENEMUAN, KEMUKAKAN IDEA DAN
KADANGKALA MEMBUAT CADANGAN, SYOR
MENGENAI SESUATU PERKARA UNTUK PEMBACA
TERTENTU/YANG BERKENAAN
2
 FUNGSI LAPORAN
MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG
(GIVE INFORMATION)
Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu
perkara, isu, projek
Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek
Bahan rekod untuk rujukan akan datang

3
...sambung...
MEMBUAT KESIMPULAN
Proses sesuatu perkara, projek
Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau
kegagalan sesuatu perkara, projek)
Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

4
...sambung...
MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT
FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION)
Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/
kegagalan sesuatu perkara, projek
Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu
masalah
mengemukakan cadangan khusus untuk
menyelesaikan sesuatu masalah

5
 KATEGORI LAPORAN
Secara umumnya terdapat (2)

Bentuk Borang (form report)

Laporan kemalangan

Laporan berkala (periodic)

Bentuk Terbuka/Panjang (Extended Report)

Laporan untuk menyampaikan maklumat (information)

Membuat kesimpulan tentang sesuatu masalah

Menyediakan laporan tahunan
Menyediakan laporan prestasi (progress report)

Laporan perakuan (recommendation)

Laporan kajian

Laporan bagi menyelesaikan sesuatu masalah 6
 KUALITI LAPORAN
Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui
prinsip 5C+1P:-

BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)

Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan
accountable (stand by your statement, e.g. on
figures and facts)
Gunakan data semasa
Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai
perbandingan
7
 PADAT (CONCISE)
Tulis seberapa ringkas yang boleh
Ringkas tetapi padat, mencakupi semua
perkara yang perlu

8
 LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)
Mempunyai data, fakta dan maklumat yang
lengkap
Lampiran yang perlu, disertakan
Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka
(berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM)
Menyatakan bahan-bahan rujukan

9
 JELAS(CLEAR)
Huraian yang jelas
Menggunakan bahasa yang mudah difahami
Mengikut urutan logik (logical sequence)
Susun atur yang baik dan menarik (layout)
Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

10
Urutan
Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting
dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat
lain mengikut tahap kepentingan

Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan

umum diikuti oleh butir-butir/perincian

Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea

dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama
dengan mana-mana dua diatas
11
Format/Susun Atur
Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri
Ukuran kertas ialah saiz A4
Jarak (spacing) satu setengah (1.5)
Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14.
Justified

Nombor muka surat

Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan
seterusnya.
Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e. 1- 9 dan seterusnya.

Nombor tajuk, sub tajuk dan para.

(amalan kertas Jemaah Menteri)
1. TUJUAN
1.1.
1.1.1
2. LATAR BELAKANG
2.1. 12
2.1.1.
Penggunaan Bahasa
Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa
Inggeris disertakan.
Mengguna ejaan baru.
Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin
menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan
sewajarnya
Penjelasan dalam kurungan, atau
Nota kaki, atau
Lampiran penjelasan istilah, dan
Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).
13
 MEYAKINKAN(CONVINCING)
Matlamat utama kertas untuk mendapat
sokongan/pertimbangan.
Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument)
perlu meyakinkan.

14
 BERSOPAN (POLITE)
Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang
bersesuaian, tidak keras.

15
 PERSEDIAAN
Perlu tahu 5W+1S:
Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)
Apa tujuan/objektif laporan (What?)
Jangka masa (When?)
Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)
Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)
Skop/lingkungan (Scope?)
16
 KEPERLUAN MENGETAHUI
SASARAN/PEMBACA
Untuk menyesuaikan dengan keperluan

Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal

Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor

(untuk kuatkan hujah jika bertentangan)

17
 STRUKTUR UMUM
Tidak terdapat struktur khusus (no set structure).
Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan
(pattern) berikut :

Muka tajuk / (Title page) Rumusan
Aluan Cadangan/Syor/Perakuan

Ringkasan/abstrak Lampiran

Jadual Kandungan Bibliography

Pengenalan (introduction) Glossary
Isi Illustration
Rujukan Acknowledgement

Nota kaki Index

18
 JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis
laporan, antaranya:-
Laporan Minit Mesyuarat
Laporan Berita
Laporan Pemeriksaan
Laporan Penyiasatan
Laporan Kajian
Laporan Lawatan
Laporan Tahunan

Laporan Kejadian/Peristiwa
Laporan Aktiviti
Laporan Klinikal, dll
19
 STRUKTUR UMUM MENGIKUT
JENIS
LAPORAN MINIT MESYUARAT: -
Tajuk
Tarikh
Masa
Kehadiran
Perutusan Pengerusi
Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit
Perbincangan agenda
Hal-hal lain
Ucapan penggulungan/penangguhan
20
 LAPORAN BERITA
Pengenalan
Tubuh/Isi
Penutup

Prinsip penulisan berita : 5W + 1H

What (apa): apa yang berlaku
Where (di mana): di mana berlaku
When (bila): bila ia berlaku
Who (siapa): siapa terlibat
Why (kenapa): kenapa berlaku
How (bagaimana): bagaimana berlaku 21
 LAPORAN PEMERIKSAAN
Pengenalan
Tajuk
Pegawai telibat
Tarikh pemeriksaan
Tujuan / objektif
Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak
terlibat)
Latar belakang
Dapatan pemeriksaan

Isu / masalah
Sebab akibat
Kesimpulan/rumusan
Syor / cadangan / perakuan
22
 LAPORAN KAJIAN
Tujuan
Pengenalan / latar belakang
Objektif kajian
Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan)
Kaedah kajian

Rujukan

Sampel, dll

Tempoh
Perbelajaan
Dapatan(findings)
Isu
Kesimpulan/rumusan
Syor/Cadangan
Perakuan 23
 LAPORAN LAWATAN
Tajuk lawatan
Tujuan dan skop laporan
Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh
Itineri lawatan
Dapatan, maklumat hasil lawatan
Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan
Kesimpulan/rumusan
Syor/Cadangan/Perakuan
Lampiran

24
 LAPORAN TAHUNAN
Tujuan
Latar belakang organisasi
Fungsi dan peranan

Bidang tugas dan tanggungjawab

Aktiviti utama
Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas.
Perancangan program aktiviti awal tahun.
Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit
Sasaran dan pencapaian
Masalah dan kekangan
Implikasi kos dan sumber
Penilaian pencapaian
Pengurusan dan pentadbiran
Sumbangan
Kesimpulan/Rumusan
Syor 25
 LAPORAN JEMAAH MENTERI (JM)

Arahan Setiausaha Jemaah Menteri bertajuk

Panduan Penyediaan Kertas Jemaah
Menteri

- Menyelaraskan struktur / bentuk kertas JM

supaya konsisten di kalangan semua
Kementerian.

26
sambung
Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan
kepada JM.
1. Memorandum
Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan
dan mendapat kelulusan
Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar
Negeri Luar
Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan
Laporan tahunan Badan Berkanun
Apa apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM
2. Nota
Laporan yang dikemukakan untuk makluman semata-
mata.
27
 STURKTUR MEMORANDUM JM
Tujuan
Latar belakang
Asas asas pertimbangan (ada tajuk kecil)
Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran,
Perhubungan Luar dan sebagainya)
Kesimpulan
Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat
Syor

28
Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan
Badan Berkanun, Tajuk tajuknya berbeza sedikit
Tujuan

Latar belakang

Kejayaan

Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran

Masalah dihadapi

Kesimpulan

Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat

Syor

29
 STRUKTUR NOTA JM

Tujuan

Latarbelakang
Perkara perkara yang hendak

dimaklumkan (ada tajuk kecil)

Penutup

30
SEKIAN, TERIMA KASIH,
WASSALAM.

31