AMALAN 5S

PENGENALAN
Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di
Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat.
Amalan 5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara
sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan
kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.

Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di

tempat kerja, Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti
Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9001:2008, khususnya dalam memenuhi
keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan
Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada
imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.
Apakah itu 5S ?
5S merupakan satu amalan budaya daripada masyarakat Jepun, dengan
fokus untuk mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang
mampu memastikan standard yang ditetapkan serta menerapkan semangat
untuk penambahbaikan berterusan. 5S merupakan singkatan kepada
perkataan Jepun iaitu :
 KONSEP AMALAN 5S
Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti
yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5)
langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan
Syang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang
bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah
perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu
memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi

mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali
sebagai Kaizen dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan
dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama
dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi
menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan
daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.
Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan
produktiviti yang berkesan kerana:
Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif

ii) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata

iii) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian
masalah dan penambahbaikan

iv) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja
yang lebih baik

v) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat

vi) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang

vii) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

KENAPA 5S?
Tempat kerja lebih bersih dan tersusun Tempat
kerja lebih selamat
Hasilnyamudah dilihat oleh semua orang
Menjana pemikiran kreatif kakitangan
Meningkatkan disiplin secara semulajadi
Kakitangan berbangga dan menghargai tempat
kerjanya
Meningkatkan keyakinan masyarakat terhadap
perkhidmatan yang diberikan
APAKAH 5 PERKARA UTAMA YANG
DIBERIKAN FOKUS DALAM 5S ?

Kebersihan
Kekemasan
Kemudah-kesanan
Keselamatan
Komunikasi
OBJEKTIF UTAMA AMALAN 5S

Membina budaya kaizen di tempat kerja.

Membina kerjasama melalui penyertaan semua.

Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia.

Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program

kaizen yang lebih maju.
 FAEDAH MELAKSANAKAN
AMALAN 5S
Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas
dan tersusun rapi.
Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat.
Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif
.
untuk mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih
dan kondusif.
Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam
melaksanakan kerja.
 MATLAMAT AMALAN 5S
i) Penjimatan Kos

Penjimatan penggunaan inventori.

Menghalang kerosakan ke atas inventori
Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan
Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

ii) Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber

Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja

Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan
mentah/proses
Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.
 MATLAMAT AMALAN 5S

iii) Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan

v) Jaminan kualiti:

Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan.

Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan
selamat.
Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan.
 MATLAMAT AMALAN 5S

vi) Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

Menghapuskan keadaan yang membahaya

Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja
Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan
Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian.
Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

vi) Meningkatkan motivasi pekerja:

Perhubungan yang baik antara anggota

Membentuk disiplin yang tinggi
Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.
 APLIKASI 5S
Pada setiap teknik 3S pertama (SISIH, SUSUN, SAPU),
terdapat beberapa panduan yang diguna pakai bagi
menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti
pelupusan, menyusun barang-barang serta rekod-rekod
seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik.

Pada peringkat 2S yang terakhir (SENTIASA AMAL,

SERAGAM), kita akan melihat bagaimana kesemua teknik
itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang
cemerlang.
 SISIH - SEIRI

SISIH merupakan aktiviti pengasingan dan pembuangan barang yang tidak perlu di tempat

kerja. Barang-barang seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak perlu proses

pelupusan, perlu dibuang oleh pekerja yang bertanggungjawab ke tempat yang disediakan.

Apabila kita membuat SISIH barang yang tidak diperlukan akan dapat dikenal pasti, dan ianya

akan menyebabkan ruang penyimpanan akan lebih luas dan selesa. Secara tidak langsung

kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga

akan lebih pantas kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita

memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, pekerja lebih berasa seronok dan bermotivasi

untuk melaksanakan tugas harian mereka. Kita mudah mengesan tempat, alat dan bahan yang

rosak lebih awal jika berlaku demikian.

SUSUN SEITON

SUSUN merujuk kepada prinsip setiap barang ada tempatnya dan

setiap tempat ada barangnya. Penekanan SUSUN tertumpu kepada
kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat.
Dengan kata lain, Amalan 5S yang kedua ini bermaksud menyusun dan
menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan
semula ditempatnya. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya,
barang yang diperlukan hendaklah diSUSUN mengikut keperluan
penggunaan.

SUSUN memerlukan penyusunan fail dan barang-barang mengikut

sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut kod, sistem
nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan proses kerja
yang lebih pantas.
SUSUN SEITON

Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil
sesuatu barang atau rekod, kita hendaklah memastikan bahawa terdapat
sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil barang tersebut. Kita
boleh mengesan fail dan barang yang tiada dalam simpanan. Sistem yang
diwujudkan juga membolehkan pekerja tersebut mengambil dan
menyimpan barang di tempat yang asal. Untuk menguji sistem
penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalamam 5S perlu
menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat.
 SUSUN SEITON

Ujian 30 saat bermaksud ujian mengambil fail akan dibuat

berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh organisasi
dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain.
Sebagai contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, pekerja
akan menggunakan Senarai Utama (Master List) yang sedia ada
dan akan merujuk kepada rekod, dan fail akan diambil. Ujian
akan dibuat untuk melihat masa yang diperuntukkan untuk
mengambil sesuatu fail atau rekod yang diperlukan. Ianya perlu
diperolehi dalam masa 30 saat sahaja.
SUSUN SEITON
Terdapat tiga panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan
aktiviti SUSUN:

Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan selalu atau

harian.

Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan mingguan.

Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan bulanan.

SUSUN SEITON

Pekerja perlu melihat kekerapan penggunaan barang tersebut dalam

urusan kerja hariannya. Kemungkinan kekerapan barang tersebut
digunakan seminggu sekali atau sebulan sekali. Ini memungkinkan
organisasi menyediakan Mini Stor bagi penyimpanan barang supaya dapat
menjimatkan masa. Sesetengah barang yang masih mempunyai tarikh
luput atau tarikh matang perlu disimpan bagi tempoh tertentu. Oleh itu,
perlu diwujudkan pengenalan yang jelas bagi barangan jika mahu
disimpan di stor.
 SAPU SEISO
SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau
peralatan bersih daripada habuk atau debu yang boleh menjejaskan
fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU bermaksud
membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk dan
kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan
peralatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan
kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat
untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan
atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja
sentiasa kemas dan bersih.Aspek kebersihan antara perkara yang
seringkali dipandang mudah dan terlalu bergantung kepada pekerja
kontrak. Sebagai pekerja, setiap individu bertanggungjawab
menjaga kebersihan di dalam premis mereka bekerja. Di dalam
amalan 5S.
 SAPU SEISO

Konsep ownership atau PIC merupakan konsep yang digunakan di mana

setiap pekerja mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk menjaga
tempat atau barang milik organisasi. Konsep ini biasanya ditandakan
dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang
dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-satu
kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.

Pemantauan oleh pekerja sendiri akan menjadikan kos kerosakan

peralatan lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan
memberikan impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap
barang milik organisasi. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan
dan dalam suasana yang demikian, pekerja akan mudah menjanakan idea
yang kreatif dan akan lebih ceria.
SAPU SEISO

Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU:

Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan

persekitaran sesebuah organisasi juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh
dilakukan samada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali
sebulan atau mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi.

Adalah disarankan bahawa sebelum atau setelah melaksanakan

tugas, organisasi boleh menetapkan 5-10 minit setiap hari ntuk
melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan
yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian.
 SERAGAM SEIKETSU

SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada

ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Dengan erti kata lain, SERAGAM
bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa
dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso secara berterusan dan berkesan.
Aktiviti 5S diperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan
keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.
SERAGAM SEIKETSU

Secara ringkasnya bolehlah disimpulkan bahawa untuk mewujudkan

keseragaman dalam amalan 5S di sesebuah organisasi, pelbagai kaedah
akan dilaksanakan dengan mengadakan dari semasa ke semasa
panduan, peraturan serta arahan seperti Manual 5S ini untuk dipatuhi.
Peraturan dan garis panduan ini akan membolehkan kos
penyelenggaraan yang lebih rendah. Ini juga akan membantu dari segi
kecekapan proses kerana jika terdapat pekerja yang mungkin tidak
biasa dengan amalan 5S boleh melaksanakannya dengan merujuk
kepada Manual 5S tanpa menunggu masa yang lama. Proses
penyeragaman di organisasi seperti menyeragamkan dari segi sistem
fail, amalan penyimpanan yang standard serta meminimumkan barang
yang perlu diletakkan di atas meja bagi memastikan kekemasannya.
SERAGAM SEIKETSU

Kaedah melaksanakan SERAGAM:

Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi menjamin kualiti

dan piawai yang telah ditentukan.

Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Standard Operating

Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui cara ini, kefahaman terhadap
amalan 5S akan meningkat dan kesilapan akan berkurangan kerana ianya
dijelaskan satu persatu. Manual 5S ini adalah satu daripada SOP yang perlu
dipatuhi.
SERAGAM SEIKETSU
Kaedah melaksanakan SERAGAM:

Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh digunakan.

Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian memudahkan pencarian
sesuatu tempat tersebut. Sistem visual juga perlu jelas dan terang sebagai
salah satu cara berkomunikasi antara organisasi dengan pelanggannya.

Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau

perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan untuk
mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan sesuatu tugas.
Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol-simbol yang tertentu dan
arahan-arahan yang ringkas. Carta alir ini juga berguna untuk pekerja yang
baru serta bagi memudahkan pelanggan memahami proses yang perlu
mereka lalui.
SENTIASA AMAL SHITSUKE

SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan

5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu
di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan
di premis organisasi. SENTIASA AMAL memerlukan
komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga
kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S
dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.
 SENTIASA AMAL SHITSUKE

Amalan berdisplin dan melatih pekerja akan membawa ke arah penukaran

budaya kerja yang lebih sistematik. Setelah keempat-empat langkah
(SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM) dilakukan, kita mestilah mempunyai satu
kaedah supaya pekerja dapat berdisiplin dan terus sentiasa
mengamalkannya dengan berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu
platform ke arah budaya kerja yang cemerlang.Apabila budaya kerja itu
lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah, dan matlamat
organisasi akan dapat dicapai. Organisasi akan terus merancang matlamat
sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti merancang untuk
mendapatkan Sijil 5S.
 SENTIASA AMAL SHITSUKE
Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan SENTIASA AMAL. Antaranya
adalah:

Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh pengurusan KDP
supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.

Mengadakan Audit Dalaman 5S di dalam organisasi. Audit ini adalah salah

satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya dapat
memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat penambahbaikan.
Melalui audit ini secara tidak langsung kita dapat mengukur tahap amalan
5S.
SENTIASA AMAL SHITSUKE

Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran

tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya. Ini merupakan satu
cara untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab
mengamalkan 5S.

Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan

organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini akan menyuntik idea dan
semangat untuk meneruskan aktiviti 5S ini.

Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang boleh

menarik minat pekerja. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi sesetengah
pekerja, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi dalam
melaksanakan dan menghargai usaha mereka.
 PELAKSANAAN AMALAN 5S
Amalan 5S dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan pendekatan pengurusan
yang mantap merangkumi perkara-perkara berikut:

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S dengan terma rujukan yang

jelas.

Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan Amalan 5S.

Mewujudkan sektor/zon kerja 5S.

Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan 5S.

Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan 5S secara berterusan.

Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara

KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S
 PENUTUP
Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota serta tidak
melibatkan kos yang banyak dan memberi manfaat kepada penambahbaikan
menyeluruh organisasi di mana setiap orang dapat menyumbang dan ianya
juga adalah satu proses yang dinamik. Amalan ini boleh dilaksanakan di
semua organisasi.

Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan

menjadi pencetus serta penggalak kepada usaha kreatif dan inovasi serta
dapat meningkatkan rasa tanggungjawab dan sayang dikalangan anggota
organisasi. organisasi.

Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih

dan selamat. Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta
penglibatan semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan
Amalan 5S. Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk
mengekalkan prestasi penyampaian perkhidmatan organisasi yang
cemerlang.
RUJUKAN

1. 5S Guidebook Step-by-step Implementation, National

Productivity Implementation, 2006, daripada
http://.npc.org.my

2. Modul Amalan 5S Sektor Awam Panduan MAMPU, 2010.

3. Modul Amalan 5S, Institut Kemahiran Mara Beseri.