BANDING BEZA LAPORAN

DAN MINIT MESYUARAT

NURUL AFINI BINTI MARZUKI

1
 DEFINISI LAPORAN

Penulisan bertulis/(tidak bertulis) bagi menyampaikan

sesuatu maksud kepada pihak yang di sarankan.

Dokumen yang memberi maklumat, melaporkan

penemuan, kemukakan idea dan kadangkala membuat
cadangan, syor mengenai sesuatu perkara untuk
pembaca tertentu/yang berkenaan

2
 FUNGSI LAPORAN
MENYAMPAIKAN MAKLUMAT

Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu

perkara, isu, projek
Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek
Bahan rekod untuk rujukan akan datang

3
 MEMBUAT KESIMPULAN

Proses sesuatu perkara, projek

Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau
kegagalan sesuatu perkara, projek)
Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

4
 MEMBERI IDEA/PERAKUAN

Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/

kegagalan sesuatu perkara, projek
Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu
masalah
mengemukakan cadangan khusus untuk
menyelesaikan sesuatu masalah

5
 PERSEDIAAN SEBELUM MEMBUAT
LAPORAN
Perlu tahu 5W+1S:
Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)
Apa tujuan/objektif laporan (What?)
Jangka masa (When?)
Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)
Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)
Skop/lingkungan (Scope?)
6
 JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis
laporan, antaranya:-
Laporan Minit Mesyuarat
Laporan Berita
Laporan Pemeriksaan
Laporan Penyiasatan
Laporan Kajian
Laporan Lawatan
Laporan Tahunan
Laporan Kejadian/Peristiwa
Laporan Aktiviti
Laporan Klinikal, dll
7
 STRUKTUR UMUM MENGIKUT
JENIS LAPORAN
LAPORAN MINIT MESYUARAT: -
Tajuk
Tarikh
Masa
Kehadiran
Perutusan Pengerusi
Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit
Perbincangan agenda
Hal-hal lain
Ucapan penggulungan/penangguhan
8
 LAPORAN BERITA
Pengenalan
Tubuh/Isi
Penutup

Prinsip penulisan berita : 5W + 1H

What (apa): apa yang berlaku
Where (di mana): di mana berlaku
When (bila): bila ia berlaku
Who (siapa): siapa terlibat
Why (kenapa): kenapa berlaku
How (bagaimana): bagaimana berlaku 9
 LAPORAN PEMERIKSAAN
Pengenalan
Tajuk
Pegawai telibat
Tarikh pemeriksaan
Tujuan / objektif
Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak
terlibat)
Latar belakang
Dapatan pemeriksaan
Isu / masalah
Sebab akibat
Kesimpulan/rumusan
Syor / cadangan / perakuan
10
 LAPORAN KAJIAN
Tujuan
Pengenalan / latar belakang
Objektif kajian
Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan)
Kaedah kajian
Rujukan
Sampel, dll
Tempoh
Perbelajaan
Dapatan(findings)
Isu
Kesimpulan/rumusan
Syor/Cadangan
Perakuan 11
 LAPORAN LAWATAN
Tajuk lawatan
Tujuan dan skop laporan
Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh
Itineri lawatan
Dapatan, maklumat hasil lawatan
Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan
Kesimpulan/rumusan
Syor/Cadangan/Perakuan
Lampiran

12
 LAPORAN TAHUNAN
Tujuan
Latar belakang organisasi
Fungsi dan peranan
Bidang tugas dan tanggungjawab
Aktiviti utama
Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas.
Perancangan program aktiviti awal tahun.
Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit
Sasaran dan pencapaian
Masalah dan kekangan
Implikasi kos dan sumber
Penilaian pencapaian
Pengurusan dan pentadbiran
Sumbangan
Kesimpulan/Rumusan
Syor 13
Format Karangan
Tajuk Laporan : Ditulis dengan huruf besar
pada setiap awal kata dan digaris atau ditulis
dengan huruf besar semuanya. Tajuk
hendaklah ditulis ditengah-tengah. Boleh
ditulis dalam dua baris jika tajuk terlalu
panjang.
Pengakuan pelapor: Ditulis di sebelah kiri
selepas perenggan terakhir.
Tandatangan pelapor : Ditulis di sebelah kiri
bahagian bawah selepas pengakuan pelapor.
Nama Pelapor : Ditulis dengan huruf besar di
dalam kurungan selepas tandatangan.
Jawatan Pelapor : Ditulis di sudut kiri.
Seterusnya ditulis nama persatuan yang
diwakili.
Tarikh:Ditulis di sebelah kanan
laporan,setentang dengan pengakuan
pelapor.
MINIT MESYUARAT
NURUL AFINI MARZUKI
DEFINISI MINIT MESYUARAT
Minit Mesyuarat ialah perundingan untuk
membincangkan perkara atau agenda
tertentu bagi mencapai persetujuan atau
keputusan bersama berdasarkan tajuk
mesyuarat.
INDIVIDU YANG PERLU
MENULIS MINIT MESYUARAT

SETIAUSAHA dalam sesebuah

organisasi
WAKTU MINIT MESYUARAT
DITULIS

Ditulis SELEPAS mesyuarat

berlangsung
SEBAB MINIT MESYUARAT
DITULIS
Dijadikan RUJUKAN
Oleh semua orang
Oleh sesebuah organisasi

Memudahkan pihak organisasi untuk mengenal pasti

isu berbangkit yang ada dan seterusnya memudahkan
sesuatu keputusan dibuat
Dapat meningkatkan mutu kualiti kerja dalam organisasi
itu sendiri
JENIS-JENIS MINIT MESYUARAT
TERDAPAT DUA JENIS :
MINIT MESYUARAT SECARA LAPORAN PENUH
Mencatat nama, butiran perkara yang ingin dibincangkan
oleh ahli mesyuarat serta keputusan daripada
perbincangan tersebut

MINIT MESYUARAT SECARA LAPORAN INTISARI

Mencatat ringkasan perkara yang dibincangkan dan
seterusnya mencatat keputusan perbincangan
CONTOH MINIT MESYUARAT
MESYUARAT ARAHAN
MESYUARAT PENASIHAT
MESYUARAT DEMOKRATIK
MESYUARAT PENERANGAN
MESYUARAT CAMPURAN PELBAGAI JENIS
FORMAT MINIT MESYUARAT
i. Tajuk, nama, mesyuarat, pertubuhan atau jawatankuasa
ii. Keterangan Tajuk (hari, tarikh, waktu dan tempat mesyuarat)
iii. Dokumen (bahan bertulis untuk dibincangkan-jika ada)
iv. Agenda (perkara yg bakal dibicangkan)
v. Perbincangan (agenda yang dibincangkan dan bermula dengan
ucapan )
Ucapan alu-aluan pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat lalu
Pindahan minit (jika ada)
Perkara berbangkit
Perkara yang dibincangkan serta tindakan
Pernyataan penangguhan mesyuarat
Pada bhgn akhir, hendaklah dicatat nama dan jawatan individu yang
mengesahkan minit mesyuarat, iaitu pengerusi dan ahli mesyuarat
lain
Lampiran (jika ada)
SEKIAN, TERIMA KASIH,
WASSALAM.

23