Kumpulan Wannabe

Nur Afiqah binti Aris

Nurul Hasmira binti Husina
Nor Azmina binti Ayob
Soalan 1 (Permasalahan Rekod di Jabatan/Syarikat)

Encik Abu Ali adalah seorang pegawai kanan di sebuah

Jabatan kerajaan. Beliau mempunyai sikap yang berikut:
1. Jarang memulangkan fail yang dipinjam
2. Suka mengambil fail dari bilik fail dengan sendiri
3. Suka membawa fail balik rumah
4. Suka makan dan minum dalam biliknya.

Jelaskan apakah langkah-langkah yang perlu diambil untuk

menangani situasi ini
Jawapan

Langkah-langkah yang perlu diambil bagi menangani situasi ini ialah

membangunkan sebuah pangkalan data di dalam laman web yang boleh di
akses oleh semua kakitangan jabatan atau syarikat yang dilengkapi dengan id
pengguna dan katalaluan yang diberikan oleh pihak atasan agar data
tersimpan dengan rapi dan tiada kehilangan data berlaku. Selain itu, bilik
penyimpanan data-data sulit perlu dipasang kamera litar tertutup agar
diketahui sesiapa sahaja yang keluar masuk dari bilik tersebut. Seterusnya,
bilik penyimpanan data-data sulit perlu disedikan buku rekod keluar masuk
iaitu nama dan data yang dibawa keluar agar tiada kesilapan dan kehilangan
data berlaku. Akhir sekali, semua kakitangan jabatan atau syarikat perlu
diikat dengan undang-undang seperti tidak boleh membawa makanan
kedalam pejabat bagi mengelakkan kerosakkan data kerana kecuaian ketika
makan atau minum.
Soalan 2 (Kajian Kes)

Merujuk kepada pengurusan rekod di jabatan/syarikat

tempat ibu bapa anda berkhidmat, sila bincangkan perkara-
perkara berikut :

1. Kelemahan-kelemahan yang terdapat di jabatan/syarikat

ibu bapa anda berkhidmat
2. Kelebihan-kelebihan yang terdapat di dalam sistem
pengurusan rekod di jabatan/syarikat ibu bapa anda
berkhidmat.
3. Sikap pegawai dan kakitangan terhadap sistem
pengurusan rekod jabatan/syarikat ibu bapa anda
berkhidmat
4. Cadangan-cadangan anda untuk memperbaiki pegurusan
rekod di jabatan/syarikat ibu bapa anda berkhidmat
Jawapan
1. Kelemahan-kelemahan yang terdapat di jabatan/syarikat ibu bapa
anda berkhidmat

Kelemahan-kelemahan yang terdapat di jabatan/syarikat ibu

bapa saya berkhidmat ialah kurangnya fasiliti-fasiliti yang disediakan
kepada kakitangan seperti komputer dan mesin cetak. Kakitangan
perlu berkongsi komputer dan mesin cetak atau perlu mempunyai
seorang satu sebuah komputer riba bagi mempercepatkan
pengurusan data. Selain itu, tiadanya sistem punch card di pejabat
menyebabkan kakitangan sewenang-wenangnya lewat masuk kerja
iaitu sekitar pukul 10 sehingga 12 tengahari. Akhir sekali, pembaziran
yang sering di lakukan oleh kakitangan pejabat seperti kertas dan
elektrik.
2. Kelebihan-kelebihan yang terdapat di dalam sistem pengurusan rekod
di jabatan/syarikat ibu bapa anda berkhidmat.

Antara kelebihannya ialah data dikumpul dan disimpan didalam

pangkalan data agar data dapat diakses oleh semua kakitangan dan
tidak berlakunya kehilangan data kerana mempunyai id pengguna dan
katalaluan yang telah ditetapkan. Selain itu, perbincangan akan
dilakukan seminggu sekali pada hari isnin bagi membincangkan
pengurusan rekod-rekod jabatan agar rekod-rekod tersebut sentiasa
dikemaskini dari semasa ke semasa. Akhir sekali, organisasi tersusun
mengikut jawatan yang disandang masing-masing dan mempunyai
tugas setiap kakitangan.
3. Sikap pegawai dan kakitangan terhadap sistem pengurusan rekod
jabatan/syarikat ibu bapa anda berkhidmat

Sikap pegawai dan kakitangan terhadap sistem pengurusan rekod

jabatan/syarikat ibu bapa saya berkhidmat ialah bertanggungjawab
atas semua rekod-rekod yang difailkan. Selain itu, dapat menyiapkan
semua rekod dalam masa yang ditetapkan oleh ketua jabatan
walaupun sering lambat masuk ke pejabat. Akhir sekali, rekod dijaga
dengan baik dan disulitkan dengan menempatkan fail-fail rekod di
dalam bilik yang berkunci dan rekod-rekod online turut mempunyai
katalaluan untuk di akses.
4. Cadangan-cadangan anda untuk memperbaiki pegurusan rekod di
jabatan/syarikat ibu bapa anda berkhidmat

Antara cadangannya ialah menyediakan lebih banyak komputer dan

mesin cetak untuk mempercepatkan pengurusan rekod. Selain itu, pihak
atasan perlu menyediakan satu sistem punch card bagi mengelakkan
pekerja lewat masuk ke pejabat. Akhir sekali, bil elektrik dan bil
pembelian fasiliti-fasiliti pejabat perlukan direkodkan agar tidak berlaku
pembaziran.