PENGURUSAN

FAIL DAN REKOD

PENCERAMAH:
Encik Rabani Jais
Encik Ibrahim Abd. Rahman
-Jabatan Pelajaran Negeri Selangor-

Anjuran:
J/K Kerja Latihan dan Penghasilan
PKG Ampang
ARAHAN PERKHIDMATAN 2
BAB 4- FAIL MEMFAIL

DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN.
 TARAF KESELAMATAN
FAIL 3

TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
 TARAF KESELAMATAN
4
FAIL

TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
WARNA KULIT FAIL 5
TERBUKA - PUTIH
TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
SULIT - HIJAU DAN TERCATIT
PERKATAAN SULIT
RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA
RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA BESAR
JENIS KUMPULAN FAIL 6

REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA
PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:
PENTADBIRAN AM
HARTA DAN BANGUNAN
ALAT KELENGKAPAN
KEWANGAN
PERSONEL
REKOD OPERATIONAL
7

REKOD-REKOD YANG
DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH
JABATAN / AGENSI KERAJAAN
DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-
FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.
KAEDAH PENDAFTARAN
8
MENGIKUT SIRI
MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT
PENGKELASAN FAIL
9
MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH
DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:
KURIKULUM
KO-KURIKULUM
HAL EHWAL PELAJAR
PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
KEWANGAN DAN AKAUN
PENTADBIRAN AM SEKOLAH
PERHUBUNGAN MASYARAKAT
KEMUDAHAN FIZIKAL
ASRAMA
AUDIT
KOD FAIL 10
01/01/001
Tajuk Besar
Perkara
Aktiviti

Contoh:

Tajuk Besar - Kurikulum

Perkara - Peperiksaan
Aktiviti - PMR

Kod Fail - 01/01/001

KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK 11

KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA
MENGGUNAKAN RUANG YANG
MINIMA

ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK

EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM

PENYIMPANAN FAIL DENGAN
KOS YANG MINIMA

KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN

YANG DI HADAPAN
 12
LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI
TEMPAT YANG MUDAH DAN
SEGERA DIPEROLEHI TANPA
BERLENGAH

RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN

DALAM MENGESAN LAIN-LAIN
DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH
BERBAGAI TAJUK

RETENTION - BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL

YANG TIDAK LAGI AKTIF
DIPINDAHKAN

KELASFIKASI - UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN

DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN
 ORGANISASI PUSAT
13
PENDAFTARAN
KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN

MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD.

TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN

BERTINDAN.
 KERTAS MINIT
14
(BORANG AM 6)

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK

KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH

KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

MENGKANDUNGKAN SURAT
DALAM FAIL
15

CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT. NOMBOR
KANDUNGAN ITU DILETAKKAN
DALAM BULATAN
CONTOH:
1
 16
CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA
AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH
SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS
KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN (DAKWAT MERAH)
CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA..DRP.

1 PERKARA................................................................
DIKANDUNGKAN PADA
 17

BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR

KELUAR CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT,
NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH
SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS
MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT
BIRU / HITAM
CONTOH:

SURAT BERTARIKH
1
DIHANTAR KEPADA PADA
 18
KERTAS MINIT SEBAGAI
PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA
PEGAWAI DALAM SESEBUAH
JABATAN

CONTOH 1
PTR.
Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3
salinan

TK.

PT.10
 19
CONTOH 2
PPT (P)
Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan
TK.
PT.10
CONTOH 3
NP/TT (2)
Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak
dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TK
Pen.1
SAMPUL KECIL (AM 435A) 20
FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN
SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA

SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA

BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL

DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE
DALAM FAIL TERSEBUT.
MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
21
FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN

FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL

WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI )
KANDUNGAN

APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT

FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT:
DITUTUP JILID 2 DIBUKA
 PERINGKAT TINDAKAN FAIL 22

SEGERA
SERTA MERTA
MATLAMAT SISTEM FAIL 23
MEMBERI FAIL YANG BETUL

TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN

TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN

KOS YANG TERENDAH

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA

DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN
PERGERAKAN FAIL 24
FAIL KELUAR MASUK MELALUI
KERANI PENDAFTARAN

PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI

PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN

DALAM PERHATIAN
 SLIP TRANSAKSI 25
Kepada:
Unit Fail dan Rekod

Fail No.JPS :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................

Hari Ini
Sekian.
Tandatangan : ........................................
Nama : ........................................
Unit : ........................................
 BENGKEL PENGURUSAN FAIL

DIKENDALIKAN OLEH:

IBRAHIM BIN ABDUL RAHMAN

Jabatan Pelajaran Selangor
PERALATAN

-Fail Puteh
-Kertas Minit
-Tali Hijau
-Makerpen
-Pen Merah
-Pen Biru
-Surat Masuk
-Surat Keluar
 TUGASAN

1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail.

2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan

Keluar.

3-Tutup Fail