Pengurusan GERKO

SISTEM FAIL &

SURAT-MENYUARAT
HMR/JAJ
IPG KAMPUS KENT
 Apakah Sistem Fail?

 Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod

supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila
dikehendaki
 Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik
penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan
penyelenggaraan fail
 Definisi fail

 Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk

simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula
dan berakhir pada titik yang sama
 Ciri-Ciri Umum Sistem Fail

 Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan

cepat apabila diperlukan
 Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan
difahami serta tidak mengelirukan
 Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi
 Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak
dan keadaan organisasi.
 Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum
 Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan
keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam
dan kebocoran rahsia organisasi
 Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling
minimum
 Prinsip-prinsip Sistem Fail

 Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;

 Mudah disedia dan mudah disimpan;
 Murah dan mudah diperolehi;
 Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
 Rekod mudah dicari bila diperlukan;
 Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail
berkenaan.
 Pengkelasan Fail

 Kurikulum;
 Ko-kurikulum;
 Hal Ehwal Pelajar;
 Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan;
 Kewangan dan Akaun;
 Pentadbiran Am Sekolah
 Perhubungan Masyarakat;
 Kemudahan Fizikal;
 Asrama;
 Audit
 Fail-fail Kurikulum

(i) Jadual Waktu / Latihan Mengajar;

(ii) Peperiksaan;
(iii) Laporan Jemaah Nazir Sekolah;
(iv) Alat Bantu Mengajar;
(v) Pengurusan Panitia Mata Pelajaran;
(vi) Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan
 Fail-fail Kokurikulum

(i) Persatuan Ikhtisas;

(ii) Pertubuhan Beruniform / sukarela;
(iii) Kelab Sukan;
(iv) Pameran;
(v) Kelas Tambahan
(vi) Sukan;
(vii) Hari Ucapan;
(viii) Majalah Sekolah
(ix) Koperasi Sekolah
 Fail-fail Hal Ehwal Murid

(i) Disiplin;
(ii) Panduan dan Kerjaya;
(iii) Kesihatan;
(iv) Kemasukan Murid;
(v) Pertukaran Murid;
(vi) Berhenti Sekolah;
(vii) Lawatan
(viii) Pinjaman Buku Teks;
(ix) Biasiswa;
(x) Keselamatan

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5 1/28/2018
 Tahap Fail : Mengikut Warna Fail

 Putih : Terbuka dan terhad;

 Hijau: SULIT untuk fail individu (guru);
 Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan
 Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar
kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA
Perkara 53 © :FAIL TERHAD- PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh

diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau tidak
kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
 Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn

Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman
orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat
yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh
diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan
 53(a): RAHSIA BESAR

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan

Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi
makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu
mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-
tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau
tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak
dibenarkan.
 Jangka Hayat Fail Lama

 Lima tahun –kajian keperluan

( simpan,pindah, musnah);
 Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib Negara;
 Jika tiada jawapan simpan selamat ditempat khas untuk
rujukan.
 Kepentingan Sistem Fail

Imej pengurusan sekolah yang berkualiti

 Rumusan

Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan

rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah
sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan
yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian
maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu
kriteria kualiti yg mesti bersistem, mudah dirujuk,
mudah diperolehi dan selamat.
Surat- menyurat
 TUJUAN SURAT RASMI

 Surat rasmi ditulis untuk tujuan seperti berikut :

 Membuat permohonan
 Membuat aduan / bantahan / cadangan / pemberitahuan
/ arahan / notis
 Membuat rayuan
 Membuat jemputan rasmi
 Menempah barangan
 Meminta kebenaran
 Dan lain-lain
 Format surat rasmi

 Logo, nama dan alamat persatuan

 Nama jawatankuasa tertinggi
 Nombor fail (Rujukan Tuan & Rujukan kami)
 Tarikh
 Alamat penerima
 Melalui (jika berkenaan)
 Menghadap /pembukaan surat
 Tajuk surat
 Pembukaan dan kandungan surat
 Cogan kata
 Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
 Surat-surat salinan (pelampiran)
 Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip
Contoh surat rasmi
 CONTOH SURAT RASMI
Rujukan Kami : UTM.06.01/Persatuan/Kelab/JKM/Jld… ( ) (Rujukan Surat)
Rujukan Tuan :
Nama / jawatan Penerima
Alamat lengkap penerima Tarikh : (Selari dengan nama negeri alamat pengirin dan
tarikh srat ditaip atau ditandatangani)
Melalui dan salinan:
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
Universiti Teknologi Malaysia
81310 UTM Skudai, JOHOR
Tuan / Puan,
Tajuk Surat (HURUF BESAR DAN DIHITAMKAN)
Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan……(Perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)
2. Isi surat yang berkaitan dengan tajuk surat.
3. Isi surat……
Kerjasama dan pertimbangan yang sewajarnya dari pihak tuan amat kami harapkan. (Penutup Surat)
Sekian, terima kasih
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (Huruf besar dan dihitamkan)
Yang benar

NAMA PENUH PENGIRIM (Huruf Besar dan dihitamkan)

Jawatan (Hurug kecil)
No. Telefon