POLÍTICAS DE COMPRAS – ANÁLISIS DE

LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO
 COMPRAS RESPONSABLES: PRINCIPIOS
modelo global de aprovisionamiento basado en criterios responsables que se
desarrollan en los siguientes principios:

1. Asegura la mejora continua del proceso de aprovisionamiento, basado en

los principios de responsabilidad corporativa.
2. Estimula la demanda de productos, servicios y proyectos socialmente
responsables.
3. Establece un único procedimiento de compras para todas las empresas
optimizando los impactos derivados de sus decisiones de compra en las
sociedades en las que opera.
4. Proporciona información completa, precisa y transparente en su proceso de
aprovisionamiento.
5. Vela por el cumplimiento de los requisitos legales aplicables en materia
de derechos humanos, laborales y ambientales por parte de todos los
intervinientes, así como su involucración en los esfuerzos dirigidos a prevenir la
corrupción.
6. Asegura que la selección y contratación de proveedores se ajusta a la
normativa interna existente en cada momento y, en especial, a los valores de la
cultura corporativa, al estilo de gestión y al Código Ético y de Conducta de los
empleados.
PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN

6. Información estructurada con respecto a requisitos para la

aprobación de materiales, procedimientos, procesos y
equipos.
7. Inspección y actividades afines necesarias establecidas e
implementadas.
8. Aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de
los procesos de compras.
9. Medición y evaluación de la capacidad de los procesos.
10. Decisión y ejecución de acciones correctivas y
preventivas.
 ¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS?
•COMPRAS PRODUCCIÓN:
•MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA
LA FABRICACIÓN.
•VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL

•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
•COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
•SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
•HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
 COMPRAS PARA FINES DIFERENTES
A LA PRODUCCIÓN
VIAJES COMUNICACIÓN SERVICIOS DE TRANSPORTE
Agencia de viajes Publicidad OFICINA (mercancías)
Líneas Aéreas Agencia Publicidad Flota coches Aéreo
Hotel Agencia publicaciones Copiadoras Marítimo
Alquiler coche Impresos Impresos Camión
Tren Servicios Multimedia Procesos/documentos/Catálog. Auto-tren
Taxis Regalos Traducciones Correo urgente
EDIFICIO Ferias Suministros de oficina Proveed. Logístico
Comedor Seminarios/conferencias Papel Embalajes
Limpieza TRABAJO (Servicios) Muebles HARD/SOFTWARE
Jardinería Consultoría Libros y suscripciones PC
Mantenimiento Bases de datos Obras/reparaciones Mantenimiento
Seguridad Control SERVICIOS DE Licencias Software
M₫dicos Educación/formación FABRICA Software desarrollo
Correo Trabajo especializado Electricidad Consultoría
Aire Acondicionado Estudios/ Análisis Gas EQUIPOS
Ascensores Trabajo temporal Gases industriales Instrumentación
Recogida desperdicios TRANSPORTE Prod. Petrolíferos Medida
Mudanza oficinas (personal) Agua Herramientas
Autobús Equipo Almacén Maquinaria
Otros Estructuras Repuestos de maquinaria y
Obras/instalaciones equipo
 MATRIZ DE KRALJIC

Alto Materiales
Materiales
Especializados
Estratégicos

Impacto en el
negocio ($)

Materiales Materiales
Bajo No Críticos Cuello de Botella

Baja Alta

Complejidad del Mercado

 MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional utilizado para clasificar los
productos comprados por una empresa y los efectos
que estos tienen sobre las compras y las finanzas de
la empresa.
Permite clasificar el proceso logístico de compras en
cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC.
Impacto en el
negocio ($)

Categorías:
1. Materiales Especializados.
2. Materiales Estratégicos.
3. Materiales no Críticos.
4. Materiales Cuello de Botella.
Complejidad del Mercado
 MATRIZ DE KRALJIC
Análisis de Escenarios:

1. Materiales Especializados: Se utiliza el poder de compra,

cuya estrategia es el objetivo del precio para reducir
costos, pues no son productos críticos y la negociación
mediante contratos corporativos . Ejemplo: El acero.

2. Materiales Estratégicos: Son los más importantes en el

proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad
y riesgo en el proceso del suministro, se deben manejar
planes de contingencia, Logística y control de
Inventarios. Ejemplo: Las turbinas.
 MATRIZ DE KRALJIC
3.Materiales no Críticos: Son menos complejos en el
suministro y la estrategia utilizada es reducir costes, ya
sea comprándole más a un proveedor o haciendo más
competitiva la lucha entre ellos, se debe diseñar una
línea-base de costes a la cual se debe de llegar en cada
negociación. Algunas empresas determinan un precio
objetivo el cual deben alcanzar los proveedores para
calificar y poder vincularse a competir bajo otras variables
como financiamientos, estandarización de productos,
reducir la logística, volúmenes de entrega, uso de
herramientas y e.commerce; etc. Ejemplo: Materias
Primas.
 MATRIZ DE KRALJIC
4.Materiales Cuello de Botella: Se debe garantizar la
continuidad en el suministro, analizando el riego y la
seguridad de los inventarios, así como el diseño de
planes de contingencia, igualmente investigando
productos alternos. Reduciendo la dependencia de
muchos proveedores a algunos proveedores únicos, ya
sea haciendo contratos a largo plazo o aumentando el
portafolio de proveedores seleccionados. Ejemplo:
Partes Electrónicas.
MATRIZ DE KRALJIC

Principio de Pareto

• Los artículos Estratégicos y los

Especializados representan
usualmente el 80% del
presupuesto de compras.

• Los artículos No Críticos

representan usualmente el
20% del presupuesto de
compras y utilizan el 80% de
los recursos.
 RELACIÓN ENTRE MATERIALES
ESTRATÉGICOS Y NO ESTRATÉGICOS

Materiales
80% 80% 20% 80% 80%
No Estratégicos

Materiales
20% 20% 80% 20% 20%
Estratégicos

Diversidad Valores Compra

Costos Operativos
Proveedores Tiempo de Compra
 ETAPAS BÁSICAS DE
POLITICAS COMPRAS
Inicio Recepción e
inspección de
Determinación de
los artículos
precios y términos
Reconocimiento
de Liquidación de la
una necesidad factura y pago
Preparación y
al proveedor
asignación de la
Descripción de
Orden de Compra
la necesidad Mantenimiento
de registros
Determinación y Seguimiento y/o
análisis Fuentes expedición de la
de Abastecimiento Orden de Compra Fin
 PROCESO IDEAL: COMPRAS
Catálogo
Autorizadores
Catálogo Áreas Técnicas Contratos
Productos y Compras Corp. Marco
Servicios

Procedimientos Ciclo de
de Elabora aprobación
Compra requisición Orden de
compra Proveedores
Certificados

Necesidad

Atención del
Entrega al proveedor
usuario
Envío
Recepción
Pago y Almacén
conciliación

Información
Destinatario
Pago en Línea Recepción en Línea
 EVALUACIÓN DE OFERTAS

• Asignación de personal idóneo de

las áreas administrativa, jurídica,
ingeniería, compras y calidad

• Supervisión por el área de

aseguramiento de la calidad
o los auditores internos
correspondientes
 EVALUACIÓN DE OFERTAS

• Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los

criterios, factores

• Características y especificaciones definidas en las

condiciones de las requisiciones de la compra y los
paquetes de oferta
 EVALUACIÓN TÉCNICA

ISO 9000: Proveedores de Industria,

comercio y servicios:

- Sistema de gestión de Calidad

- Responsabilidad de la Dirección

- Gestión de los recursos

- Realización del producto

- Medición, análisis y mejora

 EVALUACIÓN TÉCNICA
Requisitos generales para la competencia
técnica de laboratorios de inspección y
ensayo:
- Equipos y métodos de inspección para
determinar características del material
- Organización, Sistema de Calidad
- Personal administrativo
- Equipos, métodos y procedimientos de
medición, ensayo, manejo de muestras
- Gestión ambiental
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección

2. Calificación
 CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección

1.1. Listado de proveedores potenciales

1.2. Información de proveedores / productos o servicios:

datos administrativos, financieros y técnicos.

1.3. Identificación de los factores de evaluación en

comité compuesto por Mercadeo, Ventas, Logística,
Ingeniería, Administración, Calidad, Finanzas y
Compras.
ÁREAS DE ACCIÓN
PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
1. ÁREA DE CALIDAD

A. Características de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
2. ÁREA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)

B. Fluidez Financiera (Razón

Corriente, Capital de Trabajo)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
3. ÀREA TECNOLÓGICA

A. Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)

B. Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7.- ÁREA DE MERCADEO

A. Tradición e imagen de la marca

B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1. Criterios de precios
Créditos de proveedores
y condiciones
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
2. Criterios de calidad
Normas
de materiales
Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3. Criterios de tiempo
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor

Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicación Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico)

Capacidades productivas y financieras
7. Criterios relativos a
Participación en análisis de valores
la empresa
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
 EVALUACIÓN DE OFERTAS
Calificación

Calidad: Especificación, lotes recibidos - rechazados, % de

aceptación, índice de calidad

Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos / defectos,

costo total, índice de precio.

Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje de

cumplimiento, índice de servicio.

Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje de

cumplimiento, índice de atención

Calidad consolidada: total de índices.

 Analizar la cadena de aprovisionamiento

En una empresa manufacturera de mediano tamaño. En primer lugar toda

compra deberá estar respaldada por una requisición de compras debidamente
autorizada por las personas competentes, posteriormente se siguen las
diferentes etapas que conforman la operación:
– Requisición de compras
– Solicitud de cotización
– Recibo de cotizaciones
– Análisis de cotizaciones
– Negociación
– Orden de compra
– Autorización de entregas
– Recibo de material – almacen
– Entrega de material al solicitante
 Requisición de compra

• Constituye la primera etapa para la

realización de una compra. Esta a su vez
puede ser:
– Por material productivo
– Por material no productivo o servicios
generales.
 Solicitud de cotización

• Una política saludable constituye el hecho de solo pedir

cotizaciones a proveedores que, a juicio de los
representantes de compras, estén en capacidad de
fabricar o suministrar las piezas de las cuales se solicita
cotización.
• Un proveedor al cual se le solicite cotización
continuamente y nunca se le compre, sin darle una
explicación del caso, llegará un momento en que
cotizará precios sin base lógica o simplemente no
cotizará por considerarlo una pérdida de tiempo.
 Recibo de cotizaciones

• Varía según la política que tenga cada empresa, por ejemplo: Algunas
exigen que las cotizaciones sean entregadas en sobre sellado y en un día y
hora determinado, otras sin embargo las reciben en el momento que el
proveedor está en condiciones de entregarlas; pero en cualquiera de los
casos deben recibirse antes de la fecha límite establecida, salvo casos de
fuerza mayor, en cuyo caso el comprador tendrá la decisión final.
• Se recomienda que al recibirse las cotizaciones se les coloque
inmediatamente las fechas y horas en que fueron recibidas.
• Cuando se trata de compras menores, simplemente suelen recibirse
telefónicamente.
 Análisis de Cotizaciones

• Para este fin puede utilizarse una hoja de análisis donde se indique
comparativamente lo siguiente:
• Proveedor
• Precio anterior
• Precio cotizado
• Condiciones de pago
• Bonificaciones
• Plazos de entrega
• Información general útil para poder comparar las cotizaciones como: forma
de embalaje y entrega, costo de troqueles o matricería necesaria para
fabricar la pieza.
• Es muy importante que las ofertas sean por el mismo producto y no se trate
de que alguno cotice un diseño diferente que pueda poseer condiciones
técnicas diferentes y por ende una eficiencia y durabilidad distinta del
producto solicitado. Suele darse el caso, sobre todo en compras de material
no-productivo, que dos productos que en principio cumplen con las mismas
especificaciones pueden costar uno el doble de otro.
 Negociación

• Es la parte de la operación de compra donde

mejor se denota la habilidad de un comprador
• La negociación entraña el uso de la psicología,
la actitud teatral, una estrategia planificada, la
desorientación y las tácticas diversionistas. El
objetivo final es llegar a un acuerdo que sea útil
y beneficioso a ambas partes y no se trata de
obtener un ganador o perdedor.
 Negociación

• Un instrumento muy interesante para el comprador a la hora de negociar, lo

constituye el volumen de compra, por lo que es muy importante la
conciliación de piezas o productos que puedan adquirirse de un mismo
proveedor.
• En la negociación es importante, sobre todo para el comprador, que el
vendedor tenga suficiente autoridad para discutir los precios y llegar al
acuerdo final.
• Por otra parte el comprador en muchas oportunidades le conviene no tener
suficiente autoridad o aparentar no tenerla, alegando por ejemplo que sólo
dispone de un presupuesto aprobado por “x” bolívares.
• Dado que las negociaciones toman tiempo, el comprador debe dar
prioridades a las negociaciones que involucran mayor cantidad de dinero,
puesto que es a través de éstas que puede obtener mayores beneficios
para su empresa.