Proposal ?

Penawaran tertulis…

…Rencana yang bisa direalisasikan…

…ditawarkan ke orang lain untuk

dipertimbangkan
 Dua Pendekatan

Reaktif
Menjawab undangan/tender …prosesnya lebih
terbatas
Proaktif
Mengirimkan penawaran spekulatif
…lebih bebas
 Tip untuk pendekatan Reaktif

1. Bacalah dengan seksama Letter of Invitation,

termasuk terms of reference (TORs)

2. Pahami kebutuhan client

3. Putuskan untuk menawar atau tidak

4. Masukkan penawaran yang Compliant dan

attractive
 Tip untuk pendekatan proaktif

• Kaji kebijakan dan prioritas client

• Sasaran client & pengambil
keputusan yang tepat
• Pahami persyaratan dan instruksi
penawaran client
• Masukkan penawaran yang relevan dan
menarik
 Pada setiap kasus

• Proposal adalah penawaran bisnis

• Penyusunan proposal perlu dikelola

seperti proyek internal

• Setiap proposal perlu memiliki SDM

yang berkompeten yang dicalonkan
sebagai manager
Tahap-Tahap Penyusunan Proposal

1. Perencanaan dan koordinasi

2. Mengunjungi client

3. Penulisan dan pengeditan proposal

4. Produksi dan pengiriman

 Tahap 1: Perencanaan dan Koordinasi
 Analisis TOR
 Pembuatan Draft struktur proyek +
format, struktur dan isi proposal
 Pembuatan draft input proyek: waktu,
SDM, ketrampilan, manajemen, logistik
 Penjadwalan input proposal : waktu,
SDM, ketrampilan
 Asumsi biaya dan harga dasar untuk
proyek dan penawaran finansial
 Tahap 2: Kunjungan Client
 Koordinasi dengan rekanan proposal: strategi
proposal, taktik
 Pengembangan pendekatan, metoda, rencana
kerja, manajemen, tatap muka dengan client
 Menjalin hubungan, pertemuan dengan client
dan rekanan
 Penetapan struktur tim dan input yang
diusulkan
 Keputusan tentang lokasi penyusunan dan
produksi proposal
 Tahap 3: Penulisan Proposal

 Uraian tertulis mengenai Teknis, keuangan

and manajemen

 Grafik Proposal : diagram, bar chart, dll

 Ringkasan proposal

 Kaji dan edit tulisan

 Terjemahkan (jika diperlukan)

 Tahap 4: Produksi dan Pengiriman

 Word processing, penandatanganan

 Penjilidan

 Pencetakan Text/graphics

 Pemeriksaan and perbanyakan proposal

 Logistik pengiriman and pemasukkan

penawaran
Struktur dasar dari proposal bersaing (I)
Cover Fungsi ? Informasi kunci

Bagian Depan Halaman judul, surat pengantar,

Ringkasan
Organisasi dan Isi Proyek

Bab 1 Tujuan
Identifikasi konsultan
Matrik tanggapan TOR
outline struktur tim
Matrix pengalaman tim
Resume CV
Struktur dasar dari proposal bersaing (II)

Bab 2 Pemahaman proyek

Bab 3 Metodologi dan program kerja

Bab 4 Staffing dan organisasi

Bab 5 Pengalaman Proyek

Bab 6 Anggaran/informassi Anggaran

Lampiran Full CV/TOR/bahan lain

 Ringkasan Proyek

 Ringkas dan padat (satu halaman)

 Fokus pada pesan inti

 Hanya mencakup hal-hal penting

yang memperkuat pesan inti

 Berikan dampak ke struktur

 Yakinkan bahwa client

membacanya
 Bab 1: Bagian Awal

 Jangan mengulang TOR, sajikan data dasar tentang client,

kinerja dan pengalaman kita
 Nyatakan tujuan dan manfaat proposal
 Tekankan pada kekuatan penawaran kita (misal
pengalaman)
 Garisbawahi your selling points
 Beri judul bab yang bisa memperkuat identitas kita
 Masukkan ringkasan pengalaman tim inti (matrix atau
tabel)
 Bab 2: Jelaskan strategi kita (pendekatan)

 Tunjukkan kepedulian kita terhadap konteks proyek …

 Gunakan informasi yang belum diketahui client untuk

menunjukkan “kekuatan” dari pendekatan kita

 Buatlah analisis yang jelas mengenai dasar pemikiran dan

konteks pekerjaan

 Kaitkan logika pendekatan kita dengan struktur tim dan

tanggung jawabnya

 Libatkan pengalaman anggota tim dalam bab ini

 Bab 3: Metodologi dan Rencana kerja
 Bergerak dari aspek strategis ke rincian taktis dari program
kerja

 Mulai dari garis besar struktur program kerja, bergerak dari

aspek macro ke mikro.

 Jelaskan prosedur aktifitas secara rinci tetapi jelas :

nyatakan tujuan, diskusikan berbagai pilihan, pertimbangan
pemilihan, input/output. Gunakan daftar.

 Jelaskan key selling points

 Titikberat pada kesesuaian antara metode dan tujuan client

 Bab 4 & 5: Pengalaman Proyek dan CV

 Klasifikasi pengalaman tim sesuai karakteristik proyek

 Buat tabulasi pengalaman relevan dan masukkan

ringkasannya pada bagian pendahuluan

 Tunjukkan cakupan proyek, client, jasa, hasil proyek

sebelumnya

 Buatlah ringkasan proyek yang menarik

 Sesuaikan CVs dengan persyaratan khusus dari proyek

 Bab 6: Anggaran dan Informasi Anggaran

 Ikuti instruksi client, jika ada (format, judul, dll)

 Yakinkan bahwa semuanya (komponen biaya) sudah dibuat

anggarannya (buat check-list)

 Semua program kerja ditransformasikan dalam pengertian

anggaran

 Jelaskan bagaimana anggaran sudah di-exercise: cacatan

informasi proyek menjadi bermanfaat disini

 Memiliki anggaran kerja yang terinci (anggaran per tugas atau

per aktifitas)
 Tip Tambahan: Menulis dan
mengedit efektif
 Proposal adalah penawaran bisnis
bukan laporan: kembangkan template
proposal

 Buatlah proposal mudah dibaca:

presentasi menarik, grafik yang kreatif,
dan konsisten

 Buatlah proposal yang mudah

dipahami: hindari jargon, jelas, tajam

 Bahasa yang baku dan benar

 Apa yang seharusnya kita tawarkan ?

 Spesialis, berpengalaman dan keahlian mandiri

 Transparansi dalam metode, pencatatan dan keuangan

 Konsistensi, nilai uang, berkelanjutan

 Energi dan inovasi

 Kejelasan tujuan, sinergi bisnis

 Pengurangan resiko dan potensi kerugian

 Manfaat proyek akan meningkatkan kompetensi dan kinerja

client
 Pertanyaan dari client yang perlu diantisipasi ?
 Apakah kajian konsultan sudah memadai mengenai penentuan
cara tercepat dan praktis dalam memenuhi kebutuhan client?
 Apakah pendekatan kita sudah logis dan efektif dari segi biaya?
 Apakah rencana kerja yang ditawarkan konsisten dengan
jadwal waktu, anggaran, dan prosedur client?
 Apakah penawaran memprioritaskan kualitas profesional yang
terbaik dalam melaksanakan pekerjaan ??
 Apakah penawaran memberikan manfaat maksimal
dengan resiko minimal ?