• Siklus pengeluaran: Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa Aktivitas Utama Siklus Pengeluaran
• Tiga aktivitas utama siklus pengeluaran:
– Memesan barang, perlengkapan dan layanan – Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan – Membayar barang, perlengkapan dan layanan 1. Pemesanan Barang • Mengidentifikasi apa, berapa banyak, dan kapan pemesanan akan dilakukan. • Pengendalian persediaan – Economic Order Quantity (EOQ) – Materials Requirement Planning (MRP) menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan. – Just In Time (JIT) menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Economic Order Quantity (EOQ) Aktivitas dalam Pemesanan Barang • Permintaan Pembelian dokumen yang mengidentifikasi peminta; lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan pemasok yang dianjurkan. Lanjutan… Permintaan pembelian Alpha Omega Electronics No. 89010 Permintaan Pembelian
Tanggal Pembuatan: Dibuat Oleh: Vendor yang Dianjurkan:
02/07/2003 Harold Brown HB Best Office Supply Dikirimkan ke: Untuk: Tanggal Dibutuhkan: Pusat Foto Kopi Harold Brown 15/07/2003
Nomor Barang Jumlah Keterangan Harga /
unit 32047 15 kotak Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10 rim kertas komputer $33.99 80170 5 kotak Moore 2600, 20 pon $31.99 81756 20 kotak Disket Dysan 100HD, kotak berisi 10 $ 6.49 10407 10 Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam $ 8.99
Disetujui Oleh: Departemen: Tanggal disetujui: Nomor Akun:
Susan Chen Pelayanan Administrasi 02/07/2003 91887 Lanjutan … • Membuat pesanan pembelian – Faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman. – Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan. – Pesanan pembelian tetap: membeli barang tertentu dengan harga yang telah ditetapkan dari pemasok tertentu untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan. • Pesanan Pembelian Alpha Omega Electronics No. 2463 Alamat Tagihan : 2431 Bradford Lane St. Louis, MO 63105-2311 (314) 467-2341 Pesanan Pembelian Kepada: Best Office Supply Dikirimkan Ke: AOE, Inc. 4567 Olive Blvd. 1735 Sandy Dr. St. Louis , MO 63112-2345 Dayton, OH 33421-2243 Nomor Vendor: Tanggal Nomor Pembeli: Syarat: 121 Pemesanan: Permintaan: Fred Mozart 1/10, n/30 03/07/2003 89010 F.O.B: Dikirim Melalui: Tanggal Catatan: Di Tujuan Pilihan Anda Pengiriman: 15/07/2003 Barang Nomor Jumlah Deskripsi Harga / unit Barang 1 32047 15 kotak Kertas Xerox 4200,berat 20, kotak 10 rim, kertas $ 33.99 2 80170 5 kotak komputer $ 31.99 3 81756 20 kotak Moore 2600, 20 pon $ 6.49 4 10407 10 Disket Dysan ,100 HD, kotak berisi 10 $ 8.99 Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam Disetujui Oleh: Susan Chen Lanjutan … • Meningkatkan efisiensi dan efektivitas – Menggunakan EDI atau internet adalah salah satu cara untuk memperbaiki proses pembelian 2. Menerima dan Menyimpan Barang
• Bagian penerimaan menerima barang
• Bagian penyimpanan menyimpan barang • Laporan penerimaan: dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran; laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Lanjutan…
Menghitung jumlah barang yang dikirim
Memeriksa setiap pengiriman untuk melihat tanda-tanda kerusakan sebelum dikirim ke gudang. Lanjutan… • Tiga Pengecualian: – Menerima jumlah barang yang berbeda dengan jumlah yang dipesan. – Menerima barang rusak – Menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal melewati inspeksi. Memperbaiki faktur penjualan atas penyimpangan jumlah barang.
Dikembalikan dengan menerbitkan nota debit.
Laporan Penerimaan Alpha Omega Electronics No. 3113 Laporan Penerimaan Vendor: Best Office Tanggal Diterima: Supply 13/07/2003 Dikirim melalui : UPS Nomor Pesanan Pembelian: 2463 Nomor Jumlah Deskripsi Barang 32047 15 Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10rim kertas komputer 80170 5 Moore 2600, 20 pon 81756 20 Disket Dysan 100HD, kotak berisi 10 10407 10 Pita printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam Catatan: Dua kotak kertas Moore 2600 diterima dengan adanya kerusakan akibat air di bagian luarnya, tetapi kertas di dalam tampaknya masih bagus. Diterima Oleh: Diperiksa Oleh: Dikirimkan Ke: Nathan Hale Nathan Hale Harold Brown 3. Membayar Barang dan Layanan • Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar. Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor: – Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar. – Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran faktur. • Memperbaiki proses utang usaha – Mencocokkan faktur dari vendor dengan pesanan pembelian serta laporan penerimaan barang. • Membayar faktur penjualan yang telah disetujui – Dilakukan oleh kasir (fungsi pengeluaran kas) Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan aktivitas Pesan 1. Mencegah kehabisan Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan Barang dan/ atau kelebihan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara persediaan periodik.
2. Meminta barang yang Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan
tidak dibutuhkan permintaan pembelian.
3. Membeli dengan harga Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang
yang dinaikkan disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.
4. Membeli barang Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan
berkualitas rendah pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas.
5. Membeli dari pemasok Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file
yang tidak diotorisasi utama pemasok.
6. Komisi (kickback) Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk
mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor. Lanjutan … Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat aktivitas diterapkan Terima 7. Menerima barang yang Memerintahkan bagian penerimaan dan tidak dipesan hanya menerima kiriman yang simpan terdapat dalam salinan pesanan barang pembelian.
8. Membuat kesalahan Gunakan teknologi kode garis;
dalam penghitungan meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat.
9. Mencuri persediaan Pengendalian akses fisik ke
persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik Lanjutan … Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan aktivitas
Setujui 10.Gagal menangkap Faktur harus diverifikasi, jumlah yang
dan kesalahan dalam tertulis di dalamnya dibandingkan dengan bayar faktur dari vendor. pesanan penjualan dan laporan faktur penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated dari Receipt Settlement) vendor 11.Membayar barang Membandingkan jumlah yang ditunjukkan yang tidak diterima dalam faktur dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan. Menggunakan ERS Pengendalian anggaran
12.Gagal mendapatkan Faktur penjualan yang telah disetujui harus
diskon pembelian di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya. yang tersedia Anggaran Arus Kas Lanjutan … Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan aktivitas
Setujui 13. Membayar faktur Hanya membayar faktur yang didukung
dan yang sama dua kali oleh bundel voucher asli atau hanya salinan bayar asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk faktur pembayaran ditandatangani, maka faktur dari dan bundel voucher harus ditandai “telah vendor dibayar”; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok.
dan memasukkan pemasok sebelum dan setelah pemrosesan data dalam utang cek dengan jumlah total faktur yang usaha diproses. Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah akun pengendali hutang usaha dalam buku besar. Lanjutan … Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan aktivitas
Setujui 15. Menyalahgunakan Batasi akses ke cek kosong dan mesin
dan kas, cek, atau EFT penandatangan cek, cek diberi nomor urut. bayar Pemisahan fungsi. faktur Batasi akses ke daftar pemasok yang dari disetujui. vendor Kasir harus mengirimkan cek-cek yang telah ditandatangani, bukan mengembalikannya ke bagian utang usaha. Orang yang tidak terlibat dalam pemrosesan baik penagihan maupun pengeluaran kas harus merekonsiliasi semua rekening bank. Alat perlindungan cek, termasuk dengan cara positive pay. Peninjauan ulang untuk transaksi EFT. Lanjutan … Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat aktivitas diterapkan Pengendalian 16.Kehilangan data Buat cadangan atau rencana umum pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis
17.Kinerja yang kurang Pembuatan dan peninjauan ulang
baik secara periodik laporan kinerja yang memadai.