MAJLIS RASMI-PROTOKOL

MAJLIS RASMI-PROTOKOL
i. Konsep protokol dan etiket sosial
ii. Pengendalian majlis rasmi
Penyediaan senarai jemputan
Susunan keutamaan
Susunan tempat duduk
Tertib di meja makan
Susunan bendera
 KONSEP PROTOKOL DAN
ETIKET SOSIAL

Perkataan protokol bersal daripada cantuman perkataan Yunani

protos (bermaksud pelekat) dan kolla(bermaksud status atau
kedudukan.

Menurut Kamus Dewan, protokol merupakan peraturan-peraturan

atau prosedur menyambut tetamu dalam istiadat rasmi negara.

Peranan protokol adalah memberi penghormatan kepada tetamu demi

mengelakkan pertelingkahan atau salah faham.

Etika sosial adalah peraturan tingkah laku yang baik dan betul pada
tujuan,tempat dan masanya.
 PENGENDALIAN MAJLIS
RASMI

Majlis rasmi yang mengandungi tatacara dan protokol tertentu yang perlu
diikuti.

Majlis rasmi yang diadakan perlu diurus dan dikelolakan secara

profesional oleh mereka yang mempunyai kemahiran mengendalikan majlis
rasmi.

Keadaan ini bertujuan untuk mengelakkan berlakunya sebarang

ketidaksempurnaan sesuatu majlis rasmi.

Kepincangan sesuatu majlis akan menjejaskan imej dan reputasi sesebuah

sekolah atau penganjur.

Pada pengamatan penulis, banyak ketidaksempurnaan berlaku dalam

sesuatu majlis rasmi. Antaranya ialah:
1. Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu tidak teratur.

2. Perubahan tetamu kehormat di saat akhir.

3. Juruacara tidak menyebut nama tetamu mengikut urtan

kekananan yang sepatutnya.

4. Juruacara sering tersasul atau teragak-agak tentang aturcara

majlis.

5. Terlalu ramai tetamu yang berada di atas pentas.

6. Juruacara sering tersasul menyebut pangkat, gelaran atau nama

tetamu kehormat.

7. Pembesar suara tidak berfungsi.

8. Dulang dan dulang hadiah tidak disediakan.

9. Penerimaan hadiah kelam-kabut.

10. Pertunjukan kelam-kabut.

 PENYEDIAAN SENARAI
JEMPUTAN

Pengurusi Jawatankuasa Pengelola dan Jawatankuasa Jemputan dan

Jawatankuasa Sambutan hendaklah mengenal pasti dan menyeneraikan
tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang dijemput ke
majlis rasmi.

Seterusya perbincangan perlu diadakan antara Jawatankuasa Urusetia,

Jawatankuasa Jemputan, Sambutan dan Protokol, Jawatankuasa
Perasmian, Jawatankuasa Persiapan Tempat dan Juruacara mengenai
tetamu tersebut.

Penyelarasan ini penting supaya tetamu jemputan (VIP) dan tetamu

kehormat (VVIP) yang hadir di majlis tersebut disambut oleh
Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, kemudian ditunjukkan tempat
yang telah ditentukan dalam majlis tersebut.
Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia perlu menyelaras dan
memaklumkan kepada Jawatankuasa Perasmian dan Juruacara tentang
maklumat tetamu jemputan dan tetamu kehormat.

Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia hendaklah mengenal pasti para

jemputan dan menyediakan lima jenis senarai jemputan iaitu :

i. Ringkasan senarai
ii. Senarai nama
iii. Senarai mengikut keutamaan
iv. Senarai jawapan kehadiran
v. Senarai hadir
 1. Ringkasan
2. Senarai nama senarai

3. Senarai mengikut PENYEDIAAN

keutamaan SENARAI
JEMPUTAN

4. Senarai jawapan
kehadiran
4. Senarai hadir
 RINGKASAN SENARAI

tujuanya adalah supaya dapat diketahui kategori

tetamu,bilanganya,kombinasi dan peringkat tetamu.

SENARAI NAMA

Jawatankuasa Jemputan perlu menyenaraikan nama tetamu dan

tetamu kehormat mengikut kategori.

Senarai tersebut mengandungi maklumat-maklumat berikut :

I. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada).
II. Jawatan dan pangkat.
III. Alamat pejabat dan telefon.
IV. Alamat rumah dan telefon (jika perlu).
V. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika ada).
 SENARAI MENGIKUT
KEUTAMAAN

Senarai keutamaan tetamu jemputan dan tetamu kehormat.

Jawatankuasa Jemputan, Jawatankuasa Urusetia serta Jawatankuasa

Sambutan dan Protokol perlu menyediakan panduan susunan keutamaan pegawai
persekutuan atau negeri yang terkini.

Senarai ini memadai dengan mencatat nama tetamu dan jawatan tetamu
kehormat dan tetamu jemput.
 SENARAI JAWAPAN
KEHADIRAN

Senarai ini sama dengan senarai nama ketiga di atas, satu ruangan perlu
dicatat di hujung nama tersebut dengan perkataan “hadir” atau “tidak
hadir”.

Cara ini membolehkan Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia mengenal

pasti tetamu yang sudah memberi jawapan kehadiran atau sebaliknya.

Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, Jawatankuasa Persiapan Tempat

serta Juruacara melaksanakan tugasnya dengan sempurna.
 SENARAI HADIR

Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang

menjawab hadir.

Senarai ini dapat membantu mengeluarkan nama-nama tetamu yang

telah menjawab tidak hadir.

Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini.

 SUSUNAN KEUTAMAAN

Urusetia atau Jawatankuasa Sambutan/Protokal perlu menyenaraikan

susunan keutamaan bagi tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat
(VVIP) dalam majlis rasmi.

Pengerusi Jawatankuasa Sambutan/Protokol perlu berbincang dengan

Juuacara Majlis/Pengerusi Majlis dan Jawatankuasa Persiapan tempat
mengenai susunan keutamaan ini.

Susunan keutamaan tetamu kehormat mesti mematuhi susunan

keutamaan yang diwartakan.

Susunan keutamaan bagi tetamu kehormat dan tetamu jemputan perlu

ditentukan dengan dua tujuan, iaitu:

a) Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu menyediakan tempat duduk tetamu dalam

majlis tersebut mengikut susunan keutamaan.

a) Pengerusi majlis/juruacara akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu

kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan.
 SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk

mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.

Jika majlis dijalankan di negeri dan tetamunya pula

terdiri daripada tetamu perseketuan dan negeri maka
satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol
Perseketuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-
prinsip yang ditetapkan.

Beberapa perkara yang harus diambil kira ketika

membuat penentuan susunan tempat duduku. Antaranya
ialah :
1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk

2. Susunan keutamaan .

3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah

dif terkanan.

4. Kekananan bermula dari Tetamu khas.

5. Sunanan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah

mengikut kekananan.

6. Pentas utama- acara perasmian.

7. majlis jamuan rasmi.

8. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat.

9. Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif

yang yang paling utama sekali.

10. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.

 TERTIB DI MEJA MAKAN

Cara beradaban di meja makan akan dapat melambangkan

keperibadian seseorang.

Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan Terbahagi kepada 4 jenis

susunan,iairu :
i. Susunan Meja Panjang
ii. Susunan Meja Bulat
iii. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat
iv. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Panjang

Terdapat 3 prinsip susunan untuk meja majlis makan

Prinsip 1
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah
sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau
jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
 Prinsip 2
Susunan dif-dif meja utama 1 khas hendaklah mengikut susunan
keutamaan.

Prinsip 3
Wanita tidak duduk di hujung meja khas atau Meja Diraja.

Beberpa tatacara perlu diketahui sesama berada di meja makan.

Antara ialah :

i. Duduk di ruangan atau kerusi dengan tertib dan memakai

‘napkin’.

ii. Memastikan dan mengetahui cara menghidang makanan sama

ada masakan Barat, masakan tradisional, masakan Cina dan
sebagainya.

iii. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu.

iv. Mengambil sayur-sayuran atau lauk yang berada di bahagian
hadapan dan tunggu sehingga giliran anda dengan sabar.

v. Pastikan sudu atau garpu yang dipegang tidak berlaga atau

mengeluarkan bunyi ketukan dengan pinggan nasi atau mangkuk.

vi. Kunyak makanan dengan perlahan-lahan.

vii. Jika nasi perlu ditambah, telentangkan sudu dan

sebaliknya jika selesai, telengkupkan sudu.
 SUSUNAN BENDERA

Pengibaran bendera rasmi ditentukan oleh pelbagai faktor ,iaitu jenis,susunan

keutamaan,saiz bendera,tempat dan masa pengibaran.

Terdapat tiga peraturan susunan bendera dilaksanakan berpandukan sesuatu

majlis iaitu:
i. dikibarkan pada tiang.
ii. Dalam perarakan.
iii. Dibentangkan di belakang pentas.