BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Disediakan oleh: Ramli bin Ismail

Tarikh : 31 Oktober 2012
Tempat : BTPN Johor
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Objektif bengkel hari ini?

 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

1.0 Pengenalan

Apa itu dokumen?

 Dokumen adalah sesuatu yang bertulis, atau bercetak.
Sumber : Kamus Dewan Edisi Ketiga

 Media dimana sesuatu maklumat dicatat melalui pelbagai

cara;
Kertas / terbitan/ suratan / Borang / lakaran / peta / pelan /
gambar / Filem / Mikrofilem / Pita Rakaman / Disket / CD / VCD
/ DVD dll.
Sumber : Mohd Faizal Abd Jalal, UTM
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

1.0 Definisi

Satu proses untuk mengurus maklumat /

dokumen / rekod dalam pelbagai bentuk
dengan menggunakan kaedah yang
bersistematik bagi memudahkan penggunaan
maklumat / dokumen / rekod tersebut.
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

2.0 Terdapat 2 bentuk dokumen :-

i. Fail
ii. Rekod
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

2.1 Matlamat Sistem Fail

 Matlamat mewujudkan sistem fail adalah

bagi mencapai 3R iaitu ;

 The Right File ( Fail yang betul)

 To The Right person (Peminta yang tepat)
 At The Right Time (Masa yang ditetapkan)
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

2.2 Kepentingan Fail

 rujukan
 Membuat perancangan
 Membuat keputusan
 Membuat penilaian
 Membuat penganalisaan
 Tindakan pentadbiran
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

3.1 Fail Kuasa

3.2 Fail Mesyuarat – AJK Induk/Kerja/lain-lain
3.3 Fail Kewangan – sumber kewangan , pentadbiran kewangan,
prosedur kewangan, anggaran belanja mengurus
3.4 Fail Aktiviti
3.5 Fail Surat – terima/keluar
3.6 Fail Surat Pekeliling
3.7 Fail Penerimaan Bahan
3.8 Fail Semakan Stok
3.9 Fail Penyelenggaraan
3.10 Fail Pelupusan
3.11 Fail NILAM
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Apakah kegunaan rekod?

 Sebagai rujukan
 Sebagai bukti
 Sebagai proses pentadbiran
 Sebagai bahan sejarah
 Untuk membuat penyelidikan / kajian
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Rekod Pengelolaan Koleksi

 Rekod Pengelolaan Perkakasan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

3.1 Buku stok perolehan buku

3.2 Buku stok perolehan bahan bukan buku
3.3 Buku stok perolehan majalah/akhbar
3.4 Buku stok perolehan peralatan
3.5 Buku rekod kewangan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

4.1 Daftar stok bekalan pejabat (Kew PA-6)

4.2 Daftar harta modal (Kew.PA-2)
4.3 Daftar inventori (Kew.PA-3)
4.4 Pergerakan harta modal (Kew.PA-6)
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Rekod pinjaman buku (murid)

 Rekod pinjaman buku (guru)
 Rekod pinjaman berkelompok
 Rekod pinjaman bahan bukan cetak
 Rekod pinjaman buku khas
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Rekod penggunaan bahan/alatan

 Rekod penggunaan kemudahan fizikal
 rekod penggunaan perpustakaan
 rekod penggunaan b/tayang/multimedia/audio-visual
 rekod penggunaan makmal komputer
 rekod penggunaan PuAS
 rekod penggunaan Eduweb TV/Kampus Astro
 rekod penggunaan bilik-bilik

 Rekod pelawat
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

3.1.1 Definisi :

 Fail Kuasa merupakan dokumen penting

tentang dasar/polisi dan keputusan yang
diambil sesuatu prosedur PSS.
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Untuk mewujudkan kesinambungan dalam

pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran GPM.
 Sebagai dokumen rujukan kepada GPM baharu
untuk menguruskan PSS.
 Mengelakkan berlaku percanggahan idea dalam
proses kerja PSS.
 Mewujudkan satu penyelarasan dan
kesinambungan pengurusan/pentadbiran PSS.
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 GPM – bertanggungjawab merangka

isi kandungan Fail Kuasa.
 AJK Induk - menentukan dasar / polisi
mengenai peraturan,
pelantikan j/kuasa,
pemerolehan bahan,
proses kerja, dsb.
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Mempunyai 15 bab

 Bab 1: Pengenalan Kepada Fail Kuasa PSS

- Pendahuluan,
- tujuan,
- Isi kandungan
- Prosedur Pindaan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Bab 2 : Maklumat PSS

 Sejarah Penubuhan PSS

 Lokasi PSS
 Visi PSS
 Misi PSS
 Piagam PSS
 Matlamat PSS
 Objektif PSS
 Fungsi dan Peranan PSS
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 3: Jawatankuasa Pentadbiran PSS

3.1 Jawatankuasa Indukn PSS

- Struktur organisasi
- Senarai tugas
3.2 Jawatankuasa Kerja PSS
- Struktur organisasi
- Senarai tugas
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 4: Pengawas PSS

4.1 Struktur Organisasi Badan

Pengawas PSS
4.2 Prosedur Pemilihan Pengawas
PSS
- kriteria pemilihan
- pakaian seragam
- kehadiran
- senarai tugas
- senarai semak
- borang kebenaran
- surat pelantikan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 5: Peraturan PSS

- Peraturan Am
- Peraturan Khusus
- Peraturan Penggunaan Alat /
Ruang
- Peraturan Pinjaman / Pemulangan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 6: Pengurusan dan Pentadbiran PSS

- Pengurusan Sistem Fail PSS
- Rekod Penggunaan,Pinjaman, dan
Pemulangan
- Rancangan Tahunan PSS
- Laporan PSS (bulanan dan Tahunan)
- Rancangan Pembangunan PSS
- Dokumentasi
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 7 : Koleksi Bahan PSS

 Dasar pemilihan buku dan bukan buku

 Prosedur pemilihan koleksi buku dan
bukan buku (jenis, nisbah, bahasa dan
sebagainya)
 Proses pemilihan dan pemerolehan bahan
/ alat
 Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi
PSS
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 8 : Kewangan PSS

 Prosedur Kewangan
 Punca Kewangan
 Anggaran Perbelanjaan
 Laporan Kewangan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 9: Organisasi Bahan PSS

 Pengurusan bahan secara

berpusat
 Sistem pengkelasan
 Pengkatalogan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 10 : Aktiviti PSS

 Mesyuarat/Taklimat
 Kursus/bengkel
 Pertandingan
 Program perkembangan staf
 Lawatan
 Gotong-royong
 Pameran
 Minggu PSS
 Promosi PSS
 Program Panitia Mata Pelajaran
 Aktiviti galak guna PSS
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 11: Stok dan Inventori PSS

 Daftar stok bekalan pejabat
 Daftar harta modal
 Daftar inventori
 Pergerakan harta modal dan inventori
 Rekod perolehan bahan buku
 Rekod perolehan bahan bukan buku
 Rekod perolehan akhbar
 Rekod perolehan majalah
 Semakan stok
 Pelupusan
 hapuskira
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Bab 12 : Sirkulasi / Edaran Bahan PSS

 Sistem sirkulasi
 Keahlian
 Pinjaman berkelompok
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

 Bab 13 : Perkhidmatan PSS

◦ 13.1 Jenis-jenis perkhidmatan
 Peminjaman buku
 Peminjaman bahan rujukan
 Peminjaman berkelompok
 Peminjaman bahan bukan buku
 Peminjaman peralatan
 Peminjaman pihak luar
 Repografi
 Koleksi soalan
 Rakam salin
 Sebaran maklumat
 Khidmat nasihat dan bimbingan
 Promosi
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 13 : Perkhidmatan PSS

◦ 13.2 Waktu Perkhidmatan

 Satu masa khas setipa kelas
 Waktu rehat
 Waktu tengah hari
 Waktu petang
 Hari Sabtu
 Cuti sekolah
 Jadual waktu GPM
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 14 : Automasi PSS

 Sistem yang digunakan
 Sistem keselamatan
 Menu utama
 Prosedur memasukkan data
 ‘ Bar code scanner’
 Rangkaian (networking)
 Carian maklumat
 Laporan
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 15 : Program Bacaan (NILAM)

15.1 Konsep Program NILAM
 Latar belakang
 Rasional
 Asas pertimbangan
 Pendekatan
 Model program NILAM
 Tahap program NILAM (jauhari dan rakan
pembaca)
 Sistem ganjaran
 BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Bab 15 : Program Bacaan (NILAM)

15.2 Strategi Pelaksanaan Program NILAM
pengenalan
pelaksanaan
Bahan
Peranan
Pengumpulan data
Contoh rekod bacaan
Aktiviti NILAM – Bulan membaca Kebangsaan
(Julai), Hari Buku Sedunia (23 April), Hari PSS
Antarabangsa (Isnin minggu ke4 Oktober)
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

TAMAT