A hivatalos levél tartalma és

formája
Dashdf fhfh!

Agdjagjdkagjk dag

 
sh dgfsda hl
D fshfh
Fg flfjg
A levél stílusa többirányú igazodást
is elvár írójától.
• Figyelembe kell vegye a:
– levél tárgyát,
– a levél írásának célját és azt, hogy
– ki a címzett
– a címzett és a levélíró közötti kapcsolat,
– a kapcsolat jellege meghatározza a
hangnemet.
– bárki a címzett, kötelező az udvarias forma.
 Követelmények:
• Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás,
• könnyen áttekinthető
• kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen
összetett körmondatokat
• természetesen derüljön ki belőle,
• mi a levél célja,
• mit vár el,
• mit ajánl a levél írója.
• Jelezheti, hogy választ is vár arra.
 Formai követelményei:
• 1. levélpapír,
– A/4 méretű famentes levélpapír,
– céges fejléc
– logo, embléma,
– cég pontos név és cím,
– levelezési cím, postafiók,
– netes elérhetőség, telefon és fax
• boríték:
– igényes, céges, zárt vagy ablakos
 A levél részei és kivitelezése:
• Arial vagy Times New Roman 12-es betűtípus,

tömbforma: magyar szabvány szerint,

– első oldal céges a többi pedig egyszerűsített
cégnyomatos papír,
– levél minden sora a levél margójánál kezdődik,
– 1-1,5 sortáv

A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben.

 A levél részei és kivitelezése:
• francia forma:
– egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm,
– dátum levél alján ,
– elköszönés és aláírás jobb oldalon,
– akár 2-es sortáv, .
A hivatalos levél formája
Céges papír

Küldő (név, cím, tel/fax)

Címzett Hivatkozási szám

Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik,
telrfon/faxszáma)
Tárgy

Megszólítás
(ezt helyettesítheti a T. cím)

Az üzenet szövege

Keltezés (város megjelöléssel)

Elköszönés
Aláírás
Mellékletek
Fogalmazási és stílus követelmények:
– röviden fogalmazni
– személy szóljon személyhez
– az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen
– általában ÉN helyett MI
– mindig udvariasan
– nyelvhelyesség kötelező
– magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk
– egy gondolat – egy bekezdés
– fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek
– pozitív kifejezéseket
– passzív mondatrészek kerülése
– fölösleges szavak kerülése
– rövid mondatok
– hibás szókapcsolatok kerülése
– címzés lényegretörő, megszólítás udvarias legyen
 Gyakori hibák:
• a címzéstévesztés, pl. azért mert a cím
megváltozott, de a változást nem vezették át a
címjegyzékbe a vállalatnál
• a címzett nevének, beosztásának helytelen írása
(pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az
aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony
nagybetűvel írandó,
így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony !
 Gyakori hibák:
• ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba
található a levélben, a nyelvhelyességi
hibák gyakoribbak; (sohase feledjük, a
levél hibájáért is az aláíró felel!)
• vigyázni kell, a számítógép nem tud
helyesen elválasztani;
• előfordul, hogy nem a jelzett melléklet
kerül becsatolásra, vagy egyáltalán
hiányzik;
 Az írásos kommunikáció
leggyakoribb formái a vállalatnál:
• Értesítés:
• valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk
valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező
eseményről.
Ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor
például közli, hogy helyszíni szemlét tart a
káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál.
• Felszólítás:
• Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét
nem fizette ki határidőre, felszólító levelet
kap. Az udvarias figyelmeztetés,
felszólítás a kötelezettség teljesítésére.
Itt szankciók is megjelenhetnek.
• Kifogásolás:
• Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan
(gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt
mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben
érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő.

• Engedélyező:
• Az engedélyezések számos fajtája létezik.
Engedélyt kaphat valamilyen körülményre
tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység,
de kiadható engedély más vállalatok számára is.
Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel
munkáltatójához.
• Igazolás:
• Gyakori levélforma az igazolás.
Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból
állították ki.
Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a
körülményeket nem ismerő számára is az
állítást, az esemény megtörténtét, a viszony
meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól.
Fontos az illetékesség.
• Meghatalmazás:
• A meghatalmazás mind a hivatali, mind a
magánéletben alkalmazott irat.
A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít
valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon,
jogokat, kötelezettségeket vállaljon.
A meghatalmazás tartalmazza a
– meghatalmazott nevét,
– a meghatalmazás tárgyát,
– a jogosultságot,
– a meghatalmazás érvényességi idejét,
– a kiállítás dátumát,
– a meghatalmazó és
– A meghatalmazott adatait.
• Fellebbezés:
• Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy
magánszemély), ha a határozat megváltoztatása
megítélése szerint indokolt. A határozat
megváltoztatását akkor lehet kémi, ha az
indokokkal alátámasztható. Fontos a fellebbezés
tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme,
bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges
hangnem kerülendő.
• Bejelentés:
• a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos
információk, birtoklása, tények ismerete, az
bejelentés formájában juttatható számára.
Természetesen a bejelentés szóban is történhet.
Ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének
tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a
szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is
átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.
• Panasztevő levél:
• A bejelentéssel rokon, annak sajátos
formája, a panaszos levél.
Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító
erő.
Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse
azokat a körülményeket, amely alapján a
panasz tárgya kivizsgálható lesz.
A névtelen levelekkel nem foglalkoznak.
• Feljegyzés:
• A feljegyzés gyakori ügyirat.
Valamilyen teendőről, ügyről készül a
közvetlen felettes, vagy a vállalat
vezetősége részére.
Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen
témában és mikor készült, ki készítette
• Rögzítő (Jegyzőkönyv):
• A jegyzőkönyv feladata, hogy
eseményeket, tényeket, megállapodásokat
írásban rögzítsen.
A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi
az eseményeket, a lefolyás
egymásutániságát.
Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy
mi történt, hanem az is, hogy hogyan
zajlott le az esemény.