QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VỀ CNTT

Bài 2: Khảo sát đánh giá hệ thống và

xây dựng đề xuất dự án
DR. LÊ QUANG MINH
CÁC VẤN ĐỀ CỦA VIỆC TRIỂN
KHAI DỰ ÁN CNTT (1)
• Nguyên nhân thất bại của các dự án CNTT:
a. Do đầu tư không đủ cho giai đoạn tư vấn, điều
tra không đầy đủ, thiết kế xây dựng dự án kém
chất lượng, nhà tư vấn không có năng lực.
b. Không có giám sát chặt chẽ giữa nhà tư vấn
và nhà thi công
c. Tiền kiểm thay vì hậu kiểm
• Nhà tư vấn và nhà triển khai phải làm việc chặt
chẽ với nhau. Hoặc sử dụng EPC theo Nghị
định 64
 NHỮNG VẤN ĐỀ (2)
• Nhà tư vấn phải xây dựng được khung làm việc, thiết kế
được quy trình và khung chế tài về sử dụng. Cần làm
việc trực tiếp với lãnh đạo cao nhất và phải có đầu mối
thống nhất.
• Data là tài sản quý nhất, cần thiết kế trước tiên.
• Chia dự án thành nhiều pha, nhưng tư vấn phải trên tổng
thể cho tất cả các pha, không chia tư vấn thành từng gói
 Cần có dự án tư vấn riêng.
• Nhà thi công nhà tư vấn phải làm việc trực tiếp với người
sử dụng. Người sử dụng tham gia vào việc hoạch định
thiết kế hệ thống.
• Xây dựng mẫu khảo sát, phỏng vấn thế nào ? Loại bỏ
được rào cản công nghệ với người sử dụng.
CASE STUDY:
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
QUẢN LÝ HẬU CẦN
MỤC TIÊU

• Chỉ ra các khác biệt giữa cách hệ thống đang

làm việc và phải làm việc.
• Chỉ ra các vấn đề, phân tích nguyên nhân và
khuyến nghị các giải pháp.
 CHIẾN LƯỢC: 1. Xác định vấn đề
• Đánh giá các chức năng hệ thống (xây dựng mẫu
phỏng vấn)  Xây dựng kiến trúc sơ bộ -- Xác
định các vấn đề trong vận hành  Đề xuất giải
pháp
• Các vấn đềđược xác định theo các loại:
- Các vấn đề thiết kế: Hệ thống có thu thập và báo
cáo được các hạng mục số liệu đối với việc quản
lý hậu cần
- Vận hành: Quy trình báo cáo đã có chưa? Có
được tuân thủ không? Số liệu có được lưu chuyển
đúng lúc?
- Sử dụng: Những người có trách nhiệm có dùng
số liệu để ra quyết định chưa?
CHIẾN LƯỢC: 2. CÁC CÂU HỎI

Khi xây dựng bảng điều tra cần đưa các câu hỏi
thành nhiều câu hỏi dễ hiểu:
• Các yêu cầu tác nghiệp
• Hệ thống hiện có các chức năng gì? Đáp ứng
các yêu cầu tác nghiệp thế nào?
• Các vấn đề của tác nghiệp là gì? Vấn đề nào do
hệ thống gây ra?
• Vấn đề thuộc về thiết kế (kể cả quy trình), vận
hành hay việc sử dụng?
• Các giải pháp (do người sử dụng đề nghị là gì?)
CHIẾN LƯỢC : 3. CÁC BƯỚC

1. Vạch ra hệ thống sơ bộ, bằng cách nghiên cứu

một mô hình hậu cần mẫu mực nào đó.
2. Khảo sát thiết kế sơ bộ hệ thống hiện tại.
3. Xác định sơ bộ các vấn đề về thiết kế
4. Đánh giá chức năng của hệ thống trong thực tế
5. Xác định các vấn đề do hệ thống IT gây ra và
đưa ra giải pháp
NẮM ĐƯỢC THIẾT KẾ SƠ BỘ (1)
Nhà tư vấn cần hiểu được hệ thống phân phối
• Hệ thống phân phối là push hay pull?
• Hệ thống hàng dọc hay tích hợp
• Nguồn cung ứng
• Các sản phẩm
• Các mức trong hệ thống
• Cấu trúc của các cơ sở
• Điểm phân phối
• Dung lượng lưu trữ và hạn chế.
• Hệ thống quản lý kho vận
NẮM ĐƯỢC THIẾT KẾ SƠ BỘ (2)

• Mức độ tối đa và tối thiểu của mỗi loại hàng

• Chu kỳ đặt hàng và giao hàng
• Các thời gian
• Cách thức và cơ chế vận chuyển giữa các cơ
sở
• Cấu trúc quản lý và kiểm tra hệ thống phân
phối.
THIẾT KẾ HIỆN TẠI (1)

• Thường thì vấn đề là ở chỗ các quy trình không

được tuân thủ. Ở bước này cần phỏng vấn các
lãnh đạo cấp phòng, xem xét các mẫu, tài liệu
hướng dẫn để xem hệ thống hiện tại ra sao và
làm việc thế nào. Phải xác định xem vấn đề là
ở thiết kế hay vận hành và sử dụng.
• Có nhiều hơn một thiết kế cho cùng một hệ
thống?
• Hệ thống này đứng một mình hay tích hợp với
các báo cáo (thống kê và HMIS)?
• Cần phải thu thập các dữ liệu gì?
 THIẾT KẾ HIỆN TẠI (2)
• Các biểu mẫu nào được sử dụng?
• Vòng đời báo cáo thế nào (bao lâu báo cáo một lần,
dòng dữ liệu, các mức độ và các dữ liệu nào được
tổng hợp)?
• Ai chịu trách nhiệm thu thập, báo cáo và xử lý số
liệu? Ai là người chịu trách nhiệm theo dõi các hoạt
động này?
• Hệ thống đặt hàng và báo cáo số liệu là cùng một hệ
thống hay phân biệt? ( người thu thập, báo cáo và xử
lý số liệu có phải là cùng một người đặt hàng?)
• Quyết định quản lý gì được đưa ra dựa trên các số
liệu? Và bao lâu thì lại có một quyết định.
 XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ
• Các dữ liệu quan trọng có được thu thập?( Các cân đối đầu
và cuối, số vào ra, tiêu thụ, thời gian xử lý, số lượng thanh
lý, số lượng yêu cầu) Có số liệu nào không phục vụ mục
tiêu quản lý cũng được thu thập ?
• Vòng đời báo cáo phù hợp với thời gian cần ra quyết định?
• Các mẫu biểu thu thập và báo cáo số liệu có được thiết kế
tốt, dễ điền và dễ tổng hợp không? Các mẫu biểu và quy
trình thu thập số liệu có phản ánh cấu trúc cung cấp dịch vụ
và quản lý không?
• Các dữ liệu báo cáo có phù hợp với các dữ liệu thu thập
được trên các mẫu biểu không?
• Có các tài liệu hướng dẫn, sử dụng nêu nõ các tham số hệ
thống, định nghĩa các thuật ngữ, và các quy trình, số lượng,
báo cáo, trách nhiệm của nhân viên,… ?
ĐÁNH GIÁ CHỨC NĂNG:1. MỤC
TIÊU
• Xác định được bản chất và mức độ của vấn đề
• Đánh giá được thiết kế, hoạt động và sử dụng
của hệ thống đã được tiển khai
• Chọn mẫu khảo sát: rất quan trọng. Mẫu
phải toàn diện các nhiều càng tốt. Phải đến
các cơ sở và các điểm ở các vùng địa lý
khác nhau
• Phương pháp: Nên bắt đầu từ mức lãnh đạo
quản lý trung gian rồi về tới mức vận hành.
Ở mỗi mức theo 8 bước.
ĐÁNH GIÁ: 2. 8 BƯỚC
1. Kiểm tra các thẻ ghi và biểu mẫu? Số liệu theo định dạng nào?
2. Các số liệu, biểu mẫu và thẻ ghi được lưu có được duy trì và cập
nhật đúng hay không?
3. Kiểm tra chéo về tính phù hợp của số liệu giữa các bộ phận
khác nhau hoặc trong cùng một bộ phận?
4. Số liệu giữa các cấp có phù hợp?
5. Hiệu năng của hệ thống nghiệp vụ? Tính đáp ứng? Có đúng
nơi, đúng lúc với chất lượng và độ chính xác?
6. Cấu trúc quản lý và kiểm tra: Quy trình, thủ tục thế nào?
7. Vận hành: Nhân viên có hiểu và tuân thủ các hướng dẫn?
8. Sử dụng: Nhân viên và lãnh đạo đơn vị hoặc cấp cao dùng số
liệu để quản lý thế nào?
ĐÁNH GIÁ : 3. CÁC TIÊU CHÍ

• Xác định số lượng đặt hàng tại các cơ sở thế

nào ?
• Mối quan hệ giữa các số liệu ghi và số liệu báo
cáo có hoạt động không?
• Mức độ hàng thanh lý, lãng phí, mất mát.
• Các đơn đặt hàng được kiểm tra ở mức cao
hơn thế nào?
• Có đủ cung cấp ở mức tiếp theo để đáp ứng
các đơn đặt hàng?
ĐÁNH GIÁ: 4. CHO ĐIỂM
• Thiết kế: ___ Thu thập số liệu thiết yếu
___ Các biểu mẫu và báo cáo dễ hiểu và dễ dùng
___ Cấu trúc hệ thống hỗ trợ thiết kế
Vận hành ___ Kiến thức và sử dụng các tiêu chuẩn hệ thống
và quy trình báo cáo.
___ Tính hoàn thiện của việc ghi và báo cáo số liệu
___ Tính kịp thời của ghi và báo cáo số liệu.
___ Chất lượng và độ chính xác của số liệu báo cáo
Use ___ Sử dụng số liệu để xác định và xác nhận số lượng đặt
hàng
___ Sử dụng số liệu để quản lý và giải quyết khó khăn
nghiệp vụ
Xác định vấn đề và đề xuất giải
pháp
• Đánh giá mọi khác biệt giữa thiết kế trên giấy
và thực địa. (Tại Việt nam, phỏng vấn lãnh đạo
và văn phòng và phỏng vấn tại phòng ban)
• Xác định bản chất và mức độ của vấn đề (lưu
kho quá mức, kho rỗng, nghẽn cổ chai, hàng
hết hạn).
• Xác định và phân biệt các vấn đề về thiết kế,
vận hành và sử dụng, đánh giá tác động của
các vấn đề đối với hoạt động của hệ thống.
• Kiến nghị các giải pháp đối với các vấn đề.