Dokumen Perniagaan

• Bukti bertulis bahawa urus niaga telah benar-

benar berlaku.
 Sumber rekod dalam
Peringatan tentang hutang buku perakaunan
dalam urus niaga

Fungsi Dokumen
Perniagaan
Sumber maklumat urus niaga
telah berlaku
Bukti berlakunya urus niaga

Rujukan masa depan

 Dokumen Perniagaan

Dokumen Sumber Dokumen Bukan Sumber

- Sebagai sumber maklumat bagi -Menjadi rujukan bagi urusniaga yang
tujuan prekodan dalam perakaunan akan dan telah direkodkan.

- Contoh: -Contoh:
- invois - penyata akaun
- nota debit - penyaka bank
- nota kredit - nota serahan
- bil tunai - nota belian
- resit rasmi - pesanan belian
- keratan cek - sebut harga
- memo - senarai harga
- baucar pembayaran - katalog
- makluman debit
 Dokumen Perniagaan (urus niaga jual beli barang)

Surat Tanya Pesanan belian

Surat Jawapan Nota serahan
Penyata Akaun
Senarai harga Invois
Resit
Sebut harga Nota debit
Katalog Nota kredit
Keratan cek
Slip daftar tunai
Cek
Slip bank
Sebelum proses urus niaga Slip pindahan Wang Selepas proses urus niaga

Semasa proses urus niaga

 Jenis-Jenis Dokumen Perniagaan

Dokumen Sumber Maklumat

Dokumen Rujukan ( kerja merekod dalam buku)
(difailkan)
• Bil tunai
• keratan cek
• Resit
• Penyata Gaji
• Pesanan belian • Slip daftar tunai
• Surat tanya • Maklumat debit
• Sebut harga • Maklumat kredit
• Nota serahan • Memo
• Invois
• Nota debit
• Nota kredit
• Baucar bayaran
BORANG PESANAN.
- Borang pesanan merupakan borang yang
digunakan untuk membuat pesanan untuk
membeli barang.

- Aktiviti belian akan bermula selepas pembeli

meneliti sebut harga, senarai harga dan
katalog.

- Borang ini dihantar oleh pembeli kepada

penjual.

- Pembeli akan membuat pesanan barang

niaga dengan menghantar borang pesanan
belian kepada penjual.

- Maklumat dalam pesanan belian tidak perlu

dimasukkan ke mana-mana bukup
perakaunan sebab proses jual beli belum
bermula lagi.
INVOIS
- Setelah penjual menerima
pesanan belian daripada pembeli,
penjual akan menghantar barang
niaga kepada pembeli bersama
dengan nota serahan.

- Pembeli akan menyemak barang

niaga yang diterima dengan nota
serahan dan menandatanganinya.

- Penjual pula akan menyediakan

invois berdasarkan nota serahan
yang disahkan oleh pembeli.

Invois merupakan
dokumen perniagaan
yang penting dalam
urus niaga jual beli
secara kredit.
- Invois disediakan dalam tiga salinan,
satu salinan asal dihantar kepada
pembeli dan dua salinan lain digunakan
oleh penjual sebagai rujukan.

- Invois adalah dokumen penting yang

digunakan sebagai sumber rekod
perakaunan.

- Pembeli merekodkan butir-butir

invois dalam Jurnal Belian

- Penjual merekodkan butir-butir invois

dalam Jurnal Jualan.
- Maklumat penting yang terdapat
dalam invois ialah:
• Nama dan alamat penjual
• Nama dan alamat pembeli
• Tarikh invois disediakan
• Nombor invois, butir, kuantiti,
harga seunit dan jumlah
Syarat-syarat urus niaga seperti:
Ang. dib - Singkatan bagi
angkutan dibayar bermakna kos
pengangkutan dibiayai oleh
penjual
Diskaun tunai - Potongan yang
diberi sebab bayaran dibuat
dengan cepat,
contoh 5% 7 hari bermaksud 5%
diskaun tunai akan diberi jika
pelanggan membayar dalam
tempoh 7 hari.
K & K di K - Singkatan bagi
kesilapan dan ketinggalan
dikecualikan bermakna
sebarang kesilapan dan
ketinggalan boleh dibetulkan
dengan menggunakan nota
debit dan nota kredit.
NOTA KREDIT.
Nota Kredit merupakan dokumen
yang dihantar untuk
mengurangkan hutang pembeli.

Dokumen ini akan dihantar apabila

pembeli
- memulangkan bekas kosong,
- memulangkan barang kerana
rosak atau silap jenama, dan
- ada kesilapan dalam pengiraan
invois.

Nota Kredit disediakan oleh

penjual dan dihantar kepada
pembeli.

Penjual menyimpan dokumen

salinan dan pembeli menyimpan
dokumen asal.
NOTA DEBIT
Nota Debit merupakan dokumen yang
digunakan untuk menambahkan hutang
pembeli kerana mungkin invois yang
dihantar terkurang catat.

Nota Debit disediakan oleh penjual dan

dihantar kepada pembeli.
Penjual menyimpan dokumen salinan
dan pembeli menyimpan dokumen asal.

Digunakan apabila:
- Ada ketinggalan catatan dalam invois
(kos angkutan)
- bayaran yang dikenakan terkurang
- faedah dikenakan ke atas pembeli
kerana bayaran lewat
- kesilapan mengira sehingga hutang
terkurang
- bayaran tambahan (pertukaran barang)
Cek digunakan untuk membuat bayaran.
Cek dan Keratan Cek -

Keratan cek merupakan

pengesahan pembayaran
yang dibuat dengan cek.

Apabila cek dikeluarkan

kepada penerima bayaran,
keratan cek disimpan oleh
peniaga sebagai bukti
bahawa bayaran telah
dibuat.
RESIT
-Resit merupakan dokumen bukti bayaran telah dibuat.

- Dikeluarkan oleh penjual apabila menerima bayaran daripada pembeli.

- Bukti penerimaan dan pembayaran yang telah dibuat

BIL TUNAI
Bil Tunai merupakan dokumen untuk merekodkan:
- belian dan jualan barang niaga secara tunai atau cek.
- belian dan jualan aset bukan semasa secara tunai atau cek.

Bil Tunai disediakan oleh penjual kepada pembayaran

Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli diberi dokumen asal.
SLIP DAFTAR TUNAI

Slip daftar tunai merupakan dokumen perniagaan yang

merekodkan belian atau jualan barang niaga secara tunai.

Slip ini disediakan oleh penjual melalui mesin daftar tunai.

BAUCAR PEMBAYARAN
Baucar Pembayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang
telah dibuat secara tunai atau cek.

Antara kegunan baucar pembayaran ialah pembayaran gaji pekerja.

Peniaga akan menyimpan dokumen salinan dan dokumen asal akan diberikan
kepada penerima pembayaran.
Slip Bank/Slip Wang Tunai Masuk

Slip bank digunakan apabila peniaga membuat simpanan ke dalam Akaun

Semasa perniagaan di dalam bank.

Slip bank disediakan oleh bank dan peniaga menyimpan slip bank asal.

Urus niaga ini merupakan catatan kontra dalam Buku Tunai di mana wang tunai
perniagaan dimasukkan ke bank.
Makluman kredit

Satu penyata dikeluarkan oleh pihak bank

- Memaklumkan kepada peniaga bahawa akaun semasanya di bank

telah dikreditkan (ditambah) dengan satu jumlah tertentu berserta
dengan sebab
Makluman debit
- satu penyata dikeluarkan oleh pihak bank

- Memaklumkan kepada peniaga bahawa akaun semasanya di bank

telah didebitkan (dikurangkan) dengan satu jumlah tertentu
berserta dengan sebab.
PENYATA AKAUN Penyata akaun merupakan dokumen yang digunakan untuk
mengingatkan penghutang tentang jumlah hutangnya.
Senarai semak yang dihantar oleh pemiutang kepada penghutang dengan
menyenaraikan setiap urus niaga yang telah berlaku antara pembeli dan
penjual dalam sesuatu bulan.
Penyata Akaun hanyalah rujukan penghutang, tidak melibatkan apa-apa
catatan urus niaga di dalam buku akaun penghutang.
• Penyata bulanan yang menyenaraikan semua urus niaga yang dibuat melalui bank
• Dikeluarkan oleh pihak bank
• Setelah menerima Penyata Bank, peniaga perlu menyemak semua urus niaga
dalam Penyata Bank dengan catatan akaun bank dalam Buku Tunai
• Baki akhir Penyata Bank hendaklah sama dengan baki Penyata Bank
• Sekiranya baki akhir PB tidak sama dengan baki akhir BT, maka perlu diselaraskan
dengan menyediakan Penyata Penyesuaian Bank
Memo – satu dokumen dalaman yang digunakan dalam perniagaan sahaja.
- tidak dihantar kepada sesiapa , hanya untuk makluman

-Digunakan untuk merekod :

- pengeluaran wang tuani atau barang niaga untuk kegunaan peribadi
- memaklumkan tentang modal tambahan dalam perniagaan