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外贸函电
第一讲

主讲教师：任凤慧
课程简介
本课程是国际贸易专业高年级的核心业务
课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的
课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，
电传和传真以及其它方式的写作格式，商业术
语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸
易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平
的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本
术语及表达技能，培养和提高他们的外贸业务
工作能力
本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，
了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，
如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样
灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，
怎样去审查信用证，做到不出差错，在理赔和
索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电
传传真的写作技巧。
学习内容：
本课程主要学习信例，大量学习外贸实
务基本环节中有代表性的信例。外贸实
务基本环节有：建立业务关系和资信调
查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，
履行订单、支付、包装和运输、信用证
的修改和展期、索赔和解决索赔等。
学习方法：
《外贸函电》是一门实践操作性很强的课程。也就是
说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论
是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中有一定
代表性的信函，深入体会何为七个“C’S”写作的基础
理论知识，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸
业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以
及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用
语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。
Unit 1 Business Letter Writing

1)信头(letterhead)
1 Structure －－－
2）编号，日期
3）封内名称和地址 (inside address) (reference and date)
4）经办人(attention)
5）称呼(salutation)
6）事由（标题）(subject)
7）正文(body)
8）结尾敬词(complimentary)
9）签名(signature)
10）附件 (enclosure)
11）抄送(cc to XX)
12）附言(postscript)
1)Letterhead
外贸商号的信笺，一般都印有信头，包
括发信人的姓名、地址、电话号码、传
真号、及E-mail等，有些会将经营项目 ，
注册商标和公司董事、经理等姓名一并
印在信头上。如需打印，则信头位于信
笺上中央或右上方。
2)Reference and Date
参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参
考号，为避免混淆，最好标明Your ref:
Our ref:
打印日期注意事项：
A. 年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)
B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，但
可以用缩写。
C. 日期最好用基数字。
3)Inside name and Address
受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左
页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把
收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，
便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免
放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便
于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信
人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，
可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收
信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。
(例见教材)
4)Attention Line
如需注明对方经办人，希望收信商号将
信迅速交经办人办理，可以在封内地址
下面加Attention 或Attention of
例1 Richard Thomas & Baldwins Ltd.,
151 Gower Street
London,SC7 6DY,England
Attention Mr.Cave
or Attention of Purchasing Manager
5)The Salutation
这是写信人对受信人的一种称呼，其位
置是在封内地址的下面空两行，目前外
贸书信中一般通用的称呼语有：
Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear
Mesdames, Gentlemen(不能用单
数),Dear Mr.xxx
称呼后面的的标点，一般使用逗号或分
号，美加来信中Gentlemen后用冒号：
6)Subject Line or Caption Line

事由写在称呼语下面两行，一般是在信
笺中间位置，事由要简单扼要，说明商
品名称，数量，信用证或合同号等即可。
7)Body of the Letter
这是书信的主体，表达发信人的意见。
在信的开头有开头语(Opening
Sentences),自成一节，在习惯上是用客
套语先将收到对方的来信的日期、编号
或查号、主题及简单内容加以综合叙述，
使对方一目了然这封信是答复哪一封去
信的。如果是第一次通信也可以利用开
头语作必要的自我介绍。
在信的结尾一般有结尾语(The closing
Sentences), 一般用来总结本文所谈的事
项，提示对受信人的要求，如希望来函
或电报订货、答复询问或作必要的声明
等。另起一段。如
We hope to receive your early reply.
8)Complimentary Close
结束语是一种客套用语它应与前面的称
呼相呼应，后面加逗号。如：
Dear Sir(s), Yours faithfully,or
Faithfully yours,
Gentlemen: Truly yours,or Yours trully,
Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely
yours,
9)The Signature
结束语的下面，应将行号的名称用大写
打出，必须由负责人签名，签名的下面
为使对方了解签名人的姓名、职位，可
以打字注明。例见教材
外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡
皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是
通函，不为人重视。
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外贸函电
第二讲

主讲教师：任凤慧
10)Enclosure
如信中有附件时，应在签名下注明Encl.
或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or
3 Encls,或详细列明如下：
Encls: 2 Invoices
Enc: 1 B/L
1 Photo
1 Certificate
11)The Carbon Copy Notation
如果函件要抄送其他有关单位，同时使
对方也知道已抄送其他单位，可在信件
最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC
xxx”
12)Postscript
信写完后，如果想起还有要紧的要说，
可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后
由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的
第一个字母)。
2.Writing Principles of business Letters

7 “C”
1) Courtesy 礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌
的表现。
2) Consideration 体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么
需求，而不是从自身出发，语气上更尊
重对方。
3) Completeness 完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀
请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清
的信件。
4) Clarity 清楚
意思表达明确，要注意：
（一）避免用词错误：
（二）注意词语所放的位置：
（三）注意句子的结构：
5)Conciseness 简洁
（一）避免废话连篇
（二）避免不必要的重复
（三）短句、单词的运用
6)Concreteness 具体
7)Correctness 正确
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第三讲

主讲教师：任凤慧
3 Form
1) Full Block Form
完全平头式：凡是用打字机打上去的
每一行字，包括日期、封内地址、事由
和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打
起。
2)Modified Block Form
改良平头式：这种格式，除日期，结尾
礼词和签名部分外，其他部分每行开头
都与左边空白看齐。
3)Modified Block Form with Indented
Style
混合式：封内地址及其他需要分行的部
分，采用平头式，而第一段开始一行采
用缩行式。两种格式的混合采用所以称
之为混合式。
4) Simplified Form
简单式：与平头式相仿，但省略部分内
容，如称呼、结尾礼词等。
4 Addressing Envelopes

Return Address Stamp

Address

Remarks
Remarks:
1.Private 私人信
2.Confidential 机密信
3.Registered 挂号邮件
4.Express 快递邮件
5.Ordinary Mail 平信
6.Immediate(Urgent) 急件
7.Printed Matter 印刷品
8.Sample 样品