Cơ Bản về EndNote Phần mềm này làm được gì? Nó hoạt động như thế nào? Có phải dành cho bạn không?
Võ-Tòng Anh (vtanh@tuu.edu.vn)
ĐẠI HỌC CẦN THƠ Tháng 11, năm 2010 Giới thiệu chung Nhóm phần mềm quản lý tài liệu tham khảo (Reference Management Software): ProCite http://www.procite.com/ Reference Manager http://www.refman.com/ Refworks http://www.refworks.com/ Papyrus Các cơ sở dữ liệu BibTex, Agricola, Agris, v.v… Giới thiệu EndNote 3 chức năng chính: Công cụ tìm trực tuyến Thư viện tài liệu tham khảo của riêng bạn Tạo ra danh mục tài liệu tham khảo, thỏa theo yêu cầu của hơn 3500 tạp chí chuyên ngành quốc tế (trong Microsoft Word: ‘cite while you write’, hay CWYW) Phiên bản mới nhất EndNote X4 (14) tương thích tốt với Unicode (=tiếng Việt một cách hoàn hảo) Thư viện EndNote Bạn tự tạo ra thư viện riêng cho mình, theo dõi sự phát triển của nó theo thời gian bạn học tập, nghiên cứu khoa học Có thể chia thành nhiều thư viện, trong đó mỗi thư viện chứa 1 bộ sưu tập theo chủ đề riêng Các tài liệu chứa trong thư viện này có thể chứa kèm các từ khóa, ghi chú, tóm tắt, và ngay cả file tài liệu đó Phân biệt 37 loại tài liệu tham khảo: Journal Article, Book, Newspaper Article, v.v… Thư viện EndNote Bạn chỉ cần nhập tài liệu tham khảo vào EndNote 1 lần thôi, xong sử dụng (và tái sử dụng) suốt quãng đời còn lại (mà tin chắc bạn sẽ còn phải viết nhiều tài liệu) của bạn. Nghĩa là: Có thể chèn tài liệu tham khảo vào bất kỳ bài viết nào, theo bất kỳ hình thức trình bày nào Dùng nó để quản lý, tìm, sắp xếp và lưu trữ kho tài liệu tham khảo của bạn Thư viện EndNote đầu đời của bạn: ‘vừng ơi hãy mở cửa’ Mở phần mềm EndNote Đặt tên cho thư viện EndNote của bạn Lưu thư viện EndNote này vào đĩa (hay thậm chí USB memory)! Bạn đã sẵn sàng rồi đó Thư viện EndNote đầu đời của bạn: ‘vừng ơi hãy mở cửa’ Nhập tài liệu tham khảo vào thư viện Đọc tài liệu tham khảo trước Quyết định loại tài liệu (38 pre-defined reference types) Nhập thông tin vào trường thích hợp (tùy theo loại tài liệu) Trong trường hợp tài liệu này được lấy từ nhà xuất bản (web), có thể nhập thông tin trực tiếp (luôn miễn phí) từ nhà xuất bản (đảm bảo thông tin luôn luôn đúng 100%) Trong trường hợp lấy từ trang Scholar của Google (http://scholar.google.com), cần chỉnh preference trong mục tùy chọn của Google (chỉ lần đầu tiên cho máy vi tính đó thôi), sau đó sẽ có tùy chọn cho nhập từ Google. Lưu ý: thông tin này luôn “gần đúng” chứ không đúng 100% như thông tin từ nhà xuất bản (DEMO!) Nhập tài liệu tham khảo vào thư viện Thêm từ khóa hay ghi chú (tùy ý) Nếu tài liệu đó là file, chèn file vào thư viện (để khỏi thất lạc sau này) Sau này khi tiếp tục đọc kỹ lại tài liệu trong quá trình nghiên cứu, có thể ghi chú thêm cho từng tài liệu các phần cần chú trọng đến, để khỏi mất công tìm trong tài liệu gốc sau này Tạo ra danh mục tài liệu tham khảo trong Word Lợi ích khi dùng EndNote Tiết kiệm rất nhiều thời gian cho công việc ‘vặt vãnh’, ‘chi ly’, ‘phi chuyên môn’ nhưng có thể mất rất nhiều thời gian vào ‘phút thứ 90’ vốn rất bận rộn cho nhiều việc khác này (e.g. sắp bảo vệ luận án) Đảm bảo luôn luôn có danh mục tài liệu tham khảo chính xác, đạt các yêu cầu khắt khe nhất của bất kỳ NXB nào (đương nhiên là nếu bạn nhập liệu đúng) Có hơn 3.000 styles (yêu cầu format của NXB) để bạn chọn Tạo ra danh mục tài liệu tham khảo trong Word Mở cả 2 phần mềm Word và EndNote khi bạn đánh tài liệu khoa học Cite while you write (CWYW) Để chèn một trích dẫn (tài liệu tham khảo) trong Endnote, tô sáng tài liệu đó trong EndNote, sau đó click ‘insert citation’ trong Word Nút Format Bibliography sẽ cho phép bạn thay đổi hình thức trình bày (format) danh mục tài liệu tham khảo theo yêu cầu của các nhà xuất bản ngay trong Word
Thanh công cụ của Endnote trong phần mềm Microsoft Word.
Chú ý nút được chọn mang tên “Insert Selected Citation(s)” (chèn (các) tài liệu trích dẫn đang được chọn). Trong chế độ vừa mở Word, vừa mở Endnote, sau khi chọn 1 hay hơn các tài liệu trích dẫn, bạn có thể đặt con trỏ ngay vị trí muốn chèn Trích dẫn đó vào, và nhấn nút này Tạo ra danh mục tài liệu tham khảo trong Word Nếu dùng tên tác giả trong câu, dùng tính năng ‘edit citation - exclude’ (hay include, bạn có thể thêm các từ ghi chú riêng của mình, ngay cả bằng tiếng Việt) Điều kỳ diệu xuất hiện: danh mục tài liệu tham khảo xuất hiện ở cuối tài liệu bạn đang đánh mà bạn có thể dời sang vị trí khác nếu muốn Để đổi hình thức trình bày (style), click ‘format bibliography’ và chọn loại style bạn cần DEMO! Một số mẹo vặt khác Luôn thay đổi thông tin về tài liệu tham khảo trong EndNote, chứ không phải Word Dùng từ khóa rất có lợi khi tìm tài liệu tham khảo Chú ý các từ viết hoa khi nhập tài liệu tham khảo, EndNote sẽ không sửa lỗi này Bạn cũng có thể tự tạo ra style riêng cho mình nếu muốn (CTU chưa có style riêng, dù có quy định riêng cho mình. Đây là việc (ai đó?) cần làm cho CTU Một số mẹo vặt khác Nếu bạn thường xuyên đánh báo cáo trên nhiều máy vi tính khác nhau: tạo 1 thư mục riêng trên thẻ nhớ USB của riêng bạn Lưu (tất cả các) thư viện EndNote trong thư mục này với những bài viết có liên quan trong cùng thư mục (gồm 1 file đuôi .enl và 1 thư mục có tên giống file) Luôn mang theo và đánh báo cáo trên thẻ nhớ USB này Ở Thư viện trường hay máy cộng cộng khác có kết nối Internet: dùng thẻ USB. Có thể cập nhật thêm từ bên ngoài (nhà/cơ quan) Khi ở nhà (giả sử không có Internet): copy nội dung thư mục trên thẻ nhớ USB (có cập nhật mới hơn) vào máy vi tính ở nhà Một số mẹo vặt khác Lưu thông tin tham khảo từ báo chí online (ví dụ như Tưổi Trẻ, Thanh Niên, Lao Động, v.v…) Cần dùng trình duyệt web Firefox do trình này có một Add-on (Citation) cho phép nhập (import) thông tin trang web vào Endnote Tốt hơn nữa, bạn cần 1 phần mềm cho phép tạo file PDF từ trang web (ví dụ như Adobe Acrobat, full version, hay PDF995). Khi đăng bài trên tạp chí chuyên ngành, tác giả phải có khả năng xuất trình bất kỳ tài liệu tham khảo nào cho NXB khi họ cần, và do trang web không phải là trang tĩnh, luôn hiện diện trên internet. Do đó, bạn cần lưu các thông tin tham khảo riêng này vào máy của bạn! Ghi chú phần preview hình thức trình bày Tài liệu tham khảo theo yêu cầu (style) của trường Đại học SLU Uppsala, so sánh với Tạp chí quốc tế Teacher Education Thân chào Thắc mắc? Làm thử? Làm thật!