Professional Documents
Culture Documents
Pengurusan Fail
Pengurusan Fail
FAIL
Sistem Fail
• Sistem Fail merujuk kepada proses menyimpan segala rekod dan dokumen
untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi dengan cepat bila
dikehendaki, dan proses ini meliputi klasifikasi, penyusunan,
penyimpanan, dan pelupusan rekod.
• Penggunaan sistem fail dalam pengurusan sesebuah panitia mata
pelajaran di sekolah adalah berdasarkan panduan yang dikeluarkan oleh
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam melalui Arahan Perkhidmatan Bab 4:
Fail Memfail.
• Selain itu, panduan sistem fail yang selaras dengan perkhidmatan awam
turut digunakan dalam pengurusan fail panitia yang tertakluk kepada
Sistem Fail Arkib Negara Malaysia seperti yang terkandung di bawah Akta
Arkib Negara Malaysia 2003.
• Di peringkat panitia mata pelajaran, fail berwarna putih akan
digunakan yang diklasifikasikan sebagai fail terbuka dan
terhad.
• Sistem fail yang digunakan dalam sektor perkhidmatan awam
di Malaysia hadir bersama-sama dengan kod dan nombor
panggilannya.
• Contoh kod fail bagi sistem fail sesebuah panitia mata
pelajaran di sesebuah sekolah:
TBCXXXX / 06 / 06 / XXX
(Kod Sekolah) / (Kurikulum) / (Panitia) / (Mata Pelajaran)
* Kod Fail di bawah Kod Kurikulum:
06/01
Laporan Lawatan
06/02
Jadual Waktu
06/03
Kursus Pengajian
06/04 •Pelbagai
06/05 •Ujian/Peperiksaan
06/06 •Panitia
Dalam Sistem Fail sesebuah panitia mata
pelajaran, terdapat SEPULUH kandungan yang
perlu diuruskan termasuklah:
Bil Kod Tajuk Isi Kandungan Fail
1. 06/06/XX Fail Induk 1.Surat-surat Perhubungan luar
XA
2. 06/06/XX Sukatan 1. Sukatan Pelajaran
XB Pelajaran 2. Huraian Sukatan Pelajaran
3. Rancangan Pelajaran Tahunan
4. Senarai Buku Rujukan Guru/Murid
5. Pekeliling Ikhtisas yang berkait dengan
Kurikulum
Nomborkan / Kod
Dari
DariKanan
KananKe
KeKiri
Kiri
Surat
SuratKeluar-
Keluar-Pen
PenBiru/Hitam
Biru/Hitam
Surat
SuratMasuk-
Masuk-Pen
PenMerah
Merah
Catatkan
Catatkanpada
padakertas
kertasminit
minit
Tulis
Tulisikut
ikuttajuk
tajuklajur
lajur
Tutup Fail
100 bilangan dokumen atau ketebalan fail satu inci
Nombor fail baharu adalah sama dengan fail lama
perlu ditambah JLD. 2
Fail lama diikat dengan tali putih.
Letak di belakang fail baharu.
Jangka Hayat Fail Lama
Lima tahun –kajian keperluan ( simpan, pindah,
musnah)
Selepas tempoh 5 tahun, tulis surat kepada Arkib
Negara.
Jika tiada jawapan, simpan dengan selamat di
tempat yang khas untuk rujukan.
• Dalam pengurusan sesebuah sistem fail, perkara-perkara tersebut turut
diambil kira termasuklah:
Isi
Minit
Kandun
(Doket) Rekod pergerakan Diletakkan pada
keluar masuk surat -gan sebelah kanan
dan dokumen dalam fail; Disusun
dalam sesebuah fail dengan surat
(diletak di sebelah baharu di bahagian
kiri dalam fail) atas.
*(minit dan isi kandungan diikat menggunakan tali hijau pada fail yang ditebuk)
Rekod Simpanan Fail
Pergerakan • Fail Induk Panitia
• Sebuah buku rekod (berwarna putih)
(buku log) berkaitan disimpan di pejabat;
dengan rekod Fail- fail lain disimpan
pergerakan fail oleh Ketua Panitia.
diwujudkan.