‫الوحدة الثانية‪ :‬المراسالت الرسمية‬

‫(اإللكترونية والورقية)‬

‫التطبيق‪ :‬رسالة رسمية‬

 ‫‪‬توصيف النشاط‬
‫يتناول هذا النشاط أص ول كتابة الرس ائل الرس ميةاإلدارية والتجارية‪ ،‬م ن حيث‬
‫موضوعاتها وترتيبها حسب التقاليد المهنية الخاصة‪ ،‬وكذلك كيفية الرد عليها‪،‬‬
‫مع مراعاة تقنية كتابة الرسائل‪.‬‬
‫‪‬المخرجات‬
‫‪ ‬يتعرف الطالب أجزاء الرسائل اإلدارية‪ /‬والتجارية وأهمية ترتيبها‬
‫‪ ‬يتمكن الطالب من كتابة رس ائل إدارية تجارية مهنية مراعيا من خالل ذلك‬
‫خصائص األسلوب والصياغة بلغة عربية سليمة ‪،‬‬
‫‪ ‬يت بين الطال ب أمورا مهم ة تج ب مراعاته ا ف ي الرس الة الرس مية مثل وحدة‬
‫الموضوع والموضوعية واللباقة واإليجاز وتسلل النقاط‪ ،‬وغيرها وذلك لخدمة‬
‫الغرض من الرسالة‪.‬‬
‫‪‬التمهي د للرس ائل الرس مية) اإلداري ة والتجاري ة (والرس ائل اإللكتروني ة‪ :‬شاهد‬
‫الفيديو عدد عناصر الرسالة الرسمية كما تم ذكرها فيه‪:‬‬
 ‫أنواع الرسالة اإلدارية‬
‫‪:‬‬

‫الرسالة اإلدارية نوعان‪:‬‬

‫‪ -1 ‬الرس‪%‬الة الرس‪%‬مية‪ :‬وه‪%‬ي الت‪%‬ي تتعل‪%‬ق بالجوان‪%‬ب الوظيفي‪%‬ة‪ ،‬ويدخ‪%‬ل فيه‪%‬ا‪ :‬ما‬
‫يس‪%‬مى بالمعروض‪ ،‬واالس‪%‬تدعاءات‪ ،‬والتعامي‪%‬م‪ ،‬والقرارات اإلداري‪%‬ة الموجهة‪،‬‬
‫والبالغات‪.‬‬
‫‪-2 ‬الرس‪%‬الة التجاري‪%‬ة‪ :‬وتس‪%‬تخدم ف‪%‬ي األغراض التجاري‪%‬ة (تس‪%‬ويق بضاع‪%‬ة أو‬
‫عرض‪ %‬خدم‪%‬ة أ‪%‬و طل‪%‬ب شراء أو‪ ،)...‬وأه‪%‬م م‪%‬ا يميزه‪%‬ا ه‪%‬و الناحي‪%‬ة الدعائية‬
‫للمؤس‪%‬سة أ‪%‬و الشرك‪%‬ة‪ ،‬وتحتوي ف‪%‬ي أعاله‪%‬ا عل‪%‬ى م‪%‬ا يس‪%‬مى بالترويس‪%‬ة‪ ،‬وفيها‬
‫تس‪%‬جل معلومات الشرك‪%‬ة أ‪%‬و المؤس‪%‬سة كامل‪%‬ة‪ ،‬م‪%‬ن (الشعار الخاص بالشركة‬
‫أ‪%‬و المؤس‪%‬سة‪ ،‬واس‪%‬مها‪ ،‬ومكانه‪%‬ا‪ ،‬ونوع التجارة‪ ،‬ورق‪%‬م السجل التجاري‪،‬‬
‫وصندوق البريد ورقم الهاتف‪ ،‬ورقم الفاكس‪ ،‬والبريد اإللكتروني)‪.‬‬
 ‫‪ -3‬أجزاء الرسالة‬

‫‪ ‬‬ ‫‪‬‬

‫المرس ل‪ :‬يكت ب كتاب ة كامال ف ي أعل ى يمي ن الص فحة) االس م‪ ،‬المنص ب‪ ،‬العنوان البريدي‬ ‫ِ‬ ‫‪ 1.‬عنوان‬
‫صندوق البريد واس م المدينة والدولة (‪ ،‬رقم الهاتف األرضي) مع الرمز الدولي ورمز المدينة (‪ ،‬رقم‬
‫الفاكس‪ ،‬ثم البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫‪2.‬رقم الرسالة‪ :‬تحمل كل رسالة رقما محددا حسب التصنيف التسلسلي الذي تتبعه كل إدارة في أي‬
‫شركة‪.‬‬
‫‪3.‬تاريخ الرسالة‪ :‬يطبع تحت رقم الرسالة) باليوم والشهر والسنة (‬
‫‪4.‬الموضوع‪ :‬س طر يحدد موضوع الرسالة‪ ،‬يوضع في األعلى قبل بدء الرسالة ويكون في حدود أربع‬
‫كلمات‪.‬‬
‫‪5.‬عنوان المرسل إليه‪ :‬كتابة كامال) ويتبع في ذلك خطوات كتابة عنوان المرسل نفسها (‬
‫‪6.‬مخاطبة المرسل إليه بمهنية‪ :‬كتابة االسم يسبقه اللقب الوظيفي) معالي ‪ /‬سعادة ‪/‬السيد (‪ ...‬إلخ‪.‬‬
‫وسطر آخر أسفله) مع ترك مسافة واحدة جهة اليمين (نكتب فيه الوظيفة أو المنصب‪.‬‬
‫‪‬ومن أهم األلقاب المتعارف عليها‪ :‬مخاطبة الشيخ‪ :‬مثال‪ :‬سمو الشيخ ۔۔۔۔۔۔‪ ،‬مخاطبة الوزير‪ :‬مثال‪:‬‬
‫‪‬معالي وزير ۔۔۔۔۔‪ ،‬سعادة الوزير ۔۔۔۔۔ المحترم‪ ،‬مخاطبة المدير العام‪ :‬سعادة المدير العام الدكتور ۔۔۔الموقر‪،‬‬
‫مخاطبة رئيس القسم‪ :‬السيد رئيس قسم ۔۔۔۔۔ المحترم‪ ،‬مخاطبة اإلدارة المتعددة‪ :‬السادة إدارة شركة ۔۔۔۔۔ (‬
‫‪7.‬التحية االفتتاحية‪ :‬وتكتب أسفل اللقب الوظيفي) نترك مسافتين من جهة اليمين (‪ .‬من مثل التحيات‬
‫االفتتاحية‪ :‬السالم عليكم ورحمة اهلل وبركاته‪ ،‬تحية طيبة وبعد‪ ،‬بعد التحية واالحترام وغير ذلك‪.‬‬
 ‫‪8.‬جسم الرسالة‪ :‬وهو أهم أجزاء الرسالة‪ ،‬ويقسم إلى ثالث فقرات‪:‬‬
‫‪ ‬الفقرة األولى مدخل الرسالة‪ :‬وفيه يتم تحديد الغرض أو المبرر من الرسالة‪ ،‬أو في حالة الرد على‬
‫رسالة سابقة فتتم اإلشارة إلى رقم وتاريخ الرسالة التي يتم الرد عليها‪.‬‬
‫‪ ‬الفقرة الثانية المتن الرئيسي للرسالة‪ :‬وهي موضوع الرسالة‪.‬‬
‫‪ ‬ولكل رسالة موضوع واحد‪ ،‬يكتب ضمن مجموعة من الفقرات) األفكار (المرتبة والمتسلسلة‪ .‬ويراعى عند‬
‫بداية كل فقرة جديدة ترك مسافة من جهة اليمين‪ .‬ومن الضروري اتباع توزيع المسافات بين السطور‬
‫نمطا واحدا‪ ،‬ويفضل أن تكون المسافة ‪ 1‬سم‪ ،‬و‪ 2‬سم بين الفقرات ليعطي الورقة شكال جذابا من ناحية‪،‬‬
‫ولتمييز فقرات الرسالة بنظرة واحدة من ناحية ثانية‪.‬‬
‫‪ ‬الفقرة الثالثة الخاتمة‪ :‬وفيها يتم نقل توصيات كاتب الرسالة‪ ،‬أو ما يأمل اتخاذه من إجراءات )‬
‫نأمل‪ -‬نرجو ‪ -‬نوصي ‪ -‬نقترح ‪ -‬نتطلع‪.( ...‬‬
‫‪ 9.‬التحية الختامية‪ :‬وهي عبارة تختلف اإلدارات على صيغتها‪ ،‬حيث جرت العادة في المراسالت الحكومية‬
‫عل ى اس تخدام عبارات‪ :‬والس الم عليك م ورحم ة اهلل وبركات ه‪ -‬تقبلوا واف ر التحي ة واالحترام–وتقبلوا فائق‬
‫االحترام‪ -‬تقبلوا سعادتكم تحياتنا ‪ -‬مع أطيب التحيات وغير ذلك‪.‬‬
‫‪ 10.‬اإلمضاء ‪ -‬التوقيع‪ :‬ويكون أسفل الرسالة على الجهة اليسرى‪ ،‬ويتكون من وظيفة الموقع‪ ،‬ورسم‬
‫التوقيع‪ ،‬واسم الموقع‪.‬‬
‫‪ 11.‬الرموز وصور الرسالة‪ :‬يضع الناسخ رم از يستدل منه عند قراءة الخطاب على معرفة اسم الناسخ‪،‬‬
‫ويتم تأشير محرر الرسالة أسفل الخطاب على الركن األيمن) التركين (؛ إلعطاء الداللة إلى المسؤول األعلى‬
‫أنها روجعت‪ ،‬باإلضافة إلى أنها تستخدم أحيانا إلعفاء المسؤول من تحمل المسؤولية‪.‬‬
‫‪ 12.‬المرفقات‪ :‬تكتب أسفل الرسالة‪ ،‬ويكتب أمامها على الجهة اليمنى عدد ونوع المرفقات‪ .‬وفي حالة عدم‬
‫وجود مرفقات مع الرسالة يكتب في هذه الخانة) بدون (‪ .‬والمرفقات تسهل تداول الرسالة مع ما أرفقت معه‬
‫سواء عند استالمها أو تسجيلها في الصادر‪.‬‬
 ‫‪ .1‬أمور تجب مراعاتها في الرسالة اإلدارية‪:‬‬
‫‪‬يجب‪ ‬االنتباه إلى بعض األمور التي يسبب عدم مراعاتها خلال في الرسالة اإلدارية‪ ،‬ومنها‪:‬‬
‫يجب تحديد ما هو مطلوب عمله في الجزء المسمى عادة موضوع الرسالة (يلي التحية غالبا) كما يفضل التذكير به بلطف في‬ ‫‪‬‬
‫التوصيات في خاتمة الرسالة‬
‫الدقة والوضوح في ألفاظ الرسالة؛ فيجب أن تكون محددة ال تكون قابلة إلى للتأويل‪ ،‬وال تثير اللبس أو سوء الفهم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ومن الضروري االبتعاد عن استخدام االختصار‪ Abbreviation -‬عند أول ذكر للمصطلح أو اسم مؤسسة‪( ...‬يفضل ذكر‬ ‫‪‬‬
‫الكلمة كاملة أو ثم يذكر االختصار بين قوسين االكتفاء فقط باألحرف)‪ ،‬إال إذا كانت معروفة لدى المرسل إليه‪.‬‬
‫وحدة الموضوع‪ :‬تحديد مضمون الرسالة بشكل واضح ودقيق مما يجعل الرسالة تقوم على الوحدة في الموضوع والحرص‬ ‫‪‬‬
‫على عدم تعدد الموضوعات في الرسالة الرسمية بحيث ال تشتمل إال على واحد‪.‬‬
‫الموضوعية‪ ،‬بحيث تقدم فيها الحقائق والمعلومات والبيانات ووالدالئل مع االبتعاد عن األساليب األدبية والمعاني الشعرية من‬ ‫‪‬‬
‫خيال وصور‪ ،‬وكذلك دون ذكر العواطف واالنطباعات‪ .‬لذلك يفضل االبتعاد أيضا عن ذكر األحكام الشخصية‪ .‬وحتى إذا سوغ‬
‫الموضوع بعضها؛ مثل رسائل التوصية والتزكية فيفضل الحرص على صياغتها صياغة أقرب ما تكون إلى الموضوعية‪.‬‬
‫السالمة اللغوية‪ :‬كما تحتاج الرسالة إلى عناية بالصياغة اإلمالئية واللغوية عامة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اإليجاز‪:‬هي عدم االسترسال وعدم التوسع‪ .‬وهي صفة محمودة في مجاالت الكتابة الوظيفية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫َ‬
‫المخاطب‪ :‬االنتباه إلى لقب تبجيل المرسل إليه‪ ،‬فإن مخالفة ذلك أو الخلط فيه ليس من أصول اللياقة‪.‬‬ ‫تبجيل‬ ‫‪‬‬
‫انتقاء العبارة الالئقة‪ :‬كتجنب العبارات الدالة على األمر والنهي‪ .‬كما ال يصح‪ -‬ألي سبب كان وتحت أي مبرر استخدام –‬ ‫‪‬‬
‫األلفاظ النابية أو إساءة األدب مع الطرف اآلخر مهما كان منصبه‪ ،‬ومهما كان موضوع الرسالة سواء أكان شكوى أم توبيخا‪.‬‬
‫ذكر المرجع‪ :‬عند الرد على خطاب سابق يشار إلى ذلك الخطاب برقمه وتاريخه وموضوعه‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التسلسل في األفكار‪ :‬مراعاة حسن تقسيم األفكار واالنتقال بينها من الفكرة السابقة‪ -‬بعد أن تستوفى‪ -‬إلى التالية وبتسلسل‬ ‫‪‬‬
‫منطقي‪ .‬وحتى عند الرد على رسالة ذات نقاط متعددة‪ ،‬يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة حسب ورودها في الخطاب‬
‫األصلي‪.‬‬
 ‫الرسالة التجارية‬
‫‪ ‬األهمية ‪:‬‬
‫تتبادل الشركات والمؤسسات رسائل تتعلق بأمور تجارية ( أمر توريد‪،‬‬
‫تص دير ‪ ،‬عرض أس عار ‪ ،‬إلغاء طلب س ابق ‪ ...‬إلخ) ‪ .‬وق د أصبحت هذه‬
‫الرسائل مقو ًم ا من مقومات العالقات التجارية ؛ لما لها من أهمية ‪ ،‬فهى ‪:‬‬
‫‪ُ ‬تم ّك ن من عقد صفقات تجارية دون حاجة إلى لقاء شخصى بين طرفي‬
‫العملية التجارية‪.‬‬
‫‪ ‬تتي ح لطرف ي العملي ة التجاري ة فرص ة التفكي ر قبل اتخاذ القرار‪،‬‬
‫والمساومة في غير حرج‪.‬‬
‫‪ ‬توفر الوقت والجهد والمال خاصة إذا بعدت المسافات بين الطرفين‪.‬‬
‫الطرفين‪.‬‬ ‫‪ُ ‬تعد وثيقة ُيحتكم إليها عند حدوث خالف أو نزاع بين‬
 ‫‪ ‬تتكون الرس الة التجاري ة من‬
‫ضا‪،‬‬
‫مجموعة أجزاء يكمل بعضها بع ً‬
‫إذ يؤدي كل جزء منها وظيفة محددة‪،‬‬
‫لتؤدي بمجموعها الهدف المنشود‪.‬‬
‫‪ ‬تأمل النموذج التوضيحي التالي ‪:‬‬
‫ نموذج‬- ‫الرسالة التجارية‬

Microsoft Word
97 - 2003 Document
‫ تطبيق‬- ‫الرسالة التجارية‬

Microsoft Word
97 - 2003 Document