Cara Menulis Email Formal

Ms. Amanina Emir binti Emir Hisham

1. Alamat Email Professional

 Perkara pertama yang perlu dilakukan ialah penggunaan alamat email yang professional.
 Alamat email yang terbaik adalah alamat email yang menggunakan nama penuh.
 Contohnya: amanina@spectrum.edu.my atau nadiahusin@gmail.com
2. Penerima

 To
 Alamat email penerima.
 Sebaik-baiknya 1 emel penerima sahaja untuk setiap emel yang dihantar.
 CC
 Carbon Copy (Salinan Karbon)
 Hanya sebagai makluman, penerima tidak perlu membuat apa-apa tindakan dari emel itu
 BCC:
 Blind Carbon Copy
3. Subjek Email

 Menulis subjek email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email anda.
 Subjek email adalah pengenalan kepada pembaca, untuk penerima/pembaca mengetahui apa isi kandungan
email anda.
 Tidak perlu berjela-jela.
 Jangan sekali-kali tulis kandungan emel di bahagian subjek
4. Salutation

 Salutation yang standard digunakan dalam emel-emel bahasa Inggeris ialah Dear Sir/Madam atau Dear ____
(diikuti nama penerima)
 Bagi penulisan rasmi dalam bahasa Melayu pula, kita selalunya menggunakan salutation mengikut pangkat
seseorang itu sama ada Tun/Tan Sri/Dato’/Datin/Tuan/Puan/Saudara / Saudari.
 Harus peka dengan pangkat yang berkenaan dengan jawatan seperti Professor, Dr., Kapten, Sarjan.
 Salutation juga amat penting untuk gambaran awal kepada penerima sama ada penghantar itu menghormati
penerima ataupun tidak.
5. Ayat yang Ringkas dan Padat

 Emel dicipta untuk memudahkan dan meringkaskan kerja seharian kita.

 Oleh itu, penulisan emel perlu lah juga diringkaskan tapi mesej dapat difahami oleh penerima.
 Ayat emel yang baik juga memberikan gambaran imej personaliti seseorang itu, sama ada professional,
matang, berpelajaran atau sebaliknya.
6. Pemerengganan

 Jangan lupa untuk membuat perenggan semasa penulisan emel.

 Elakkan menulis isi kandungan emel anda dalam satu perenggan yang panjang.
7. Ejaan

 Setiap kali sebelum menghantar emel, biasakan diri untuk membaca kandungan emel sekali atau dua kali.
 Kenal pasti kesalahan ejaan, tarikh, masa dan sebagainya yang telah ditulis.
 Elakkan dari membuat kesalahan kecil seperti ini
 Elakkan juga penggunaan ‘short form’
8. Pilihan Tetapan Font

 Kita boleh memilih dan menetapkan font unutk emel kita di dalam ‘setting’.
 Pilihlah jenis dan saiz font yang kemas, mudah dibaca dan kelihatan korporrat.
 Contohnya, Times New Roman, Arial dan Calibri.
 Size font juga jangan terlalu besar atau terlalu kecil.
9. Elakkan Penggunaan Bold dan Caps Lock.

 Bold digunakan untuk menegaskan sesuatu perkara.

 Jadi, boldkan ayat apabila perlu sahaja.
 Caps Lock atau huruf besar dalam semua ayat juga boleh menyebabkan penerima tidak senang untuk
membaca emel anda.
 Selain itu, huruf besar juga membawa maksud yang seseorang itu sedang marah.
10. Tanda Baca

 Elakkan penggunaan tanda baca yang berlebihan dan letaklah ditempat yang diperlukan sahaja.
11. Signature

 Kebiasannya, diabahagian signature, akan disertakan nama, jawatan, syarikat/jabatan, contact details,
website, atau alamat.
 Semua ini adalah penting untuk memberi imej yang baik.
Contoh Emel yang Baik
Tugasan Tutorial

1. Tuliskan satu emel yang formal untuk memaklumkan bahawa kamu ingin memohon dana dan sumbangan
bagi program khidmat masyarakat yang akan dijalankan. Nyatakan keperluan atau bentuk sumbangan yang
diperlukan di dalam emel.
2. Anda adalah pelajar tahun akhir yang akan menjalani latihan industri. Tuliskan satu emel formal kepada
mana-mana syarikat untuk memohon penempatan bagi latihan industri. Nyatakan kelayakan dan pengalaman
anda dan jelaskan mengapa anda memilih syarikat tersebut dan bagaimana pengetahuan anda boleh memberi
manfaat kepada organisasi tersebut.