Professional Documents
Culture Documents
Tajuk 9 Pengurusan Mesyuarat
Tajuk 9 Pengurusan Mesyuarat
Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal
di antara dua pihak atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi.
atau
Kump. 2 :
Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh setiausaha mesyuarat
untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif.
Kump. 3 :
Sila senaraikan sekurang-kurangnya 5 tatasusila yang perlu diambil oleh
ahli mesyuarat sepanjang masa mesyuarat dijalankan.
Carta Aliran Pengurusan
Mesyuarat
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
SEMASA MESYUARAT
SELEPAS MESYUARAT
Tindakan Pra-mesyuarat
Menentukan tarikh, masa, tempat dan
agenda bersama pengerusi
Membincangkan tujuan / objektif
Membuat tempahan bilik mesyuarat
Menentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
…..tindakan pra-mesyuarat
Menyediakan kemudahan bilik
Menentukan kehadiran ( 1 jam )
Perbincangan pra-mesyuarat (2
hari)
Makluman mengenai etika
mesyuarat kepada ahli
Tindakan semasa mesyuarat
Memulakan mesyuarat
Mengawal perbincangan
Berikan penjelasan jika perlu
Mencatat minit mesyuarat / kehadiran
/ atau tindakan
Merumus mesyuarat
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
Tindakan selepas mesyuarat
Menyediakan draf minit ( 3 hari )
Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1
minggu )
Susunan nama kehadiran ahli
Pelaksanaan keputusan mesyuarat /
pengesanan maklumbalas
Laporan maklumbalas oleh urusetia
Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit
Mesyuarat ‘post mortem’
Membentuk dan menyusun agenda
Perkara – perkara utama dalam agenda:
- perutusan pengerusi
- pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- perkara-perkara berbangkit
- senarai perkara-perkara baru yang
hendak dibincangkan
- pembentangan kertas-kertas kerja jika
ada
- hal-hal lain
- penutup mesyuarat
Susun Atur Tempat Mesyuarat
Bilik mesyuarat
Kerusi , meja mencukupi
Lampu boleh digunakan
Kipas , alat pendingin
Papan putih,pen,pemadam,
Alat OHP, layar perak
Alat pembesar suara,perakam
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
…senarai semak tugas – bilik
mesyuarat
Gelas,minuman,air,jag,
gula – gula,kertas kosong.
Pensel,ball pen,kertas tulis,
fail dan bahan – bahan jika ada.
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
Persediaan semasa mesyuarat
Minit mesyuarat lalu
Peraturan – peraturan mesyuarat
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
Tatasusila Mesyuarat