Pengurusan GERKO

SISTEM FAIL
DAN SURAT
MENYURAT

12/17/20 1
 Skop / Tajuk ( 2 jam )

• Sistem dan jenis-jenis fail

• Prosedur penulisan surat rasmi
• Komunikasi rasmi melalui media
eletronik

12/17/20 2
 Apakah Sistem Fail?
• Satu proses klasifikasi, penyususan
dan penyimpanan rekod supaya
ianya dapat diperolehi dengan
segera apabila dikehendaki
• Seorang pegawai / pengurus perlu
mengetahui teknik penyimpanan,
rekod-rekod pentadbiran dan
penyelenggaraan fail

12/17/20 3
 Definisi fail
• Proses penyimpanan segala rekod dan
dokumen untuk simpanan selamat
atau satu rangkaian aktiviti yang
bermula dan berkahir pada titik yang
sama

12/17/20 4
 Ciri-Ciri Umum Sistem Fail
• Sesuatu dokumen itu mudah dicari
dan diperoleh dengan cepat apabila
diperlukan
• Sistem fail itu tidak kompleks,
mudah dikendalikan dan difahami
serta tidak mengelirukan
• Sistem fail perlu disesuaikan dengan
keperluan organisasi
12/17/20 5
 Ciri-Ciri Umum Sistem Fail
• Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu,
mengikut kehendak dan keadaan
organisasi.
• Sistem fail perlu melibatkan kos yang
paling minimum
• Dokumen yang difailkan perlu mendapat
perlindungan keselamatan daripada
kebakaran, kekotoran, bencana alam dan
kebocoran rahsia organisasi
• Sistem fail perlu menggunakan ruang
yang paling minimum

12/17/20 6
 Pengkelasan Fail
• Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
– Abjad
– Perkara
– Angka
– Tempat dan kawasan
• Menggunakan kod;
– Nombor
– Ringkasan

12/17/20 7
 …….pengkelasan fail
• Tahap pertama:
– 01. Kurikulum
– 02. Kokurikulum
– 03. Hal Ehwal Pelajar
– 04. Kewangan
– 05. Asrama

Kokurikulum – SRKBT/02

12/17/20 8
 ..pengkelasan dan nombor
fail
• Tahap kedua
Nombor Perkara
02/01 JK Kokurikulum
02/02 Sukan dan permainan
02/03 Unit Berunifom
02/04 Kelab dan Persatuan
• Kokurikulum/Unit Berunifom –
SRKBT/02/03/
12/17/20 9
 ..pengkelasan dan nombor
fail
• Tahap Ketiga
Nombor Perkara
01 Persekutuan
Pengakap
02 Pandu Puteri
03 Puteri Islam
04 Bulan Sabit Merah
• SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri
12/17/20 10
 ..pengkelasan dan nombor
fail
• Tahap keempat
Nombor Perkara
01 Mesyuarat
02 Maklumat Ahli
03 Perlembagaan
04 Perancangan tahunan

• SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
12/17/20 11
 Peringkat Keselamatan Fail
JENIS FUNGSI WARNA
RAHSIA BESAR •Keselamatan Kuning berpalang
Negara merah (depan &
belakang)
RAHSIA •Tender Merah Jambu
•Kewangan berpalang Depan /
Belakang
SULIT •Laporan sulit Hijau
•Soalan
TERHAD •Fail peribadi Putih
•Dokumen
BIASA •Terbuka Putih
•Harian
12/17/20 12
 Sampul Kecil
• Satu fail sementara dibuka keranafail
asal tidak ditemui.
• Mengandungi satu tajuk sahala
• Apabila sudah digunakan. Ianya
hendaklah ditutup dan dimasukkan ke
dalam fail besar
• Fail ini tidak aktif

12/17/20 13
 Kertas Minit
• Satu fail satu kertas minit.
• Setiap surat masuk dan keluar perlu
diminitkan dan direkod
• Menggunakan Borang Am 6
• Kertas minit disematkan di sebelah kiri
fail
• Kandungan masuk = dakwat merah
• Kandungan keluar = dakwat hitam

12/17/20 14
 Penutupan Fail
• Fail hendaklah ditutup setelah
mengandungi >= 100 kandungan(1
inci)
• Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan
menggunakan fail jilid 2 ;
MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )
• Fail yang memerlukan tindakan
segera, dilabelkan “Segera”(Am 99B)
@ “Tindakan Serta Merta”(Am 99)

12/17/20 15
 Prosedur Penulisan Surat
Rasmi
• Kategori Surat Rasmi :
– Surat - menyurat dari jabatan
kerajaan dan persatuan induk dan
sebaliknya
– Surat panggilan mesyuarat
memohon jawatan
– Memohn ceramah.
– Memohon lawatan.

12/17/20 16
 Format Umum
• Logo, nama dan alamat persatuan
• Nama jawatankuasa tertinggi (jika
perlu)
• Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)
• Tarikh
• Alamat Penerima
• Melalui (jika berkenaan)
• Menghadap / pembukaan surat
12/17/20 17
 ….format umum
• Tajuk surat
• Pembukaan dan kandungan surat
• Cogan kata
• Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
• Surat-surat salinan
• Kependekan(initial) nama penulis dan
jurutaip

12/17/20 18
 Komunikasi rasmi
• Media eletronik
– Radio
– Televisyen
– E-mail
– Faks
• Media cetak
– Akhbar
– Majalah
• Lain-lain
– Poster
– Banner
– Brosur

12/17/20 19
 Bahan Rujukan
• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),
Pengurusan Kokurikulum, Kuala
Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

• Kementerian Pendidikan Malaysia.

(1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja
Kokurikulum Sekolah Rendah.
Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan
Kurikulum dan Dewan Bahasa dan
Pustaka

12/17/20 20
 Rumusan
• Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif
mengenai pengurusan fail dan dapat menulis
surat yang tepat dan berkesan
• Mengawas dan memantau jawatankuasa
menguruskan fail dan surat menyurat
• Surat menyurat merupakan imej persatuan
dan organisasi

12/17/20 21