Правилно документиране

на инструктажите
Практически правила
Книги за инструктаж
• книга за начален инструктаж
• книга за инструктаж на работното място, периодичен и
извънреден инструктаж
• книга за ежедневен инструктаж
Общи правила за правилно
документиране
• На първо място книгите образци трябва да съществуват по същия
начин в предприятието. Не е забранено да има добавени
допълнителни графи или указания, но не може нещо от тях да
бъде премахнато.
• Не е задължително книгите да бъдат закупени във вида и
формата, в който се продават. Възможно е да се поръчат в
печатница с повече страници, с по-голям формат, по-високи
редове и т.н.
Правило № 1: Пореден номер на
инструктажа
• Първата колона на всяка книга за инструктаж е „№ по ред“. Това е
номер по ред на документирания в тази книга инструктаж.
• Когато правите периодичен инструктаж на 10 човека, дори да го
извършвате групово, това са десет проведени инструктажа.
Съответно всеки отделен инструктаж на отделен работещ си има
свой пореден номер.
• При следващия периодичен инструктаж продължавате по ред със
следващите инструктажи по номер, т.е. без повторение или
прекъсване на номерацията.
Правило № 2: Пишат се трите имена на
инструктирания
• В образеца и на трите книги в колона 2 се записват „Име, презиме
и фамилия на инструктирания“.
• Това означава, че нормативно определения образец задължава
пълното изписване на трите имена на инструктирания и не се
позволяват съкращения или изписване само на две имена.
• Напълно е възможно да има двама човека в един цех с една и
също име и фамилия. Инструктираният трябва да бъде
еднозначно определен, поради което и е задължително да се
спазва изискването за попълване на три имена.
Правило № 3: Пълно изписване на
звеното и длъжността
• Две от колоните на книгите за инструктаж са озаглавени
съответно:
„Цех, звено, отдел, участък“
„Длъжност, вид работа“
• Както и при изписване на имената, отново е необходимо да
записваме пълното наименование на звеното или длъжността.
• Не е забранено да се изписват абревиатури, ако те еднозначно
определят кое е звеното/ длъжността и е прието да се използват в
предприятието.
Правило № 4: В антетката не се пише

• Антетка - Заглвен ред в таблица, който включва наименованията

на съдържанието във всяка колона.

В две от книгите в описанията в антетката има поставени

многоточия и много често те предизвикват инструктиращите да го
попълнят. Тези многоточия насочват по какъв начин е необходимо
да се запише информацията в съответния ред, а не са
предназначени за попълване.
Правило № 5: Без знак за повторение:
—||—
• Когато трябва да напишеш 10 или повече пъти наименованието на
едно и също звено или длъжност, предпочиташ за по-бързо да
използваш знак за повторение „—||—“ вместо отново и отново да ги
изписваш.
• В нормативната база няма изрична забрана за това, но в в заглавието
на всяка колона изрично е посочено какво трябва да бъде попълнено
в съответната клетка. Според някои проверяващи документирането по
този начин е знак за формализъм при извършване на инструктажите.
• Освен това, книгите за инструктаж са един много ценен документ,
който защитава от подвеждане под отговорност по наказателния
кодекс.
Правило № 6: За всеки инструктиран –
отделен подпис на инструктиращия
• Понякога, когато се прави групов инструктаж, инструиктиращият
поставя няколко разтегнати подписа по височината на колоната, с
които удостоверява провеждането на инструктажа на 10 или повече
човека.
• Отново припомняме, че инструктажът на всеки работещ е
самостоятелен акт и неообходимо той да бъде удостоверени отделно.
• Дори да сте направили периодичния инструктаж групово, ако в
групата са били 10 човека, то вие документирате 10 броя инструктаж и
всеки е сам за себе си. Този начин на документиране отново намеква
за формализъм и не е категорично доказателство за провеждане на
инструктажа.
Правило № 7: Без празни редове
• Понякога, с цел прегледност прескачаме един два реда между стария
и следващия инструктаж или започваме на нова страница, като
редовете до края на страницата от предишния инструктаж остават
празни.
• По този начин обаче се дава възможност за дописване на
инструктажи впоследствие.
• Можете да започнете на нова страница следващия инструктаж,
можете да оставите редове между два поредни инструктажа, но те
трябва да бъдат „затворени“, т.е. празните редове да бъдат
маркирани с приетия за това знак „Z“ или по друг подходящ начин,
така че да не се позволява дописване впоследствие.
Правило № 8 Задължително подпис на
инструктирания
• Ако няма подпис на инструктирания, това на практика показва, че
не е проведен инструктаж. Подписът на инструктирания е
писменото доказателство, че той е „получил“ инструктажа.
Правило № 9 Задължително подпис на
инструктиращия
• Макар това да се приема за „маловажно нарушение“ по смисъла
на Кодекса на труда, то на практика липсата на подпис на
инструктиращия има две посоки за размисъл:
– не е изпълнено нормативното изискване за документиране на
инструктажа;
– веднага навежда на мисълта, че нещо не е наред в провеждането
на инструктажа, например книгата е оставена само за полагане на
подписи а реално проведен инструктаж няма. Не е логично да
отделиш време за инструктаж, пред теб инструктираният да се
подпише, а ти да не намериш време да поставиш и своя подпис, за
да удостовериш проведения инструктаж.
Правило № 10 Записа в книгата за
инструктаж прави …
• В този случай по-скоро имаме предвид липсата на правило! Няма конкретно
нормативно изискване кой да прави записа в книгата за инструктаж.
Единственото задължително е подписите да се полагат собственоръчно.
• Препоръчително е във фирмата да се избере един от двата начина или пък
микс, т.е.:
инструктиращият изписва имената, длъжността и т.н. на инструктираните, а те
само се подписват или
инструктираните сами изписват имената, длъжностите и пр., а
инструктиращият само се подписва или
при един вид инструктаж записът се прави от инструктираните, а при друг – от
инструктиращия.