JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

PENYEBARAN MAKLUMAT
SECARA ELEKTRONIK DAN
MANUAL
TUJUAN PENYEBARAN MAKLUMAT

Menyebarkan maklumat bermaksud

memberi maklumat atau pengetahuan kepada
umum supaya ia sampai ke pengetahuan orang
ramai atau organisasi tanpa maklum balas
langsung. Dalam organisasi, maklumat
disampaikan mengikut prosedur kepada pekerja
dan pelanggan.
 TUJUAN PENYEBARAN MAKLUMAT

PENYEBARAN

PENGHANTAR PENERIMA

Melalui penyebaran, maklumat

dihantar dan diterima, tetapi tiada
jawapan diberikan.
 PROSEDUR DAN PROSES
PENYEBARAN MAKLUMAT
Penyebaran maklumat perlu dilakukan mengikut prosedur
dan diproses supaya penerima maklumat boleh mengenal
pasti penghantar, tarikh, masa dan maklumat yang jelas dan
tepat, untuk mendapat reaksi
• Interaksi dua hala
MANUAL • Contoh : mesyuarat mingguan /
perbincangan

• Lebih cepat
• Semua aktiviti penyebaran maklumat
ELEKTRONIK terproses perlu dilakukan mengikut
SOP, kesahihan maklumat serta
mendapat kelulusan.
 GARIS PANDUAN
 Pastikan perancangan dan kenalpasti saluran sebaran maklumat
 Kenalpasti maklumat yang hendak disebarkan
 Kenalpasti maklumat kepada penerima
 Muat naik maklumat mengikut kaedah yang ditetapkan
 Untuk aktiviti hebahan media cetak atau elektronik dan
sebagainya, memerlukan perbincangan mengenai maklumat
 Sediakan bahan dan perolehi kelulusan
 Serah maklumat
 Dapatkan butir-butir sebaran
 Dapatkan maklum balas
 Rekodkan sebaran yang telah dilakukan
 APLIKASI BAHASA INGGERIS
DAN BAHASA KEBANGSAAN

Penggunaan bahasa dalam mana-mana organisasi

perlu difahami untuk mengelakkan salah faham dan
untuk melancarkan pekerjaan. Dalam mana-mana
organisasi, bahasa yang umum selalunya digunakan,
dan di Malaysia, bahasa umum yang digunakan ialah
bahasa Melayu dan bahasa Inggeris, yang digunakan
dengan meluas dalam komunikasi harian.
APLIKASI BAHASA INGGERIS
DAN BAHASA KEBANGSAAN

Komunikasi dengan pekerja asing

 APLIKASI BAHASA INGGERIS
DAN BAHASA KEBANGSAAN

Di Malaysia, Bahasa Inggeris digunakan secara meluas

di jabatan-jabatan yang berurusan dengan pekerja asing
dan di jabatan atau organisasi yang menjalin hubungan
perniagaan di peringkat antarabangsa. Penguasaan
bahasa kebangsaan yang merupakan bahasa
kebangsaan adalah perlu untuk tujuan surat-menyurat
dengan Kerajaan Malaysia dan pelbagai urusan rasmi
untuk berinteraksi dengan pekerja tempatan.
 APLIKASI BAHASA INGGERIS
DAN BAHASA KEBANGSAAN

i) Tatabahasa
Tatabahasa yang baik akan membawa kepada ketepatan
penggunaan bahasa, serta dapat menyampaikan mesej dengan baik.

ii) Perbendaharaan kata

• Meningkatkan kualiti penyampaian.
• Perkataan dalam bahasa yang biasa bagi seseorang.
• Alat yang berguna dan penting untuk komunikasi dan memperoleh
ilmu.
 APLIKASI BAHASA INGGERIS
DAN BAHASA KEBANGSAAN

iii) Perbendaharaan kata pembacaan

Perbendaharaan kata seseorang yang celik huruf
adalah segala perkataan yang dia fahami ketika
membaca.  
iv) Perbendaharaan kata pendengaran
Perbendaharaan kata seseorang yang mendengar
adalah segala perkataan boleh difahami apabila
mendengar sebarang pertuturan.
 APLIKASI BAHASA INGGERIS
DAN BAHASA KEBANGSAAN
v) Perbendaharaan kata pertuturan
Perbendaharaan kata pertuturan seseorang adalah segala
perkataan yang digunakan dalam ucapan. Kebiasaanya ia
merupakan subset kepada perbendaharaan kata
pendengaran.
vi) Perbendaharaan kata penulisan
Perkataan digunakan dalam pelbagai bentuk tulisan
daripada esei formal ke suapan Twitter. Banyak perkataan
yang ditulis kebiasaannya tidak muncul dalam ucapan.
 KEMAHIRAN PENULISAN
 Disampaikan dengan pilihan kata yang tepat supaya
mesej dapat disampaikan dan difahami.
 Mudah dibaca dan mudah difahami.
 Maklumat penting seperti nama pengirim, penerima,
tarikh, masa, nama Jabatan pengirim dan penerima dan
tajuk maklumat.
 Amalan dalam penyampaian maklumat biasanya hanya
memerlukan dua perenggan; tujuan maklumat dan
matlamat maklumat.
 KEMAHIRAN PENULISAN
PENGGUNAAN KOMPUTER
Pengetahuan menggunakan komputer merupakan satu
aset kerana ia komputer ialah alat komunikasi. Dalam
mana-mana organisasi, pengetahuan dan kefahaman
mengenai program perisian seperti Windows, pengimbas
dan lain-lain boleh membantu mempercepat kerja-kerja
pentadbiran, operasi dan sebagainya.
 KEMAHIRAN PENULISAN

PENGETAHUAN DALAM E-MEL

Mel elektronik, biasanya dirujuk sebagai emel atau e-mel
(sejak 1993), ialah satu kaedah bertukar-tukar mesej digital
daripada penulis kepada satu atau lebih penerima.
E-mel moden beroperasi ke seluruh rangkaian Internet
atau rangkaian komputer lain. Sesetengah sistem e-mel
pada zaman dahulu memerlukan penulis dan penerima
berada dalam talian pada masa yang sama, sama seperti
perkhidmatan mesej segera.
PROSES PENYAMPAIAN MAKLUMAT
ELEKTRONIK

Proses penghantaran maklumat

elektronik dianggap perlu dan
penting kerana ia mengumpul dan
menghubungkan data dan
maklumat yang diperlukan oleh
jabatan atau organisasi tertentu.