PENGURUSAN MESYUARAT BERKESAN

PEKELILING TRANSFORMASI PENTADBIRAN AWAM

(PTPA) BIL 2/ 2018

AMRIZAL BIN AMSAH

MOHAMAD HAKIM BIN MOHAMED NOH
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH PORT
DICKSON
ROAD MAP

TEKNIK
PENULISAN
TANGGUNGJA MESYUARAT
CIRI WAB
TUJUAN ,JENIS URUSETIA
MESYUARAT
MESYUARAT & MESYUARAT
ISU –ISU DALAM BERKUALITI
PENGURUSAN
MESYUARAT

DEFINISI
MESYUARAT
“ SESUATU MESYUARAT MERUPAKAN SEKUMPULAN MANUSIA
BERFIKIR BERSAMA-SAMA SECARA BERTUJUAN ‘ - Alan Baker -
 TUJUAN MESYUARAT

1 2 3 4 5

PENYAMPAIAN KERJASAMA, PENYELESAIA HALA TUJU MEMPERBAIKI

& PENYELARASA N KONFLIK DAN PRESTASI
PERTUKARAN N& DAN PERANCANGAN KERJA SEMASA
MAKLUMAT . KOMUNIKASI . MENENTUKAN MASA DEPAN .
KEPUTUSAN
 MESYUARAT YANG BERBEZA –BEZA MEMERLUKAN
JENIS-JENIS MESYUARAT PERSEDIAAN , PENJADUALAN , PESERTA , JANGKAAN
DAN SEBAGAINYA BERLAKU

- David E. Hart -
01 MESYUARAT PAGI ( PKPA Bil 1/1993)

05
01 02 03 04 05 MESYUARAT AGONG /
01 TERGEMPAR
MESYUARAT JAWATANKUASA
( PKPA Bil 1/1991)
(PKPA Bil 2/2018)

02 04
MESYUARAT AGONG MESYUARAT KHAS/ JKUASA KECIL ATAU
( Peruntukan Badan Pengurusan BIRO
Jadual Kedua , Akta 757)
 PERANCANGAN KEMUDAHAN BILIK MESYUARAT
1 8
PENANGGUHAN DAN ADA KEPUTUSAN DAN
PEMBATALAN ( 14 hari) TINDAKAN SUSULAN
2 7
CIRI CIRI
NOTIS MESYUARAT ( MESYUARAT PENYERTAAN SEMUA
10 hari)
BERKUALITI AHLI 6
3

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MASA (

4 ( 3, 7) 120 minit ) 5
 “:” By failing to preapare you are preparing
ISU-ISU DALAM PENGURUSAN MESYUARAT to fail -
Benjamin Franklin

TATASUSILA DAN PROTOKOL MESYUARAT Tidak patuh tatasusila, corak

komunikasi, dan susun atur

Penyediaan Microfon PERALATAN

TEMPAT MESYUARAT Elak persekitaran yang

berhabuk, kurang
kondusif
OBJEKTIF MESYUARAT
Kesedaran kepentingan
mesyuarat .

PERANAN PENGERUSI Kurang menghidupkan

PERSEDIAAN
Tidak merancang
Mesyuarat ( sebelum /
semasa , selepas) )
mesyuarat
Dominasi
Kurang Data Driven
Decision making
URUSETIA
Tidak merancang masa
MASA bagi setiap agenda /
rancang peruntukan
masa dengan agenda
Perwatakan
PerwatakanAhli
AhliMesyuarat
Mesyuarat

Penyibuk Pendengar Pembawang

Pendesak Pengantara Pendiam

Penjaga
Provokasi Perisau
Masa
BAHAN RUJUKAN
PELAKSANAAN MESYUARAT
BAHAN RUJUKAN
PELAKSANAAN MESYUARAT
PROSES PELAKSANAAN PENGURUSAN MESYUARAT

SURAT PEMBENTANGAN DIHANTAR DALAM TEMPOH 14 HARI BEKERJA

HENDAKLAH DIHANTAR DALAM

TEMPOH SEKURANT-
KURANGNYA 10 HARI. /
7 HARI PENGISIAN DALAM
SISTEM NY MESYUARAT
 PENGISIAN MyMESYUARAT DAN PROSES TEMPAHAN
Urusetia perlu kemaskini keahlian
My Mesyuarat sekurang-kurangnya
Urusetia perlu seorang pengerusi, seoramg
Urusetia perlu
melengkapkan urusetia dan seorang ahli.
melengkapkan
butiran Mesyuarat :
butiran Mesyuarat :
1) Tajuk Mesyuarat Maklumat ketika membuat tempahan :-
1) Tajuk Mesyuarat  Nama Mesyuarat
2) Bilangan  Nama dan Jawatan Pengerusii Mesyuarat
2) Bilangan
Mesyuarat  Nama dan Maklumat Perhubungan
Mesyuarat
3) Tarikh Mesyuarat urusetia Mesyuarat
3) Tarikh Mesyuarat  Tarikh
diadakan  Masa Bermula Mesyuarat dan berakhir
diadakan
4) Tempat diadakan Mesyuarat
4) Tempat diadakan
5) Tarikh akhir  Bilangan Ahli Mesyuarat
5) Tarikh akhir  Peralatan yang diperlukan dalam
pengesahan
pengesahan Mesyuarat
kehadiran  Jumlah serta jenis mi uman atau
kehadiran
6) Agenda makanan
6) Agenda  Pemeriksaan Keselamatan perlu dibuat
Mesyuarat
Mesyuarat sekiranya mesyuarat melibatkan orang
kenamaan .
 PENGURUSAN KERTAS PEMBENTANGAN ( My Mesyuarat )

1 2 3 4 5

14 HARI BEKERJA Slaid atau kertas Mengadakan sesi Memuat naik kertas Kertas
– Surat Pemakluman pembentangan pra Mesyuarat untuk pembentangan dan Pembentangan perlu
pembentangan disediakan dalam membincangkan lain lain dokumen diedarkan kepada
kepada ahli bentuk Softcopy kertas-kertas yang dalam MyMesyuarat ahli Mesyuarat
Mesyuarat akan dibetang. untuk makluman dalam tempoh 3 hari
Menyediakan ahli Mesyuarat . bekerja sebelum
7 HARI BEKERJA- ringkasan eksekutif Mesyuarat .
Kertas bagi kertas
Pembentangan pembentangan
dikemukakan melebihi 15
kepada Urusetia. . halaman .
PENGURUSAN MAKLUM BALAS MESYUARAT LEPAS

1
MENGUMPUL MAKLUM BALAS
LEPAS SETELAH DIKEMAS KINI
STATUS TERKINI

3 2
AHLI MESYUARAT BOLEH LAPORAN MAKLUM BALAS AKAN
MENGEMASKINI MAKLUM DIJANA DARI MINIT MESYUARAT
BALAS DALAM MY MESYUARAT YANG DISEDIAKAN

4
STATUS MAKLUM BALAS AKAN
DIPANTAU OLEH PENGERUSI DAN
BERI ULASAN
PENGURUSAN JEMPUTAN MESYUARAT( 7 HARI BEKERJA )SEBELUM MESYUARAT DIADAKAN .

3)3)MASA
MASAMULA
MULADAN
DAN
2)2)TARIKH
TARIKHDAN
DAN
1)1)NAMA
NAMAMESYUARAT
MESYUARAT MASA
MASADIJANGKA
DIJANGKA
TEMPAT MESYUARAT
TEMPAT MESYUARAT TAMAT
TAMAT

6)6)PERNYATAAN
PERNYATAANYANG
YANG
4)4)NAMA
NAMADAN
DAN 5)5)AGENDA
AGENDA MEMBENARKAN
MEMBENARKAN
JAWATAN
JAWATANPENGERUSI
PENGERUSI MESYUARAT
MESYUARAT MENGHANTAR
MENGHANTARWAKIL
WAKIL
MESYUARAT
MESYUARAT
SURAT DI HANTAR DALAM TEMPOH MINIMA 10 HARI -
RUJUKAN:PEKELILING BIL 2 TAHUN 1991
 DISKUSI / PRA PERBINCANGAN SEBELUM MESYUARAT

04
03
02
01

Tempoh Patuhi Waktu Agenda Rumusan

Dalam tempoh 3 hari Mematuhi waktu Memastikan semua Merumuskan semua
bekerja sebelum Mesyuarat bermula perkara dalam agenda perkara utama yang
Mesyuarat diadakan . dibincangkan dan dibuat telah dipersetujui
keputusan
 PERSEDIAAN KEMUDAHAN –KEMUDAHAN BILIK MESYUARAT
( urusetia perlu berada dalam bilik mesyuarat 30 minit sebelum mesyuarat bermula)

04
03
02
01

KEMAS CUKUP LENGKAP Juruteknik

Menentukan bilik Meneydiakajn tempat Memastikan kelengkapan Memastikan juruteknik
Mesyuarat dalam duduk yang mencukupi seperti perakam, mudah dihubungi
keadaan bersih dan dan menyusun tanda mikrofon, komputer, sekiranya berlaku masalah
kemas nama Pengerusi projektor , skrin , slide luar jangka
Mesyuarat controller dan peralatan
lain berfungsi.
 Agenda mesyuarat hendaklah disusun :

1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
3. Perkara-perkara berbangkit (maklum balas minit mesyuarat yang lepas)
4. Pembentangan kertas kerja/ isu / laporan
4.1
4.2
4.3
5. Hal-Hal lain
6. Penutup
B.SEMASA MESYUARAT

Tindakan Semasa Mesyuarat

a) Mengemaskini kehadiran ahli Mesyuarat
b) Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut:
1. Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat
2. Keputusan-keputusan yang dibuat
3. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil.
 C.TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

1. Draf minit disediakan dalam tempoh 3 hari bekerja.

2. Menyediakan dan mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam
tempoh 7 hari bekerja kepada semua ahli mesyuarat.

Rujukan : KPM.100-14/2/1 Jld .4 (8) tarikh 3 /2/2017

3. Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.

( 14 hari bekerja )

 
1) Penyediaan Minit Mesyuarat …..
• Senarai kehadiran ahli Mesyuarat mengikut kekananan jawatan
1 • Perkara penting yang dibincangkan mengikut tajuk dan perkara

• Keputusan yang telah dibuat hendaklah dicatat dengan jelas

2 • Menyatakan tindakan susulan yang perlu diambil

• Menentukan pihak yang perlu mengambil tindakan susulan

3 • Merekodkan Maklumat pembentangan
4 ) Maklumat Pembentangan yang perlu direkodkan

• Tajuk Kertas Pembentangan

4.1 • Pihak yang menyediakan kertas pembentangan .

• Tujuan utama kertas pembentangan disediakan

4.2 • Isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan .

• Pandangan/Ulasan ahli Mesyuarat berkenaan isu yang dibangkitkan

4.3 • Merekodkan Maklumat pembentangan
5 ) Format Teknikal

• Jenis Font : Arial

5.1 • Saiz Font : Minimun 12

• Langkau antara baris : Minimun 1.15

5.2 • Kedudukan Teks : Justified.

• Istilah bahasa Inggeris : Italic

4.3
6 ) Struktur Minit Mesyuarat

• Senarai kehadiran
• Perutusan Pengerusi
6.1
• Pengesahan Minit Mesyuarat
• Perkara berbangkit .
6.2 • Perbincangan

• Pembentangan kertas
• Hal-hal lain
6.3 • Penutup
FASA PENYEDIAAN MINIT
• Pertama, sebelum mesyuarat anda mesti membuat perangkaan minit mesyuarat
dan tahu apa agenda yang akan dibincangkan terlebih dahulu.
• Kedua, semasa mesyuarat bermula, tumpukan perhatian pada perbincangan yang
berlansung dan buat catatan dengan segera.
• Ketiga, selepas mesyuarat, anda perlu membuat draf atau rangka minit
mesyuarat terlebih dahulu. Jadikan rangka minit mesyuarat itu sebagai panduan
untuk membuat minit mesyuarat yang rasmi sebelum dihantar kepada pengerusi
untuk kelulusan.
TIPS MENULIS MINIT YANG BETUL
• Tip 1 : Ringkas dan padat
• Menggunakan bahasa yang ringkas dan padat ketika mengolah ayat.
• Tip 2 : Jelas
• Minit mesyuarat harus dicatatkan mengikut agenda dan mengunakan
sistem nombor supaya senang untuk dirujuk kembali. Isi kandungan
yang dicatat seperti perkara, keputusan dan tindakan mestilah jelas.
TIPS MENULIS MINIT YANG BETUL
• Tip 3 : Betul
• Ejaan dan tatabahasa dalam minit mesyuarat mesti betul.
Menggunakan bahasa mudah untuk difahami sangat digalakkan dan
elakkan menggunakan ayat yang terlalu panjang sehingga sukar untuk
difahami maksudnya.
TIPS MENULIS MINIT YANG BETUL
• Tip 4 : Lengkap

• Maklumat yang dicatatkan harus lengkap. Pastikan agenda yang

dicatatkan tidak ditambah atau dikurangkan, khususnya perkara yang
telah dibincangkan dan perkara yang sudah diputuskan dalam
mesyuarat.
CONTOH: BUKTI EDARAN
CONTOH EDARAN MINIT 2
 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWA
B URUSETIA
MESYUARAT
 SENARAI
KEHADIRAN
MESYUARAT
STRUKTUR MINIT
MESYUARAT
 STRUKTUR
MINIT
MESYUARAT
 STRUKTUR
MINIT
MESYUARAT
FORMAT
MAKLUM
BALAS
CONTOH
MAKLUM
BALAS
MESYUARA
T MKSP
JABATAN
Bil Minit Tindakan / makluman
1 Makluman
mesyuarat mengambil maklum terdapat 18
KPI yang telah ditetapkan oleh pihak jabatan
bagi tahun 2019

2 tindakan

Mesyuarat bersetuju sektor pengurusan akademik Pengurusan Akademik

membuat perancangan intervensi untuk
meningkatkan peratus peningkatan penguasaan tahap
minimum UPSR bagi semua subjek daripada 54.21%
kepada 73.3%
Bil Minit Tindakan / makluman
1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa 98.3% calon lulus Makluman
penuh STPM tahun 2017

2 Mesyuarat memutuskan bahawa tindakan perlu diambil Sektor Pengurusan Akademik

untuk meningkatkan peratus calon cemerlang STPM Tahun JPNNS
2018
Bil Minit Tindakan / makluman
1 Mesyuarat mengambil maklum segala pengumpulan dan Makluman
perolehan data sekolah, guru dan murid hendaklah
diambil dari sumber data sedia ada dalam sistem KPM

2 Mesyuarat mengambil ketetapan semua sekolah Tindakan :

sentiasa mengemaskini semua data di dalam sistem.
UPS, UPA, UPPK, UP