MANAGEMENT

FUNCTION
Aris cahyo Purnomo,S.Kep.,Ns.,M.ARS
MANAGEMENT FUNCTION

• George & Jerry, “There are four fundamental

functions of management i.e. planning,
organizing, actuating and controlling”.
• According to Henry Fayol, “To manage is to
forecast and plan, to organize, to command,
& to control”
• But the most widely accepted are functions
of management given by KOONTZ and
O’DONNEL i.e. Planning, Organizing,
Staffing, Directing and Controlling.
Planning It is the basic function of management.
It deals with chalking out a future course of action &
deciding in advance the most appropriate course of
actions for achievement of pre-determined goals.
According to KOONTZ, “Planning is deciding in
advance – what to do, when to do & how to do
• Organizing It is the process of bringing together physical, financial and
human resources and developing productive relationship amongst
them for achievement of organizational goals.
• According to Henry Fayol, “To organize a business is to provide it with
everything useful or its functioning i.e. raw material, tools, capital and
personnel’s”.
• To organize a business involves determining & providing human and
non-human resources to the organizational structure
• It is the function of manning the
organization structure and
keeping it manned.
• Staffing has assumed greater
importance in the recent years
due to advancement of
technology, increase in size of
business, complexity of human
behavior etc.
• The main purpose o staffing is to
put right man on right job
Manpower Planning (estimating man
power in terms of searching, choose
the person and giving the right place).

 Recruitment, selection & placement.

 Training & development.
 Remuneration.
 Performance appraisal.
 Promotions & transfer.
Part of managerial function which actuates the
organizational methods to work efficiently for
achievement of organizational purposes

Direction is that inert-personnel aspect of

management which deals directly with influencing,
guiding, supervising, motivating
“Controlling is the process of checking whether
or not proper progress is being made towards
the objectives and goals and acting if necessary,
to correct any deviation”
Koontz & O’Donell “Controlling is the
measurement & correction of performance
activities of subordinates in order to make sure
that the enterprise objectives and plans desired
to obtain them as being accomplished”
Establishment of standard
performance
 Measurement of actual
performance
Comparison of actual
performance with the
standards and finding out
deviation if any
Corrective action.
TEKNIK –TEKNIK DALAM PERENCANAAN
MANAGEMEN
TEKNIK ANALISIS SITUASI ORGANISASI

Teknik PEST
Metode Grand Strategy Strength Weakness
Metode analisis BCG Opportunity Threats
Metode Ansoff
SWOT
TOWS
TEKNIK PENENTUAN PRIORITAS MASALAH
Kriteria Matriks Metode MCUA

Metode Hanlon
Kuantitatif Metode USG
C apability
Metode Hanlon A ccessability
Kualitatif
R eadiness Metode Delphi
L everage
Metode CARL
Metode Diskusi
(Brainstorming)
Metode Reinke

Metode Brainwriting
Metode Bryant

Metode Matematik
Metode NGT
PAHO
TEKNIK IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Pohon Masalah

Diagram Alur Sebab dan

Akibat Masalah

Diagram Ishikawa (fishbone)

Pendekatan Sistem
Manajemen

Whys Analysis

DIAGRAM PARETO
In depth
Melibatkan penentuan tujuan organisasi atau program dan
mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang baik
dan menguntungkan untuk mencapai tujuan itu.

Analisis ini berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan

peluang namun secara bersamaan dapat meminimalkan
kekurangan dan ancaman.

Analisis SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis

yang digunakan untuk mengevaluasi Strengths, Weakness,
Opportunities, dan Threats terlibat dalam suatu program atau
dalam organisasi.

Untuk mengenali/mengetahui tingkat kapasitas

suatu Organisasi/Badan melalui pengkajian atas
faktor-faktor Internal (Kekuatan dan Kelemahan)
serta faktor-faktor Eksternal (Peluang dan
Ancaman/Tantangan) yang dapat mempengaruhi
pertumbuhan dan perkembangan Organisasi/Badan
tersebut
 SWOT
STRENGHTS (KEKUATAN)
adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari
organisasi atau program pada saat ini. Strenght ini bersifat
internal dari organisasi atau sebuah program.

WEAKNESSES (KELEMAHAN)
adalah kegiatan-kegiatan organisasi yang tidak berjalan
dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh
organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi. Kelemahan
itu terkadang lebih mudah dilihat daripada sebuah kekuatan,
namun ada beberapa hal yang menjadikan kelemahan itu
tidak diberikan solusi yang tepat dikarenakan tidak
dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada.
OPPORTUNITY (KESEMPATAN)
adalah faktor positif yang muncul dari lingkungan dan memberikan
kesempatan bagi organisasi atau program kita untuk
memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan
atau peluang dalam hal mendapatkan modal berupa uang, akan
tetapi bisa juga berupa respon masyarakat atau isu yang sedang
diangkat.
THREAT (ANCAMAN)
adalah factor negative dari lingkungan yang memberikan
hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah
organisasi dan program. Ancaman ini adalah hal yang terkadang
selalu terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk
kontroversi atau out of stream (melawan arus) namun pada
kenyataannya organisasi tersebut lebih banyak layu sebelum
berkembang.x
HUBUNGAN ANTARA S, W, O DAN T

PENGARUH EKSTERNAL

O T
KEKUATAN KEKUATAN
PENDORONG PENGHAMBAT

S W

PENGARUH INTERNAL
STRENGTHS (FAKTOR KEKUATAN)
Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan
kondisi, yaitu potensi yang dimiliki

 CITA-CITA, KEBIJAKAN
 TUGAS POKOK, FUNGSI DAN SASARAN (GRAND DESIGN
ORGANISASI)
 FILOSOFI DAN TATA NILAI
 JUMLAH ANGGOTA, KETERAMPILAN DAN PENGALAMAN
 TINGKAT LOYALITAS PENGURUS, ANGGOTA
 TEKNOLOGI YANG DIMILIKI
WEAKNESSES (FAKTOR KELEMAHAN)

Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau

kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi
organisasi, seperti:

Buruknya birokrasi dan tata kelola organisasi

Lemahnya disiplin pengurus dan anggota
Adanya jabatan rangkap pengurus
Rendahnya system penghargaan pengurus
Lemahnya etos kerja
Lemahnya infrastruktur penunjang organisasi
OPPORTUNITIES (FAKTOR PELUANG)

Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada

lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh
organisasi

Ketersediaan kader pengurus

Kesadaran dan ketaatan anggota dalam aturan
organisasi (mis AD /ART)
Kesadaran pendidikan organisasi dan politik kader/
anggota
Jaminan penghargaan dan fasilitas dari organisasi/
institusi
THREATS (FAKTOR ANCAMAN)

Berupa ancaman eksternal yang

mungkin membahayakan kelancaran
aktifitas organisasi, seperti:

Kenaikan nilai paket data

Kelangkaan pemasok material dan peralatan
Bencana alam
Peraturan kemahasiswaan yang study oriented
Kekuatan pesaing organisasi sejenis Intra/ Ekstra
kampus
Tumpang tindihnya kewenangan antar organisasi
TEKNIK ANALISIS
SWOT

1. Penentuan Faktor Kritis Lingkungan INTERNAL dan Lingkungan EKSTERNAL kemudian

memasukkan ke dalam tabel
2. Penentuan Bobot (Weight/W) untuk masing-masing variabel SWOT
3. Penentuan Peringkat (Rating/R) untuk masing-masing variabel SWOT
4. Penentuan Skor ( W x R ) untuk masing-masing variabel SWOT
5. Berdasarkan Skor SWOT, menghitung :
STRENGTH POSTURE (SP) =S+W
COMPETITIVE POSTURE (CP) =O+T
6. Menentukan Posisi pada Matriks SWOT
PRINSIP PEMBOBOTAN (W) DAN PERINGKAT (R)

 Pembobotan menggambarkan tingkat kepentingan setiap

Faktor Kunci SWOT
Beri bobot masing-masing mulai 4 (sangat penting) sampai 1 (sedikit
penting), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap strategi organisasi.
 Pemberian Peringkat, menggambarkan penilaian terhadap
Faktor Kunci SWOT:
 S & O SELALU POSITIF (semakin baik diberi nilai
positif lebih besar)
 W & T SELALU NEGATIF (semakin jelek diberi nilai
negatif paling kecil)
 Lakukan penentuan peringkat berdasarkan faktor tersebut.
Data peringkat didptkan berdasarkan hasil pengukuran baik
secara observasi, wawancara dan pengukuran langsung.
 Penentuan Bobot (Weight)
Kekuatan (S): Peluang (O):
1 : Sedikit kuat 1 : Sedikit berpeluang
2 : Agak kuat 2 : Agak berpeluang
3 : Kuat 3 : Berpeluang
4 : Sangat kuat 4 : Sangat berpeluang

Kelemahan (W): Ancaman (T):

-1 : Sedikit lemah -1 : Sedikit terancam
-2 : Agak lemah -2 : Agak terancam
-3 : Lemah -3 : Terancam
-4 : Sangat lemah -4 : Sangat Terancam
 Penentuan Bobot (Weight)
Orang ke- Orang ke-
Aspek
Aspek S- BOBOT BOBOT
O-T
W 1 2 3 4 5 6 ∑  1 2 3 4 5 6  ∑

18/124= 18/131=
S-1 2 3 3 3 4 3 18 0.15 O-1 2 3 3 3 4 3 18 0,14
O-2 4 4 3 2 3 4 20 0,15
S-2 3 4 2 2 3 4 18 0.15
O-3 4 2 3 3 3 3 18 0,14
S-3 2 2 3 3 3 3 16 0.13
T-1 3 3 4 4 2 4 20 0,15
S-4 3 3 4 2 2 4 18 0.15 T-2 4 4 2 3 4 3 20 0,15
W-1 4 4 4 3 2 3 20 0.16 T-3 2 4 3 2 3 4 18 0,14
W-2 1 4 3 2 3 4 17 0.13
T-4 2 2 3 3 4 3 17 0,13
W-3 2 2 3 3 4 3 17 0.13
              124 1,00             131 1,00
 Penentuan Peringkat (Ranking)

Kekuatan (S): Peluang (O):

1 : Sedikit kuat 1 : Sedikit berpeluang
2 : Agak kuat 2 : Agak berpeluang
3 : Kuat 3 : Berpeluang
4 : Sangat kuat 4 : Sangat berpeluang

Kelemahan (W): Ancaman (T):

-1 : Sedikit lemah -1 : Sedikit terancam
-2 : Agak lemah -2 : Agak terancam
-3 : Lemah -3 : Terancam
-4 : Sangat lemah -4 : Sangat Terancam
 Penentuan Peringkat (Ranking)
Orang ke- Aspek Orang ke-
Aspek R
R O-T
S-W
1 2 3 4 5 6
1 2 3 4 5 6  
10/6 = 10/6=
S-1 1 2 3 1 2 1 10 1,67 O-1 1 2 3 1 2 1 10 1,67

S-2 1 3 2 1 3 1 11 1,83 O-2 1 3 2 1 3 1 11 1,83

S-3 2 2 3 3 2 3 15 2,50 O-3 2 2 3 3 2 3 15 2,50

S-4 3 4 2 4 4 4 21 3,50 T-1 -3 -4 -2 -4 -4 -4 -21 -3,50

W-1 -4 -3 -2 -2 -3 -2 -16 -2,67 T-2 -4 -3 -2 -2 -3 -2 -16 -2,67

W-2 -4 -3 -3 -3 -3 -3 -19 -3,17 T-3 -4 -3 -3 -3 -3 -3 -19 -3,17

W-3 -2 -3 -1 -2 -3 -2 -13 -2,17 T-4 -2 -3 -1 -2 -3 -2 -13 -2,17

IFAS / IFE MATRIX EFAS / EFE MATRIX
KIF Weight Rating WxR KEF Weight Rating WxR
S-1 0.15 1.67 0.25 O-1 0.14 1.67 0.23
S-2 0.12 1.83 0.22 O-2 0.15 1.83 0.27
S-3 0.13 2.5 0.33 O-3 0.14 2.5 0.35
S-4 0.15 3.5 0.53     Total O 0.86
    Total S 1.32 T-1 0.15 -3.5 -0.53
W-1 0.16 -2.67 -0.43 T-2 0.15 -2.67 -0.40
W-2 0.16 -3.17 -0.51 T-3 0.14 -3.17 -0.44
W-3 0.13 -2.17 -0.28 T-4 0.13 -2.17 -0.28
  1 Total W -1.22   1 Total T -1.37
STRENGTH POSTURE 0.10 COMPETITIVE POSTURE -0.51
SWOT Matrix
Peluang (Opportunities)

Mendukung strategi Mendukung strategi

turn-around agresif

Kelemahan Kekuatan
(Weaknesses) (Strengths)

Mendukung strategi Mendukung strategi

defensif kompetitif

(0,10 ; - 0,51)
Ancaman (Threats)
SWOT Matrix / TOWS Matrix
• SO Strategis
Jenis strategi apa yang tepat untuk meraih
peluang dengan kekuatan yang dimiliki
• WO Strategis
Jenis strategi apa yang tepat dengan
menggunakan peluang untuk memperbaiki
kelemahan yang ada
• ST Strategis
Jenis strategi apa yang tepat digunakan untuk
menghindari atau mengantisipasi ancaman
dengan kekuatan yang dimiliki
• WT Strategis
Jenis strategi apa yang tepat digunakan untuk
meminimalkan kelemahan dan menghindari
ancaman
Matriks Strategi Utama Berdasarkan Posisi Organisasi (Hasil Analisis
SWOT)

Weakness Strength
Internal Fix-it Quadrant (WO) Future Quadrant (SO) Memperbaiki kelemahan internal
1. Retrenchment 1. Related Diversification
2. Enhancement 2. Vertical Integration organisasi dalam memanfaatkan peluang
Opportunities

3. Market Development 3. Market Development

4. Product Development 4. Product Development eksternal
5. Vertical Integration 5. Penetration
6. Related Diversification Mendukung Strategi Turn Around:
 Mengangkat SDM yang berkompetensi tinggi
Survival Quadrant (WT) External Fix-it Quadrant (ST) (Retenchment)
1. Unrelated Diversification 1. Related Diversification  Penguatan internal organisasi (Enhancement)
2. Divestiture 2. Unrelated Diversification
3. Liquidation 3. Market Development
 Upaya memperkenalkan produk atau jasa yang ada
4. Harvesting 4. Product Development ke wilayah geografis baru/segmentasi pasar yang
Threats

5. Retrenchment 5. Enhancement baru (Market Development)

6. Status Quo
 Meningkatkan penjualan dengan memperbaiki
atau memodifikasi produk atau jasa yang sudah
ada (Product Development)
 Kemitraan (Aliansi) dengan organisasi yang lebih
kuat (Vertical Integration)
 Menambah produk atau jasa baru, namun masih
terkait dengan usahanya (Related Diversification)
Matriks Strategi Utama Berdasarkan Posisi Organisasi (Hasil Analisis
SWOT)

Weakness Strength
Internal Fix-it Quadrant (WO) Future Quadrant (SO) Merupakan situasi yang paling tidak
1. Retrenchment 1. Related Diversification
2. Enhancement 2. Vertical Integration menguntungkan
Opportunities

3. Market Development 3. Market Development

4. Product Development 4. Product Development Mendukung kebijakan untuk bertahan
5. Vertical Integration 5. Penetration
6. Related Diversification
Bila tidak bisa bertahan, maka dilakukan
penciutan atau likuidasi
Survival Quadrant (WT) External Fix-it Quadrant (ST)
1.
2.
Unrelated Diversification
Divestiture
1.
2.
Related Diversification
Unrelated Diversification
Mendukung Strategi Defensif :
3. Liquidation 3. Market Development  Difersifikasi usaha yang sama sekali berbeda dari
4. Harvesting 4. Product Development usaha awal (Unrelated Diversification)
Threats

5. Retrenchment 5. Enhancement
6. Status Quo
 Mengundang Investor untuk menawarkan atau
menjual beberapa divisi yang ada (Diverstiture)
 Penutupan usaha atau RS dijual pada pihak
ketiga/swasta (Liquidation)
 Optimalisasi unit kerja yang memiliki tingkat
pendapatan yang tinggi (Harvesting)
 Mengangkat SDM yang berkompetensi tinggi
(Retenchment)
Matriks Strategi Utama Berdasarkan Posisi Organisasi (Hasil Analisis
SWOT)
o Menggunakan kekuatan internal untuk
Weakness Strength memanfaatkan peluang eksternal
o Mendukung Strategi Agresif :
Internal Fix-it Quadrant (WO) Future Quadrant (SO)
1. Retrenchment 1. Related Diversification o Menambah produk atau jasa baru, namun masih
Opportunities

2. Enhancement
3. Market Development
2. Vertical Integration terkait usahanya (Related Diversification)
3. Market Development
4. Product Development 4. Product Development
Menambah pelayanan
5. Vertical Integration 5. Penetration o Kemitraan (Aliansi) dengan organisasi yang lebih kuat
6. Related Diversification
(Vertical Integration)
o Upaya memperkenalkan produk atau jasa yang ada ke
Survival Quadrant (WT) External Fix-it Quadrant (ST) wilayah geografis baru/segmentasi pasar yang baru
1. Unrelated Diversification 1. Related Diversification (Market Development) Berusaha menarik pelanggan
2. Divestiture 2. Unrelated Diversification tingkat eknonomi menengah ke atas
3. Liquidation 3. Market Development
o Meningkatkan penjualan dengan memperbaiki atau
Threats

4. Harvesting 4. Product Development

5. Retrenchment 5. Enhancement memodifikasi produk atau jasa yang sudah ada
6. Status Quo (Product Development) Membangun ruang tunggu
yang eksklusif bagi kelas VIP
o Meningkatkan pangsa pasar untuk produk atau jasa
yang sudah ada di pasar melalui usaha pemasaran yang
gencar (Market Penetration) Membangun klinik
satelit rumah sakit, gencar beriklan atau berpromosi
Matriks Strategi Utama Berdasarkan Posisi Organisasi (Hasil Analisis
SWOT)

Weakness Strength
o Menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan
Internal Fix-it Quadrant (WO) Future Quadrant (SO) peluang jangka panjang dan mengatasi ancaman
1. Retrenchment 1. Related Diversification
Opportunities

2. Enhancement 2. Vertical Integration o Mendukung Strategi Kompetitif :

3. Market Development 3. Market Development
4. Product Development o Menambah produk atau jasa baru, namun masih terkait
4. Product Development
5. Vertical Integration 5. Penetration
dengan usahanya (Related Diversification)
6. Related Diversification o Menambah produk atau jasa baru yang tidak terkait
dengan usaha lama, untuk para pelanggan baru
(Unrelated Diversification)  Membangun Kafe atau
Survival Quadrant (WT) External Fix-it Quadrant (ST) Toko Retail di Lobi RS
1. Unrelated Diversification 1. Related Diversification o Upaya memperkenalkan produk atau jasa yang ada ke
2. Divestiture 2. Unrelated Diversification
wilayah geografis baru/segmentasi pasar yang baru
3. Liquidation 3. Market Development
(Market Development)
Threats

4. Harvesting 4. Product Development

5. Retrenchment 5. Enhancement o Meningkatkan penjualan dengan memperbaiki atau
6. Status Quo memodifikasi produk atau jasa yang sudah ada (Product
Development)
o Penguatan internal organisasi dalam rangka mengatasi
ancaman dari luar (Enhancement)
o Mempertahankan kondisi organisasi yang ada atau
bertahan (Status Quo)