KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ

 MỤC TIÊU

Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn:

• Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế
hoạch
• Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc
• Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc
 KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC …

Cao
CHỦ ĐỘNG THÀNH CÔNG

LẬP KẾ HOẠCH
KHẢ NĂNG

Thấp

Đi hướng nào hả sếp!

RỐI LOẠN THẤT BẠI

Thấp MỨC ĐỘ PHỨC TẠP Cao

CỦA CÔNG VIỆC
 LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH …

Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả …

1. KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạn
2. KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng
3. KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện
4. KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ
tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện
5. KH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành
công việc
6. KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự
liên quan

DATA
 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết …

1. Nhân sự thực hiện
2. Công việc phải làm
3. Cách thức xử lý công việc
4. Thời hạn và tiến độ xử lý công việc
5. Nguồn lực được phép sử dụng

HIỆN TẠI TƯƠNG LAI

MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN

KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN
 CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH …

Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau:

QUẢN LÝ CẤP CAO Kế hoạch chiến lược

QUẢN LÝ CẤP TRUNG Kế hoạch chiến thuật

QUẢN LÝ CẤP THẤP Kế hoạch hành động

NHÂN VIÊN Thực hiện kế hoạch

 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH …

1. Phân chia nhỏ công việc (WBS)

2. Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện
3. Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm
4. Hoạch định thời gian và tiến độ công việc
5. Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí
6. Phân tích rủi ro và giải pháp
7. Giám sát và phản hồi kết quả công việc
 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC …

Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là
phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi
tiết và cụ thể hơn.

 Dễ dàng quản lý và thực hiện

 Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian,

chi phí, nhân sự,…

 Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý

 Tiệc sinh nhật

Hoạch định Bố trí Thức ăn Dọn dẹp

Tiếp khách Phòng tiệc Giải trí

Đón tại cổng Bàn ghế Trò chơi

Nhận quà Trang trí Karaoke

Sắp chổ ngồi Sân khấu

MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ …

MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng

MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể

TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả

CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả

 CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH …

Mục đích Mục tiêu … Tiêu thức đánh giá … Chỉ tiêu kế hoạch …

MT 1 TT 1 CT 1

MT 2 TT 2 CT 2

MT3 TT3 CT3

STT CÔNG VIỆC MỤC TIÊU TIÊU THỨC… CHỈ TIÊU… ĐIỀU CHỈNH
01 Công việc A
02 Công việc B
03 Công việc C
… …
 HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

Để hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét:
1. Kiến thức và kỹ năng
2. Động cơ và thái độ
3. Cơ hội thực hiện
4. Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện

Phân tích cấu trúc Lựa chọn và đánh giá Ma trận giao
công việc Nhân sự trách nhiệm
 LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ

Công việc:
Mục tiêu :
Nhân viên:

STT Tiêu thức Yêu cầu 1 2 3 4 5 Trao đổi / Hỗ trợ

01 Kiến thức và kỹ năng

02 Động cơ và thái độ

03 Kinh nghiệm

04 Quan hệ đồng nghiệp

1: Kém ; 2: Cần cố gắng ; 3: Trung bình ; 4: Khá ; 5: Tốt

 MA TRẬN TRÁCH NHIỆM

Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix)

mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những
người thực hiện.
Nhân sự thực hiện Chủ thể khác
Cấu trúc công việc - WBS
Hùng Linh Hà Lan PGĐ KTT
Hoạt động A 1 2 5 4 5
Hoạt động B 2 1 2 2 5 6
Hoạt động C 3 3 1 6 4
Hoạt động D 3 1 3 2
…
1. Thực hiện chính 2. Hỗ trợ 3. Tư vấn 4. Giám sát
5. Phải được thông báo 5. Phải được chấp nhận …
 HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ

Phân tích cấu trúc Quan hệ giữa các công việc Ước tính thời gian
công việc và các yêu cầu bắt đầu và kết thức

Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Điều chỉnh

Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5
Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4
Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3
Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5
…
 NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH

Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Điều chỉnh

Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5
Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4
Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3
Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5
…

Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5

Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…
 HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ

Phân tích cấu trúc Xác định các YTXS Ước tính các chi phí
công việc cố định và biến đổi FC, VC và TC

Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh

Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…
 PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC

Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh

Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…

Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5

Hoạt động A 5 triệu 15 triệu 20 triệu

Hoạt động B 5 triệu 25 triệu

Hoạt động C 32 triệu

Hoạt động D 22 triệu

…
 PHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP

Tính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức,… hay sự
hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện.
Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả
mong muốn.
Không có thông tin Một số thông tin Thông tin đầy đủ

Rủi ro có thể dự đoán

Rủi ro không thể dự đoán Rủi ro có thể xác định
 CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO

Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro …

1. Nhận biết rủi ro 4. Dự kiến hậu quả
2. Phân tích rủi ro 5. Giải pháp dự kiến
3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 6. Tài liệu xử lý tình huống

QUY TRÌNH Xác định Phân tích Lượng hóa Giải pháp Tài liệu
Lĩnh vực (1)
Rủi ro (2)
Xác suất (3)
Hậu quả (4) (5) (6)
 XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH RỦI RO

Cơ sở để phân tích và xác định rủi ro:

• Cấu trúc công việc
• Biểu đồ hoạch định thời gian và tiến độ
• Ma trận trách nhiệm
• Kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự đã thực
hiện
• Môi trường làm việc và kinh doanh

Lĩnh vực Mô tả Thông tin cần tìm thêm

Phạm vi
Thời gian
Chi phí
Trang thiết bị
…
 LƯỢNG HÓA RỦI RO

Xác suất: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao

Hậu quả: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao

Lĩnh vực Mô tả rủi ro Xác suất Hậu quả Xếp hạng

Quy mô … 2 1 2
Thời gian … 2 2 4
Chi phí … 3 3 9
Nhân sự … 3 2 6
… … … …

Thấp (1,2,3) Cao (6)

Trung bình (4) Rất cao (9)

 LƯỢNG HÓA RỦI RO

Hậu quả - Nếu sự kiện xảy ra

3 3 6 9

Thấp (1,2,3) 2 2 4 6

Trung bình (4)

Cao (6) 1 1 2 3

Rất cao (9)

1 2 3
Xác suất – Sự kiện xảy ra
 HOẠCH ĐỊNH GIẢI PHÁP

Né tránh rủi ro

Chuyển giao rủi ro

Hạn chế rủi ro

Chấp nhận rủi ro

 GIÁM SÁT VÀ PHẢN HỒI KẾT QUẢ

Bạn cần làm gì?

• Xác định tiêu chuẩn đánh giá
• Đo lường kết quả thực hiện thực tế
• So sánh với kết quả để phát hiện sai lệch
• Phát triển giải pháp điều chỉnh

Thực tế

Kế hoạch
 PHẢN HỒI KẾT QUẢ

Mục tiêu và tiêu chuẩn

Quy trình đánh giá và phản hồi

Thảo luận kết quả kết quả công việc
Theo dõi và hỗ trợ
công việc thực hiện

Đánh giá kết quả thực hiện

Khiển trách Khen thưởng