Fundamental Project Planner

SAPTO HARI
WIBOWO
Doha, 15-May-2020
AGENDA :
1. Project Initiation
2. Benchmarking
3. Definition Project Planning
4. Project Planning/ Scheduling
5. Planning & Scheduling (Basics)
6. How to create project schedule?
7. Advance Project Planner
8. Q&A
FAIL TO PLAN
PLAN TO FAIL
Project Initiation
• Project Initiation is the creation of project by the
Project Management that entails the definition of the
project’s purpose, primary and secondary goals,
timeframe and timeline of when goals are expected to
be met
Benchmarking
• Benchmarking is comparing one's business processes and
performance metrics to industry bests and best practices from
other companies/ similar projects
Definition Project Planning
• Project Planning
Project planning is part of Project Management, which relates to
the use of schedules such as Gantt charts to plan and
subsequently report progress within the project environment.
Initially, the project scope is defined and the appropriate
methods for completing the project are determined.
Project Planning/ Scheduling
Type of Schedule in technique is a Milestone Schedule; Bar Chart or
Gantt Chart; PERT (Program Evaluation Review Technique: to determine
the time required to complete each element in terms of pessimistic,
optimistic, and best guess estimates); Network or CPM (Critical Path
Method), and Detailed Report Schedule (e.g. document issue schedule
(deliverables), material delivery schedule, construction heavy equipment
mobilisation schedule. etc.). 
Project Scheduling
Level of Schedules are a Project Master Schedule (Level 1), Project
Summary Schedule (Level 2), Control Level Schedule (Level 3) and
Detailed Network Schedule (Level 4), and Reports Schedule (Level 5). The
Master or Project Summary Schedule is one of the contract document,
and the Control Level Schedule is a project baseline document. 
In Project, Why wee need a schedule?
1. Goals Become More Achievable
• Target pekerjaan menjadi mudah tercapai, karena langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan jelas dan realistis.
2. It Keeps Your Costs Down
• Akan menjaga agar proyek tidak over-budget dan tetap sesuai dengan rencana penguluaran awal proyek.
3. They Prepare You for Unexpected Problems
• Kemungkinan menghadapi hal-hal yang tidak diinginkan selama pengerjaan proyek bisa diminimalisir. Karena dari awal
sudah bisa diperkirakan dan diantisipasi setiap potensi gangguan, berdasarkan tipe atau lokasi pekerjaan yang akan kita
kerjakan.
4. Everyone is on the Same Page
• Dengan menggunakan acuan schedule yang sama. Semua pihak stake holder, yang punya kepentingan dengan proyek
akan mempunyai pemahaman dan informasi yang sama terkait proyek.
• 5. Progress is Easier to Track
• Progres atau kemajuan proyek, apa yang terjadi sepanjang proyek, dan kapan proyek akan selesai lebih mudah
diketahui. Dan keterlambatan suatu pekerjaan bisa dilihat kaitannya dengan pekerjaan pekerjaan lain yang terdampak.
Planning & Scheduling (Basics)
Some terms in project scheduling and Planning :
• Planning: Semua proses identifikasi aktivitas/pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Planning
mendefinisikan APA dan BAGAIMANA.
• Schedule: Semua proses untuk menentukan urutan kegiatan atau pekerjaan, menentukan waktu yang dibutuhkan, tanggal mulai
dan berakhirnya suatu pekerjaan. Schedule menentukan KAPAN dan SIAPA. Singkatnya kita sebut Rencana Kerja. Jadi schedule
membutuhka Planning untuk mendetailkannya.
• Baseline: Adalah acuan/target yang menjadi tolak ukur kemajuan proyek, baik dari sisi schedule maupun biaya. Biasanya durasi
dan milestones sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan di awal sesuai kontrak.
• Milestone: Adalah suatu/beberapa titik acuan untuk menandakan hal-hal penting selama time-line/durasi proyek
• Forecast: Adalah prakiraan menyeluruh atau prediksi terhadap kondisi yang akan datang dari suatu proyek berdasarkan kondisi
saat ini, biasanya setelah beberapa waktu proyek berjalan.
• Float (Slack) : Float atau slack adalah sejumlah waktu dalam rangkaian pekerjaan proyek yang keterlambatannya belum akan
menyebabkan telatnya penyelesaian proyek.
• Free Float (Free Slack): Adalah sejumlah waktu pada suatu pekerjaan (activity) yang keterlambatannya belum akan menyebabkan
keterlambatan pada Successornya:
• Critical Path (Critical Activities): Adalah kumpulan pekerjaan (activities) yang harus selesai tepat waktu jika ingin proyek selesai
tepat waktu. Keterlambatan pada pekerjaan (activities) ini akan menyebabkan keterlambatan penyelesaian proyek. Lazimnya Total
Float dari Critical activities ini adalah 0. TF= 0
• Longest Path: Adalah rangkaian jalur inter-relasi antar pekerjaan (activities) terpanjang dibandingkan dengan rangkaian pekerjaan
lainnya di dalam schedule. Singkatnya, Lonegst Path adalah Critical Path tetapi tidak selalu Critical Path adalah Longest Path.
Planning & Scheduling (Basics)
Some terms in project scheduling and Planning :
• Lead: adalah ketika pekerjaan A masih berjalan dan pekerjaan B sudah dimulai. Sedangkan selisih waktu
antara dimulainya pekerjaan B hingga berakhirnya pekerjaan A disebut dengan Lead Time. Sebagai contoh:
Pekerjaan A durasinya 20 hari, dan pekerjaan B durasinya 15 hari. Ketika perkerjaan A baru dikerjakan selama
15 hari, pekerjaan B baru dimulai. Perlu dicatat pekerjaan A masih tersisa 5 hari durasi lagi sebelum pekerjaan
itu selesai (completed).
Pada contoh ini, kita sebut Lead Time pekerjaan A adalah 5 hari atau Finish to Start activity punya 5 hari Lead
Time.
Lead Time
Predecessor Pekerjaan A

Pekerjaan B Successor
Planning & Scheduling (Basics)
Some terms in project scheduling and Planning :
• Lags: Ketika pekerjaan A telah selesai, ada masa tunggu/waktu tunggu sebelum pekerjaan B dimulai.
Waktu tunggu ini disebut Lags Time.
Lag time

Pekerjaan A

Pekerjaan B
Planning & Scheduling (Basics)
Some terms in project scheduling and Planning :
• Relationship: adalah tipe-tipe hubungan antar pekerjaan (activity) dalam sebuah schedule.
How to create project schedule?
Before we create project schedule, what are document and information required?
• Project Scope Statement. Biasanya dalam kontrak kerja sudah tersedia informasi seputar apa yang harus
dikerjakan, dan apa batasannya (battery limit)
• Activity List: Daftar pekerjaan yang akan kita kerjakan, bisa berupa daftar paket pekerjaan (work package) atau
berupa detail aktivitas pekerjaan
• Network diagram: Berisi draft urutan pekerjaan dari awal sampai akhir proyek. Ini sangat dibutuhkan untuk
memastikan keterkaitan pekerjaan dalam sebuah schedule.
• Activity duration estimates: Menjelaskan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Asumsi
durasi dari suatu pekerjaan (activity) yang keterkaitannya dengan pekerjaan lain, akan membentuk sebuah
schedule
• Activity resource requirements: Menjelaskan kebutuhan resources (manpower, material dan equipment) untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan (activity)
• Resource calendars: Jadwal kerja resources yang akan menjadi batasan waktu kerja resources perhari selama
durasi pengerjaan proyek
• Company calendar: Jadwal kerja perusahaan secara umum, yang biasanya terkait dengan hari libur nasional dan
atau hari kerja khusus dari resources. Di awal penyusunan schedule beberapa hal di atas minimal sudah
didapatkan.
What information require for creating activity
list, networks diagram, duration & resources?
• Historical Information: Informasi dari pekerjaan sebelumnya yang sama atau
minimal mirip jenis pekerjaannya atau pun urutannya
• Assumptions: Prakiraan atau asumsi. Atau bisa juga mengambil dari referensi-
referensi baku seperti Richardson Estimating, Trauvey & Cavin, Standar Perusahaan,
dan lain-lain.
• Expert Judgment: Mendapatkan informasi dari estimator, atau pekerja yang biasa
melakukan pekerjaan yang akan dilakukan.
Project Scheduling Tools/ Software
Common software for Project Scheduling
• Primavera
• Microsoft Project
• Sure Track
• Artemis
• Maximo
• FastTrack
• etc
Gantt Chart
- Transform scopes into WBS (Work Breakdown Structures)
- Activity Duration
- Predecessor/Successor
- Timeline
 Transform “Scope” into WBS (Work
Breakdown Structures)
A Work Breakdown Structure (WBS) is an outline for the project scope of work,
and a hierarchical scope of work division of project, and provides a structure for
organising the schedule and cost data for analysing, tracking, and reporting
purposes. The WBS is a task oriented, detailed breakdown that defines the code
structure for tasks, and is a key project deliverable that organizes the team work
with the elements of scope, responsibility, schedule and cost covering the entire
project scope of work into manageable sections. (e.g. Units, Systems, Disciplines,
Deliverables, etc.). The WBS initiates a work activity (deliverables) responsibility
matrix, the Organisational Breakdown Structure (OBS) initiate a team organisation
(resources) base responsibility matrix, and a resource based Cost Breakdown
Structure (CBS) that costs are allocated to the lowest level of the WBS.
Advance Project Planner
10 areas to focus on advance planning
1. Stakeholders
2. Integration
3. Scope
4. Time
5. Costs
6. Quality
7. Resources
8. Communications
9. Project Risks
10. Procurement
‘’No matter the level of your experience, you can benefit from going back to planning basics’’
Q&A