Presentatie Mediaconversie, Heerlen, 26 oktober 2007

Digitaliseren Veldwerken en Hulpkaarten

Toekomstbepaling archieven

• 52 geïdentificeerde archieven
• Bepaling noodzaak archief voor het Kadaster
• Bepaling of mediaconversie gewenst is
• Uitgangspunten mediaconversie zijn:
– Kwaliteitseisen Kadaster
– Volledigheid, juistheid blijft 1 : 1 gelijk
– Werkprocessen blijven 1 : 1 gelijk

-2-
Digitalisering archieven

• Onder andere reeds gedigitaliseerd:

– Digilegger
– Hyp5 (Utrecht)
– Bijlagen bij akte hyp4
– Schepen

• Digitalisering gestart:
– Veldwerken
– Hulpkaarten
– Lijst 78a
– Vervolg minuutplans

-3-
Digitalisering veldwerken en hulpkaarten

• Kwaliteit
– Bewaren van kwalitatief goede elektronische kopieën
– Waarborgen van de kwaliteit in de toekomst
• Beschikbaarheid
– Landelijke beschikbaarheid van veldwerken en hulpkaarten
– Snellere beschikbaarheid van veldwerken en hulpkaarten
– Snellere beschikbaarheid van indexgegevens
• Efficiency
– Goedkopere opslag en beheer van veldwerken en hulpkaarten
• Wettelijke verplichtingen
– Archiefruimten en archiefbeheer voldoen niet aan de wettelijke eisen
– Archiefstukken zijn onvoldoende geconserveerd
– Kadaster voldoet niet aan overdrachtsverplichting van Archiefwet

-4-
Projectkenmerken

• Aantallen
– 6.000.000 veldwerken (1.585 meter)
– 3.500.000 hulpkaarten (1.206 meter)
– 15.000.000 scans, in kleur, van A4 t/m groter dan A0
– Doorlooptijd 3,5 jaar, tot februari 2010
– Gemiddeld 98 FTE bij het Kadaster + 65 in Heerlen
– Kostenraming 22.000.000 Euro

-5-
 Inrichting van het digitaliseringproces

• Doelstellingen
– Garanderen van de kwaliteit
– Garanderen van de volledigheid
– Beheersbaarheid van het proces
– Efficiency
• Voorwaarde
– Inzicht in de voortgang van het digitaliseringproces

-6-
 Overzicht Proces Digitaliseren VW en HK

Opschonen en inventariseren Inventarislijst

(Vestigingen)
Archief
Scannen en indexeren
Inventarislijst
Archief
(Belastingdienst)
Controleren Levering

(Controleteam Heerlen) Verzoek her-/herstellevering

Levering productie

In productiename
(ICT Apeldoorn)

Signaal opschonen

Fysiek Opschonen en archiveren Archief (Tijdelijk) analoog

Elektronisch
(Controleteam Heerlen) archief
-7-
Opschonen en inventariseren

Opschonen

Aanmaken inventarislijst

Blokkeren inventarislijst

Afdrukken inventaris/verzendlijst

Archief
Inpakken archief Naar Belastingdienst

Aanmaken mappenlijst

Exporteren batches

Inventarislijst Inventarislijst

Naar Controleteam Naar Belastingdienst

-8-
 Controleren elektronische leveringen

Inventarislijst

Ontvangen inventarislijst
Van Belastingdienst

Scans +
Ontvangen levering
index Naar Belastingdienst

Verzoek her/
Automatische controle herstellevering

OK Verzoek her-/herstellevering BD
Van Belastingdienst

Archief
Visuele controle

OK

Levering Kadaster

FTP
Naar Productie
-9-
 In productiename

Van Controleteam

FTP

Ontvangen levering van CT

Naar Controleteam

Verzoek her/
Volledigheidscontrole herstellevering

OK Verzoek her-/herstellevering CT

Back-up

Productie OK

Productie Productie
OK OK

Naar Controleteam Naar Belastingdienst

- 10 -
Opschonen en archiveren

Van Productie

Productie
OK

Ontvangen Productie OK

Opschonen Controleteam

(Tijdelijk) archiveren

Archief

- 11 -
Voorbeeld procesbeheersing

- 12 -
Voorbeeld inzage veldwerk

- 13 -
Voorbeeld inzage hulpkaart

- 14 -
Vragen ?

- 15 -