‫إدارة ما تفعله‬

‫• تحديد المهمة‬
‫• التسويق‬
‫• تحديد األولويات‬
‫• تقدير الوقت‬
‫• التخطيط‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫هل أنت دائم االنشغال ولكن بشكل غير مثمر؟‬
‫• هل يومك مشحون العمل منذ طلوع النهار وحتى الليل ؟‬
‫• هل تقول دائما ً إنك مشغول ؟‬
‫• هل عملك مثمر أم أنك ‪:‬‬
‫‪ -‬تفعل األشياء التي تحب أداءها ‪ ،‬وليس األشياء التي يجب عليك أدؤها ؟‬
‫‪ -‬تضع مجهوداتك في أنشطة قليلة القيمة بدال من األنشطة التي ستجعل مجهوداتك تثمر‬
‫بشكل أفضل ؟‬
‫‪ -‬تؤجل فعل األشياء التي تعرف أنه يجب عليك أن تفعلها ‪.‬‬
‫كثيرون منت ما يتوقفون ليسألوا أنفسهم عما يفعلونه ‪ ،‬واألهم من ذلك عن أسباب قيامهم به‬
‫في المقام األول ‪ .‬ابدا في عمل تغييرات في الطريقة التي تستغل وقتك بها ‪ ،‬وذلك بأن تتأكد‬
‫من أن تركز انتباهك على األشياء المهمة ‪ .‬وهذا ليس أمراً سهالً ‪ .‬كما أشرنا من قبل ‪،‬‬
‫فنحن نجاهد بشكل طبيعي لنحافظ على تلك األشياء التي تمنحنا اإلحساس بالراحة والوتيرية‬
‫و المتعة ‪.‬‬
‫‪1‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫الكفاءة أم الفعالية ؟‬
‫من األشياء الرئيسية في إدارة الوقت هو أن تفهم الفرق بين الكفاءة والفعالية ‪.‬‬
‫• فالكفاءة هي عمل األشياء بطريقة صحيحة ‪ ،‬وذلك بإتباع القواعد والعمليات والنظم‬
‫المعمول بها والمتعارف عليها‬
‫• أما الفعالية فهي عمل األشياء الصحيحة ‪،‬وذلك بتركيز االنتباه على تلك األشياء التي يجب‬
‫فعلها في موقف معين من أجل الحصول على نتائج‬
‫ونحن غالبا ً ما نقضي وقتا ً طويالً في العمل بكفاءة ‪ ،‬بدالً من التركيز على العمل بفعالية ‪،‬‬
‫أو بعبارة أخرى على عمل األشياء الصحيحة ‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫معرفة المهمة بوضوح‬
‫تحديد المهمة‬
‫إذا كنت تعمل في وظيفة ما ‪ ،‬فربما يكون هناك توصف لهذا الوظيفة يوضح ما يجب عليك‬
‫إنجازه فيها ‪ .‬ولكن في هذا العالم المتغير ‪ ،‬أصبح ما تقوم به فعليا ً يختلف في بعض األحيان‬
‫عما هو مكتوب في وصف الوظيفة ‪ ،‬أو يتعلق به بقدر بسيط ‪ .‬وفكرة تحديد المهمة هي‬
‫طريقة عملية تركز على النتائج التي يراد تحقيقها ‪ .‬وتحديد المهمة هو ‪:‬‬
‫• تفهم مشترك بينك وبين رئيسك في العمل بخصوص ‪:‬‬
‫‪ -‬طبيعة مهمتك بالتحديد‬
‫‪ -‬النتائج التي يتوقع منك تحقيقها‬
‫‪ -‬عالقة وظيفتك بالوظائف األخرى في المكان‬
‫• عملية مستمرة تعكس ما يطرأ من تغيرات على معارفك ومهاراتك ‪،‬وكذلك على الوظيفة‬
‫التي تؤديها وأولوياتها ‪.‬‬
‫• وسيلة لتوفير الوقت من خالل تركيز مجهوداتك على األشياء المهمة ‪.‬فبدون تفهم واضح ‪،‬‬
‫كيف ستعرف األشياء المهمة التي يجب أن تنفق وقتك في عملها ‪.‬‬
‫‪3‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫تحديد المهمة‬
‫اسأل نفسك ‪:‬‬
‫• ما الهدف من وظيفتي ؟‬
‫• ما الذي يفترض مني تحقيقه ؟‬

‫مثال ‪:‬‬
‫الهدف العام ‪ :‬كسب المال من خالل تطوير األعمال الحالية ‪،‬وتطوير أعمال‬
‫جديدة في هذه المنطقة ‪ ،‬بحيث تحقق أرباحا ً عالية ‪.‬‬
‫حاول أن تجعل هذه العبارة محددة أكثر في جملة واحدة‬

‫‪4‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫تحديد المهمة‬
‫تحديد المجاالت األساسية‬
‫المجاالت األساسية هي الجوانب الرئيسية التي تجب أن تركز عليها وقتك وجهدك حتى‬
‫تحقق الهدف العام ‪.‬‬
‫إذا استطعت أن تحصر مهمتك في بعض الجوانب الرئيسية ‪ ،‬فما هذه الجوانب؟ على‬
‫سبيل المثال ‪ ،‬يمكن أن تكون هذه الجوانب هي فريق اإلدارة‪ ،‬والموارد المالية ‪،‬‬
‫والمشروعات ‪ ،‬والتخطيط ‪ ،‬والبحث ‪ ،‬والتدريب ‪ ،‬والعمالء الخ ‪.‬‬

‫اجعل هدفك تحديد ‪ 8‬مجاالت أساسية اقصى ‪.‬‬

‫المجاالت األساسية‬
‫التوظيف‬
‫التوظيف‬ ‫أهداف‬
‫أهداف‬ ‫العمالء‬
‫العمالء‬ ‫العمالء‬
‫العمالء‬
‫والتدريب‬
‫والتدريب‬ ‫األداء‬
‫األداء‬ ‫الحاليون‬
‫الحاليون‬ ‫الجدد‬
‫الجدد‬

‫‪5‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫تحديد المهمة‬
‫تحديد األنشطة‬
‫األنشطة هي‬
‫• ما تفعله في كل مجال ن المجاالت األساسية مثالً‬
‫المجاالت األساسية ‪:‬‬
‫التوظيف‬
‫التوظيف‬ ‫أهداف‬
‫أهداف‬ ‫العمالء‬
‫العمالء‬ ‫العمالء‬
‫العمالء‬
‫والتدريب‬
‫والتدريب‬ ‫األداء‬
‫األداء‬ ‫الحاليون‬
‫الحاليون‬ ‫الجدد‬
‫الجدد‬

‫اختبار طاقم‬ ‫وضع أهداف‬ ‫زيارات‬ ‫البحث‬

‫العمل‬ ‫للمبيعات‬ ‫للعمالء‬
‫االتصال‬
‫التحفيز‬ ‫وضع أهداف‬ ‫مراقبة أداء‬
‫بالعمالء‬
‫مالية‬ ‫العمل‬
‫تدريب أثناء‬ ‫زيارات‬
‫مراقبة األداء‬ ‫عمل سجالت‬
‫العمل‬ ‫للعمالء‬
‫للعمالء‬
‫‪6‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫تحديد المهمة‬
‫نظرية عامة‬
‫في‬
‫جديدةفي‬
‫أعمالجديدة‬
‫وتطويرأعمال‬
‫الحالية‪،،‬وتطوير‬
‫األعمالالحالية‬
‫تطويراألعمال‬
‫خاللتطوير‬
‫منخالل‬
‫المالمن‬
‫كسبالمال‬
‫كسب‬
‫عالية‬
‫أرباحاعالية‬
‫تحققأرباحا‬
‫بحيثتحقق‬
‫المنطقة‪،،‬بحيث‬
‫هذهالمنطقة‬
‫هذه‬
‫المجاالت األساسية‬

‫التوظيف‬
‫التوظيف‬ ‫أهداف‬
‫أهداف‬ ‫العمالء‬
‫العمالء‬ ‫العمالء‬
‫العمالء‬
‫والتدريب‬
‫والتدريب‬ ‫األداء‬
‫األداء‬ ‫الحاليون‬
‫الحاليون‬ ‫الجدد‬
‫الجدد‬

‫اختبار طاقم‬ ‫وضع أهداف‬ ‫زيارات‬ ‫البحث‬

‫العمل‬ ‫للمبيعات‬ ‫للعمالء‬
‫االتصال‬ ‫النشطة‬
‫وضع أهداف‬ ‫مراقبة أداء‬
‫التحفيز‬ ‫بالعمالء‬
‫مالية‬ ‫العمل‬
‫زيارات‬
‫تدريب أثناء‬ ‫مراقبة األداء‬ ‫عمل سجالت‬
‫للعمالء‬
‫العمل‬ ‫للعمالء‬

‫استخدم تحديد المهمة لوضع األهداف وتحديد األولويات ‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫كيف يجب أن تقضي وقتك ؟‬
‫هناك عوامل كثيرة يمكن أن تؤثر على الطريقة التي تقضي وقتك بها وكذلك على المكان‬
‫الذي وقتك فيه ‪ ،‬مثل ‪:‬‬
‫• المواعيد النهائية التي قد يتعين عليك الوفاء بها ‪ ،‬والتي تنظم وقتك طبقا ً لها‬
‫• مدى تأثرك باآلخرين في تقرير ما تفعله وفي الكيفية التي تنفق وقتك بها‬
‫• مطالب العمالء ‪ ،‬والظروف واالحداث ‪ ،‬التي يتعين علك أن تتجاوب معها بمرونة‬
‫نحن جميعا ً نفضل أداء األشياء التي نستمع بها وليس األشياء التي يجب علينا أداؤها ‪ ،‬نحن‬
‫نشغل أنفسنا ‪ ،‬ونبرر ما نقوم به من أنشطة قليلة القيمة ‪ ،‬بينما نؤجل العمل على المهام‬
‫المثيرة للتحدي بشكل أكبر ‪.‬‬
‫وهذا هو ما يطلق عليه التسويف ‪ ،‬وهو إحدى العقبات الكبيرة في طريق إحداث تغييرات‬
‫إيجابية في طريقة حياتنا ‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫هل تسوف ؟‬
‫معظمنا قد اعتاد على تأجيل األشياء ‪ ،‬وكل ما هنالك هو أن بعض األشخاص يفعلون ذلك‬
‫أفضل أو أكثر من غيرهم ‪ .‬فهل تؤجل التعامل مع ‪:‬‬
‫• المهام المملة أو الروتينية التي أصبحت اآلن رتيبة ومضجرة وغير مثيرة للتحدي ؟‬
‫• المكالمات الهاتفية الصعبة التي يجب إجراؤها أو القرارات الصعبة التي يجب اتخاذها ؟‬
‫• المهام أو المشروعات الجديدة التي ال تعرف من أين تبدؤها ؟‬
‫• األشخاص الذين يجعلون الحياة صعبة بالنسبة لك ؟‬
‫ورغم أنه من المفيد أحيانا ً أن ترجئ العمل على مهمة معينة وتفكر مليا ً في الخيارات‬
‫المتاحة ‪ ،‬فإنه سيتحتم عليك العمل عاجالً أو أجالً ‪ .‬ومن المدهش مقدار الوقت والطاقة‬
‫والتفكير اإلبداعي الذي يمكن أن يهدر في تأجيلها ‪ ،‬لك أن تتخيل كيف ستصبح حياتك أكثر‬
‫سهولة ويسراً لو قمت باستغالل هذه الطاقة في إنجاز المهمة ‪ ،‬ليس في تجنبها !‬
‫الخطر الحقيقي هو أننا قد ال نقدم أبدا على فعل األشياء المهمة بحق ‪ ،‬سواء في العمل أو‬
‫في حياتنا ‪ ،‬وهي األهم ‪ ،‬وينتهي بنا الحال بالكالم عما سنفعله في يوم من األيام ‪ ،‬ولكننا ال‬
‫نفعله أبدا وفي غضون ذلك نهدر الكثير من الوقت‬
‫ال تؤجل عمل اليوم الى الغد‬
‫‪9‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫كف عن التسويف !‬
‫خذ أي مهمة تؤجل القيام بها ‪...‬‬
‫• أفعل شيئا ً ما (أي شيء!) كبداية ‪ ،‬وتخيل المتعة التي ستشعر بها عند إتمام المهمة‬
‫• إذا كانت مهمة ضخمة ‪ ،‬فقم بتقسيمها أجزاء أصغر وافعل القليل كل يوم‬
‫• إذا كانت مهمة تتطلب شكالً من أشكال اإلبداع ‪ ،‬فقم بالعمل عليها في توقيت تكون‬
‫فيه في قمة نشاطك وطاقتك (انظر ”وقت ذروة النشاط“ ص ‪)98‬‬
‫• إذا كانت مهمة مملة (كحفظ الملفات مثالً)‪ ،‬فقم بالعمل عليها في الوقت الذي تشعر‬
‫فيه بأقل قدر من النشاط والطاقة‬
‫• امنح نفسك جائزة على إتمامها في النهاية‬

‫تذكر أنه كلما قمت بتأجيل أداء المهمة لمدة أطول ‪ ،‬ازدادت مقاومتك للعمل عليها ‪،‬‬
‫وأصبح البدء في العمل مسألة أكثر صعوبة ‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫ما الذي يجب أن تفعله أوالً ؟‬
‫تحديد األولويات‬
‫معظمنا لديه من األشياء أكثر مما يمكنه فعلها ‪ ،‬فكيف إذن تقرر ما الذي يجب أن تفعله منها‬
‫‪ ،‬وبأي ترتيب؟ نحن عادة ‪:‬‬
‫• نفعل األشياء التي نحب أن نفعلها ‪ ،‬وليس ما نحتاج فعلها‬
‫• نبدأ بالمهام السهلة التي تعطينا اإلحساس بالرضا‬
‫• نعتقد أننا يجب أن نعطي أولوية لكل مهمة تطرأ علينا‬
‫• ندرك األولويات الحقيقية في الحياة (األشياء المهمة بحق) فقط عندما يتعين علينا مواجهة‬
‫مشكلة حقيقية‬
‫اسأل نفسك ‪ :‬هل المهمة على درجة عالية من األهمية حتى أعطيها األولوية ؟‬
‫إذا كان األمر كذلك ‪:‬‬
‫• فبأي ترتيب يجب التعامل مع هذه المهام ؟‬
‫• فكم من الوقت يجب أن تخصصه لكل منها ؟‬
‫‪11‬‬
‫• فمتى ستبدأ ؟‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫قاعدة (‪)80/20‬‬
‫إذا كان أمامك العديد من المهام التي يجب عليك أداؤها ‪ ،‬ووجدت صعوبة في تحديد بأيها‬
‫تبدأ ‪ ،‬فمن الممكن أن تساعدك قاعدة (‪ )80/20‬على أن تقرر ‪.‬‬

‫‪ 20%‬من النتائج‬ ‫‪ % 80‬من الوقت المتاح‬

‫‪ 80%‬من النتائج‬ ‫‪ 20%‬من الوقت المتاح‬

‫وهي تقترح عدداً صغيراً نسبيا ً من األسباب يؤدي الى حدوث نسبة كبيرة من النتائج ‪ ،‬أو‬
‫بعبارة أخرى ‪ ،‬أن بعض المهام تعتبر مثمرة أكثر من غيرها ‪ .‬والسر هو أن تعرف ما‬
‫هي هذه المهام ‪ ،‬وتركز عليها ‪.‬‬
‫فمن الممكن أن يكون ‪ %20‬من المهام التي يجب عليك فعلها تؤتي ‪ %80‬من النتائج ‪.‬‬
‫هذه المهام هي التي تجعل لمجهوداتك عائداً كبيراً‬
‫ومن ناحية أخرى ‪ ،‬من الجائز أنك تقضي ‪ %80‬من وقتك في العمل على أنشطة ال‬
‫تحقق لك إال ‪ %20‬فقط من النتائج ‪ ،‬وهذا ليس استغالالً جيداً للوقت !‬
‫ركز على النشطة التي تحقق عائداً كبيراً‬
‫‪12‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫التعامل مع األشياء غير المتوقعة‬
‫• األحداث غي المتوقعة تحدث على مدار اليوم وسوف تؤثر على ما تخطط لفعله‬
‫• المهام الملحة ال تؤتي بالضرورة أفضل عائد ‪ ،‬رغم أنك تعطيها األولوية على المهام‬
‫المهمة‬
‫• المهام المهمة هي التي تلك يجب أن تركز عليها حتى تصبح مجهوداتك فعالة‬
‫• استخدم النموذج التالي لمساعدتك على ترتيب أولوياتك عندما تفاجئك أشياء غيرمتوقعة‬

‫ال تؤد هذه المهمة‬ ‫قم بأدائها في وقت الحق‬

‫اطلب من شخص آخر أداءها‬ ‫قم بأدائها اآلن ‪ ،‬وبنفسك‬

‫‪13‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫أهمية النظام‬
‫• انظر الى النظام باعتباره وسيلة لالنضباط أو شكالً من أشكال الروتين‬
‫• معظم األشخاص الناجحين لديهم نظام إلدارة الوقت‬
‫• األشخاص الذين يجيدون القيام بمهام متعددة يكونون عادة من خالل طريقة تفكيرهم‬
‫على درجة عالية من التنظيم ‪ ،‬رغم أنهم ربما ال يستخدمون دليالً تنظيميا ً‬
‫• فما السر إذن ؟ اإلجابة هي ‪ :‬ليس هناك أي سراً !‬
‫فاألشخاص الذين يحسنون استغالل وقتهم ‪:‬‬
‫• نادراً ما تعتمدون فقط –إن اعتمدوا على شيء في األساس – على أي من المنتجات التي‬
‫يزعم أنها شيء أساسي لعملية إدارة الوقت(مثالً ‪:‬احدى األدوات التكنولوجيا الحديثة‬
‫إلدارة الوقت‬
‫• يستخدمون نظاما ً يدمج بين أفكارهم الخاصة وتلك التي تعلمونها من اآلخرين ‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫ال تتجاهل اليوميات‬
‫ال يجب أن يتم تجاهل استخدام اليوميات ‪ ،‬التي كانت ذات يوم اتجاها ً عصريا ً ‪ ،‬فإن لها‬
‫فوائد عملية ‪ .‬فاليوميات توفر لك ‪:‬‬
‫• سجالً ‪ -‬لما تخطط لفعله ‪ -‬لما قمت بتحقيقه‬
‫• مصدراً للمعلومات والمرجعية‬
‫• طريقة للسيطرة باستمرار على أنشطتك وحياتك !‬
‫• تذكر لهؤالء الذين يعانون من ضعف الذاكرة‬
‫وهناك أشكاالً كثيرة من أنظمة كتابة اليوميات متاحة اآلن بسهولة ‪ ،‬بداً من دفتر‬
‫اليوميات الصغير الذي يشتمل أساسا ً على سجل للتواريخ ‪ ،‬الى المفكرة اإللكترونية‬
‫التي تحمل باليد ‪.‬‬
‫تحذير‬
‫أيا كان ما تستخدمه لتدوين يومياتك ومواعيدك ‪ ،‬تذكر أنه وسيلة إلدارة وقتك ‪ ،‬ويجب‬
‫أال تترك هذه الوسيلة تحكم حياتك وتسيطر عليها ‪ .‬وال تنس أنك الزلت بحاجة الى‬
‫مهارات إلدارة الوقت ‪ ،‬ولذا تابع القراءة حتى تحصل على مزيد من األفكار‬

‫‪15‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫تقدير الوقت‬
‫أيا كانت المهمة التي أنت بصددها ‪ ،‬فإن تقدير الوقت الذي سوف تستغرقه يعتبر هو‬
‫المهارة الصعب في إتقانها على اإلطالق لماذا ‪.‬‬
‫• ألننا ال نعرف دائما ً مقدار الوقت الذي سوف يستغرقه نشاط معين حتى نبدأ في عمله‬
‫بالفعل‬
‫• المقاطعات (انظر صفحات ‪ 88‬و‪ 89‬عن التعامل مع المقاطعات) تشتت تركيزنا‬
‫• األشخاص الذين نعتمد عليهم يخذلوننا‬
‫• الوقت المتاح لنا يتحكم فيه آخرون‪،‬على سبيل المثال ‪ ،‬العمالء الذين يفرضون طلباتهم‬
‫علينا امنح نفسك الفرصة إلنجاز المهام وذلك بأن ‪:‬‬
‫• تكون واقعيا في تقديراتك للوقت (ما الذي تخبرك به تجربتك؟ هل سوف تستغرق بعض‬
‫المهام وقتا ً أطول مما تتوقعه ؟)‬
‫• تضع في اعتبارك حاجات وطلبات اآلخرين في عملك أو حياتك‬
‫• تسأل نفسك دائما ً ” ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث ” (وال تفترض أبداً أن األمور ستسير‬
‫دائما ً وفق الخطة المرسومة لها )‬
‫ال تقلل أبداً من الوقت الذي يمكن أن تستغرقه األشياء ‪ .‬حاول أن تخصص دائما ً بعض‬
‫الوقت اإلضافي للظروف الطارئة‬
‫‪16‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫أهمية الوقت‬
‫لكي تحاول أهدافك الى واقع ‪ ،‬يلزمك عنصر التخطيط‬
‫• استخدم فكرة تحديد المهمة لتحديد األهداف واألولويات الخاصة بالمهام والمشروعات‬
‫• قسم المهام الكبيرة الى أجزاء صغيرة تسهل إدارتها ‪ ،‬كل إطاره الزمني‬
‫• اعمل على تحويل هذه األجزاء الصغيرة الى إجراءات عن طريق وضع خطة‬
‫• استخدم الخطط لتحديد ما يجب فعله ‪ ،‬ومن سيقوم به ‪ ،‬وتوقيت ذلك‬
‫• ال تبالغ في التخطيط ‪ ،‬فاألمور سوف تتغير‬
‫• رغم أن التخطيط هو في الغالب عملية ذهنية نقوم بها طول الطريق ‪ ،‬فال تتجاهل أنظمة‬
‫التخطيط الكثيرة المتاحة‬
‫التخطيط‬
‫فيالتخطيط‬
‫الفشلفي‬
‫الفشل‬ ‫• ال تنس أن الخطط يمكن أن تتغير دائما ً ‪ ،‬ولكن‬
‫للفشل‬
‫خطةللفشل‬
‫هوخطة‬‫هو‬

‫‪17‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫احذر مخاطر قوائم المهام !‬
‫غالبا ً ما يتم تشجيعك في الدورات التدريبية إلدارة الوقت على وضع قائمة يومية بالمهام‬
‫المطلوبة منك ‪.‬‬
‫نظريا ً ‪ ،‬مثل هذه القائمة تساعدك على ‪:‬‬
‫• تحويل الخطط الكبيرة الى مهام صغيرة‬
‫• التركيز على ما يجب فعله ‪ ،‬ومن ثم تحسين إنتاجيتك وفعاليتك‬
‫• اكتساب شعور باالنجاز من خالل إكمال سلسلة من المهام الصغيرة‬
‫وعمليا ً ‪ ،‬يمكن أن ينتهي الحال وأنت ‪:‬‬
‫• لديك قائمة مهام طويلة جداً ومتنوعة ‪ ،‬بحيث يصعب عليك إنجازها أبداً‬
‫• مضطر الى تأجيل بعض المهام من يوم الى الذي يليه‬
‫• تشعر باإلحباط بشكل عام ألنك لم تنجزأ إال القليل من قائمة المهام‬
‫اكتب مثل هذه القائمة فقط إذا كانت مرتبطة بمهمة محددة يجب عليك فعلها (مثالً‪:‬تنظيم‬
‫اجتماع ‪ ،‬تقديم إجراء جديد ) سوف يعمل هذا كملحوظة تذكيرية مفيدة ‪ .‬ولكن ال تضع في‬
‫قائمة مهامك كل نشاط مخطط له ‪.‬‬
‫‪18‬‬
 ‫إدارة ما تفعله‬
‫كيف تنظم نفسك ؟‬
‫كل إنسان لديه طريقته الخاصة في العمل ‪ ،‬وما يحقق النجاح للبعض ال يحقق النجاح للبعض‬
‫اآلخر ‪ .‬وأيا كان ما تفعله ‪:‬‬
‫• يجب أن تكون واضحا ً بشأن المهمة التي تؤديها ولماذا تؤديها(هل يجب أن تؤديها في‬
‫المقام األول ؟)‬
‫• حاول أن تقسم عملك الى مهام صغيرة يمكن إنجازها بسهولة فذلك سوف يساعدك على‬
‫أن تركز ذهنك ومجهوداتك‬
‫• ضع خطة أسبوعية أو يومية حتى تمنح نفسك ‪:‬‬
‫‪ -‬وقتا ً كافيا ً للمهام الكبيرة‬
‫‪ -‬صورة كلية لألمور ‪ ،‬في حالة إن أردت أن تغير ما تفعله( استجابة لتلك األيام التي‬
‫ال تحقق فيها شيئاً)‬
‫• كن واقعيا ً ‪ ،‬فأنت لن تنجز إال قدراً محدداً من المهام فقط كل يوم‬
‫• قم بمراجعة خطتك على مدار اليوم‬
‫• إذا حاصرتك الضغوط ‪ ،‬ففكر ما الذي يمكنك إسقاطه من المهام اليوم‬
‫ضع مجهوداتك في إنجاز المهام األساسية كل يوم ركز على النشطة المثمرة ‪ ،‬ولبست‬
‫الملحة ‪.‬‬
‫‪19‬‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫• التعامل مع الور‪R‬قيات‬
‫• حفظ الملفات‬
‫• نصائح لمن يسافرون بشكل منتظم‬
‫• للعمل أثناء السفر‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫هل تجلس بطريقة مريحة ؟‬
‫مصطلح ‪ Ergonomics‬يطلق على العلم الذي يختص بدراسة العالقة بين الموظفين وبيئة‬
‫فهناك أفكار كثيرة ركزت على تصميم تخطيط لمكان العمل فيه يشعر الموظفون باالرتياح‬
‫واألمان ويتمكنون فيه بإبداع وإنتاجية ‪.‬‬
‫• فالمكان الذي تعمل فيه يعتبر شيئا ً مهما ً ‪ ،‬ويكفي دليال ً على ذلك أن تفكر في الوقت الذي‬
‫تقضيه فيه‬
‫• تأكد من أن يكون كل األدوات التي تحتاج إليها في متناول يدك ‪ ،‬بما ذلك المعلومات التي‬
‫تحتاجها ‪ ،‬ووسائل التوثيق ‪ ،‬واألدوات المكتبية ‪ .‬يمكنك أن تهدر قدراً كبيراً من الوقت‬
‫القيم ( ‪ 4‬ساعات في األسبوع تقريباً) في البحث عما تريده من هذه األشياء ‪.‬‬
‫• ال تتجاهل أهمية المكان الذي تجلس فيه في العمل ‪ .‬يجب ان يكون الكرسي الذي تجلس‬
‫عليه مريحا ً ومصمما ً بشكل جيد‪ .‬وإذا كنت تستخدم الكمبيوتر ‪ ،‬يجب أن يكون ارتفاع‬
‫مكتبك مالئما ً مع توفير اإلضاءة المناسبة‬

‫‪21‬‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫هل مكتبك خال من األوراق ؟‬
‫رغم أن بعض الناس يستمعون بالعمل في بيئة مزدحمة تتسم بالفوضى(ويزعمون أن بإمكانهم‬
‫الوصول الى أي مستند يطلب منهم)‪ ،‬فهناك آخرون يبدو أنهم قد اكتسبوا مهارة الحفاظ على‬
‫مكاتبهم نظيفة ومرتبة ‪.‬‬
‫ومشكلة أكوام الورق والمستندات هي أن العقل يمكنه التركيز بطريقة واعية على معلومة‬
‫واحدة فقط كل مرة ‪ .‬وكلما ازداد ما لديك من أكوام من الورق ‪ ،‬ازدادت رغبتك في كل ورقة‬
‫منها ‪ ،‬وهذا من المحتمل أن يشتت انتباهك ويبعد تركيزك عن العمل األساسي الذي يتعين‬
‫عليك إتمامه ‪.‬‬
‫وبقدوم التكنولوجيا التي تعتمد على أجهزة الكمبيوتر الشخصية ‪ ،‬كان المتوقع هو أن هذه‬
‫التكنولوجية ستجعل مكاتبنا نظيفة ومرتبة ‪ ،‬كما أن أيام حفظ الملفات في األدراج والخزانات‬
‫قد ولت ‪ .‬ولكن لألسف ‪ ،‬ليس هذا هو الحاصل اآلن ‪ .‬لقد أصبحنا نمتلك التكنولوجيا ‪ ،‬ولكننا‬
‫الزلنا نصر على الحصول على نسخ مطبوعة لما نراه على شاشات الكمبيوتر ‪ .‬وهذا هو ما‬
‫جعل األوراق تتراكم لدينا باستمرار‬

‫‪22‬‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫كيف تتعامل مع مكتبك عندما تسوده الفوضى ؟‬
‫تشير التقديرات الى أن األشخاص الذين تتراكم على مكاتبهم أكوام من األوراق يمكن أن‬
‫يقضوا ما يصل الى ‪ 45‬دقيقة كل يوم في البحث عن الوراق أو مستندات ‪.‬‬
‫والمكتب الذي تتراكم عليه األوراق ال يمكن أن يتمكن صاحبه من التفكير بوضوح وإبداعية‬
‫‪ ،‬ولذلك ‪:‬‬
‫• نظف مكتبك من أي شيء ال يتعلق بما تعمل عليه في الوقت الحالي ‪ .‬سوف يساعدك هذا‬
‫على ان تركز انتباهك ؟‬
‫• قاوم إغراء ترك األوراق او المستندات الخاصة بالمهمة الحالية فوق مكتبك‬
‫• بمجرد أن تنهي مهمة ما ‪ ،‬ضع كل األوراق الخاصة بها في أحد األدراج أو في ملف أو‬
‫حافظة أوراق ‪.‬‬
‫• احرص دائما على ان تجعل مكتبك نظيفا ً ومرتبا ً قبل ان تنصرف من عملك ‪ ،‬فمن الناحية‬
‫النفسية ‪ ،‬سوف يجعلك ذلك تقدم على العمل بنشاط وحيوية في التالي ‪.‬‬
‫• يجب أن تتبنى نظاما ً للتعامل مع األعمال الورقية (تابع القراءة )‪.‬‬
‫‪23‬‬
‫تلميح ‪ /‬أبدا بأن تنظيف مكتبك من كل األشياء التي ال تريدها‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫تعامل مع الورقيات مرة واحدة فقط كل يوم‬
‫اقترح التعامل مع العمال الورقية مرة واحدة فقط كل يوم غالبا ً ما يقابل بالضحك ‪ .‬ولكن المبدأ وراء‬
‫هذا االقتراح سليم وصحيح ‪ ،‬وهو يتطلب منك ان ‪:‬‬
‫• تتخذ قرار بشأن أي ورقة عمل تقع في طريقك‬
‫• تتجنب تأجيل التعامل معها لوقت الحق‬
‫• تحافظ على تدفق األوراق والمستندات وتمنع تراكمها‬
‫عندما تتلقى بعض األوراق ‪:‬‬
‫• قم بقراءتها ثم قرر ما الذي تريد أن فعله بها‬
‫• طبق عليها األسلوب التالي ‪:‬‬
‫ارجعها من حيث أتت‬
‫استخدمها‬
‫تخلص منها‬
‫قم بإحالتها الى شخص آخر‬
‫• ضع بجوارك سلة للمهمالت في مرمى يدك‬
‫• عندما تشك في مدى إلحاحيتها ‪ ،‬تخلص منها !‬
‫‪24‬‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫إدار‪b‬ة بريدك‬
‫الوارد‬
‫• انظر الة الطريقة التي تنظم عملك بها وضع نظاما ً يحقق لك النجاح‬
‫• امنح المواد غير المرغوبة من الوصول إليك ‪ ،‬مثالً بأن تزيل اسمك من قوائم النشرات الدورية‬
‫(سواء الداخلية أو الخارجية )‬
‫• تعامل مع البريد الذي يصل الى مكتبك كما يلي ‪:‬‬
‫‪ -‬اكتب تعليقك عليه بخط اليد وقم بتمريره‬
‫‪ -‬قم بتفويض مهمة الرد عليه لشخص آخر‬
‫‪ -‬تخلص منه‬
‫• تجنب تخصيص أدراج كثيرة لحفظ األوراق ‪ ،‬أحدها مثالً لألوراق الخاصة باألعمال المعلقة‬
‫وآخر لألعمال التي تتطلب إجراء أحدهما لألوراق المتنوعة ‪ ،‬ألنك بذلك سوف تجعلها تمتلئ‬
‫بأكوام من األوراق غير الضرورية‬
‫• ضع نظاما ً لتحديد األولويات فيما يتعلق ببريدك الوارد ‪ ،‬مثالً ‪ ،‬قم بتقسيمه الى نوعين من‬
‫الملفات أ ‪ ،‬ب ( ا ‪ :‬البريد الذي يطلب إجراء ‪ ،‬ب ‪ :‬البريد الذي يتطلب قراءته فقط )‬
‫الصادر‬
‫‪25‬‬ ‫• راجع كل بريدك الصادر الذي يحمل توقيعك (فهذا أمر مفيد أيضا ً )‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫أنظمة حفظ الملفات‬
‫• قسم الملفات الخاصة بالعمل بحيث تتضمن ‪:‬‬
‫‪ -‬المشروعات التي تعمل عليها اآلن‬
‫‪ -‬المهام الروتينية التي تؤديها يوميا ً أو أسبوعيا ً أو شهريا ً‬
‫‪ -‬المعلومات المطلوبة لالجتماعات مع العمالء ‪ /‬أفراد طاقم العمل األساسيين‬
‫‪ -‬المعلومات التي تحتاجها في متناول يدك باستمرار(أسماء‪،‬عناوين‪،‬أرقام تليفونات‪ ،‬الخ)‬
‫• بالنسبة للمهام المعلقة أو التي تحتاج الى متابعة على المدى البعيد ‪ ،‬قم بعمل ملف للتذكير‬
‫‪ ،‬ليذكرك بما تنتهي منها ‪ .‬اصنع كل في كل منها ملفا ً منفصالً لكل يوم من أيام الشهر‬
‫تأكد من أن ملفاتك معنونة بوضوح‬
‫• بداخل كل ملف ‪ ،‬ضع ورقة (بلون مختلف)تصف محتوياته ‪ .‬سوف ينبهك هذا بسرعة‬
‫الى ما يتضمنه الملف وبوفر عليك الوقت ‪ .‬كما سيساعدك على أن تقرر ما تحتاج فعالً الى‬
‫حفظه في هذا الملف‬
‫• عندما تصنع ملفات إلكترونية ‪ ،‬طبق نفس المبادئ التي كنت ستستخدمها في تنظيم‬
‫الملفات الورقية‬
‫‪26‬‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫احفظ كل شيء !‬
‫نصيحة طبية ‪ ،‬ولكننا نعرف أن حفظ الملفات هو اكثر مهمة في العالم تصيبنا بالملل !‬
‫تلميحات مفيدة ‪:‬‬
‫• قلل عدد األدراج في مكتبك ‪ .‬ما الذي تحتاجه فعليا ً ؟ إذا وجدت أنك لم تستخدم أبداً تلك‬
‫األدراج التي تشتمل على األوراق التي المعلقة أو تلك التي تحتوى على األوراق ذات‬
‫الموضوعات المختلفة والتي لم تقرر أي إجراء بشأنها ‪ ،‬فتخلص منها إذن‬
‫• قم بعملية حفظ الملفات في الوقت الذي تشعر فيه بأقل قدر من الطاقة والحيوية في اليوم‬
‫أو في األسبوع‬
‫• حاول أن تضع كل ملفاتك في كومة واحدة ثم تعامل معها بشكل نظامي ‪ .‬كقاعدة ‪ ،‬إذا‬
‫رأيت إحدى األوراق في أحد أدراجك ووجدت أنك ‪:‬‬
‫‪ -‬ال يمكنك أن تتذكر متى كانت آخر مرة استخدمتها فيها‬
‫‪ -‬وال تعرف متى سوف تحتاجها في المستقبل ‪ ،‬فتخلص منها على الفور !‬
‫ضع األوراق التي تريد االحتفاظ بها في ملف ‪ ،‬وسجل هذا في دفتر يومياتك أو مفكرتك‬

‫‪27‬‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫العمل أثناء السفر والتنقل من مكان لمكان‬
‫معظم األشخاص ليس مكتب أو مقر ثابت للعمل فهم ببساطة يعملون وهم يتنقلون من مكان‬
‫لمكان ‪ ،‬ويسافرون من مدينة لمدينة ومن بلد لبلد إذا كنت في نفس هذا الموقف ‪:‬‬
‫• اسأل نفسك ‪ “:‬هل هذه الرحلة ضرورية فعالً أم يكفي خطاب أو مكالمة تليفونية؟“‬
‫• قم بعمل قائمة مراجعة بكل األشياء التي سوف تحتاجها‬
‫• اترك نسخة من مخطط الرحلة في مكتبك أو في منزلك‬
‫• ضع خططا ً بديلة للسفر لتلجأ عليها في حالة حدوث أي مشكالت‬
‫• احمل معك باستمرار أرقام التلفزيون المهمة‬
‫• دون ارقام بطاقة ائتمانك في مكان آمن‬
‫• اهتم بأي أجهزة أو معدات ربما تحملها معك‬
‫• تأكد من أنك تحمل معك محوالً كهربائيا ً األجهزة الكهربائية أثناء سفرك للخارج‬

‫‪28‬‬
 ‫إدارة مكان العمل‬
‫العمل أثناء السفر والتنقل من مكان لمكان‬
‫• قم بإعداد مكتب محمول ‪ ،‬وذلك بأن تأخذ معك في سفرك ملفات ومفكرتك والكمبيوتر‬
‫الحضني وهاتفك المحمول ون تتجنب أدواتك المكتبية وأختامك‬
‫• حاول ان تتجنب غريزة التجميع (الوقوف في الطوابير ) في المحطات والمطارات‬
‫• استعن بالخدمات المقدمة في الفنادق للتغلب على أي مشكالت‬
‫• خذ معك المالبس المناسبة سواء للعمل أو للتنزه في وقت الفراغ‬
‫• قلل من التوتر ‪ :‬بعد السفر ‪ ،‬تناول وجبة خفيفة ‪ ،‬ومارس التمارين الرياضية ‪ ،‬الهم أن‬
‫تحاول الهدوء واالسترخاء‬
‫• وأخيراً ال تفترض ‪.....‬أي شيء !‬

‫‪29‬‬
‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫• االستماع الى اآلخر‪R‬ين‬
‫• التعامل مع المكالمات الهاتفية‬
‫• رسائل البريد اإللكتروني‬
‫• القر‪R‬اءة‬
‫• الكتابة‬
‫• تنظيم االجتماعات‬
‫• رئاسة االجتماعات‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫لماذا يعد ذلك مهما ً‬
‫• التواصل هو قوام الحياة في أي مؤسسة ‪ ،‬فبدونه نصبح كأننا غير موجودين‬
‫• العالم الذي نحيا فيه هو مبني على التواصل ‪ ،‬فبمقدورنا اآلن االتصال بأي‬
‫شخص في أي مكان في العالم في أي وقت من اليوم‬
‫• نحن اآلن نتعرض لوابل من صور وأشكال التواصل أو االتصال منذ طلوع النهار‬
‫وحتى مغيب الشمس‬
‫• ورغم أهمية التواصل ‪ ،‬إال أنه ال يزال من المدهش مدة الالمباالة التي يتسم بها‬
‫البعض عند التواصل مع اآلخرين ‪ .‬ال عجب إذن أن تضعف التواصل يعد سببا ً‬
‫رئيسيا ً من أسباب هدر الوقت في حياتنا‬
‫• وبسبب التشديد على عنصر السرعة في حياتنا (والذي حل في الغالب محل االنتباه‬
‫للتفاصيل) ‪،‬فنحن كثيراً ما نخلق مشكالت ألنفسنا بسبب إهمالنا وعدم ترميزنا على‬
‫تواصلنا مع اآلخرين ‪ ،‬وعلى ما يجب أن نوصله لهم‬

‫‪31‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫االستماع ‪ :‬أهم مهارات التواصل‬
‫تشير األبحاث الى أننا نقضي ‪ %80‬من يومنا في التواصل مع اآلخرين ‪ ،‬وأن حوالي‬
‫نصف هذا الوقت تقضيه في االستماع وهناك نموذج يتم االستشهاد بع كثيراً (يقترح ما‬
‫يلي ‪:‬‬
‫االستماع‬ ‫التحديث‬ ‫القراءة‬ ‫الكتابة‬

‫الترتيب الذي يتعلم به األطفال هذه المهارات‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬
‫نسبة استخدمها عند الكبار‬ ‫‪45%‬‬ ‫‪30%‬‬ ‫‪16%‬‬ ‫‪9%‬‬
‫الترتيب الذي نتعلمها‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫الفكرة هنا هي أن االستماع هو أول مهارة نتعلمها ونحن أطفال وهي أكثر المهارات‬
‫استخدما ً ‪ ،‬ولكنها ال تمنح إال أقل قدر من االهتمام في المدارس ‪ .‬وال تنس أن ثمة‬
‫فارقا ً كبيراً بين السمع واالستماع ‪.‬‬

‫‪32‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫لماذا ال نسمع الى اآلخرين‬
‫معظم الناس يسمعون بعضهم البعض ‪،‬ولكن قليلين منهم هم من يستمعون فعلياً‪ .‬واألخطاء‬
‫الشائعة هذا الموضوع تتضمن ‪:‬‬
‫• سرعة التفكير ‪ :‬يستطيع العقل أن يفكر أسرع مما يستطيع الناس التحديث ومن ثم يكون‬
‫لدينا الكثير من الوقت لنتقد ما يقوله اآلخرين ونخطط الستجابتنا له ‪.‬‬
‫• ” لقد استمعت إليك بالفعل ”‪“..‬لقد حزمت أمرى“ ‪“..‬لماذا يتعين على إذان االستماع لك؟“‬
‫• عوامل خارجية لتشتيت االنتباه ‪ :‬الهواتف ‪ ،‬محادثات أخرى المارة ‪.‬‬
‫• عدم االنتباه عندما تسمع كالما ً غريبا ً ال تستطيع فهمه ‪.‬‬
‫• الرغبة في الكالم ومن ثم النزوع لمقاطعة المتحدث ‪.‬‬
‫• سماع ما تتوقع سماعة في المحادثة ‪ ،‬بدال من االنتباه للرسالة المقصودة‬
‫• الفشل في وضع أنفسنا في موقف اآلخرين‬
‫• اعتقادنا أننا نعرف ما الذي يتحدث عنه اآلخرون ‪.‬‬
‫• اإلصغاء الى الكلمات ولكن مع إهمال المشاعر والعواطف المخبوءة وراءها‬
‫• هل يبدو أي من هذه األخطاء مالوفا بالنسبة لك ‪.‬‬
‫تذكر أن معظم األشخاص الذين تتعامل معهم ليسوا مستمعين جيدين ‪.‬‬

‫‪33‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫أنواع مختلفة من االستماع‬
‫• حتى تستمع للطرف اآلخر ‪ ،‬يجب أن تمنحه كل انتباهك وإهتمامك‬
‫• نحن نستمع لآلخرين ألسباب كثيرة ‪ ،‬على سبيل المثال لكي ‪:‬‬
‫‪ -‬نبدو مهذبين‬
‫‪ -‬نحصل على معلومات محددة (مثال ُ ‪ :‬اتجاهات أو تعليمات)‬
‫‪ -‬نعرف المزيد عن المتحدث أو عن الموضوع‬
‫‪ -‬نتفهم موقف الشخص اآلخر أو أفكاره‬
‫‪ -‬نكتشف الخطأ فيما يقوله الطرف اآلخر‬
‫‪ -‬نتعلم أفكاراً وأساليب جديدة‬

‫يجب أوال تعرف بوضوح لماذا تستمع الى الطرف اآلخر ثم تعلم بعد ذلك أن توليه انتباهك‬

‫‪34‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫كيف تستمع لآلخرين ؟‬
‫يجب عليك أن تدرك في البداية أن االستماع لآلخرين مهمة صعبة ومهارة لم يتدرب معظمنا‬
‫عليها ‪ .‬حاول أن ‪:‬‬
‫• تتذكر أنك بحاجة الى أن تولي اهتمامك وانتباهك لالستماع ‪ ،‬باعتباره مهارة نشطة‬
‫• تالحظ جيداً كوسيلة تساعدك على التذكر ‪.‬‬
‫• تخطط ألن تخبر شخصا ً آخر بما سمعته ‪ ،‬فبهذا الطريقة سوف تتذكره بشكل أفضل‬
‫• تكون حاضراً بذهنك ‪ :‬انتبه وأظهر اهتمامك بما يقوله الطرف اآلخر‬
‫• تجعل سلوكك منسجما ً مع سلوك محدثك (وهو ما يطيق عليه اللفة ‪ ،‬أو التناغم) ‪ .‬وإذا‬
‫كنت تتحدث مع الطرف اآلخر على الهاتف ‪ ،‬فحاول أن تجاريه بنفس إيقاعه‪،‬بسرعة‬
‫أو ببطء‬
‫• تسيطر على مشاعرك ‪ ،‬فإن لم تفعل ‪ ،‬فسوف تحاول بينك وبين االستماع الفعال لآلخرين‬
‫• تتجنب مصادر تشتيت االنتباه ‪.‬‬
‫• تكون على دراية باللحظة التي يبدأ عقلك عندما يموج بأفكار أخرى تصرفك عن اإلصغاء‬
‫الكامل‬
‫االستماع لآلخرين مهارة وهبة في نفس الوقت ‪ ،‬فامنحها بكرم وسخاء‬

‫‪35‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫كيف تستمع لآلخرين ؟‬
‫• يجب أن تدرك أن عادتك (السيئة)وتعترف بها ‪.‬هل هناك بعض األشخاص ال تستمع‬
‫إليهم مطلقا ً ؟‬
‫• انتبه لما يقوله اآلخرون وأظهر اهتمامك به (وال تصغ الى كلماتهم فقط ‪ ،‬ولكن حاول‬
‫أن تلتقط المشاعر والعواطف المستترة خلفها )‬
‫• استخدم كل حواسك لالستماع الى ما لدى اآلخرين من ‪:‬‬
‫‪ -‬أفكار (كل ما يقولونه من كلمات )‬
‫‪ -‬مشاعر (كيف يعبرون عن أفكارهم)‬
‫‪ -‬نواياهم (إن كان هناك ما يخططون لفعله)‬
‫• عبر عما تعتقد أنهم يحاولون قوله ‪ .‬جرب ‪:‬‬
‫‪ -‬اختبار الفهم ‪ ” :‬ما الذي تقصد ه بقولك ‪...‬؟“‬
‫‪ -‬التخلص ‪ ” :‬ما تقوله إذن هو ‪“...‬‬
‫• وأخيراً ‪ ،‬الطريقة األكثر وضوحا ً هي ‪ :‬أغلق فمك ‪ ،‬وال تتكلم‬
‫االستماع الفعال سوف يوفر لك الوقت‬
‫‪36‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫توجيه األسئلة‬
‫توجيه األسئلة (كوسيلة لقياس فهمك)هو إحدى الطرق التي يوضح بها أنك تستمع للطرف‬
‫اآلخر ‪ .‬يمكنك أن توفر الوقت بأن تطرح أسئلة ذكية تجعلك تحصل على المعلومات التي‬
‫تبحث عنها ‪.‬‬
‫األسئلة المغلقة (مثل ‪ “:‬هل هذا الكتاب مفيداً؟ ”) تجعلك تحصل على إجابة واحدة‬
‫األسئلة المفتوحة (مثل ‪ “:‬كيف تجد هذا الكتاب مفيد؟“)تؤدي الى إجابات كثيرة محتملة ‪.‬‬
‫وهذا األسئلة عادة ما تبدأ بكلمات مثل ‪ :‬من ‪ ،‬ما ‪ ،‬لماذا ‪ ،‬متى ‪ ،‬أين ‪ ،‬كيف ‪.‬‬
‫ال تقلل من شأن مهارتك توجيه األسئلة والوقت الذي يمكن توفيره من خاللها ‪.‬‬

‫‪37‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫كيف أصبح الهاتف يسيطر على حياتنا‬
‫أصبح الهاتف يسيطر على حياتنا أننا نشعر بوجوب أن نكون متاحين لآلخرين على مدار ‪24‬‬
‫ساعة في اليوم ‪.‬‬
‫والوقت يتراكم ‪ ،‬فمثالً إذا قضيت ‪%10‬من يومك في التحدث على الهاتف‪،‬فإن ذلك يعادل ‪:‬‬
‫‪ 6 -‬ثوان كل دقيقة‬
‫‪6 -‬دقائق كل ساعة‬
‫‪ 40 -‬دقيقة كل يوم‬
‫‪ 3.5 -‬ساعة كل اسبوع‬
‫‪ -‬ما يزيد على يومين كل شهر‬
‫‪ 24 -‬يوما ً لكل سنة‬
‫وبعض االكتشافات التكنولوجية الحديثة ‪ ،‬مثل البريد الصوتي وأنظمة تحديد الخيارات ‪ ،‬قد‬
‫أزالت العنصر البشري من االتصاالت الهاتفية ‪ ،‬األمر الذي يمكن أن يسبب التأخيرات واإلحباط‬

‫‪38‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫مميزات وعيوب الهاتف‬
‫المميزات‬
‫• عملي ‪ ،‬سهل االستخدام ‪ ،‬في أي وقت ‪ ،‬وفي أي مكان‬
‫• أكثر مالمسة للشخصية من الكتابة‬
‫• يعطي مردوداً أو استجابة فورية‬
‫• اقتصاديي ‪ :‬يمكنك إجراء مكالمات كثيرة في وقت قصير‬
‫• في األحداث الطارئة ‪ ،‬يمكن أن يكون أسرع من البريد اإللكتروني‬
‫• مكالمة هاتفية في توقيت جيد يمكن أن توفر وقتا ً قيما ً‬
‫العيوب‬
‫• يفتقر الى الجوانب غير اللفظية التي يوفرها التواصل وجها ً لوجه‬
‫• غالبا ً ما يكون المتلقي غير مستعد‬
‫• يمكن أن يكون مكلفا ً ومضيعا ً للوقت إن لم تكن مختصراً في الحديث‬
‫• يمكن أن يقاطع حياتك ويسيطر عليها‬
‫• يمكن أن يسترق اآلخرون السمع (وخصوصا ً عندما تستخدم الهاتف المحمول) ولذلك يجب أن‬
‫تحذر حتى ال تقدم للغرباء أو المارة معلومات شخصية عنك أو خاصة بعملك ‪.‬‬
‫‪39‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫استخدام الهاتف في العمل‬
‫أول نقطة يجب اإلشارة إليها هي أن تستخدم الهاتف فقط عندما تحتاج الى ذلك ‪.‬تذكر أيضا ً‬
‫أنه عندما تستخدم الهاتف ألغراض العمل ‪ ،‬فإن اآلخرين سوف يكونون انطباعا ً عنك وعن‬
‫شركتك وعن الطريقة التي تدير عملك بها ‪.‬‬
‫• إذا كان من الممكن‪،‬قم بتجميع المكالمات الهاتفية التي يجب أن تجربها وخصص وقتا ً‬
‫لذلك‬
‫• كن مستعداً‪.‬جهز المعلومات بحيث تكون متاحة لديك في حالة إن هاتفك أحد للسؤال عن‬
‫شيء‬
‫• تكلم بوضوح وبطء‬
‫• عندما تجري مكالمة هاتفية ‪،‬كن مستعداً الحتمال ألن يرد عليك جهاز الرد اآللي أو البريد‬
‫الصوتي‬
‫وبشكل عام ‪ ،‬استخدم الهاتف إلقناع الطرف اآلخر عندما يكون موقفك أقوى من موقفه‬
‫(فالهاتف يقلل من تدخل العواطف ويزيد من الموضوعية عند مناقشة المهمة التي أنت‬
‫بصددها) ‪ .‬ولكن في حالة إن كان موقفك هو األضعف ‪ ،‬فتجنب استخدام الهاتف ‪.‬‬

‫‪40‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫أساليب جيدة الستخدام الهاتف‬
‫• استخدم عبارة ترحيب ‪ ،‬تقيم فيها نفسك والمكان الذي تتحدث منه‬
‫• ال تقل فقط ”مرحبا ً ” أو ”انتظر“‬
‫• راقب سلوكك أثناء التحدث ‪ ،‬فمثال‪،‬تجنب أي إشارات تدل على أنك تتحدث الى‬
‫اآلخرين عندما يكون من المفترض أنك تستمع الى الطرف اآلخر‬
‫• استخدم صوتك لتضيف معنى خلصا ً من خالل نغمة وحدة وطبقة صوتك‬
‫• ال تخش أن تخبر محدثك أن أمامه وقتا ً محدداً للكالم ‪ ،‬والتزم بهذا الوقت‬
‫• تجنب الرد على الهاتف أثناء تناولك للطعام‬
‫• تذكر أن الطرف اآلخر ال تستطيع رؤيتك ‪،‬وأن رسالتك ستصله من خالل كلماتك‬
‫(‪ )18%‬ونيرة صوتك وطريقك في الكالم (‪)%82‬‬
‫• عندما تتحدث على الهاتف ‪ ،‬اجلس معتالً أو وقف ‪ ،‬وهذا هو األفضل ‪(،‬بهذه الطريقة تصبح أكث يقظة‬
‫وانتباها)‬
‫• ال تمسك قلما ً بفمك مثالً وأنت تتحدث‬
‫• ابتسم ( فاالبتسامة تنعكس على صوتك)‬
‫• ركز على ما يقوله الطرف اآلخر‬
‫• خذ مالحظات حول النقاط األساسية (استعن بقدر عقلك على مالحظة وتتبع األفكار لتدوين ما يقال)‬
‫• ال تفعل أشياء أخرى أثناء المكالمة وقاوم رغبتك في اإلمساك بالقلم والرسم بعبث‬
‫• أجب على الهاتف بسرعة ‪ ،‬وال تتركه يرن كثيراً‬

‫‪41‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫وضع نظام لرد المكالمات الهاتفية‬
‫• هناك أوقات عليك فيها أن تخبر عن المكالمات التي تتوقعها في غيابك ‪.‬في هذه الحالة ‪ ،‬قم بإعطائهم‬
‫فكرة عن طبيعة هذه المكالمات ‪:‬‬
‫‪ -‬أسباب أهمية هذه المكالمات‬
‫‪ -‬ما هو موضوعها‬
‫‪ -‬ما الذي يقولونه ‪ /‬كيف يتعاملون معها‬
‫‪ -‬من الذين ال ترغب في التحدث إليهم ولماذا‬
‫• إذا طلبت من أحد أن يعاود االتصال بك في وقت محدد‪،‬فتأكد من أنك ستكون موجوداً في هذا الوقت‬
‫• إذا قمت برد مكالمة هاتفية ولم تجد الشخص المقصود ‪،‬فال تشعر بأنك مضطر الى‬
‫االستمرار في المحاولة طالما أنه غير متواجد باستمرار‬
‫• استخدم الوسائل التكنولوجية الحديثة مثل خاصية االنتظار ‪ ،‬وجهاز االستدعاء اآللي ‪ ،‬والرسائل‬
‫النصية ‪ ،‬وخدمات رد المكالمات ‪.‬‬
‫• عندما تترك رسالة ألحد األشخاص ‪:‬‬
‫‪ -‬استمع الى التعليمات على جهاز الرد اآللي قبل أن تترك رسالتك‬
‫‪ -‬تكلم بشكل أبطأ مما تكلم به المعتاد ‪ ،‬خاصة إذا كنت تترك له أرقاما ً ليتصل بك عليها‬
‫‪ -‬ضمن في رسالة تعريفا ً بك وكذلك سبب االتصال‬
‫‪ -‬اجعل رسالتك قصيرة حتى ال تجاوز المدة قبل أن تنهيها‬
‫‪42‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫أفكار إلدارة مكالماتك الهاتفية‬
‫• إذا طلب منك المتحدث أن تنتظره ن فسأله كم سيستغرق ذلك‬
‫• استخدم نظاما ً للتعامل مع كل المكالمات الواردة (سيخدم صورتك أمام العمالء )‬
‫• استخدم البريد الصوتي لمساعدتك على إدارة وقتك ‪ ،‬ولكن ال تفرط في استخدامه ‪ ،‬فمن بك‬
‫سيفضلون التحدث الى شخص ال الى آلة ‪.‬‬
‫• قبل أن تجري اتصاالً هاتفيا ً ‪ ،‬حدد ما الذي ستقوله وتحدث في صلب الموضوع مباشرة‬
‫• تجنب الكالم عن حالة الطقس (عللى سبيل المثال ‪“:‬كيف حال الطقس عنكم ؟“) وقلل من‬
‫الحوارات االجتماعية ‪.‬‬
‫• إذا كان هناك عدة مكالمات هاتفية غير ملحة عليك أن تقوم بإجرائها ‪ ،‬فقم بتجمعيها معا ً‬
‫وقم بإجرائها قبل الغذاء مباشرة أو قرب نهاية يوم العمل ‪ ،‬ففي هذه األوقات ‪ ،‬يكون‬
‫األشخاص أكثر حرصا ً على الوقت وأقل ميالً للتحدث بشكل مطول‬
‫• ال تنس أن الهواتف المحمولة – رغم أنها مفيدة ومالئمة – تكلفك‬
‫• أخيراً إذا أنهيت من كالمك في العمل ولكن الطرف اآلخر تابع الكالم (عن وظيفته أو عن‬
‫أسرته أو مشكالته) فحاول أن تقطع المكالمة بينما تواصل حديثك (وهذه وسيلة فعالة بحق!!)‬
‫‪43‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫ثورة البريد اإللكتروني‬
‫المميزات‬
‫يبدو أن البريد االلكتروني ومذلك الهواتف المحمولة والرسائل النصية ‪ ،‬قد أصبحت‬
‫تسيطر على حياتنا ‪.‬فعن طريق البريد االلكتروني يمكنك ‪:‬‬
‫• االتصال باآلخرين والتواصل معهم بسرعة مع إمكانية تلقى استجابة سريعة منهم‬
‫• التوجه مباشرة الى األشخاص المهيمن‬
‫• عبور القارات وتخطي المناطق الزمنية‬
‫• نشر معلومات الى عدد كبير من الناس بسرعة وسهولة‬
‫• إرسال ملفات البيانات والصور‬
‫• التحكم في وقتك بشكل أفضل ألنك تختار الوقت المناسب للرد‬
‫• االتصال باآلخرين والتواصل معهم بطريقة أسرع من البريد العادي وأكثر مالءمة من‬
‫الفاكس‬

‫‪44‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫ثورة البريد اإللكتروني‬
‫إذا وضعنا المميزات جانبا ً فإن البريد االلكتروني يمكن أن يكون ‪:‬‬
‫• خيارً بطيئا ً (ال بديل عن استخدام الهاتف ‪ ،‬فهذا هو اإلجراء األسرع في الغالب )‬
‫• أسلوبا ً يستخدمه بعض األشخاص لحماية أنفسهم ‪ ،‬وذلك عن طريق إرسال نسخة من‬
‫الرسائل الى الجميع‬
‫• وسيلة لتأجيل اتخاذ القرارات ‪،‬فالبعض يظل يطرح أسئلة أو يثير موضوعات‬
‫• مربكا ً ‪ ،‬ما لم يكن هناك نظام للتعامل مع الرسائل التي تصلك من خالله‬
‫• مكلفا ً (أصبحنا جميعا ً اآلن نستخدم لوحة المفاتيح في الكمبيوتر بمستويات مختلفة من‬
‫المهارة ‪ ،‬وأهملنا التخصص الوظيفي )‬
‫• وسيلة لتشتيت االنتباه ‪ ،‬خاصة إذا كان الكمبيوتر يصدر صفيراً في كل مرة تصلك فيها‬
‫رسالة‬
‫• مسببا ً للضغوط والتوتر‪ ،‬ألن اآلخرين يتوقعون منك رداً فوريا ً على رسائلهم‬

‫‪45‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫التعامل مع رسائل البريد اإللكتروني‬
‫التعامل التي تقدم حول التعامل مع األعمال الورقية (مثل االنتهاء منها جميعا ً دفعة واحدة) ال‬
‫تنطبق على االتصاالت االلكترونية ‪ ،‬فرسائل البريد االلكتروني تتراكم بسرعة كبيرة ‪ ،‬ولذلك‬
‫علينا‪ w‬أن نجد طرقا ً للتعامل معها ‪ .‬وفيما يلي بعض النصائح المفيدة ‪:‬‬
‫• نظاما ً ثابتا ً للتعامل مع رسائل البريد االلكتروني التي تتلقاها ‪،‬على سبيل المثال ‪ ،‬خصصا ً‬
‫وقتا ً محدداً لذلك كل يوم (في الصباح الباكر ‪،‬بعد الغداء ‪ ،‬آخر اليوم) سوف يضمن لك ذلك‬
‫وقتا ً جيداً للرد ويمنع تراكم الرسائل لديك ‪.‬‬
‫• اقرأ عناوين الرسائل بسرعة وقرر على الفور أي الرسائل ستقوم بحذفها ‪.‬ورغم أن هذا‬
‫قد ال يكون سهال في البداية إال أنه مع الممارسة سوف تجد أن عنوان الرسالة والتفاصيل‬
‫الخاصة بالمرسل سوف يعطيا‪w‬نك إشارة تمكنك من تحديد هل الرسالة مهمة أم أن من الممكن‬
‫تجا‪w‬هلها‬
‫• قم بطبا‪w‬عة الرسائل الطويلة والمهمة فقط إن قراءة رسائل البريد االلكتروني وهي على‬
‫الشاشة يمكن أن تكون عملية صعبة ولكن ال تقم بطباعة كل الرسائل التي تتلقاها ‪ ،‬ولكن اطبع‬
‫فقط تلك التي تحتاج الى وقت لدراستها والرد عليها ‪.‬‬
‫• قم بإنشاء مجلدات ليتم تحويل أي رسائل غير مهمة وغير مرغوبة إليها ‪.‬‬
‫‪46‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫التعامل مع رسائل البريد اإللكتروني‬
‫• قم بتنظيم رسائل البريد االلكتروني التي تصلك‬
‫‪ -‬قم بإنشاء مجلدات وملفات لتصنيف الرسائل‬
‫• قم بأداء المهمة األكثر سهولة أوالً‬
‫‪ -‬عندما تقرر التعامل مع الرسائل التي تلقيتها ‪ ،‬حدد أوالً الرسائل التي يمكنك التخلص‬
‫منها ‪ ،‬ثم افعل ذلك‬
‫• اجعل ردودك على الرسائل قصيرة وفي جوهر الموضوع‬
‫‪ -‬حاول أن تستخدم في الرد عبارات بسيطة (على سبيل المثال‪:‬نعم‪،‬ال‪،‬أوافق‪،‬أسف)ت>كر‬
‫أن قراءة النصوص على الشاشة ليست سهلة دائما ً‬
‫• تجنب تكرار تبادل الرسائل‬
‫‪ -‬عندما تجد أن الرسائل يتم تبادلها بشكل متكرر جيئة وذهابا ً مع جهة ما ‪ ،‬تذكر أن‬
‫تجعلك تذكر أن تجعلك رسائلك واضحة دائما ً وفي صميم الموضوع‬
‫• تخلص من الرسائل القديمة‬
‫‪ -‬قم بإنشاء مجلد لألرشفة وضع فيه الرسائل القديمة‬
‫‪47‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫إرسال رسائل البريد اإللكتروني‬
‫هل الرسالة مهمة ويجب أن ترسلها أم ال ؟‬
‫• هل ذات صلة باألشخاص المرسلة إليهم (خصوصا ً إن كنت تعبت بها إليهم لحماية نفسك)‬
‫• هل تكرر شيئا ً يعرفه االخرون بالفعل ؟‬
‫• هل إجراء مكالمة هاتفية سيكون أكثر فعالية من إرسالها‪ ،‬خصوصا ً إليجاد أللفة المطلوبة‬
‫مع اآلخرين في البداية ؟‬
‫• هل تبعت بهذا الرسالة لتحمي أحد األشخاص (نفسك مثالً؟) وليس كمحاولة منك لتحقيق أو‬
‫إنجاز شيء ما ؟‬
‫هل الرسالة طويلة ‪ /‬غامضة للغاية ؟‬
‫• هل يمكن تخليص المعلومات التي تتضمنها الرسالة في نقاط قليلة ؟‬
‫• هل اإلجراء المتوقع وتوقيعه موضحان في الرسالة؟ إذا لم يكن األمر كذلك‪،‬فقم بتوضيحه‬
‫أو ال ترسل الرسالة على اإلطالق‬
‫• هل قمت بتضمين رقم هاتفك في الرسالة بحيث يستطيع الطرف االخر االتصال بك إن كان‬
‫يفضل ذلك ؟‬
‫‪48‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫إرسال رسائل البريد اإللكتروني‬
‫تجنب المواعيد النهائية السخيفة ‪:‬‬
‫• ليس من المعقول بشكل عام أن ترسل رسالة بالبريد االلكتروني في النهاية اليوم وتطلب من الطرف‬
‫اآلخر أن يرد عليك في صباح اليوم التالي ‪ .‬إرسال الرسالة الكترونيا ً ال تجعل الرد عليها أولوية ملحة‬
‫لدى الطرف اآلخر‬
‫• عندما تكون بحاجة الى رد عاجل على رسالتك‪،‬اتصل بالطرف اآلخر قبل أو بعد إرسالها له‬
‫نبرة الرسالة مهمة ‪ .‬تجنب الرسائل الملتهبة ‪:‬‬
‫• الرسالة الملتهبة هي رسالة البريد االلكتروني التي ترسل بهدف انتقاد الطرف اآلخر أو السخرية‬
‫والتهكم منه ‪ .‬قد تشعر أحيانا ً برغبة في إرسال رسالة كهذه ‪ ،‬ولكن مهما كانت هذه الرغبة شديدة قم‪R‬‬
‫بمقاومتها وال ترسل هذه الرسالة كذلك عند الكتابة باللغة االنجليزية ‪ ،‬تجنب استخدام الحروف الكبيرة ‪،‬‬
‫فاستخدامها يضفي نبرة عدوانية على الرسالة ‪.‬‬
‫• إذا أردت أن ترسل ملحوظة تذكيرية ‪ ،‬فجرب االتصال الهاتفي ‪.‬‬
‫• ال باس في استخدام العبارات المختصرة واألسلوب الموجز ولكن على أن تراجع النبرة الكلية للرسالة‬
‫• أجعل رسالتك قصيرة وموجزة ولكن بشرط أن تتضمن كل المعلومات التي يحتاجها الطرف اآلخر‬
‫للتصرف أو االستجابة بشكل ما (ولكن حذار من أن ترسل الكثير )‬
‫• اقرأ رسالتك قبل أن ترسلها وفكر ‪ .‬لو أن أحداً أرسلها إليك ‪ ،‬هل ستشعر بالسعادة ؟‬
‫• عبارة مثل ”من فضلك“ و“الشكر“ تضيف الى رسالتك بعض الكلمات فقط ‪،‬ولكنها تعني الكثير ‪49‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫القراءة بفعالية‬
‫إذا كنت تعمل في وظيفة تتطلب منك قراءة الكثير‪،‬فمعرفة كيف تقرأ وتعلم بعض األساليب‬
‫البسيطة للقراءة بفعالية سوف يوفر لك قدراً كبيراً من الوقت ‪.‬‬
‫القراءة بفعالية ‪...‬‬
‫• تحسن تركيزك‬
‫• تحسن أخذ المالحظات والتذكر‬
‫• وهذا يؤدي الى فهم أفضل والى زيادة القدرة على تذكر الحقائق والى استخدم أفضل الوقت‬
‫والخطوة األولى في طريق القراءة الفعالية هي أن تحدد ما يجب أن تقرأه ‪ .‬وفي مجال العمل‬
‫نجد أن هذا األمر تحكمه عادة أولويات الوظيفة فقراءة كل شيء بالتفصيل يمكن أن تكون‬
‫مضيعة للوقت ‪.‬‬
‫• تفحص المواد الموجودة على مكتبك أو على شاشة الكمبيوترما الذي تحتاج فعليا ّ الى قراءته‬
‫• كن حاسما ً ‪ :‬إذا لم تكن مضطراً لقراءة شيء ما ‪ ،‬فال تقرأه‪.‬‬
‫• قم بإنشاء ملف‪ w‬مستقل تضع فيه المواد التي عليك أن تقراه ‪ ،‬ولكن افعل فقط إذا كنت تعرف‬
‫أنك ستتمكن من أن توليه انتباهك ‪ ،‬وإال سيضاف هذه الملف الى غيره من الملفات التي تزحم‬
‫مكتبك‬
‫‪50‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫القراءة بشكل أسرع‬
‫عندما تجد أمامك مادة مطولة يجب عليك قراءتها‪ w‬اسأل نفسك في المقام األول هل لديك الحماس‬
‫الذي يجعلك ترغب في قراءتها أم ال ؟ إذا كان األمر كذلك ‪ ،‬فهل لديك الوقت الكافي لقراءتها‬
‫واستيعابها ؟‬
‫استعرض المادة التي يجب عليك قراءتها ‪ ،‬وذلك من أجل تجهيز عقلك لقراءتها وتصنيفها ‪.‬قم‬
‫بإلقاء نظرة سريعة على النص وحدد هل هذه المادة ‪:‬‬
‫• مهمة ‪ :‬وفي هذه الحالة عليك بقراتها كاملة‬
‫• قليلة األهمية ‪ :‬قم بإ‪w‬لقاء نظرة سريعة عليها ثم حفظها‬
‫• غير مهمة ‪ :‬قم بتجاهلها كلية‬
‫إذا قررت قراءتها كاملة فحدد أهدافك من وراء ذلك على سبيل المثال ‪:‬‬
‫• هل ستقرؤها وتقوم بحفظها الستخدامها في المستقبل ؟‬
‫• هل تتوقع أن تواجه لك أسئلة أو استفسار عن محتوياتها ؟‬
‫• هل سيتعين عليك ان تكتب تقريراً عنها‬
‫سوف يؤثر هذا على حماسك وأسلوب في القراءة ‪.‬‬
‫‪51‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫تحسين سرعتك في القراءة‬
‫هل تستغرق وقتا ً طويالً في قراءة المستندات أو األوراق وتجاهد لفهم الكلمات ‪ ،‬وعندما‬
‫تنتهي من القراءة ال تستطيع أن تتذكر ماذا كان موضوعها؟ لو كان األمر كذلك ‪ ،‬يجب عليك‬
‫أن تفكر جديا ً في تحسين مهاراتك في القراءة ‪ ،‬وأساليب هذه المهارات هي ‪:‬‬
‫• معرفة الطريقة التي تعمل بها العينان ‪.‬فالعينان تقفزان من كلمة في سلسلة من الحركات‬
‫القصيرة وغير المتناسقة في الغالب ‪ ،‬وال تنسابان بسالمة ونعومة فوق النص كما قد تعتقد‬
‫• فهم طريقة اإلنشاء الجيد للنصوص المكتوبة‪،‬وبالتالي تستطيع أن تلتقط الكلمات والفقرات‬
‫األساسية في النص الذي تقرؤه ‪.‬‬
‫• معرفة لماذا تقرا مادة معينة في المقام األول (ألنه يتعين عليك قراءتها أم ألنك ترغب في‬
‫قراءتها؟)‬
‫• تقرير ما يجب ‪ /‬ال يجب أن تقرأه ‪ ،‬وتحسن تنظيمك الشخصي وذلك ‪ ،‬وذلك بأن تنظف‬
‫مكتبك من كل ما عليه من مصادر التشتت ‪ ،‬وتجلس جلسة مريحة ‪.‬‬

‫‪52‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫أساليب القراءة السريعة‬
‫هناك األساليب البسيطة التي يمكن أن تحسن سرعتك في القراءة بشكل ملحوظ وتجعلك‬
‫تستوعب المعلومات بشكل أفضل ‪.‬‬
‫• حركة العين‬
‫‪ -‬استخدم إصبعك أو القلم كمرشد لعينك وهما يتحركان فوق النص‬
‫‪ -‬ال تركز أو تحاول أن تفهم كل كلمة‬
‫‪ -‬ركز على األفعال واألسماء وتجاهل معظم الكلمات األخرى‬
‫‪ -‬ال تقرأ الكلمات كلمة كلمة ولكن اقرأها في صورة مجموعات‬
‫• أساليب اإلظهار‬
‫‪ -‬استخدم بطاقة لتظهر السطور واحداً واحداً‬
‫• ال تراجع الى ما قرأته مرة ثانية‬
‫‪ -‬إذا كانت هذه عادة لك ‪ ،‬فنفذ االقتراح السابق ولكن بطريقة عكسية ‪:‬‬
‫استخدم بطاقة لتغطي السطر او النص بعد قراءتك له‬

‫‪53‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫أساليب القراءة السريعة‬
‫• تغلب على العقبات الذهنية‬
‫‪ -‬يجب أن تثق بأنك قادر على أن تقرأ بشكل أسرع فهذه أمر بشكل ممكن ‪ ،‬وإنك سوف‬
‫تحسن قدرتك هلى الفهم والتركيز‬
‫• أستخدم أساليب مختلفة‬
‫‪ -‬القراءة السريعة (‪ 800 -300‬كلمة في الدقيقة ) لفهم المادة المقروءة بنسبة ‪%60/70‬‬
‫بالتركيز على الكلمات ‪/‬العبارات‬
‫‪ -‬مسح‪/‬تصفح النص(‪ 600/1000‬كلمة في الدقيقة) لمعرفة الفكرة العامة وتحديد موضع‬
‫المعلومات المهمة‬
‫• الممارسة‬
‫‪ -‬كلما قرأت أكثر ‪ ،‬تحسنت مهاراتك في القراءة أكثر وتحسنت معها مفرداتك اللغوية ‪.‬‬
‫وإذا كانت حصيلتك اللغوية غير جيدة ‪ ،‬يمكن أن تستعين بقاموس واجعله في متناول يدك‬
‫دائما ً (ربما يبطئ ذلك سرعتك في القراءة في البداية ‪ ،‬ولكن حصيلتك اللغوية سوف تزداد‬
‫بشكل كبير)‬

‫من الممكن ألساليب القراءة السريعة أن تحسن سرعتك في القراءة بشكل هائل ‪ ،‬وفي‬
‫النهاية ‪ ،‬سوف توفر لك الكثير من الوقت ‪.‬‬
‫‪54‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫عادات القراءة الجيدة‬
‫• اجلس بطريقة مريحة أثناء القراءة ‪ ،‬ولكن ال تجعلها مريحة أكثر من الالزم‬
‫• أمسك الكتاب أو األوراق التي تقرؤها بزاوية ‪ 45‬درجة وعلى مسافة متساوية بين‬
‫عينيك‬
‫والمكتب‬
‫• حافظ على المكان الذي تعمل فيه نظيفا ً وإال سوف تتشتت عيناك‬
‫• حدد قدراً معينا ً من الوقت يجب أن تنهي فيه ما تقرؤه‬
‫• رتب األشياء التي ستقرؤها حسب األولوية‬
‫• ابحث عن األفكار األساسية في الجمل األولى واألخيرة في الفقرات‬

‫قلل من المواد التي يجب عليك قراءتها ‪،‬‬

‫وتخلص من قوائم البريد غير المرغوب فيها‬

‫‪55‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫الكتابة ‪ :‬حدد بوضوح لماذا تقوم بالكتابة‬
‫رغم أننا اآلن نكتب باستخدام الوسائل االلكترونية اكثر مما نكتب باألقالم العادية إال أنه ال يزال من غير المبرر‬
‫أن ننسي قواعد الكتابة ‪ .‬ونحن نكتب من أجل ‪:‬‬
‫• نقل األفكار والمعلومات‬
‫• تغيير األفكار‬
‫• إقناع االخرين أو التأثير فيهم‬
‫• الحصول على أفكار كرد على ما نكتبه‬
‫• تسجيل األفكار والحقائق‬
‫• تسلية اآلخرين وإمتاعهم‬
‫ال تنس القاعدة األساسية في الكتابة (اجعل ما تكتبه بسيطا ً وموجزاً)‪:‬‬
‫• استخدم جمالً قصيرة (أقل من ‪ 20‬كلمة)‬
‫• استخدم كلمات بسيطة وقصيرة وتجنب المصطلحات المعقدة‬
‫• تخل عن الحشو والكلمات غير الضرورية‬
‫• اجعل الفقرات قصيرة واربط كال منها بالفكرة الرئيسية‬
‫• اجعل الخطابات‪/‬المذكرات‪/‬التقارير قصيرة‬
‫حدد بوضوح لماذا نقوم بالكتابة في المقام األول‬
‫‪56‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫تنظيم كتاباتك‬
‫• قرر ما تريد أن أن تقوله‬
‫• ضمه في تتابع منطقي‬
‫• اكتب كل خطوة في فقرة مستقلة‬
‫• حدد الموضوع على الفور‬
‫• اجعل الجمل قصيرة وفي صميم الموضوع‬
‫• اختتم ما تكتبه باالقتراحات التي تراها مناسبة‬
‫• استخدم عالمات الترقيم ليصبح ما تكتبه مفهوما ً‬
‫• أستخدم كلمات بسيطة وقليلة‬

‫ضع في حسبانك أنك يمكن أن تستغرق في كتابة خطاب مثالً وقتا ً أكثر مما كنت‬
‫تتصوره ‪.‬‬

‫‪57‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫قواعد أساسية لكتابة التقارير‬
‫ضع في اعتبارك األشياء التالية ‪:‬‬
‫• ما الهدف من التقرير ؟‬
‫• من الذين سيقومون بقراءته ؟ (هل هناك أشخاص غيرهم ربما يقرءونه)‬
‫• ما الذي يعرفونه عن الموضوع ؟‬
‫• ما الذي يمكن أن يمنعهم من فهم ‪ /‬قبول التقرير؟‬
‫• لماذا سيقرءونه ؟‬
‫• متى ‪ /‬أين سيتم قراءة التقرير؟‬
‫• هل يستحق ما سيأخذه من وقت ومجهود ؟‬

‫للمرة الثانية‪ ...‬كتابة التقارير تستلزم وقتا ً ولذلك ال تكتب تقريراً إال إذا كان مهما ً‬
‫وضروريا ً بالفعل ‪.‬‬

‫‪58‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫هيكل للتقارير‬
‫إذا قررت أن هناك ضرورة لكتابة أحد التقارير ‪ ،‬فاتبع ما يلي ‪:‬‬
‫• اجمع كل المواد والمصادر الالزمة لكتابته‬
‫• حدد األجزاء الرئيسية في التقرير‬
‫• اختر الحقائق وقم بتجميعها تحت العناوين الرئيسية‬
‫• حدد التخطيط الذي ستضع تقريرك فيه من حيث ‪:‬‬
‫‪ -‬العنوان‬
‫‪ -‬المحتويات‬
‫‪ -‬ملخص التوصيات‬
‫‪ -‬متن التقرير‬
‫‪ -‬الخاتمة‬
‫‪ -‬المالحق‬

‫‪59‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫نصائح لكتابة التقار‪b‬ير‬
‫• إذا كان التقرير يستحق أن تكتبه ‪ ،‬إذن فهو يستحق أن تكتبه بشكل جيد‬
‫• استخدم أسلوبا ً مناسبا ً (على سبيل المثال‪ :‬ال تستخدم المصطلحات المعقدة والغربية إذا‬
‫كان التقرير معداً لغير المتخصصين)‬
‫• الصورة تساوي ألف كلمة ‪ ،‬ولذلك ضع في اعتبارك أن تستخدم األشكال التوضيحية‬
‫متى كان ذلك مناسبا ً ‪:‬‬
‫‪ -‬الرسومات البيانية‬
‫‪ -‬الجداول‬
‫‪ -‬الصور‬
‫‪ -‬المخططات‬

‫حاول اال يزيد تقريرك عن صفحتين من الحجم ‪. A4‬‬

‫‪60‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫االجتماعات ‪ :‬هل هي استخدام جيد للوقت ؟‬
‫االجتماعات التي تدار بطريقة جيدة يمكن أن تكون طريقة فعالة تمكنك من ‪:‬‬
‫• توصيل رسالة الى مجموعة من األشخاص‬
‫• التعرف عليهم‬
‫• حل المشكالت‬
‫• الحصول على معلومات من تجارب اآلخرين‬
‫• التخطيط واتخاذ القرارات‬
‫• بناء فرق العمل‬
‫ولكن غاليا ً ما تكون االجتماعات مسببة لإلحباط ‪ ،‬ألنها ‪:‬‬
‫• تكرر كثيراً تعقد بدون هدف حقيقي‬
‫• تكون طويلة جداً (يجب أن يستمر االجتماع ساعة واحدة كحد أقصى)‬
‫• تصبح فرصة عظيمة للشخص الثرثار‬
‫• تثمر عن القليل من القرارات فقط‬
‫• تجعل القضايا المباشرة معقدة‬
‫• كثيراً ما تعرقل األمور‬
‫إذا كنت ال تعرف ما تريد أن يسفر عنه االجتماع فال تعقده‬
‫‪61‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫االجتماعات مكلفة‬
‫األرقام التالية مبنية على أساس سنة عمل مكونة من ‪240‬يوما ً ‪ ،‬على اعتبار أن يوم‬
‫العمل يعادل ‪ 8‬ساعات ‪ .‬في بعض الثقافات ‪ ،‬يكون أسبوع العمل أقل ‪ ،‬ولكن مع االتجاه‬
‫نحو التعاقد والعمل الحر تصبح ساعات العمل أكثر غالبً‬
‫الراتب السنوي‬ ‫دقيقة‬ ‫‪ 5‬دقائق‬ ‫‪ 10‬دقائق‬ ‫‪30‬دقيقة‬ ‫ساعة‬ ‫يوم‬
‫‪50000‬‬ ‫‪43‬‬ ‫‪2.17‬‬ ‫‪4.34‬‬ ‫‪13.00‬‬ ‫‪26.00‬‬ ‫‪208.00‬‬
‫‪40000‬‬ ‫‪35‬‬ ‫‪1.73‬‬ ‫‪3.47‬‬ ‫‪10.41‬‬ ‫‪20.83‬‬ ‫‪166.66‬‬
‫‪35000‬‬ ‫‪30‬‬ ‫‪1.52‬‬ ‫‪3.03‬‬ ‫‪9.11‬‬ ‫‪18.23‬‬ ‫‪145.83‬‬
‫‪30000‬‬ ‫‪26‬‬ ‫‪1.30‬‬ ‫‪2.60‬‬ ‫‪7.81‬‬ ‫‪15.63‬‬ ‫‪125.00‬‬
‫‪25000‬‬ ‫‪22‬‬ ‫‪1.08‬‬ ‫‪2.17‬‬ ‫‪6.51‬‬ ‫‪13.02‬‬ ‫‪104.16‬‬
‫‪20000‬‬ ‫‪17‬‬ ‫‪0.87‬‬ ‫‪1.74‬‬ ‫‪5.21‬‬ ‫‪10.42‬‬ ‫‪83.33‬‬
‫‪15000‬‬ ‫‪13‬‬ ‫‪0.65‬‬ ‫‪1.30‬‬ ‫‪3.90‬‬ ‫‪7.80‬‬ ‫‪62.50‬‬
‫‪10000‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪0.43‬‬ ‫‪0.86‬‬ ‫‪2.60‬‬ ‫‪5.20‬‬ ‫‪41.66‬‬

‫الوقت مكلف ‪ .‬اجعل االجتماعات خيارك األخير وليس األول‬

‫‪62‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫االجتماعات الناجحة‬
‫سمات االجتماع الناجح هي ‪:‬‬
‫• هناك من يدبره أو يتولى رئاسته‬
‫• يبدأ في موعده المحدد‬
‫• له غاية ‪ /‬أجندة واضحة ‪ ،‬مع استعداد الحاضرين له‬
‫• يلتزم الحاضرون بصميم موضوعه والمناقشات تكون مناسبة لهذا الموضوع تكون‬
‫• له إطار زمني محدد (وقت بدايته وانتهائه محددان بوضوح)‬
‫• أولوياته متفق عليها ‪ ،‬ويبذل الجميع فيه جهداً للوصول الى اتفاق‬
‫• المقاطعات التي تحدث خالله قليلة‬
‫• يقوم مديره بتلخيص المناقشات بانتظام مع استعداد الجميع لألستماع‬
‫• سرعان نتائجه وتنفيذ قراراته وتوصياته‬

‫‪63‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫التخطيط لالجتماع‬
‫يجب أن األمور التالية مقدما ً‬
‫• الهدف من االجتماع ‪:‬هل هو إعطاء معلومات أم تبادل معرفة أم حل مشكلة أم التفاوض؟‬
‫إن التخطيط الى جانب القيادة ‪ ،‬هو عنصر أساسي في االجتماعات الناجحة ‪.‬‬
‫• من الذين يجب عليهم حضور االجتماع ؟ ال تدع أشخاصا ً الى االجتماع إذا كان موضوعه‬
‫غير ذي صلة بهم أو إذا كان حضورهم لن يفيد (أقصى عدد الحاضرين هو خمسة عشر‬
‫شخصا ً على أنه إذا كان العدد ‪ 10-7‬فستكون السيطرة على االجتماع أفضل) ‪.‬‬
‫• من هم المطلوب منهم أن يسهموا في االجتماع إسهاما ً خاصا ً ‪ ،‬إن كان هناك أحد مطلوب‬
‫منه ذلك األساس ؟ فإذا كنت تريد إسهاما ً خاصا ً من بعض األشخاص ‪ ،‬فأخبرهم بذلك مقدما ً‬
‫‪ ،‬بحيث يعرفون ما هو المطلوب منهم ‪ ،‬وكم من الوقت سيكون متاحا ً لهم في االجتماع‬
‫• ما الذي سيتم مناقشته في االجتماع ؟ ولماذا؟ومتى؟وكيف؟(انظر الصفحة التالية حول وضع‬
‫أجندة االجتماع وااللتزام بها)‬
‫• أجندة االجتماع (قائمة النقاط التي سيتم تغطيتها) لالجتماعات الرسمية وغير الرسمية‪ .‬يجب‬
‫أن تتأكد من الحاضرين يمكنهم فهم أجندة االجتماع جيداً‪ .‬كما يجب أن تجعل أجندة االجتماع‬
‫بسيطة ويمكن االنتهاء منها بسهولة (أجندة االجتماع المكتظة بالموضوعات تولد ضغوطا ً‬
‫وتجعل المناقشات ال تتم بهدوء)‬
‫‪64‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫تحضير أجندة االجتماع‬
‫األشخاص الذين توجه لهم الدعوة لحضور االجتماع سوف يرغبون في معرفة موضوعه ( خلف ما‬
‫يظهر عن عنوانه) وسيريدون وقتا ً كافيا ً لالستعداد له قم بتنظيم أجندة االجتماع في تتابع منطقي باتباع‬
‫ما يلي ‪:‬‬
‫• بالنسبة لكل بند في األجندة قرر هل إلعطاء معلومات أم االستكشاف بعض األشياء أم التخاذ إجراء أم‬
‫التواصل الى قرار ‪ ،‬وقرر أيضا ً الوقت المخصص لكل بند منها‬
‫• اعمل على خلق إحساس باالنجاز وذلك بأن تضع البنود السهلة القصيرة في بداية األجندة‬
‫• ضع البنود األكثر صعوبة في المنتصف حيث يكون الجميع في قمة تيقظهم‬
‫• اترك البنود الخاصة بتقديم معلومات فقط في النهاية‬
‫• اجعل البندين األول و األخير بنود يمكن التعامل معها من خالل الهاتف‪/‬المذكرات‪ /‬البريد اإللكتروني‬
‫(االجتماعات هي فرصة لعقد مناقشات مباشرة وجها ً لوجه)‬
‫• يجب ان تكون األشياء التالية واضحة بالنسبة لكل بند من البنود ‪:‬‬
‫‪ -‬الهدف ‪ :‬لماذا تم تضمين هذا البند في األجندة (البند يتعلق بإعطاء معلومات ‪،‬بالتواصل الى قرار‬
‫‪ ،‬التخاذ إجراء الخ )‬
‫‪ -‬العملية‪:‬كيف سيتم التعامل معه(على سبيل المثال‪،‬تقديمه‪،‬التعليق عليه‪،‬القرارالذي يجب أن يتخذ)‬

‫‪ -‬لنتيجة ‪ :‬ما الفوائد التي ستثمر عنها مناقشته‬

‫• قم بتوزيع نشرة بأجندة االجتماع مقدما ً حيثما كان ذلك ممكنا ً‬
‫‪65‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫الموضوعات الفرعية في االجتماع‬
‫حتى االجتماعات التي تدار بشكل جيد يمكن أن تعاني من تأثير الموضوعات الفرعية أو‬
‫الهامشية ‪:‬‬
‫• الموضوعات الفرعية هي أحد أكثر الجراء المضيعة للوقت في أي اجتماع وذلك عندما‬
‫يتكلم الحاضرون بشكل مطول عن نقاط غير ذات صلة بالموضوعات األساسية في االجتماع‬
‫• إذا كان من الضروري مناقشة موضوع فرعي كجزء من االجتماع‪،‬فال تضع هذا الموضوع‬
‫في نهاية األجندة ‪ ،‬فهناك خطر حقيقي في أن يطول االجتماع بشكل كبير‬
‫• ضع الموضوعات الفرعية في بداية أجندة االجتماع وخصص لمناقشتها قدراً معينا ً من‬
‫الوقت (‪ 10‬دقائق مثالً) بهذه الطريقة يتم تحديد إطار زمني محدد لها وبالتالي ال تشتت أفكار‬
‫وطاقة الحاضرين وتصرفهم عن الموضوعات الرئيسية التالية في االجتماع‬

‫‪66‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫رئاسة االجتماعات‬
‫• الشخص الذي يرأس االجتماع هو الذي يقوم بتوجيه ويعطيه شكله المحدد ‪ ،‬ولذا فإن‬
‫اشراكه في وضع األجندة هو أمر حيوي لنتائج االجتماع ونجاحه ‪.‬‬
‫• ابدا االجتماع في الوقت المحدد ‪ :‬عن هذا ال يعطيك فرصة إلنهائه في الوقت المحدد أيضا ً ‪ ،‬ولكنه كذلك‬
‫يعطي رسالة واضحة للحاضرين عما تتوقعه منهم ‪ .‬احتفظ في غرفة االجتماع بساعة كبيرة يمكنك رؤيتها على‬
‫الدوام ‪.‬‬
‫• عندما تبدأ االجتماع على الفور دائما ً وبغير إبطاء سرعان ما سيعتبر االخرون االلتزام بالمواعيد أمراً‬
‫مفروضا ً وواجبا ً اجعل هذا األمر قاعدة في اجتماعاتك‪ ،‬وسيقدر اآلخرون ذلك‬
‫• التعامل مع المتأخرين عم موعد االجتماع يؤدي الى إفساد مبدأ االلتزام بالمواعيد ‪.‬فإذا صممت على‬
‫انتظارهم ‪ ،‬فسوف يشعر من جاءوا في الموعد المحدد بأنهم يعاقبون على التزامهم‬
‫• انتظار المتأخرين عن موعد االجتماع يتطلب منك براعة وحذراً ودبلوماسية ‪،‬أنت بحاجة الى الترحيب بهم‬
‫وتيسير انضمامهم ومشركتهم في االجتماع ‪ .‬قم باإلشارة الى النقطة التي وصل عندها االجتماع ‪ ،‬ولخص أي‬
‫قرارات مهمة تم اتخاذها‬
‫• قدم كل بند في أجندة االجتماع ‪ :‬ذكر الحاضرين ‪ ،‬كما أشرنا سابقا ً ‪،‬بالغرض من كل بند وكيف ستتم مناقشته‬
‫والنتائج المرجوة منه‬
‫• إذا قمت بتقديم بند يتطلب اتخاذ قرار ما فتأكد من الحاضرين يعرفون مقدما ً ما الطريقة التي سيتم اتباعها‬
‫للموافقة على القرار على سبيل المثال ‪،‬بموافقة الجميع أم بموفقة األغلبية أم بموفقة الخبراء في الموضوع‬
‫(ونفذ توصياتهم في هذا الصدد)‪ .‬واألهم من كل شيء ‪ ،‬يجب أال تكون هناك مفاجآت في االجتماع ‪.‬‬
‫‪67‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫رئاسة االجتماعات ‪ :‬امنح دوراً للحاضرين‬
‫كرئيس لالجتماع ‪ ،‬ال تعين عليك أن تفعل كل شيء بنفسك وبخالف تفويض تسجيل وقائع االجتماع لشخص‬
‫آخر ‪ ،‬هناك طرق أخرى لتقليل أعبائك ‪:‬‬
‫• قم بوضع أجند‪R‬ة بعناية بحيث تكون هناك فرصة ألن آخرون قيادة ومناقشة بنود معينة‬
‫• فوض مهمة مراقبة وقت االجتماع لشخص آخر ‪ ،‬واألفضل أن يكون شخصا ً اعتاد على الحضور متأخراً حتى‬
‫تلزمه بالحضور ‪ .‬اطلب منه أن يخبرك مثال ُ أنه لم يتبق إال ‪ 5‬دقائق فقط وينتهي الوقت المحدد لمناقشة بند معين‬
‫• اطلب من أحد الحاضرين تلخيص البند الذي تمت مناقشته ‪ ،‬ثم بعد االنتهاء من البند التالي ‪،‬اطلب من شخص‬
‫آخر تلخيصه وهكذا بالتعاقب معهم جميعا ً بما فيهم أنت ‪ .‬سوف يجعل هذا الجميع في حالة من االنتباه والتيقظ ‪،‬‬
‫ويضمن أال تسلل مشاعر الملل إليك أو الى اآلخرين‬
‫• شجع الحاضرين على مغادرة مقاعدهم بين الحين واآلخر ‪،‬فهذا يؤدي عادة الى زيادة مستوى طاقمهم وتغيير‬
‫ديناميكميات االجتماع‬
‫• استخدم لوحات بيضاء ليتم تدوين األفكار عليها(مهمة أخرى يمكن تفويضها لشخص آخر)‬
‫• أثناء االجتماع ذكر الحاضرين بالتقد‪R‬م الذي تم إحرازه سوف يمنع‪ R‬هذا التكرار ما تم قوله ‪ ،‬كما يمكن رئيس‬
‫االجتماع من اإلشارة الى نقاط سابقة (مما يحافظ على سير االجتماع في مساره السليم)‬

‫إذا أرد‪R‬ت أن تعقد‪ R‬اجتماعا ً قصيراً بالفعل فأستخدم غرفة خالية من المقاعد وستجد أن االجتماع سوف يختتم‬
‫بسرعة ملحوظة‬

‫‪68‬‬
 ‫إدارة التواصل مع اآلخرين‬
‫تحقيق أقصى استفادة من االجتماعات‬
‫إذا كان الحاضرون يهدرون وقتا ً قيما ً من خالل‬ ‫فتعامل مع األمر كما يلي‬
‫المرواغة وعدم الوضوح في الكالم‬ ‫اطلب منهم االنجاز والتوضيح‬
‫السلبية بشأن ما يقال في االجتماع‬ ‫اطلب منهم تعليقا ً إيجابيا ً‬

‫الحوارات الجانبية أثناء المناقشات‬ ‫قل‪“:‬لحظة من فضلكم‪..‬هل يمكنكم عرض أفكاركم‬

‫محاولة السيطرة على االجتماع‬
‫فقدان االهتمام والخروج عن موضوع االجتماع‬
‫تغيير مسار االجتماع‬
‫مجادلة أشخاص آخرين في االجتماع‬
‫قل‪“:‬هذا شيء ‪ ...‬فما رأي االخرين في ذلك؟“‬
‫امنحهم مهمة واطلب منهم أداءها‬
‫لخص المناقشات وأعد االجتماع الى مساره‬
‫وموضوعة الصحيح‬
‫اطلب منهم أن يوضحوا بإيجاز رؤيتهم للموضوع‬

‫‪69‬‬
‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫• العمل مع رئيسك‬
‫• العمل الجماعي‬
‫• المقاطعات‬
‫• الحسم‬
‫• قوال ” ال ”‬
‫• طلب المساعدة‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫لماذا يعد ذلك مهما ً‬
‫إذا كنت تعمل في شركة أو مؤسسة ‪ ،‬فربما تأتي عليك أوقات تفكر فيها أن الحياة‬
‫يمكن أن تكون أسهل بكثير إذا كنت ببساطة تعمل لحسابك أنت ‪ .‬فتتخلص نهائيا ً من‬
‫طلبات رئيسك في العمل ‪ ،‬مشكالت الزمالء وحالتهم المزاجية ‪ ،‬المقاطعات المستمرة‬
‫‪ ،‬ناهيك عن الخدع والمكائد ‪ ،‬والعمالء ذوي الطباع الصعبة‬
‫وقليلون من هم من يعملون بمفردهم تماما ً ‪ ،‬وحتى من لهم عمل مستقل خاص بهم ال‬
‫يزال يتعين عليهم التعامل مع العمالء والموردين ‪ ،‬ولديهم مشروعات يجب عليهم‬
‫تنظيمها ومواعيد نهائية يجب عليهم االلتزام بها‬
‫وبتزايد كل يوم عدد من يعملون منا لحسابهم بصورة مستقلة ‪ ،‬ولكننا الزلنا بحاجة‬
‫الى تنمية مهارات العمل مع اآلخرين حتى لو كان العمل معهم عن بعد ‪ .‬وهذا يتطلب‬
‫مجموعة كبيرة من المهارات ‪.‬‬

‫‪71‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫العمل مع رئيسك في العمل‬
‫رئيسك في العمل يمكن أن يكون هو الشخص الذي تعتبر مسئوالً أمامه عن عمل ما ‪ ،‬أو‬
‫الشخص الذي تعمل من أجله ‪ ،‬كما في حالة عميل لك مثالً‬
‫ومهم يكن فهو من الممكن أن يكون سببا ً لإلحباط والضغوط وإضاعة الوقت ‪ .‬وكثيرون من‬
‫يشكون بشأن رؤسائهم في العمل ولكنك لن تدرك مدى صعوبة وظيفتهم ومهامهم إال عندما‬
‫تصبح في نفس موقفهم ‪.‬‬
‫فإذا كنت تضيع الوقت في الشكوى من رئيسك في العمل أو تعتقد بأنه ليس هناك إال القليل‬
‫الذي تستطيع فعله لتغيير العالقة بينكما فتذكر ‪:‬‬
‫• أنك تمثل ‪ %50‬من هذه العالقة‬
‫• أنك تستطيع السيطرة على سلوكك ‪%100‬‬
‫• هناك الكثير من األشياء المشتركة بينكما ‪ ،‬فمثالً كل منكما لديه ‪:‬‬
‫‪ -‬مهمة يجب أداؤها وكالكما يعتمد على االخر في أداءها‬
‫‪ -‬أهداف واحتياجات وطموحات شخصية ونقاط قوة ونقاط ضعف‬
‫• أن رئيسك في العمل يعتمد عليك للحصول على نتائج ‪ ،‬فإذا كنت جيداً في أداء مهمتك‪،‬‬
‫‪72‬‬ ‫فإن غالبا ً سيرغب في أن يرى االخرون ثمرة مجهوداتك‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫أنت ورئيسك في العمل ‪ :‬ما الفارق بينكما ؟‬
‫يمتلك رئيسك في العمل (هذه مسالة قابلة للجدل) ‪:‬‬
‫• وضعا ً أفضل مثالً ‪ :‬سيارة أفضل‬
‫• وصوال أسهل الى ذوي السلطة وتاثيراً أوسع‬
‫• سيطرة أكبر على المصادر في العمل‬
‫• معرفة أشمل بالصورة الكبر (معرفة كل ما يدور حولهم )‬
‫أما أنت فلديك ( فربما يكون لديك) ‪:‬‬
‫• معرفة أكبر بالمواقف اليومية‬
‫• صلة أقرب بالعميل‬
‫• المزيد من أحدث المعلومات‬
‫• وصول أسهل الى فريق العمل والى ما يحدث بالفعل‬
‫بعبارة أخرى ‪ ،‬أنت لست عاجزاً تماما ً ‪ .‬والسر هو أن تدرك ما يسهم به كل منكما في‬
‫العالقة ‪ ،‬ثم تتعامل على هذا األساس ‪ ،‬ال أن يشكو كل منكما من اآلخر ومن أي نقاط‬
‫ضعف‬
‫‪73‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫اهتم بمعرفة رئيسك في العمل‬
‫إذا أردت أن تتعامل مع رئيسك في العمل بشكل جيد ‪ ،‬فسوف يتعين عليك أن تعرف المزيد‬
‫عنه كشخص ولكن هذا ليس أمراً سهالً كما حصل قد يبدو ‪،‬وهذا ألنك لديك أكثر من رئيس‬
‫واحد ‪.‬‬
‫• كيف حصل رؤساؤك على الوظيفة ؟‬
‫‪ -‬أين كانوا يعملون من قبل ‪ ،‬وما الذي حققوه ؟‬
‫‪ -‬ما الذي يأملون في تحقيقه في وظيفتهم الحالية ؟‬
‫• ما الذي يجيدونه ‪ /‬ال يجيدونه ؟‬
‫‪ -‬هل هم بارعون في التوصل الى أفكار أم يعتمدون على االخرين في ذلك ؟‬
‫• ما هو أسلوبهم في العمل؟‬
‫‪ -‬هل يفضلون التقارير المكتوبة أم الشفهية؟هل يجبون االجتماعات الرسمية؟هل يرغبون‬
‫أن تقدم إليهم الحلول أم يحبون معرفة كل الحقائق والخيارات المتاحة؟‬
‫• ما الظروف التي يواجهونها ؟‬
‫‪ -‬ما الظروف الواقعة عليهم ؟‬
‫‪ -‬كيف يعاملون مع رؤسائهم؟‬
‫‪ -‬ما الذي يحدث في حياتهم أيضا ً ؟‬
‫‪74‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫العمل مع رئيسك في العمل‬
‫حاول أن تؤسس مع رئيسك في العمل عالقة تجعله يعرف أنك شخص يمكن االعتماد‬
‫عليه ‪ ،‬في أداء وظيفتك أو في دعمه ومساندته ؟‬
‫• كن متاحا ً في أي وقت حاول أن ترى األمور من منظوره هو‬
‫• حاول أن الطباعة الدائم عنك عند تؤدي وظيفتك بشكل جيد‬
‫• ابحث عن طرق يمكنك من خاللها استغالل أي نقطة قوة لديك للتعويض عن أي نقطة‬
‫ضعف لديه هو‬
‫• عندما يفوض لك أداء مهمة ما ‪ ،‬ابذل قصارى جهدك وتابع إنجازها حتى النهاية ‪ ،‬وإذا‬
‫شعرت أنك أن تستطيع إنجازها ‪ ،‬فطلب المساعدة والمشورة ‪ ،‬ومن األفضل أن يكون ذلك‬
‫مبكراً‬
‫• اشترك معه في كل ما يفعله وكن على مقربة منه دائما ً ‪ ،‬وحاول أن تبقى على معرفة‬
‫دائمة بالمهمة التي يعمل هو عليها‬
‫• ال تعتمد عليه باستمرار إلعطائك المشورة ‪ ،‬بدالً من ذلك يمكنك أن تقدم له ‪:‬‬
‫‪ -‬أفكاراً وطرقا ً بديلة إلنجاز األمور (فأنت في الغالب أكثر منه معرفة بما يحدث)‬
‫‪ -‬وجهك نظرك في المشكالت والمواقف المختلفة‬
‫‪75‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫كيف يمكن لرئيسك في العمل أن يختلس وقتك‬
‫أيا ً كانت وظيفتك ‪ ،‬ال تسمح لرئيسك في العمل بأن يختلس وقتك من خالل ‪:‬‬
‫• صعود االتصال به ‪:‬‬
‫‪ -‬إذا كان هناك سكرتير لرئيسك غي العمل‪،‬فحاول أن تعرف منه الوقت الذي ال يكون فيه‬
‫‪ -‬مشغوال‬
‫‪ -‬حاول االتصال به عن طريق البريد االلكتروني أو على هاتفه المحمول‬
‫‪ -‬اترك له ملحوظة توضح له فيها أنك كنت تحاول أن تتصل به‬
‫• إبطائه في االستجابة لطلباتك ‪:‬‬
‫‪ -‬وضع له سبب أهمية أن تحصل على رد سريع منه على طلب ما‬
‫‪ -‬استعن بزمالئك على تذكره‬
‫‪ -‬اجعل من السهل عليه الموافقة على طلبك وذلك بأن تلخص له الخيارات المطروحة‬
‫‪ -‬وتقدم له توصياتك‬
‫• التواصل معك بشكل غامض ‪:‬‬
‫‪ -‬اطلب منه توضيحا ً فوريا ً ألي مهمة يسندها إليك‬
‫‪ -‬كرر ما سمعه ما قاله لك أو طلبه منك‬
‫‪ -‬أخبره بما ستفعله لتحصل على نتيجة بخصوص ما تعتقد أنك قد سمعته منه (كما قلنا من‬
‫قبل ‪ ،‬مهارات االستماع مسألة مهمة‬
‫‪76‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫كيف يمكن لر‪b‬ئيسك في العمل أن يختلس وقتك‬
‫يمكن لرئيسك في العمل بأن يختلس وقتك من خالل ‪:‬‬
‫• مطالبتك بمطالب غير واقعية ‪ .‬لو حدث ذلك ‪:‬‬
‫‪ -‬وضح له مباشرة ما تشعر به تجاه المسألة‬
‫‪ -‬ذكره بمهامك الحالية األخرى(اطلب منه أن يرتب المهام التي أسندها إليك حسب أولويتها)‬
‫‪ -‬قل ”ال“ (انظر صفحتي ‪ 94‬و ‪(95‬‬
‫• عدم إطالعك على ما يدور ‪ .‬لو حدث ذلك ‪:‬‬
‫‪ -‬تذكر أنه ربما يكون لديه سبب وجيه لذلك (يمكن أن يكون سياسات العمل ‪،‬أو شيئا ً فعلته)‬
‫‪ -‬حاول أن تستخدم اتصاالتك حتى تعرف ما يدور حولك‬
‫‪ -‬قم بمواجهته ‪ .‬كن حاسما ً ‪ ،‬وأخبره عن مشاعرك تجاه هذا األمر‬
‫• عدم االتساق في قراراته وأولوياته ‪ .‬لو حدث ذلك ‪:‬‬
‫‪ -‬ذكره بأي قرارات تم اتخاذها أو سياسات العمل ‪ ،‬الخ‬
‫‪ -‬حاول أن تكتشف السبب في تضارب قراراته وآرائه ‪ ،‬فمن الجائز أن السبب في ذلك‬
‫يرجع الى مشكلة تنظيمية‬
‫‪ -‬احتفظ بسجل تدوين فيه ما يحدث ‪ ،‬أو ما ال يحدث ‪ ،‬خصوص إذا كان عدم اتساقه في‬
‫قراراته قد أصبح عادة لديه‬
‫‪77‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫العمل كجزء من الفريق‬
‫العمل الجماعي أصبح هو االتجاه السائد بشكل متزايد ‪ .‬وفي الحقيقة ‪ ،‬ربما تعمل كجزء من‬
‫العديد من فرق العمل التي تعمل على مجموعة كبيرة من المشروعات ‪ .‬والفكرة في ذلك هي‬
‫أن تتوفر لها إمكانية إنجاز أكثر مما يمكن إنجازه ولألسف ‪ ،‬فبسبب ما يحدث عندما يحاول‬
‫مجموعة من األشخاص العمل معا ً للمرة األولى ‪ ،‬فإن قدراً كبيراً من الطاقة يتم إهداره في ‪:‬‬
‫• تقرير كيفية تنظيم العمل كفريق‬
‫• االتفاق على من سيقود الفريق‬
‫• حل الصراعات المحتملة بشأن المهام التي تسند الى كل فرد ‪ ،‬وكيفية اتخاذ القرارات ‪،‬‬
‫وما يستطيع الفريق إنجازه وما يمكن أن يعجز عنه‬
‫• الوصول الى معرفة ما يستطيع كل فرد في الفريق أن يسهم به‬
‫والنتيجة هي أن قدراً كبير من الوقت يمكن أن ينفق مناقشات ربما تبدو غير مثمرة ‪ .‬وع‬
‫األمور الحيوية عند تأسيس أي فريق للعمل أن يتم اتخاذ القرارات األساسية ‪ ،‬وذلك لضمان‬
‫النجاح المستقبلي للفريق ‪ .‬ولكن لسوء الحظ ‪ ،‬ربما تكون هذه المسألة مضيعة للوقت ‪.‬‬

‫‪78‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫نصائح لفريق العمل لتوفير الوقت‬
‫إذا كلب منك أن تنضم الر فريق للعمل ‪ ،‬يجب أن تعرف بوضوح أسباب اختيارك فإذا كنت‬
‫جيداً في عملك ‪ ،‬فإن اآلخرين سيسعون لالستفادة من مهارتك وخبرتك ووقتك ‪ .‬وفي هذه‬
‫الحالة يجب أن تقيم ما إذا كان بمقدورك أن توفر الوقت الالزم للعمل في الفريق أم ال كل‬
‫التزاماتك األخرى‪ .‬فإذا لم تجد لديك الوقت الكافي ‪ ،‬فمن الواجب عليك من أجل مصلحتك‬
‫ومصلحة اآلخرين أن ترفض (انظر صفحتي ‪ 94‬و ‪(95‬‬
‫أما إذا وافقت ‪ ،‬فيجب أن تتأكد من أن هذا الفريق ‪:‬‬
‫• لديه رؤية فيما يتعلق بما يتوقع إنجازه ‪ ،‬وفق أي معايير ‪ ،‬وتوقيت إنجازه سوف يعطيك‬
‫هذا قدراً أكبر من التركيز)‬
‫• يتفهم أولوية المهمة التي يعمل عليها‬
‫• يعرف المدة الزمنية التي من المتوقع خاللها أن تكرس نفسك للمهمة ‪ ،‬ويضع في اعتباره‬
‫مهامك األخرى ( غالبا ً ما سيظل مطلوبا ً منك أن تؤدي مهامك المعتادة )‬
‫• يقدر تماما ً إسهام كل عضو فيه ويدرك ما يستطيع كل منهم تقديمه (عندما يمتلك أحد‬
‫األعضاء موهبة معينة وال يتم استغاللها ‪ ،‬فهذا ليس إهداراً للوقت فحسب ‪ ،‬لكنه جريمة‬
‫أيضا ً )‬
‫تذكر أن العمل الجماعي يكون ضروريا ً فقط عندما تكون هناك حاجة الى التعامل مع‬
‫مشكالت حقيقية ال يمكن التغلب عليها بالعمل المنفرد ‪ .‬ال يجب إذن إهدار الوقت في تكوين‬
‫‪79‬‬
‫فريق للعمل إذا لم تكن هناك حاجة ملحة لذلك‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫توفير الوقت من خالل تعلم التعاون‬
‫• في االجتماعات الخاصة بفريق العمل التابع لك ‪ ،‬تأكد من أن هدفك (أو ما تريد تحقيقيه)‬
‫واضح للجميع ‪ .‬استخدم هذا الهدف لتشحذ تركيزك مرة ثانية عند الضرورة‬
‫• وإذا وضعت أي قواعد لريق العمل (على سبيل المثال ‪ ،‬بدء االجتماعات واختتامها في‬
‫الوقت المحدد لذلك‪،‬وتقديم حل أفضل دائما ً في حالة عدم موافقتك على اقتراح أحد األعضاء)‬
‫فاحرص على توضيح هذه القواعد للجميع ‪ ،‬وقم باإلشارة إليها كلما اقتضت الحاجة‬
‫• لكي تحقق استخداما ً فعاالً للوقت والمصادر المتاحة امنح القيادة بالتعاقب لألشخاص‬
‫المؤهلين بشكل أفضل ألداء مهام معينة ‪.‬‬
‫• تعلم أن تقف على حقيقة ما يحدث داخل الفريق ‪ ،‬فهناك قدر كبير من الوقت يهدر عندما‬
‫ينقسم فريق العمل الى مجموعات متناحرة ‪ ،‬ويسعى البعض الى استغالل ذلك لصالحه على‬
‫حساب مصلحة اآلخرين واحتياجاتهم ‪ .‬ال تخش كشف هذه األمور إذا شاهدت حدوثها ‪.‬‬
‫• اسمع لألعضاء بالتنفيس عما في صدورهم عند الضرورة ‪ ،‬كما شجعهم على التعبير عن‬
‫مشاعرهم ‪ .‬إن التقدم الذي يحرزه الفريق يمكن في الغالب أن يتراجع عندما ال يستطيع‬
‫أعضاء الفريق التعبير عن أرائهم وعن األشياء التي تقلقهم ‪.‬‬
‫• اعمل على ان يشع جو من المرح والضحك داخل الفريق ‪ .‬فعلى كل حال ‪ ،‬يصبح‬
‫األشخاص أكثر إنتاجية عندما يكون عملهم ممتعا ً ‪ ،‬وعندما ال يمر عليهم وقت العمل ببطء‬
‫وتثاقل ‪.‬‬
‫‪80‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫التعرف مع المقاطعات‬
‫من أين تأتي المقاطعات؟ هل يبدو أي مما يلي مالوفأ بالنسبة لك ؟‬
‫رئيسك في العمل يقاطعك بتغيير الخطة أو حتى بتكليفك بالمزيد من العمل ‪.‬‬
‫المرءوسون الذين يستغلون طبيعتك الطيبة وكونك متاحا ً لهم في وقت من النهار‪...‬أوالليل‪.‬‬
‫الزمالء الذين يعتقدون أن لديك كل الوقت المتاح في العالم ويأتون للحديث والثرثرة‬
‫معك ‪ ،‬مع أن الحقيقة خالف ذلك تماما ً‬
‫العمالء الذين يمطرونك بطلباتهم ومقاطعاتهم التي ال تملك تجاهلها ‪.‬‬
‫الهاتف الذي يرن باستمرار ‪ ،‬وهذه مشكلة تتفاقم بشكل متزايد بسبب أن أشخاصا ً كثيرين‬
‫أصبح لديهم هواتف محمولة‬
‫البريد االلكتروني الذي يحدث صفيراً مع كل رسالة تصلك‬

‫تذكر إن المقاطعات يمكنها أن تخرجك عن مسارك ‪ ،‬ولكن السيطرة عليها أمر ممكن‬
‫‪..‬تابع القراءة ‪.‬‬
‫‪81‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫التعامل مع المقاطعات‬
‫• عندما‪ R‬تتم مقاطعتك ‪ ،‬اسأل نفسك ‪“:‬ما أكثر أهمية ‪ :‬تلك المقاطعة أم أعمل عليه ؟‬
‫• احتفظ بقائمة بالمهام الحالية ‪ .‬سوف يساعدك هذا على أن تعاود التركيز على ما يفترض‬
‫أن تؤديه بمجرد أن تتعامل مع المقاطعة ‪.‬‬
‫• حاول أن تجعل المقاطعات قصيرة‪.‬اسأل الشخص الذي يقاطعك ”ما الذي تريده ؟ ولماذا؟ ومتى؟‬
‫• قم بعمل سجل لألشخاص أو األشياء التي يقاطعك فربما تجد نمطا ً ثابتا ً يوضح األشخاص‬
‫الذين يقاطعونك باستمرار وبسبب أي الموضوعات ‪.‬‬
‫• كن حاسماً‪،‬وتعلم أن تتعامل بحكمة مع من يوجه لك هذا السؤال‪:‬هل يمكنني أخذ دقيقة من وقتك؟‬
‫• تظاهر ان هناك موعداً نهائيا ً عليك الوفاء به‬
‫• احرص على أن تبدو مشغوال ‪:‬‬
‫‪ -‬عليك بالوقوف في مواجهة المقاطعات‪،‬فنادراً ما سيجلس الشخص الذي يقاطعك عندما يراك واقفا ً‬
‫‪ -‬تخلص من الكرسي االضافي الموضوع أمام مكتبك‬
‫‪ -‬قلل من االتصال بالعين مع االخرين واألفضل أن تتجنب ذلك كلية‬
‫‪ -‬عندما يقاطعك أحد قم بجمع األوراق وترتيبها على مكتبك ‪ ،‬ودوام على النظر الى ساعتك‬
‫• ال تسمح للشخص الذي يقاطعك بالمجئ إليك بل اذهب أنت غليه ‪ ،‬وبهذه الطريقة يمكنك االنصراف في أي‬
‫وقت‬
‫• تعلم أن تقول ”ال“ (تابع القراءة لتحصل على اقتراحات في هذا المجال)‬
‫• إذا كنت مشغوالً بدرجة كبيرة وال تريد أي مقاطعات لمدة ساعة مثالً ‪ ،‬فأخبر الجميع بذلك‬

‫‪82‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫تعلم أن تكون حاسما ً‬
‫إذا كنت تعتقد أن للجميع الحق في مقاطعتك وأنك ال تستطيع أن تقول ”ال“ في وجه هذه‬
‫المقاطعات ‪ ،‬فسوف دائما ً ضحية لما يفرضه اآلخرين على وقتك من طلبات ‪.‬‬
‫والحسم هو حجر األساس للكثير من االقتراحات الخاصة بالتعامل مع المقاطعات ‪ .‬والحسم‬
‫هو أن تدافع عن حقوقك بدون أن تتغاضى عن الحقوق األساسية لآلخرين‬
‫وعندما تكون حاسما ً يمكنك أن ‪:‬‬
‫• تكون عادالً مع نفسك ومع االخرين‬
‫• تدافع عن حقوقك وعن وجهة نظرك‬
‫• تدع االخرين يعرفون موقفك‬
‫تعلم أن تكون حاسما ً عندما ‪:‬‬
‫• تريد أن تعبر لآلخرين عن مشاعرك‬
‫• تريد أن تصل الى موقف فوز‪/‬فوز‬
‫• يكثر مطالبة االخرين لوقتك ألنك قد اكتسبت بعض المهارات وقدراً من الثقة بنفسك‬
‫‪83‬‬ ‫• يختلس االخرون وقتك‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫كيف تكون حاسما ً‬
‫• أوالً وقبل كل شيء يجب أن تدرك أن من حقك كإنسان أال يستخف بك اآلخرين ‪.‬عنك مدي‬
‫لنفسك باحترامها واحترام ما تدافع عنه‬
‫• توقف عن التفكير في نفسك بطريقة سلبية ‪ .‬إذا كنت تشعر أنه ال لك أو كنت تخشى إزعاج‬
‫ومضايقة اآلخرين فسيبدو ذلك في طريقة تصرفاتك‬
‫• ابدأ في التعرف على نقاط قوتك وفي التأكيد لنفسك عليها ‪ .‬تدرب على عبارات إثبات الذات ‪ ،‬أو‬
‫التأكيدات اإليجابية عن ذاتك والتي تؤدي الى السلوك الحاسم‬
‫• تصرف بثقة وقف منتصبا ً ‪ ،‬وحافظ على االتصال بالعين مع الطرف اآلخر ‪ ،‬واجعل جسدك يسترخ‬
‫‪ ،‬وتجنب اإلشارات واإليماءات التي تثير أعصاب الطرف اآلخر‬
‫• تكلم بصوت واضح وادخل في صلب الموضوع مباشرة‪،‬وال تبدأ كالمك بتقديم المبررات باالعتذار‬
‫• استخدم ضمير المتكلم كطريقة عن مشاعرك ‪ /‬أو عن رغباتك‬
‫كن بصوت ومحددا إن كلمات مثل ‪” :‬ربما“ ”قد“ توحى بالتردد والحيرة اما كلمات مثل ”يجب“‬
‫”سوف ” فهي أكثر دقة وصرامة وجرأة‬
‫• وأخيرا استمع لما يقوله اآلخرون‪ ،‬واحتفظ بهدوئك ‪ ،‬ولخص ما يقولونه اتتجنب أي سوء فهم قد‬
‫يحدث‬

‫‪84‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫حذار من ”القر‪b‬ود“ !‬
‫الى أي مدى يمكن لرصد ”القرود“ والتعامل معها أن يعتبر مقياسا ً لما لديك من قدرة على‬
‫الحسم ؟ !‬
‫”والقرود“ هي مشكالت اآلخرين التي ينتهي بها الحال بطريقة ما وهي ملقاة على عاتقك‬
‫أنت ‪ .‬فعلى الرغم من انشغالك المفرط ‪ ،‬فإنه من السهل أن تجد نفسك مستنزفا ً في أداء‬
‫مهام اآلخرين ‪ .‬وغالبا ً ما تكون الطلبات التي يفرضها اآلخرين على وقتك (احذر ‪ ،‬إن‬
‫”القرود“ كثيراً ما تصل إليك عن طريق البريد اإللكتروني ) ال عالقة لها ‪ ،‬أو لها عالقة‬
‫بسيطة ‪ ،‬بمهامك األساسية ‪.‬‬
‫وأيا كانت السبب ‪ ،‬ففي كل مرة تقول فيها ”نعم“ لطلب كهذه فأنت تتقبل ”قرداً“ جديداً أي‬
‫مشكلة شخص آخر واألكثر من ذلك هو أن هذه ”القرود“ تلتهم الوقت الذي تخصصه لنفسك‬
‫‪ ،‬بعد أن تكون قد وفيت بمطالب رئيسك في العمل ومطالب وظيفتك ‪.‬‬

‫‪85‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫التعامل مع القرود‬
‫تقبل ”القرد“ ال>ي يلقى غليك معناه في الغالب أنك تتقبل مشكلة ما ‪ .‬وطالما أنك قبلت‬
‫التعامل معها ‪ ،‬فلن يزعج اآلخرون أنفسهم بأخذ المبادرة لحلها بأنفسهم ‪ .‬ولكي تتعامل مع‬
‫”القرود“ ‪:‬‬
‫‪ .1‬تتعامل معها بشكل فوري قل ‪ “:‬نعم يمكنني المساعدة ”(ولكن احذر ما قد تلزم نفسك به)‬
‫أو ”ال“ يمكنني المساعدة ” (انظر النصائح المتعلقة بالحسم) ‪.‬‬
‫‪ . 2‬ال تسمح لها بأن تكون كثيرة ‪ ،‬فهي تثقل عليك باإلضافة الى أعبائك األخرى ‪.‬‬
‫‪ . 3‬تعامل معها وجها لوجه فقط أوعلى الهاتف(تجنب المذكرات أو رسائل البريد اإللكتروني)‬
‫‪ . 4‬أخبر اآلخرين أنك مشغول للغاية واطلب منهم معاودة الحضور إليك في وقت الحق(شيء‬
‫مدهش كيف أن الكثيرين ال يعاودون الحضور !) ‪.‬‬
‫‪ . 5‬اقترح عليهم اللجو لشخص غيرك ربما يمكنه التعامل مع مشكلتهم بشكل أفضل ‪.‬‬

‫ال تقل ألحد ابداً ”دع هذه المشكلة لي“ فإنك إذا فعلت ذلك فستكون قد الزمت‬
‫نفسك بها ‪ ،‬وربما لفترة طويلة جداً‬

‫‪86‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫قول (ال)‬
‫ال شك في أننا جميعا ً نستطيع أن نتذكر مواقف قلنا ”نعم“ووافقنا على شيء ما ثم ندمنا على‬
‫ذلك فيما بعد ‪ .‬بل واألكثر من ذلك أننا نعرف انه كان يجب أن نقول ”ال“ في البداية !‬
‫وفي الوقت الذي قد تقابل في طلبات من اآلخرين بالرفض إال أننا نجد من الصعب علينا أن‬
‫نرد عليهم بالمثل ‪ .‬إن قول ”ال“ يحد أحد أصعب األمور التي يمكن فعلها ز ورغم أننا كنا‬
‫قادرين على قول ”ال“ عندما كنا أطفاالً إال أننا عندما نكبر تتحول الى أشخاص مهمتهم‬
‫إرضاء االخرين ‪ ،‬ونادراً ما نستخدم كلمة ”ال“‬
‫وعلى الرغم من أنه مديح وإطراء لك يطلب شخص آخر وقتك أو مساعدتك ‪ ،‬إال سوف‬
‫تشعر بالمرارة إذا قلت ”نعم“ عندما كان يجب عليك أن تقول ”ال“‬
‫وإذا كان أسلوب في التعامل مع طلبات اآلخرين خاليا ً من الحسم ‪ ،‬وصاحب ذلك قيامك‬
‫بتقديم الحجج والمبررات الضعيفة ‪ ،‬فمن الممكن أن يكتشف الطرف األخر فيك هذا ‪ ،‬كما‬
‫أنك إذا تعاملت بعدوانية ‪ ،‬فربما يفسر الطرف اآلخر هذا على أنه هجوم عليه ‪ .‬إن السر هو‬
‫أن تتأكد من ان يكون صوتك حازما ً وواضحا ً ‪.‬انظر في عيني الطرف اآلخر وأنت له تقول‬
‫” ال ” ‪ ،‬وقم بهز رأسك وأنت تقولها ‪ ،‬وال تضعف وتتراجع عنها فيما بعد ‪.‬‬
‫‪87‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫قول (ال)‬
‫إذا كنت تقول ”ال“ دائما ً لكل مطلب ‪ ،‬فإن تكون قادراً أبدا على إدارة وقتك أنك تقدمه دائما ً لآلخرين ‪.‬‬
‫إن كلمة ”ال“ هي إجابة جديرة بالثناء واإلطراء ‪.‬تذكر أنك عندما تقول ”ال“ فأنت تقولها للطلب الذي‬
‫يطلبه الشخص منك ‪ ،‬وليس للشخص نفسه ‪.‬‬
‫• إذا طلب منك أن تفعل شيئا ً أقل أهمية من المهمة التي تعمل عليها حاليا ً (أو ال تريد فعله ببساطة)‬
‫فأنت بحاجة الى أن تقول ‪ ” :‬أستطيع ذلك ” ‪.‬‬
‫• ال تعتذر فال يجب أن تبدأ ردك بقولك ‪ “:‬متأسف‪ “...‬ذلك سوف يجعلك تشعر بالذنب‬
‫• إذا كان ضروريا ً ‪ ،‬فأستخدم أسلوب ” األسطوانة المشروخة ” وذلك بأن تكرر إجابتك عدة‬
‫مرات ( سوف يرهق هذا الطرف االخر وسيعني أنك لست مضطراً للتفكير بشدة حتى مع تعرضك‬
‫للضغوط ) ‪.‬‬
‫• كن صريحا ً ومباشراً‪:‬أقدر طلبك المساعدة مني‪،‬ولكنني ال أستطيع تقديمها لك في الوقت الحالي ”‪.‬‬
‫• إذا كنت معتاد على تقول ”نعم“ والندم على ذلك فيما بعد ‪ ،‬فحاول أن تمنح نفسك وقتا ً للتفكير ‪:‬‬
‫أحتاج الى مراجعة جدول مواعيدي ‪ .‬من فضلك عاود االتصال بي في وقت الحق‬
‫• ال تشعر أنك مضطر الى إعطاء الطرف االخر سببا ً لرفضك لطلبه‬
‫• احتفظ بهدوئك‪ :‬تجنب أن تبدو متأثراً بشكل كبيراً أو أن تبدو عليك الضيق أو االحباط‬
‫• إذا كان رئيسك في العمل قد طلب منك أداء مهمة ما فقل له ‪ :‬إنني أعمل في الوقت الحالي على‬
‫مهمة أخرى ‪ ،‬فأيهما تريدني أن أعطيها األولوية ؟“‬
‫‪88‬‬
 ‫إدارة العمل مع اآلخرين‬
‫طلب المساعدة‬
‫الحديث عن تفويض المهام في الشركات أصبح مثيراً للضحك في هذه األيام ورغم ذلك ‪ ،‬فالكل يطلب منه‬
‫إنجاز المزيد من المهام بالمصادر القليلة المتاحة‪ ،‬وفي ظل مواعيد نهائية قاسية ففي أيامنا هذه ‪ ،‬لم يعد‬
‫هناك وفرة من األشخاص الذين يمكن أن نفوض المهام إليهم ‪.‬‬
‫ولكن‪،‬في ظل التأكيد على ضرورة العمل الجماعي‪،‬فإن طلب المساعدة يعتبر إجراء له إجراء له ما يبره‬
‫ولذلك‪:‬‬
‫• ال تشعر بالذنب أو تعتذر عندما تطلب المساعدة من أحد‬
‫• حدد بوضوح نوع المساعدة التي تريدها ‪ ،‬ولماذا ومتى تريدها‬
‫• حاول ان ترى األمور من منظور الطرف االخر ‪ ” :‬ما الذي يستفيده من ذلك؟ ”‬
‫• نوع اساليبك ‪:‬‬
‫‪ -‬أسلوب غير رسمي‪“:‬هل يمكنك من فضلك أن تفعل ذلك عندما يتوفر لك الوقت وتتاح لك الفرصة؟“‬
‫‪ -‬أسلوب التعاون المشترك‪ ”:‬اعرف أنك األكثر خبرة بين أفراد الفريق‪،‬سأقدر لك مساعدتي في األمر أسلوب‬
‫التركيز على المشكلة ‪“:‬لدي مشكلة تحتاج الى قدر من الفكر الجديد ‪ ،‬فهل لك أن تساعدني في حلها؟“‬
‫• ابدأ بنفسك ‪ :‬كن على استعداد لمساعدة اآلخرين عندما يتوفر لديك الوقت‬
‫• وأخيراً إذا قال لك أحد ”ال“ ورفض ان يساعدك ‪ ،‬فال تجعل هذه يغير من فكرتك عنه فمن الجائز أنه قد‬
‫قرأ هذا الكتاب !‬

‫‪89‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫• االستماع الى اآلخر‪R‬ين‬
‫• التعامل مع المكالمات الهاتفية‬
‫• رسائل البريد اإللكتروني‬
‫• القر‪R‬اءة‬
‫• الكتابة‬
‫• تنظيم االجتماعات‬
‫• رئاسة االجتماعات‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫وقت ذروة النشاط‬
‫• كل منا وقت أثناء اليوم يكون فيه في أوج نشاطه وقمة تيقظه‬
‫• والسر هو أن تتعرف على هذا الوقت الذي تكون فيه في أوج نشاطك وحيويتك وتؤدي‬
‫فيه تلك األنشطة التي تتطلب منك طاقة وفكراً وانكبابا ً على العمل‬
‫• وعندما ينخفض مستوى ما لدى المرء من طاقة ‪ ،‬يصبح في حالة من الخمول والكسل ‪،‬‬
‫ويميل الى ارتكاب األخطاء‬
‫• راقب ما تأكله‪،‬فالوجبات الدسمة تجعل اإلنسان في حالة من البالدة والكسل‪ ،‬أما الوجبات‬
‫الصحية فيمكن أن تمده بالطاقة لساعات‬
‫• قسم عملك على فترات ( كل منها ساعة كحد أقصى قبل أن تأخذ راحة) بهذه الطريقة ‪،‬‬
‫سوف تستطيع التركيز بشكل أفضل‬

‫أولوية‬ ‫ال تهدر الوقت الذي تكون فيه في اوج نشاطك وطاقتك في أداء عمل ليس له‬
‫كبيرة‬

‫‪91‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫السيطرة على األمور‬
‫إدارة الوقت بشكل أفضل تتطلب المزيد من السيطرة من جانبك على ما تفعله في العمل وفي‬
‫البيت ‪ .‬غير أن هذا األمر ليس بالسهولة التي يبدو عليها ‪ ،‬ففي تحدث لنا أشياء خارجة عن‬
‫سيطرتنا عليها محدودة ‪.‬‬
‫• عمالء يفرضون علينا مطالب يجب الوفاء بها‬
‫• اجتماعات يتعين علينا حضورها ‪ ،‬وال يمكن التنبؤ بتوقيتها ومدتها‬
‫• زمالء يأخذون عطالتهم ويجب أداء مهامهم في غيابهم‬
‫• حوادث طارئة تتطلب اهتماما ً فوريا ً بها‬
‫• تعمل بعض األجهزة (خصوصا ً أجهزة الكمبيوتر) مما يؤدي الى إفساد خططنا‬
‫• يمكن أن نمرض في أي وقت‬
‫• االنتقال من مكان الى آخر غالبا ً ما يستغرق وقتا ً أكثر من المتوقع(بسبب ازدحام المرور)‬
‫• الكوارث الطبيعة‬
‫والوقت الذي يتبقى بعد ذلك يتعين علينا في إنجاز خططنا ‪ .‬فهل يكفي هذا؟‬
‫‪92‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫السيطرة على األمور‬
‫مقدار الوقت الذي يمك‪R‬نك التحكم فيه يتأثر باألمور التالية ‪:‬‬
‫وظيفتك‬
‫إذا كنت تقدم خدمة للعمالء ‪ ،‬فسوف يكون يومك مليئا بالمقاطعات‬
‫رئيسك في العمل‬
‫كلما كان رئيسك في العمل كثير الطلبات وال يمكن التنبؤ بتصرفاته وغير منظم ‪ ،‬زاد احتمال أن‬
‫يؤثر ذلك على الطريقة التي تقضي وقتك بها‬
‫طبيعة شخصيتك‬
‫إذا كنت تود أن تكون صديقا ً للجميع ‪ ،‬إذن فسوف تعطي من وقتك لهؤالء الذين يرغبون في‬
‫اختالسه منك (هل تتذكر ”القرود“ التي تحدثنا عنها؟)‪.‬إذا كنت جاداً في رغبتك في السيطرة على‬
‫حياتك ‪:‬‬
‫• ابد في قول ”ال“ لمن يريدون اختالس وقتك (انظر صفحتي ‪ 94‬و ‪) 95‬‬
‫• تعلم التعامل مع المقاطعات (انظر صفحة ‪) 89‬‬
‫• مون عالقة عمل افضل مه رئيسك في العمل (انظر صفحتي ‪ 81‬و‪) 84‬‬
‫• إذا تراكمت عليك األعمال والمهام بشكل ال تستطيع معه إنجازها ‪ ،‬فتعلم إدارة الضغوط (انظر‬
‫‪93‬‬ ‫صفحتي ‪ 114‬و ‪) 119‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫حل المشكالت‬
‫معظم المشكالت التي تواجهها كل يوم نقوم بحلها بدون أن نوليها انتباهنا ولو للحظة‬
‫واحدة ‪ .‬ومع ذلك ‪،‬فكلمة مشكلة في حد ذاتها يمكن أن تؤدي الى افكار سلبية تستطيع أن‬
‫استنزف طاقتنا ‪ ،‬كما تولد الذعر وتستهلك الكثير من الوقت ‪.‬‬
‫وهناك موقف يحدث فيها شيء ما(كأن ينفذ الحبر من الطابعة أو يحترق مصباح‬
‫كهربائي)وهنا يكون حل المشكلة هو ببساطة إصالح ما انكسر أو تعطل ‪ ،‬فنحن نعرف أن‬
‫أشياء كهذه (الحبر‪/‬المصباح)سوف يتعين استبدالها بمرور الوقت ‪.‬‬
‫وهناك مواقف أخرى يكون فيها سبب المشكلة غي معلوم(عندما تتعطل سيارتك مثالً أو‬
‫عندما يحدث فشل في النظام في جهازالكمبيوتر) ‪ .‬وفي هذه المواقف يتطلب األمر مزيداً‬
‫من الفحص لمعرفة السبب ‪.‬‬
‫وفي بعض الحيان نتعامل مع مشكلة ما ولكننا نجدها تستمر كما هي ‪ .‬وغالبا ً ما يكون‬
‫السبب في ذلك هو أننا نكون قد تعاملنا مع األعراض الظاهرية للمشكلة وليس مع السبب‬
‫األصلي لها ‪ .‬وعندما تتبنى اسلوبا ً منظما ً في التعامل مع المشكالت والمواقف المختلفة ‪،‬‬
‫فإن ذلك يمكن أن يلقي ضوءا جديد عليها ‪ ،‬وفي النهاية يوفر عليك الوقت ‪.‬‬
‫‪94‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫تحديد المشكلة‬
‫عندما تصادفك مشكلة ما ‪ ،‬فسوف يفيدك أن تجيب عن األسئلة التالية ‪:‬‬
‫• من ‪ /‬ما المشكلة ؟‬
‫• ما الذي ال يمثل مشكلة ؟‬
‫• أين تكون هذه المشكلة ؟‬
‫• أين ال تكون هذه المشكلة ؟‬
‫• متى تكون هذه مشكلة ؟‬
‫• متى ال تكون هذه مشكلة ؟‬
‫• ما حجم هذه المشكلة ؟‬
‫ومن بين طرق اكتشاف سبب المشكلة وليس مجرد مظاهرها تطبيق مخطط السبب والنتيجة‪.‬‬
‫ضع العبارة التي تصف المشكلة (النتيجة) في أحد الجانبين في أحد الجانبين ثم حدد األسباب‬
‫الرئيسية للمشكلة ‪ ،‬ثم اعمل على تقسيم كل سبب منها الى أجزاء أصغر ‪ .‬األسباب المتكررة‬
‫يمكن تعطي إشارة الى السبب األصلي للمشكلة ‪.‬‬
‫تعلم أن تصل الى جوهر المشكالت ال أن تواجه ‪ /‬تتعامل مع اعراضها الظاهرية فقط‬
‫‪95‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫حل المشكالت ‪ :‬أسلوب السبب‪/‬النتيجة‬

‫ال أرتب المهام حسب‬

‫ال يمكنني قول ” ال ”‬
‫أولويتها‬

‫أخشى االساءة الى االخرين‬ ‫ال يوجد وقت التخطيط‬

‫أفتقر الى المهارات‬ ‫عدم معرفة المهمة بوضوح‬
‫ضعف االنضباط الذاتي‬
‫األسهل أن اقول ”نعم“‬ ‫عدم وضع نظام‬
‫أرغب في إرضاء الجميع‬

‫ال يمكنني إدارة الوقت‬

‫طبيعة المهمة‬ ‫غير منظم بطبيعتي‬
‫تجنب المهام األكبر‬
‫محاولة عمل الكثير‬
‫عدم القدرة على رؤية‬
‫الصورة األكبر‬ ‫عدم وضع نظام‬
‫الرغبة في االنشغال الدائم‬ ‫عدم االنضباط الذاتي‬

‫االستغراق في التفاصيل‬ ‫ضعف التنظيم‬

‫‪96‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫معرفة المشكلة بوضوح‬
‫التعبير عن المشكلة أو صفها بشكل محدد (األمر الذي يعكس السبب الرئيسي لها) يمكن أن‬
‫يوفر عليك الوقت ويساعدك على تركيز أفكارك وطاقتك‪،‬ويجب أن يكون وصف المشكلة ‪:‬‬
‫• في كلمات قصيرة ودقيقة‬
‫• واضحا ً وخاليا ً من الغموض‬
‫• يوفر إمكانية قياس التقدم في حلها‬
‫إذا وجدت نفسك غير قادر على وصف المشكلة ‪،‬فحاول أن تبدأ بعبارة ”كيف يمكنني أن“ ‪.‬‬
‫كيف يمكنك قياس نجاحك في حل المشكلة؟‬
‫في كلمات بسيطة هناك عادة نوعان من معايير النجاح ‪:‬‬
‫• تحقيق المفروضات ‪....‬وهي المتطلبات األساسية التي يجب الوفاء بها‬
‫• تحقيق الرغبات ‪....‬وهي النتائج المرجوة بعد أن يتم الوفاء بالمفروضات‬

‫‪97‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫التواصل الى أفكار لحل المشكالت‬
‫في بعض األحيان تواجهنا مشكالت لم نتعامل مع مثلها من قبل ‪ ،‬وهذه تتطلب منا أن نتحدى‬
‫افتراضاتنا وطريقتنا المعتادة في التفكير وفي مثل هذه األوقات ‪ ،‬نكون بحاجة الى أن نثير‬
‫ما بداخلنا وبداخل اآلخرين من روح اإلبداع والتوصل الى رؤى جديدة حاول أن‪:‬‬
‫• تتحدث مع االخرين‪.‬فعلى كل حال‪،‬ربما ال تكون أنت الوحيد الذي يعاني من هذه المشكلة‪.‬‬
‫• تستثمر ذوي الخبرة ‪ :‬ما الذي كانوا سيفعلونه لو كانوا في مثل موقفك ؟‬
‫• تنظر الى المشكلة من زاوية مختلفة ‪.‬‬
‫• تصفها بطريقة مختلفة‬
‫• تستغل كل ما تعرفه عن المشكلة في حلها‬
‫• تبرز الجوانب األساسية في المشكلة بأن تتساءل باستمرار أسبابها‬
‫• تستخدم تجاربك ‪ :‬ما الذي تخبرك به تجاربك عن مثل هذه الموقف؟‬
‫• تترك المشكلة ‪ 24‬ساعة ‪ ،‬ثم تعاود النظر إليها وترى ما تبدو عليه عندئذ‬

‫‪98‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫الخرائط الذهنية للمساعدة على اإلبداع‬
‫الخرائط الذهنية هي لتجميع اآلراء توليد أفكار حول موضوع ما عن طريق التفكير الحر ‪،‬‬
‫وتكون عادة في صورة تخطيطية (وهي تعرف أحيانا ً بالمخططات العنكبوتية أو النماذج‬
‫العقلية) ‪.‬‬
‫استخدم الخرائط الذهنية في ‪:‬‬
‫• التوصل الى أفكار ورؤى لحل المشكالت (قم بعمل خريطة ذهنية ‪ ،‬ثم اتركها لمدة ‪24‬‬
‫ساعة ‪ ،‬ثم عاود النظر إليها لترى ما الذي يمكنك أن تضيفه الى افكارك األصلية )‬
‫• كتابة التقارير‬
‫• تسجيل المالحظات في االجتماعات أو أثناء المكالمات الهاتفية‬
‫• التخطيط للعروض التقديمية‬
‫ما يميز الخراط الذهنية عن القوائم العادية ‪:‬‬
‫• يمكن أن تبني عليها المزيد من األفكار‬
‫• يمكن أن تضيف إليها معلومات جديدة بسهولة‬
‫•يمكن أن ترى الروابط بين األفكار بسهولة أكبر‬
‫• تساعدك على تذكر المعلومات‬
‫‪99‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫رسم الخرائط الذهنية‬
‫• استخدم قطعة كبيرة من الورق‬
‫• ضع الفكرة أو الموضوع الرئيسي في منتصفها‬
‫• اجعل األفكار تتفرع من المنتصف‬
‫• اكتب كلماتك على الخطوط‬
‫• دون كل ما يطرأ على ذهنك حتى ينضب معين افكارك‬
‫• ال تقلق بشأن ترتيب عرض هذه األفكار‬
‫• دون كل فكرة بلون مختلف‬

‫‪100‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫أساليب لحل المشكالت‬
‫باالضافة الى تبادل األفكار كطريقة لحل المشكالت ‪ ،‬هناك أساليب أخرى يمكن أن تعتمد عليها‬
‫المجموعات ‪ ،‬وهذه تضم ‪:‬‬
‫• جلسات استثارة األفكار‪ :‬وفيها يتم إعطاء كل فرد في المجموعة مجموعة من البطاقات أو‬
‫األوراق الالصقة ويتم تشجيعهم على التوصل الى أفكار لحل المشكلة المطروحة ‪ .‬وبعد ذلك يتم‬
‫عرض األفكار على المجموعة بأكملها ويكون عليها أن تبحث عن روابط بين االقتراحات التي‬
‫توصل إليها أفرادها‬
‫• القياس ‪ :‬وفي هذه الطريقة يحاول كل شخص التوصل الى رابط بين مشكلة محددة في أحد‬
‫مجاالت العمل وحل موثوق به لمشكلة مشابهة في مجال آخر‬
‫• توصل الى أغرب فكرة أو يتم فصلك ‪ :‬وفي هذه الطريقة يتم تشجيع كل فرد في المجموعة‬
‫على التوصل الى الحلول غريبة أو مجنونة للمشكالت لدرجة تجعل من يسمعها يشك في سالمة‬
‫عقل من طرحها ‪ .‬ومن نقطة بداية سخيفة ‪ ،‬تحاول المجموعة التوصل منها الى حلول عملية‬
‫• اكتشاف مواضيع الخلل‪ :‬وفي هذه الطريقة يتم تشجيع المجموعة على اكتشاف األخطاء أو‬
‫العيوب الموجودة في المنتج أو الخدمة أو الموقف ‪ ،‬ثم التوصل الى حلول للتغلب على كل منها ‪.‬‬
‫ال تلتزم دائما ً بطريقة تبادل األفكار عند محاولة حل المشكالت‬
‫‪101‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫اختيار أفضل الحلول‬
‫بعد التوصل الى كل االفكار الممكنة لحل المشكلة‪،‬يمكن أن تكون الخطوة التالية المحتملة هي‬
‫• مقارنة هذه األفكار بمعيار المفروضات والرغبات السابق ذكره‬
‫• قبول أي حلول تحقق مبدأ المفروضات أو المتطلبات األساسية (الرغبات هي أشياء مرجوة وغالبا ً‬
‫ما تكون فائدة إضافية )‬
‫• واآلن حاول تستكشف التأثيرات المحتملة في حالة قبول األفكار التي توصلت إليها لحل المشكلة ‪:‬‬
‫‪ -‬ما الذي قد تعنيه هذه األفكار من الناحية العملية ؟‬
‫‪ -‬كيف ستقوم بتطبيق هذه األفكار ؟‬
‫‪ -‬من غير يجب إشراكه في تطبيق هذه األفكار وما التأثير الذي سيحدثه ؟‬
‫‪ -‬ما األشياء التي تحتاج الى فعلها وبأي ترتيب ؟‬
‫‪ -‬ما الذي يمكن أن يجدث إن فشلت هذه األفكار؟ هل لديك خطة بديلة ؟‬
‫‪ -‬هل يمكن أن تختبرها أوالً قبل تطبيقها وذلك لمعرفة مدى فعاليتها ؟‬
‫‪ -‬كم سيستغرق تنفيذ هذه األفكار‬

‫‪102‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫اتخاذ القرارات‬
‫نحن ال نقضي وقتا ً في حل المشكالت فحسب ‪،‬ولكن أيضا ً في اتخاذ القرارات ‪ .‬وفي‬
‫بعض هذه القرارات يكون خطيراً ‪ ،‬والكثير منها يكون روتينيا ً ‪ .‬وليس هناك شيء لسمه‬
‫قرار صحيح ‪ ،‬ولكننا نستطيع أن نتعلم من كل قرار نتخذه ‪ ،‬سواء كان جيداً أو سيئا ً ‪.‬‬
‫وعندما تكون بصدد اتخاذ قرار ما ‪ ،‬ضع في اعتبارك ‪:‬‬
‫• مقدار الوقت المتاح أمامك‬
‫• أن الضغط والعواطف يمكن أن تؤثر على القرارات التي تتخذها‬
‫• القرارات التي يتم اتخاذها استناداً الى المشاعر واألحاسيس تحتاج الى دليل يدعمها‬
‫• إن بإمكانك الحد من الخيارات المتاحة أمامك باالعتماد على ما فعلته من قبل وحقق‬
‫النجاح ‪ ،‬وليس باستكشاف طرق وأفكار جديدة‬
‫• أن ما حدث في الماضي لن يحدث في المستقبل بالضرورة‬
‫• أن األحداث ال تقع دائما ً وفق ما كنت تخطط أو تامل لها ‪ ،‬ولذلك عليك أن تتوقع أن‬
‫األمور يمكن أن تسير على نحو خاطئ‬
‫‪103‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫اتخاذ القرار‪b‬ات‬
‫يمكنك أن توفر الوقت بأن ‪:‬‬
‫• تكون لديك صورة واضحة لما تحاول تحقيقه (انظر الجزء الخاص بحل المشكالت)‬
‫• يكون لديك فهم كامل للموقف أو للمشكلة‬
‫• يكون لديك أكبر قدر تستطيع تجميعه من الحقائق‬
‫• تدوين مزايا وعيوب أي قرار يتعين عليك اتخاذه‬
‫• يكون المحيطون بك على استعداد للمخاطرة (وخصوصا ً عندما ال تتوفر لديك كافة‬
‫المعلومات)‬
‫• يكون لديك حكم صائب على األمور( الموازنة بين كافة المزايا والعيوب )‬

‫‪104‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫هل تخذلك ذاكرتك؟‬
‫هل تضيع وقتا ً في محاولة تذكر أين تركت األوراق ‪ ،‬أو ما كنت على وشك ان تفعله ‪ ،‬أو‬
‫أسماء األشخاص الذين تقابلهم ؟ باختصار ‪ ،‬هل لديك مشكلة مع ذاكرتك ؟‬
‫• في كل يوم نتذكر آالف األشياء ‪ ،‬لكن من الشائع أن نقول إن ذاكرتنا ضعيفة‬
‫• ذاكرتك اإلنسان ذات قدرة مذهلة‬
‫• يمكن للذاكرة أن تتحسن ‪ ،‬كما أال تتهور مع تقدم العمر ‪ ،‬ولكن إذا تم استخدامها وتدريبها‬
‫• مشكلتنا ليست في القدرة على تلقي المعلومات ‪ ،‬ولكن في القدرة على تذكر واسترجاع‬
‫المعلومات المختزنة في عقولنا‬
‫• يمكنك أن تكتسب المهارات الالزمة لتذكر السماء والوجوه وأرقام الهواتف وكذلك لتتذكر‬
‫ما تتعلمه‬

‫إذا كانت تعاني من مشكالت مع ذاكرتك ‪ ،‬فحاول أن تتعلم بعض األساليب البسيطة لتقوية‬
‫الذاكرة‬
‫‪105‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫تحسين ذاكر‪b‬تك‬
‫• لكي تحين ذاكرتك ‪ ،‬بتعين عليك أن تستخدم جانبي المخ(الجانبين المنطقي واإلبداعي )‬
‫• إذا كانت لديك مشكالت في التذكر‪ ،‬فقم بتدوين األشياء في دفتر يومياتك أو في مخطط‬
‫الوقت‬
‫• انتبه لمل تفعله ‪...‬أبطئ حركتك ‪...‬حاول أن تؤسس روابط مع ما تسمعه وتراه وتفعله‬
‫• حاول أن تجرب فنون تقوية الذاكرة مثل التشفير اللوني والتحديد والتسطير والخرائط الذهنية‬
‫والمخططات العنكبوتية‬
‫• إذا كنت ال تستطيع أن تتذكر أين تضع األشياء ‪:‬‬
‫‪ -‬قم بإنشاء مكان معين فيه كل األشياء المهمة التي تريد تذكرها‬
‫‪ -‬قم بعمل اقترانات بصرية تعتمد على الصور والرموز واألصوات والحروف الخ ‪.‬‬
‫‪ -‬اربط ما تريد أن تتذكره بما كنت تفعله في ذلك الوقت‬
‫• إذا كان تذكر السماء يمثل مشكلة بالنسبة لك ‪:‬‬
‫‪ -‬انتبه جيداً عندما تقابل شخصا ً ألول مرة‬
‫‪ -‬حاول أن تربط اسمه بشيء مميز أو فريد فيه‬
‫‪ -‬اطلب منه ان يكرر اسمه إذا كنت لم تسمعه بشكل صحيح في أول مرة‬
‫‪ -‬دعم معرفتك الجديدة بتكرار االسم في أي محادثة تجريها معه ‪ ،‬وذلك لكي تقوي عملية‬
‫االقتران‬
‫‪106‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫التوتر ‪ :‬عندما تتراكم عليك الضغوط‬
‫حقيقة أنك تقرأ هذا الكتاب تشير الى انك إما مهتم باالستغالل المثل لوقتك وإما أن الوقت يمثل‬
‫مشكلة بالنسبة لك وبما تكون ضغوط الحياة اليومية لها تأثير عليك ‪ ،‬فعلى كل حال ‪:‬‬
‫• هناك دليل على اننا اصبحنا اآلن نعمل ساعات أطول ‪ ،‬ومن صحتنا وعالقتنا السرية للخطر‬
‫• الضغوط التي نتعرض لها نتيجة للمنافسة ومن أجل الوفاء بمتطلبات العمالء المتزايد على‬
‫الدوام (وكذلك حاجتنا الى التشبث بوظيفتنا) تجبرنا على قضاء المزيد من الوقت في العمل‬
‫• ورغم الضغوط فوائدها إال أن الكثير منها يمكن يؤدي الى أخطاء في حكمنا على األمور ‪،‬‬
‫ويجعلنا نرتكب األخطاء والحوادث ‪ ،‬كما يمكن أن يتلف صحتنا‬
‫• بعض األشخاص أكثر عرضة من غيرهم للشعور بالتوتر نتيجة لإلفراط في العمل ‪ ،‬وقد حدد‬
‫الباحثون األمريكيون نوعين من األشخاص ‪ :‬النمط ”أ“ وهؤالء رغم أنهم يحبون العيش في ظل‬
‫الضغوط هم األكثر عرضة لتأثيرها ‪ ،‬والنمط ”ب“ ‪ ،‬وهؤالء نادراً ما يسمحون لألحداث بأن‬
‫تزعجهم‬
‫• النمط ”أ“ ليس مقصوراً على األشخاص فقط فهناك أيضا ً من المؤسسات ما يمكن أن نطلق‬
‫عليه النمط ”أ“ تابع القراءة لترى إن كانت مؤسستك من هذا‬
‫‪107‬‬

‫الضغوط والتوتر ‪ :‬النمط أ ‪ ،‬والنمط ب‬
‫النمط أ‬
‫• األشخاص الذين ينتمون أيركزون على المردودات‬
‫واالنجازات والنتائج‬
‫• يهتمون بالسرعة واألداء واإلنتاجية‬
‫• يميلون الى العدوانية والجرأة ونفاذ الصبر والتعصب‬
‫والقسوة الشديدة على انفسهم وعلى اآلخرين‬
‫• شديدو االنشغال بالوقت وينتقلون من موعد الى موعد‬
‫• حريصون على بدء وإنهاء كل شيء في موعده المحدد‬
‫إدارة الحياة اليومية‬
‫النمط ب‬
‫• األشخاص الذين ينتمون الى النمط ب يتسمون‬
‫بالهدوء واالسترخاء وعدم القلق‬
‫• يتعاملون مع الصعوبات والمشكالت بهدوء‬
‫• يحبون قضاء وقت في العمل على المهمة التي‬
‫بين أيديهم‬
‫• نادراً ما يشعرون باالنزعاج أو االرتباك‬
‫• يقضون وقتا ً في تأمل البدائل المتاحة‬

‫• يشعرون عادة بأن هناك الكثير من الوقت لعمل • يتسمون بالقوة والتنافسية (الفوز بالنسبة لهم مسألة‬
‫حاسمة )‬ ‫األشياء‬
‫• يؤمنون أن النجاح هو أهم شيء في الحياة ‪ ،‬االمر‬ ‫• يعيشون حياة متوازنة ‪ ،‬فالحياة لهم ليست‬
‫الذي يجعل اآلخرين ويشعرون بالضغوط والتوتر‬ ‫للعمل فحسب‬

‫‪108‬‬ ‫• عرضه لإلصابة‬ ‫• أقل عرضة لإلصابة‬

 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫ما معنى التوتر ‪Stress‬؟‬
‫• كلمة ‪Stress‬تعني التوتر ‪ ،‬وهو النتيجة المترتبة على تعرض الشخص لقدر من‬
‫الضغوط يتخطى حدود ما تستطيع قدراته الطبيعية التعامل معه‬
‫• وفي الفيزياء كلمة ‪ Stress‬تعني الضغوط الخارجية التي يتعرض لها الجسم‬
‫• والتغير في الحادث في الجسم يطلق عليه اإلجهاد‬
‫• وعند استخدام كلمة ‪ Stress‬في الحياة العادية ‪،‬فنحن نخلط بين المصطلحين‪،‬‬
‫فنستخدمها‬
‫لإلشارة الى كل من الضغوط التي نتعرض لها وما لهذه الضغوط من تأثيرات علينا‬

‫مضرة‬
‫”الضغوط“مضرة‬
‫كل ”الضغوط“‬
‫ليستكل‬
‫ليست‬

‫‪109‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫أسباب التوتر‬
‫مكان العمل‬
‫القوانين ‪ ،‬التغييرات ‪ ،‬طلبات العمالء ‪ ،‬الشائعات‬
‫الوظيفة التي تعمل بها‬
‫حجم العمل (أكبر‪/‬أقل من الالزم) المواعيد النهائية ‪ ،‬الضغوط ‪ ،‬المسئولية عن طاقم العمل‬
‫حياتك المهنية حتى اآلن‬
‫االنجراف في العمل بدون أهداف أو مع أصدقائك أو شريكة حياتك أو رئيسك في العمل أو‬
‫طاقم العمل أو أوالدك أو عائلتك‬
‫الصراعات‬
‫عدم القدرة على تحقيق توازن بين العمل والبيت ‪ ،‬القلق على النواحي المادية‬
‫أشياء تفرضها على نفسك‬
‫القسوة على نفسك ‪ ،‬تدني صورتك عن ذاتك ‪ ،‬سوء إدارتك لذاتك ‪.‬‬

‫‪110‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫التعر‪b‬ف على عالمات التوتر‬
‫جسدية‬
‫نوبات الصداع ‪ ،‬سوء الهضم ‪ ،‬خفقان القلب ‪ ،‬حاالت الحساسية ‪ ،‬اإلصابة بالعدوى‪،‬االرتجاف ‪،‬‬
‫الغثيان ‪ ،‬الشعور بالتعب ‪ ،‬نقصان‪/‬زيادة الوزن ‪ ،‬أوجاع وآالم غامضة‬
‫ذهنية‬
‫التردد ‪ ،‬ارتكاب األخطاء ‪ ،‬ضعف التركيز ‪ ،‬سهولة التشتت ‪ ،‬القلق الزائد ‪ ،‬اتخاذ قرارات متهورة‬
‫انفعالية‬
‫النزق وحدة الطبع ‪ ،‬الغضب ‪ ،‬استعداد اآلخرين‪ ،‬العصبية ‪،‬الخوف‪ ،‬قلة الثقة بالنفس‪ ،‬القلق‪،‬‬
‫التشاؤم‪ ،‬عدم الرضا عن الحياة أو عن العمل‬
‫سلوكية‬
‫االنطوائية ‪،‬الضجر والتململ ‪ ،‬عدم القدرة على االسترخاء ‪ ،‬فقدان‪ /‬زيادة الشهية‪ ،‬اهتمام أقل ‪/‬‬
‫زائد بالجنس ‪ ،‬اإلفراط في التدخين ‪ ،‬أخذ هموم العمل الى البيت ‪ ،‬فرط االنشغال لدرجة العجز عن‬
‫االسترخاء ‪ ،‬سوء اإلدارة‬

‫‪111‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫كيف تقلل التوتر ؟‬
‫تذكر ان الخيار خيارك فيما يتعلق بالتوتر ‪ :‬إما أال تفعل شيئا ً تجاهه ‪ ،‬وإما أن تقاومه وتتعلم إدارته عن‬
‫طريق ‪:‬‬
‫• تحديد السباب التي تجعلك تشعر بالتوتر(سوف يعطيك هذا إشارة الى ما تحتاج الى التعامل معه )‬
‫• التركيز على األشياء المهمة التي يجب إنجازها والتخلص من االجتماعات والمكالمات الهاتفية غير‬
‫الضرورية والزوار غير المهمين‬
‫• تعلم طلب المساعدة من االخرين فال أحد منا ال يمكن االستغناء عنه‬
‫• ضبط إيقاع عملك ‪ :‬ال تندفع في العمل بسرعة كبيرو وامنح نفسك راحات متكررة اثناء اليوم مدة كل منها‬
‫‪ 10‬دقائق‬
‫• النظام والترتيب ‪ ،‬فالفوضى لها مشكالتها‬
‫• تعلم قول ”ال“ ‪ :‬ال تقبل االضطالع بكل مهمة تعترض طريقك‬
‫• تناول الطعام بطريقة صحية ‪ ،‬وتجنب الكثير من الدهون والسكريات‬
‫• تحسين مهارات االستماع لديك‪ .‬الكثير من األشخاص المشغولين وذوي الطاقة العالية هو مستمعون غير‬
‫جيدين‬
‫• أخذ راحة من العمل وذلك بأن تتأكد من الحصول على حققك من اإلجازات والعطالت‬
‫• الحفاظ على لياقتك البدنية ‪ :‬حاول أن تمارس السباحة‪/‬أو رياضية المشي‬
‫• تعلم إدارة وقتك بفعالية أكبر‬
‫‪112‬‬
 ‫إدارة الحياة اليومية‬
‫واآلن الى أين ؟‬
‫• تقبل أنه لن يتاح لك ابداً كل الوقت الذي تحتاجه لفعل ما تريده‬
‫• يجب أن تدرك أن قلة الوقت غالبا ً ما تكون عرضا لمشكالت أخرى (االضطالع بالكثير‬
‫من األعمال ‪ ،‬سوء التخطيط عدم القدرة على قول ”ال“)‬
‫• تذكر أنه إذا كانت األشياء مهمة حقا ً ‪ ،‬فتجد بطريقة ما الوقت لفعلها‬
‫ولذلك ‪:‬‬
‫• استخدم االستراتيجيات التي تحقق لك النجاح كأساس لك‬
‫• ال تقدم على عمل تغييرات جذرية في الطريقة التي تعمل بها ‪ ،‬ولكن بدالً من ذلك حاول‬
‫بالتدرج أن تجرب أفكاراً جديدة‬
‫• حاول أن تعمل بذكاء أكثر وبمزيد من الفعالية (العمل لفترة أطول ال يعني أنك ستكون‬
‫أكثر إنتاجية !)‬
‫• واألهم أن تعمل بذكاء أكثر شيء أنه إذا كانت إدارة الوقت تمثل مشكلة بالنسبة لك ‪،‬‬
‫فافعل شيئا ً حيالها (وأرجو ان بساعدك هذا الكتاب على ذلك)‬

‫‪113‬‬