EMERGENCY EVACUATION

PROCEDURE
Sol House Bali Legian
By Denny Hermana
 MAKSUD DAN TUJUAN
 
MAKSUD :
Memberikan gambaran peran ataupun tugas dari semua karyawan dalam rangka
penanganan bencana yang terjadi di lingkungan tempat kerja
 

TUJUAN :
Semua karyawan dapat memahami / mengetahui dan melaksanakan tugasnya
sesuai dengan peran dan fungsinya masing masing untuk meminimalisir
kerugian material ataupun korban jiwa apabila terjadi suatu bencana
EMERGENCY RESPONSE TEAM (ERT)

Adalah team yang dibentuk di dalam Hotel yang

bertugas untuk mengambil tindakan / merespon
segala kondisi darurat seperti Kebakaran,
Ancaman bom, Gempa Bumi dan Tsunami
sesegera mungkin.
Anggota ERT harus selalu siap siaga dalam situasi
dan kondisi apapun untuk merespon setiap tanda
bahaya.
 EMERGENCY RESPONSE TEAM (ERT) CHART
EMERGENCY FIRE COMMAND
General Manager

EMERGENCY RESPONSE TEAM

Manager On Duty , Engineering, Security

COMMUNICATION, TRANSPORTATION,
FIRE BRIGADE / SAFETY TEAM EVACUATION TEAM
FIRST AID & MEDICAL TEAM
Department : Eng, Sec, FBP Department : HK, FBS , REVENUE
Department :FO,HRD,SALES
Coordinator : Chief Engineer Coordinator : Executive Housekeeper
Coordinator : FOM

MEDIA / PRESS RELEASE

DATA RECORD & DOCUMENT SAFETY TEAM AREA PROTECTION / General Manager, S&M Manager
Department : Accounting, HR Department : Security No Staff may speak to media and make any
Coordinator : Chief Accountant Coordinator : Chief Security statement to press except GM/ S&M Manager/
HRD Manager
 EMERGENCY EVACUATION TEAM
EMERGENCY FIRE COMMAND
Arya

EMERGENCY RESPONSE TEAM

Manager on Duty
Rully
Denny

DATA RECORD TRANSPORT FIRST AREA PROTECTION TEAM FIRE BRIGADE

DOCUMENT SAFETY MEDIA PRESS AID MEDICAL SAFETY TEAM PMK
TEAM RELEASE Budi Siswanto Rully Ruly
Thimotius Arya Wiswi Enginering Team Gede Arya
Mulia Firman Yongki Denny Engineering Team
Diyon Pande Dewi Nyoman Sartika Denny
Denny
Vicky Security Team Nyoman Sartika
Security
Security Team
Team
Firdaus Bahri
Kitchen
Kitchen Team
Team

EVACUATION TEAM EVACUATION TEAM EVACUATION TEAM EVACUATION TEAM

EVACUATION TEAM EVACUATION TEAM
BASEMENT 1st Floor 2nd Floor 4th Floor
3th Floor 5th Floor
Dwi Jeje Yudi Arik
Dwi Adyana Nadiyasa
Armawan Wiswi Alpika Yande
Victor Windu
Eko wahyudi Ricky Irwandi Arif
Putra Gunawan Eka Feri Atmaja
Artana (donat) Revan Teguh Husnul
Mudya Jured
Wempi Pande (FO) Darmadi Yongky
 FIRE BRIGADE TEAM
EMERGENCY COMMAND
Arya

EMERGENCY RESPONSE TEAM

Manager on Duty
Ruly
Denny

MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY

Emilius Suryadin Fatona Irwandi Suryadin Ricky Emil Agung
Ria Wempi Patrick Jured Vicktor Wempi Victor Wempi
Irwandi Sartika Emil Sartika Agung Bernabas Ricky Sartika
Patrick ENG team Wempi ENG team Fatona ENG team Fatona ENG team
Ricky FBK team Mario FBK team Husnul FBK team Husnul FBK team
Agung Vicktor Gideon Ria
Mario Suryadin Ria Eko wahyudi

FRIDAY SATURDAY SUNDAY

Patrick Jured Ricky Husnul Fatona Afan
Wempi Husnul Fatona Suryadin Wempi Patrick
Fatona Sartika Petrus marus Sartika Ria Sartika
Mario Ria ENG team Eko wahyudi ENG team
Bernabas FBK team Gideon FBKteam Victor FBK team
Suryadin ENG team Emil Agung
Victor Jured Jured
 FIRE EMERGENCY PROCEDURE
FLOW CHART
ADANYA SUARA ALARM :
Di indikasikan oleh Fire Alarm Control Panel
mendeteksi adanya Asap, Percikan Api dan
Panas

Security SO Melaporkan Adanya Alarm kepada

Team Engineering

Team Enginnering Sesegera Mungkin Untuk

Menuju ke Titik Lokasi Yang Di Laporkan

(FALSE) – CLEAR (REAL) – CONFIRMED

Laporan dari team enggineering MENUNGGU STATUS ALARM DARI TEAM Segera menghubungi team Fire brigade
bahwa tidak ditemukan titik api ENGINEERING APAKAH ALARM untuk penanganan kebakaran awal
TERSEBUT REAL/ FALSE

Team security SO, melanjutkan Duty Manager / Duty Engineer

operational system alarm, dengan menghubungi Telephone Operator
menekan tombol reset (FO) untuk segera menghubungi Tim
Pemadam Kebakaran terdekat apabila
api tidak bisa dikendalikan

Memastikan kembali apakah ada

alarm sesulan Telephone operator menghubungi fire
command (GM) untuk dilakukan
evakuasi
 Seluruh team fire brigade yang bertugas pada saat
EVAKUASI TIDAK DIPERLUKAN
Yang berwenang pada saat itu membuat
laporan kejadian tersebut
Selalu berkoordinasi dengan team fire
brigade untuk mendapatkan informasi
dan support apabila diperlukan
itu,sesegera mungkin melakukan tindakan
pencegahan kebakaran ke titik lokasi yang
dilaporkan (Engineering, Security & FBK)
MENUNGGU STATUS KEBAKARAN EVAKUASI DIPERLUKAN
APAKAH PERLU DIADAKAN
EVAKUASI ATAU TIDAK
ERT memberikan bantuan / Support
Hanya General Manager, Manager On Duty kepada tim pemadam kebakaran apabila
yang mempunyai kewenangan untuk diperlukan
mengeluarkan perintah evakuasi di dalam
property
Semua Department melakukan tugasnya
sesuai dengan tanggung jawabnya
masing masing
 DISKARMAT CONTACT

NO UNIT CONTACT NUMBER ADDRESS

Dinas Pemadam Kebakaran Jl. Imam Bonjol No. 184

1 0361 - 489295
Kota Denpasar Denpasar

Pemadam Kebakaran kab

2 0361 - 489296 Jl. Kebo Iwo Denpasar
Badung

Pemadam Kebakaran Unit Jl. Kunti II No. 113

3 0361 - 734113
Kunti Seminyak Badung
 EVACUATION PROCEDURE

 Hanya General Manager, Manager on Duty yang berwenang untuk mengeluarkan

perintah evakuasi di property
 Membunyikan Sistem Alarm kebakaran.
 Duty Manager atau orang yang ditunjuk terus menerus mengumumkan perlunya
evakuasi melalui Public Address Sound System ( yang terletak di dalam ruangan
control room) atau menggunakan Bullhorns/ Loudspeaker.

Berikut adalah standar pengumuman dalam proses evakuasi:

 
“Mohon segera mengevakuasi gedung ini. Tetap tenang. Jangan panik. Gunakan
tangga DARURAT untuk keluar dari gedung ini menuju ke area asembly point
yang terletak di depan lobby utama sekarang juga.”
 EMERGENCY EXIT STAIRS

 Mengarahkan semua tamu untuk menggunakan pintu keluar tangga darurat dan
menghindari penggunaan elevator/lift
 Engineering memastikan bahwa tidak ada yang memakai elevator ( lift ) dan
memastikan bahwa semua elevator ( lift ) semua sudah turun ke lantai dasar secara
otomatis
 Security akan membantu mengarahkan evakuasi tamu, dan memastikan adanya akses
cepat untuk petugas evakuasi dan kendaraan darurat
 GUEST ASSEMBLY POINT

 Tempat titik aman berkumpul, pengunjung dan karyawan lainnya ke tempat aman
berkumpul yang berlokasi di pos entrance security lobby sriwijaya.
 Menunggu Instruksi selanjutnya dari General Manager atau orang yang ditunjuk
untuk memutuskan langkah selanjutnya.
 GUEST EVACUATION PROCEDURE

 Setelah mendapatkan informasi dari team operator telp semua team segera berkumpul di
security office untuk mendapatkan pengarahan singkat dan pembagian manivest
 karyawan yang ditugaskan sebagai team evacuation akan diberi kapur tulis,rompi dan
helm keselamatan dengan warna sesuai dengan tugasnya
 Team evacuation harus mengetuk masing-masing pintu sambil memanggil-manggil
untuk memastikan apakah masih ada orang atau tidak didalam kamar tersebut
 Jika tidak ada sahutan dari dalam kamar, maka karyawan harus masuk kedalam kamar
tersebut untuk pengecekan ulang dengan kunci master key
 Saat memasuki kamar, karyawan harus membuat tanda silang "\" di bagian depan pintu
 Kamar tersebut kemudian di cek secara menyeluruh untuk memastikan tidak ada orang
didalamnya.
 Ketika sudah dipastikan tidak ada orang didalam kamar, pastikan semua pintu dan
jendela tertutup
 Team evacuation dilarang untuk melakukan tindakan diluar dari tugasnya
 Tinggalkan kamar, tutup pintu, dan buat tanda silang yang kedua di pintu "/" dan
membentuk tanda "X" .
 Tanda ini mengindikasikan bahwa kamar tersebut telah diperiksa dan tidak ada orang
didalamnya.
 GUEST EVACUATION PROCEDURE

 Dan hal ini juga mengindikasikan bahwa kamar tersebut sudah dicheck dan
karyawan yang memeriksa tadi sudah keluar dari kamar tersebut
 Duty Manager atau orang yang ditunjuk terus menerus mengulangi
pengumuman selama proses evakuasi tamu berlangsung.

Berikut adalah standard pengumuman evakuasi:

“ Kondisi darurat, mohon membuka pintu (sambil mengetuk). Bapak/ibu,
mohon tidak panik. Kami sedang mengevakuasi gedung ini karena
adanya kebakaran di…(Sebutkan tempat kejadian kebakaran). Bawalah
barang –barang berharga anda saja dan segera menuju pintu tangga
darurat untuk turun ke lantai dasar. Staf kami akan membantu
mengarahkan anda, Terima kasih”.
EVACUATION & CLOSE DOWN
PROCEDURE
GENERAL MANAGER

Memiliki kewenangan untuk mengeluarkan segala perintah dan pengawasan serta

bertanggung jawab penuh terhadap keseluruhan kinerja seluruh team. Hotel
Manager dapat mengubah sebagian atau seluruh perencanaan secara spontan sesuai
tuntutan situasi saat itu.

MANAGER ON DUTY (MOD) :

Memonitor semua kegiatan terlaksana dengan baik dan ikut serta mengarahakan
tamu dari Kamar, Restaurant, dan sebagainya dengan tenang dan teratur menuju
“Assembly point/ tempat aman berkumpul”
Jika memungkinkan, amankan barang barang berharga dan mengunci restaurant
serta bergegas ke assembly point area.
Yang terakhir meninggalkan kamar/ ruangan adalah yang memegang posisi tertinggi
di Department / outlet pada saat itu untuk memastikan semua Tamu / Staff sudah
keluar.
MANAGER ON DUTY
• Segera berkumpul di security office untuk memberikan pengarahan singkat dan mengenakan
manivest rompi dan helm apabila telah mendapatkan laporan dari team operator telp
• Memberikan pengarahan singkat kepada semua team untuk melaksanakan tugasnya masing masing
dan menunjuk team leader di setiap department sebagai penanggung jawab
• Segera menuju Front Desk, dan mengambil tanggung jawab mengkoordinasikan semua aktivitas
selama kondisi darurat.
• Manager On Duty akan mengenakan helm merah yang telah disiapkan
• Melaporkan situasi terkini dan menunggu perintah dari GM
• Dengan persetujuan GM, memberikan perintah untuk mengevakuasi gedung sebelum polisi dan
petugas dari dinas pemadam kebakaran tiba
• Mengarahkan semua staff yang ada untuk membantu proses evakuasi dan kemudian mengevakuasi
diri mereka sendiri
• Memeriksa daftar tamu dan mengatur bantuan khusus untuk mereka jika diperlukan, dan
memberikan daftar tersebut kepada polisi atau petugas dari dinas pemadam kebakaran.
• Mengkoordinasikan seluruh sistem peringatan untuk semua orang di dalam gedung
• Memastikan bahwa semua Cash dan data-data penting sudah diamankan
• Meminta laporan dari semua team leader bahwa semua tamu dan karyawan tidak ada yang tertinggal
• Menangani masalah media komunikasi, atau menunjuk seseorang untuk itu, untuk memastikan
bahwa media menerima informasi yang akurat
• Mengatur penyediaan bantuan dari hotel lain jika diperlukan
• Merupakan orang memiliki wewenang untuk memberikan pernyataan bahwa kondisi darurat telah
selesai
• Yang terakhir meninggalkan kamar/ ruangan adalah yang memegang posisi tertinggi di Department /
outlet pada saat itu untuk memastikan semua Tamu / Staff sudah keluar
FO & GEX
• Segera berkumpul di security office apabila telah selesai menginformasikan situasi
darurat kepada semua team
• Mencetak daftar tamu in-house
• Sebagai team evakuasi, Departemen FO dan GEX akan mengenakan helm keselamatan
dengan warna biru
• Memasukkan seluruh Cash / document kedalam tempat khusus dan mengamankannya
ke tempat khusus di assembly area
• Mengamankan seluruh data data tamu untuk dibawa ke assembly point area
• Mengamankan kunci cash register
• Mengamankan master key,Safe Deposit box
• Mematikan Seluruh system,menutup dan mengunci semua Drawer
• Mematikan semua lampu,ac dan menutup semua pintu dan jendela
• Menunjukkan pintu keluar kepada tamu
• Mengutamakan tamu penyandang cacat/anak anak/tamu perempuan apabila ada di
dalam daftar guest list
• Membuat tanda silang pada pintu dengan kapur tulis
• Bergegas ke assembly point
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di Department /
outlets pada saat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang berwenang di area
assembly point
FINANCE

• Setelah mendapatkan informasi dari team operator segera berkumpul di

security office untuk mendapatkan pengarahan lebih lanjut
• Mengamankan uang dan semua dokumen – dokumen penting ke Assembly area
• Sebagai team penyelamat dokument, Departemen Accounting akan
mengenakan helm putih yang telah disiapkan
• Menutup pintu dan jendela di ruangan tersebut
• Mematikan semua lampu dan ac di rungan tersebut
• Membuat tanda silang di pintu dengan kapur tulis
• Berikan absen/tanda hadir karyawan untuk dilanjutkan ke tempat titik
berkumpul (assembly point)
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di
Department / outlets pada saat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah
keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang
berwenang di area assembly point
FB SERVICE & ENTERTAINMENT
• Segera berkumpul di security office untuk mendapatkan pengarahan singkat apabila
telah menerima informasi dari team operator
• Bertindak sebagai anggota tim evakuasi
• Sebagai team evakuasi, Department F&B service dan Entertainment akan
mengenakan helm biru yang telah disiapkan
• Memasukkan seluruh Cash atau cek dan document kedalam tempat khusus dan
mengamankanya ke area assembly point
• Menutup seluruh jendela dan pintu
• Mencabut seluruh sambungan kabel listrik dan mematikan semua lampu dan ac
• Mengecek semua function, dining room,area bar, untuk memastikan bahwa semua
karyawan / tamu sudah keluar
• Menunjukkan Jalan keluar kepada tamu
• Utamakan tamu penyandang cacat/anak anak/tamu perempuan apabila ditemukan pada
saat itu
• Membuat tanda silang di pintu dengan kapur tulis
• Bergegas ke Assembly Point.
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di
department / outlets padasaat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang berwenang di
area assembly point
FB KITCHEN

• Segera bekumpul ke security office untuk mendapatkan pengarahan singkat setelah

menerima informasi dari team operator
• Bertindak sebagai anggota Team fire brigade
• Sebagai team fire brigade, F & B Kitchen akan mengenakan helm merah yang telah
disiapkan
• Menutup cabinets, Pintu, dan saluran gas serta mematikan api yang masih hidup di
kitchen
• Menutup semua pintu dan Jendela
• Mencabut semua sambungan kabel listrik dan mematikan semua lampu di area
tersebut.
• Mengamankan seluruh dokumen penting
• Membuat tanda silang di pintu dengan kapur
• Bergegas ke assembly point
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di
Department / outlets padasaat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang berwenang di
area assembly point
SALES & MARKETING
• Setelah mendapatkan laporan dari team operator segera berkumpul di security office
untuk mendapatkan pengarahan singkat
• Memberikan support GM dalam hal public relation
• Masuk dalam team penyelamat document , menggunakan helm putih yang telah
disediakan di security office
• Membantu GM dalam mengumpulkan informasi dan persiapan untuk memberikan
statement
• Menutup semua pintu dan jendela
• Bersama GM memeriksa seluruh press release dan berkoordinasi dengan Corporate public
relations support
• Mengamankan seluruh informasi klien, dan mengamankan seluruh dokumen penting
lainya untuk segera dibawa ke assembly point area
• Menutup dan mengunci seluruh drawer
• Mematikan semua lampu,ac di ruangan tersebut
• Menunjukkan pintu keluar kepada tamu
• Membuat tanda silang pada pintu dengan kapur tulis
• Bergegas ke assembly point
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di department /
outlets pada saat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang berwenang di area
assembly point
HOUSEKEEPING

• Segera berkumpul disecurity office setelah menerima informasi dari team operator telp
• Bertindak sebagai anggota tim evakuasi dan coordinator team evacuation
• Sebagai team evakuasi, Departemen Housekeeping akan mengenakan helm biru yang telah disiapkan
• Memastikan tidak ada barang di area koridor yang bisa menghambat jalur evakuasi
• Mengontrol team evacuation untuk memastikan evacuasi berjalan dengan baik
• Mengarahkan orang-orang ke tangga darurat terdekat, pastikan bahwa elevator/lift tidak digunakan
• Menandai masing-masing ruangan yang telah diperiksa dengan membuat tanda silang dengan kapur
• Memastikan semua pintu,jendela telah tertutup dan lampu dalam keadaan mati
• Mengamankan seluruh document / data penting dan dibawa ke assembly area
• Bergegas ke assembly point
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di department / outlets padasaat
itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang berwenang di area assembly point
ENGINEERING
• Segera berkumpul di security office untuk mendapatkan pengarahan singkat
• Bertindak sebagai anggota tim pemadam kebakaran dan coordinator team fire
brigade menggunakan helm merah
• Apabila kelengkapan safety telah digunakan maka segera Bergegas ke lokasi
terjadinya kebakaran bersama team fire brigade lainya
• Bersama dengan anggota team pemadam kebakaran lainnya berusaha untuk
mematikan api yang masih bisa dikendalikan
• Wajib memutuskan team fire brigade melanjutkan tugasnya ataupun
menghentikan sesuai dengan situasi pada saat itu
• Membantu petugas dari Dinas Pemadam Kebakaran setempat selama
mengevakuasi tempat terjadinya kebakaran
• Teknisi harus mematikan saluran Gas Utama,lampu dan lift, bergegas menuju
ruang pompa, dan memastikan Diesel Fire Pump bekerja dengan baik,
memonitor tekanan air dan ketinggian tempat penampungan air
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di
Department / outlets pada saat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah
keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang
berwenang di area assembly point
SECURITY
• Mempersiapkan semua manivest yang akan dipergunakan oleh team ERT
• Bertindak sebagai anggota Tim Pemadam kebakaran dan area protection
• Memastikan tidak seorangpun mengambil keuntungan dari kondisi darurat
ini dan Memperketat akses pintu keluar masuk
• Membantu dengan memperingatkan orang-orang untuk meninggalkan kamar
untuk segera menuju ke assembly point
• Mengarahkan karyawan dan tamu untuk menggunakan tangga darurat, dan
melarang mereka untuk menggunakan lift
• Memastikan tidak ada tamu ataupun karyawan yang tertinggal di area tangga
darurat dan lift
• Tidak menginjinkan media untuk meminta suatu informasi sebelum ada
petugas yang ditunjuk
• Membantu mengatur lalu lintas dan melarang semua karyawan dan tamu
meninggalakan area aseembly point
• Memastikan bahwa pintu masuk property bebas dari hambatan agar
kendaraan darurat dapat keluar masuk dengan mudah
• Membantu petugas dari dinas pemadam kebakaran
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di
Department / outlets pada saat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah
keluar.
• Team leader melaporkan kelengkapan karyawan kepada petugas yang
berwenang di area assembly point
HUMAN RESOURCES
• Setelah mendapatkan laporan dari team operator segera berkumpul ke security office
untuk mendapatkan pengarahan singkat
• Mencetak / menyalin data / schedule kerja karyawan yang terbaru / ter-update
• Sebagai penyelamat dokument, Departemen Human Resources akan mengenakan helm
putih yang telah disiapkan
• Mengamankan seluruh data karyawan dan document perusahaan beserta membawa
kelengkapan P3K
• Mematikan semua lampu,ac dan menutup pintu dan jendela
• Membuat tanda silang dipintu dengan kapur
• Segera berkumpul ke assembly point
• Di assembly area, bertugas sebagai team pencatat data karyawan
• Memastikan area evakuasi terlindungi dan apabila dirasa masih membahayakan maka
berhak untuk mengevakuasi ke tempat yang lebih aman
• Memastikan bahwa semua team leader telah melaporkan kelengkapan karyawanya
• Memastikan semua karyawan dan tamu tidak ada yang terluka,apabila ada yang terluka
maka wajib untuk diberikan bantuan pengobatan pertama
• Melapor kepada petugas yang berwenang bila ada karyawan yang tidak diketemukan di
assembly area
• Memastikan adanya garis Security untuk membatasi Assembly Areas untuk mencegah
akses masuk dari pihak luar
• Yang terakhir meninggalkan ruangan adalah pemegang jabatan tertinggi di department /
outlets pada saat itu, untuk memastikan semua tamu /staff telah keluar.
 #Thank you !!
#Terima kasih !!
#gracias !
Delta Hotel02