Chương 4

Soạn thảo văn bản hành chính

thông dụng

• Vị trí, vai trò của VBHC trong quản lý xã hội.

• Hệ thống VBHC.
• Quy trình thủ tục soạn thảo VBHC: theo
yêu cầu của từng loại VBHC.
Khái niệm văn bản hành chính

• VBHC là văn bản do mọi chủ thể quản lý

ban hành, có nội dung là ý chí của chủ thể
quản lý hoặc thông tin được truyền tải
trong quản lý, điều hành nhằm thực thi
quy định pháp luật, quy định nội bộ, trao
đổi thông tin, phản ánh tình hình, ghi
nhận sự kiện sự tế… đáp ứng yêu cầu
quản lý, điều hành.
Đặc điểm của VBHC
• Chủ thể ban hành: Đa dạng, có thể là thành
viên hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức,
gắn với thẩm quyền hoặc nhiệm vụ được
giao.
• Nội dung: Phản ánh ý chí của cá nhân, tổ
chức nhằm truyền đạt thông tin hướng tới
những mục đích nhất định.
• Hình thức văn bản: Có thể theo quy định
của pháp luật về thể thức hoặc hướng dẫn
riêng của từng đơn vị.
Hệ thống văn bản hành chính
• VBHC dùng để giao dịch công tác: Công văn,
công điện, tờ trình, thông báo, báo cáo, phiếu
gửi, giấy giới thiệu, giấy mời.
• VBHC dùng để ghi nhận sự kiện: Biên bản,
giấy ủy nhiệm, giấy chứng nhận, giấy đi đường,
hợp đồng.
• VBHC được sử dụng để đặt ra quy tắc xử sự nội
bộ: Nội quy, quy chế, điều lệ, quy định.
• VBHC được sử dụng để trình bày dự kiến công
việc: Chương trình, đề án, kế hoạch, phương án.
Yêu cầu đối với VBHC

• Tính hợp pháp: Phù hợp với pháp luật và

đúng thẩm quyền.
• Tính hợp lý: Được ban hành kịp thời, phù
hợp với thực tiễn; hình thức văn bản phù
hợp với nội dung công việc đang giải
quyết; bố cục chặt chẽ, logic…
• Nếu VBHC không bảo đảm tính hợp
pháp và hợp lý thì dẫn đến hậu quả gì?
Quy trình ban hành văn bản hành
chính

• Xác định hình thức, nội dung, mức

độ mật, khẩn của văn bản.
• Thu thập và xử lý thông tin.
• Xây dựng đề cương và soạn thảo dự
thảo văn bản.
• Kiểm tra, ký ban hành văn bản.
KỸ NĂNG SOẠN THẢO BIÊN BẢN
Nhận diện bản chất của biên bản
• Ghi nhận lại sự kiện, sự việc làm cơ sở cho việc
giải quyết vụ việc – là chứng cứ.
• Các loại biên bản: Biên bản vụ việc, biên bản hội
nghị.
• Hai cách ghi biên bản:
- Ghi đầy đủ diễn biến nội dung vụ việc. Lưu ý ngôn
ngữ, văn phong sử dụng.
- Ghi tổng hợp diễn biến các nội dung. Dùng cách
nói gián tiếp. Lưu ý tránh để ý chí chủ quan của
người viết vào nội dung biên bản.
Thể thức biên bản
• Hình thức biên bản:
- Quốc hiệu/Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan ban hành biên bản.
- Số và ký hiệu biên bản (nếu có).
- Tên biên bản.
- Trích yếu nội dung biên bản.
- Nội dung biên bản: Theo loại biên bản.
- Ký xác nhận: Người viết biên bản, người làm chứng,
chủ tọa, thư ký. Tùy loại biên bản để xác định phù hợp.
Cấu trúc biên bản
• Phần mở đầu: Ghi lại thời gian, địa điểm
nơi diễn ra sự việc; thành phần tham dự.
• Phần nội dung: Ghi lại chi tiết diễn biến vụ
việc.
• Phần kết thúc: Ghi số trang biên bản, thời
gian kết thúc vụ việc.
Kỹ nă ng soạ n thả o biên bả n
• Đặc điểm ngôn ngữ trong biên bản: có sự liên kết giữa văn nói
(trong diễn biến sự việc) và ngôn ngữ viết (trong biên bản) =>
Người soạn thảo biên bản phải có kỹ năng chuyển hoá ngôn
ngữ nói thành ngôn ngữ viết một cách thuần thục, đặc biệt là
sử dụng các từ ngữ có nghĩa tương đương.
• Tính trung thực của biên bản: Hãy viết biên bản như những gì
nó đang diễn ra. Đồng thời cũng cần biết những nội dung lặp
lại để sắp xếp cho logic, hợp lý => không được bỏ sót nội dung
biên bản, nhất là ý kiến cá nhân trong biên bản.
• Kiểm soát cảm xúc của người viết biên bản => không lồng
ghép ý chí chủ quan của người viết biên bản vào nội dung biên
bản và biết cách “dung hoà” ngôn ngữ khi phản ánh các quan
điểm bất đồng
• Tìm hiểu trước/Nên biết trước nội dung vụ việc để dự liệu cấu
trúc phù hợp
Kỹ nă ng soạ n thả o biên bả n
(tt)
• Bám sát ý chí của chủ toạ và biết cách “dịch” ý tưởng của chủ
toạ vào nội dung biên bản.
• “Dịch” ý tưởng người nói thông qua tín hiệu ngôn ngữ “ý tại
ngôn ngoại” => cần hỏi lại để xác định cho thật chuẩn xác,
tránh hiểu sai hoặc phản ánh không đúng ý tưởng dẫn đến gây
khó hoặc bất lợi cho các bên liên quan.
• Tốc ký – kỹ năng quan trọng nhất trong ghi biên bản. Tại sao?
• Không quên đọc lại biên bản để mọi người có thể nắm được
chính xác nội dung biên bản.
• Kiên quyết nói không với các chỉnh sửa nội dung biên bản sau
khi kết thúc sự việc => tránh bị mắc lỗi làm sai lệch nội dung
vụ việc hoặc giả mạo nội dung => đây có thể là nguyên nhân
dẫn tới mâu thuẫn, xung đột trong nhóm hoặc cơ quan.
• Đặt mình vào hoàn cảnh của người chịu tác động của biên bản
(xử lý kỷ luật, làm rõ sai phạm…) để viết cho phù hợp
Thự c hà nh 1
• Tại buổi làm việc giữa Trưởng bộ phận và các
nhân viên môi giới của Công ty cổ phần Bất động
sản Tương Lai về phát triển sản phẩm shop house
của Công ty. Trong quá trình trao đổi, có quan
điểm đồng tình, có quan điểm không đồng tình
và nêu ra rất nhiều khó khăn cho việc phát triển
sản phẩm này.
• Bạn là nhân viên tập sự của Công ty và được giao
nhiệm vụ ghi lại nội dung buổi làm việc và hoàn
thiện Biên bản này. Hãy soạn thảo Biên bản hoàn
thiện đáp ứng yêu cầu về thể thức, nội dung của
Biên bản.
Thự c hà nh 2
• Ngày 11/6/2021, ông Nguyễn Văn B là khách hàng của Công ty
cổ phần Bất động sản Future House đã đến phản ánh về tiến
độ bàn giao căn hộ mà Ông đã hoàn thành nghĩa vụ đóng tiền
theo tiến độ được thoả thuận trong Hợp đồng mua bán căn
hộ số 12/HĐMB- Future House ngày 5/6/2017. Ông yêu cầu
Công ty phải giao nhà theo đúng thời hạn trong hợp và yêu
cầu phạt vi phạm, buộc Công ty phải chịu mức phạt bằng 3%
giá trị mà Ông đã thanh toán. Phía Công ty cho rằng, việc bàn
giao chậm là do yếu tố khách quan, nhất là ảnh hưởng của
Dịch Covid-19 không thể bảo đảm nguồn lao động và giá vật
liệu xây dựng tăng. Công ty đề nghị gia hạn bàn giao đến cuối
năm 2021, nhưng Ông B không đồng ý.
• Anh/Chị hãy soạn thảo Biên bản buổi làm việc thể hiện được
các nội dung trên (có thể mở rộng không giới hạn các nội dung
được dự liệu trong Biên bản).
 Thực hành soạn thảo nội dung biên bản vụ việc
1. Thực hiện quyết định thu hồi đất nông nghiệp ngày
12/5/2018, đoàn công tác của UBND xã Hoài Mong,
huyện X, tỉnh Y tiến hành kiểm kê số lượng cây nông
nghiệp trên diện tích đất nông nghiệp thuộc diện thu hồi
của gia đình ông Hoàng Hải. Anh/Chị hãy soạn thảo biên
bản nội dung vụ việc trên.
2. Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra việc chấp hành nội quy lao
động của CTCP A, đoàn công tác của công ty đã tiến hành
kiểm tra đột xuất xưởng sản xuất B và phát hiện nhiều sai
sót trong quá trình vận hành máy móc, không tuân thủ quy
trình sản xuất, nhiều người lao động không mặc bảo hộ lao
động theo quy định… Anh/Chị hãy soạn thảo biên bản nội
dung vụ việc trên.
Thực hành soạn thảo nội dung biên
bản vụ việc
3. Trong đợt kiểm tra công tác PCCC tại chung cư Đạt
Gia tại đường Cây Cọ, phường Thọ Bình, quận Bình
Tân, đoàn công tác của công an quận Bình Tân tiến hành
kiểm tra, lập biên bản hiện trạng tuân thủ pháp luật
phòng cháy chữa cháy tại chung cư. Anh/Chị hãy soạn
thảo biên bản nội dung vụ việc trên.
4. Trong đợt cao điểm chống buôn lậu và hàng giả,
đoàn công tác của Chi cục Quản lý thị trường huyện
X, tỉnh Y đã lập biên bản đối với 100 lô hàng tiêu
dùng không rõ nguồn gốc xuất xứ, không có hóa
đơn, chứng từ của hộ kinh doanh do bà Nguyễn Kiều
Oanh làm chủ. Hãy soạn biên bản thu giữ số hàng
trên.
Thực hành soạn thảo nội dung biên bản vụ việc

5. Soạn thảo biên bản hòa giải tranh chấp

đất đai tại UBND phường giữa hai hộ gia
đình liên quan đến hành vi lấn chiếm đất
của nhau.
6. Soạn thảo biên bản làm việc giữa Sở Xây
dựng TP.HCM với Trường Đại học X liên
quan đến việc chấp hành pháp luật về xây
dựng khi thi công công trình xây dựng mở
rộng giảng đường của Trường.
Thực hành soạn thảo nội dung
biên bản vụ việc
8. Soạn thảo biên bản về việc triển khai kế hoạch
kinh doanh Quý IV/2018 của Công ty cổ phần
Tràng An.
9. Soạn thảo biên bản tạm giữ lô hàng không rõ
nguồn gốc, không có hóa đơn chứng từ của Công ty
cổ phần Hạnh phúc do Đội quản lý thị trường lập.
10. Soạn thảo biên bản làm việc giữa Đoàn khảo sát
liên ngành của Ban Tuyên giáo Trung ương do Bộ
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo và Trường Đại học
Kinh tế Tp.HCM kết quả sau 5 năm triển khai thực
hiện Nghị quyết số 29-NQ/TW ngày 04 tháng 11
năm 2013 của BCH Trung ương.
11. Theo đơn phản ánh của người mua nhà của Chủ đầu tư
là CTCP Đất Nâu có trụ ở tại 12 Nguyễn Bỉnh Khiêm,
phường 11, Quận Bình Thạnh, TP.HCM về việc chủ đầu tư
không tuân thủ đúng bản vẽ chi tiết các căn hộ đã được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền. Đoàn Công tác của Sở Xây
dựng TP.HCM đã đến hiện trường, kiểm tra. Hãy viết Biên
bản của buổi kiểm tra hiện trường vụ việc trên.
12. Theo đơn thư phản ánh của người mua nhà, Công ty
TNHH Bất động sản Hồng Bàng không tuân thủ pháp luật
khi thực hiện MGBĐS như người môi giới không có chứng
chỉ hành nghề, có dấu hiệu lừa đối, ép buộc khách hàng…
Đoàn Công tác của Sở Xây dựng đã tiến hành kiểm tra và
lập biên bản về việc chấp hành pháp luật trong hoạt động
MGBĐS của công ty. Anh/Chị hãy lập biên bản trên với tư
cách là thư ký của đoàn.
Bản chất và các loại công văn
• Bản chất của công văn: Là văn bản được sử dụng
phổ biến trong quản lý nhà nước để thiết lập quan
hệ, trao đổi thông tin, truyền đạt mệnh lệnh trong
hoạt động quản lý.
• Các loại công văn:
- Công văn do cấp trên ban hành.
- Công văn do cấp dưới ban hành.
- Công văn do đơn vị cùng cấp ban hành.
- Công văn nhà nước gửi cho công dân, tổ chức có
liên quan.
Cấu trúc thông thường của công văn
• Tính chất: Là văn bản không có tên gọi, nên phần trích
yếu văn bản để dưới ngay số của công văn.
• Cấu trúc:
- Quốc hiệu.
- Cơ quan ban hành. Lưu ý đơn vị được giao nhiệm vụ
soạn công văn được để sau cùng. Ví dụ: 20/BGD&ĐT-
TCCB.
- Kính gửi (địa chỉ nhận văn bản): Là nội dung bắt buộc.
- Nội dung.
- Chữ ký, đóng dấu.
- Nơi nhận.
Đặc thù về hình thức của công
văn

• Không có tên văn bản ở chính giữa.

• Trích yếu văn bản được viết dưới số và ký
hiệu.
• Mở đầu công văn bằng chữ “Kính gửi” và
xác định nơi nhận văn bản. Nếu có nhiều
người nhận thì sắp xếp theo thứ tự từ cao
xuống thấp.
Kỹ năng soạn công văn: kết cấu và phương
pháp

• Phương pháp: Kết cấu nghị luận.

• Bố cục không theo cấu trúc điều, khoản điểm
mà là trình bày theo vấn đề. Do đó, để soạn thảo
tốt công văn người soạn thảo cần biết: Soạn cho
ai, về nội dung gì (trong đó nhấn mạnh đến
mệnh lệnh cần truyền đạt hoặc công việc cần
yêu cầu).
• Cấu trúc chung: Phần mở đầu, phần nội dung và
phần kết thúc.
Kỹ năng soạn công văn: soạn
thảo phần mở đầu
• Nêu và luận giải rõ lý do, mục đích ban hành công
văn.
• Mở đầu công văn thực chất là trả lời các câu hỏi:
- Văn bản này ra đời dựa trên cơ sở nào?
- Tại sao phải ban hành văn bản?
- Với mục đích truyền tải nội dung “Ai yêu cầu ai làm
gì?”.
- Lưu ý đối tượng tiếp nhận văn bản để có lời mở đầu
phù hợp, song phải bảo đảm tính trang trọng, lịch sự.
Kỹ năng soạn công văn: soạn
thảo phần nội dung

• Xác định theo loại công văn.

• Đa dạng về nội dung nên khi soạn thảo người
soạn công văn phải biết công văn được ban
hành để giải quyết việc gì: thông báo, giải trình,
hướng dẫn, trao đổi.
• Cần sắp xếp nội dung từ nội dung quan trọng
đến nội dung ít quan trọng để lmf nổi bật được
chủ đề cần giải quyết.
Kỹ năng soạn công văn: soạn
thảo phần kết thúc

• Thâu tóm, đúc kết, củng cố chủ đề chính được

trình bày, đồng thời thể hiện sự mong muốn chủ
đề được thực hiện có hiệu quả trong thực tế.
• Cần viết ngắn gọn, đủ ý, tránh lặp lại nội dung ở
trên và không quên “cảm ơn”.
Kỹ năng soạn công văn: soạn thảo công
văn đôn đốc, nhắc nhở
• Là văn bản từ cấp trên truyền đạt mệnh lệnh xuống
cấp dưới/cơ quan quản lý đến đối tượng quản lý.
• Kết cấu:
- Phần mở đầu nêu rõ cơ sở thực tiễn, mục đích, yêu
cầu của công việc cần phải triển khai hoặc tóm tắt
nhiệm vụ giao cho cấp dưới.
- Nội dung: Xác định rõ những công việc cấp dưới
phải thực hiện, biện pháp, thời gian thực hiện; phối
hợp hành động khi cần thiết…
- Phần kết thúc: Nhắc lại nhiệm vụ và có thể yêu cầu
báo cáo.
Thực hành soạn thảo công văn
đôn đốc, nhắc nhở
• Soạn công văn của Bộ GD&ĐT yêu cầu các địa
phương triển khai nhiệm vụ năm học 2021 – 2022.
• Soạn công văn của Bộ GTVT yêu cầu bảo đảm trật
tự an toàn giao thông trong dịp lễ Cách mạng tháng
Tám và Quốc khánh 2-9.
• Soạn công văn đôn đốc, nhắc nhở bảo đảm an toàn
trong mùa mưa bão năm 2021 của Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn.
• Soạn công văn đôn đốc, nhắc nhở việc chấp hành
pháp luật của cơ sở khám chữa bệnh tư nhân của Bộ
Y tế.
Thực hành soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở
• Soạn công văn nhắc nhở các chủ dựa án đầu tư bảo đảm an
toàn lao động trong các công trình, dự án nhà chung cư trên địa
bàn thành phố HCM của Chủ tịch UBND TP.HCM.
• Soạn công văn đôn đốc, nhắc nhở các chủ dự án nhà ở chung
cư hoàn thiện hồ sơ để thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất cho người mua nhà trên địa bàn thành phố
HCM .
• Soạn công văn đôn đốc nhắc nhở các tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương trong việc kiểm tra, giám sát việc giao đất,
cho thuê đất thực hiện dựa án đầu tư kinh doanh bất động sản
để kiểm soát tình trạng lừa đảo nhà đầu tư của Bộ Tài nguyên
và Môi trường.
• Soạn công văn đôn đốc việc chấp hành pháp luật về MGBĐS
của các công ty kinh doanh dịch vụ bất động sản của Bộ Xây
dựng
Bài tập thực hành 2
• Soạn công văn của Công an huyện yêu cầu UBND các xã, thị
trấn tăng cường công tác phòng chống tội phạm trong dịp tết
nguyên đán Canh Tý 2020.
• Soạn công văn của UBND tỉnh X đôn đốc việc tăng cường
việc thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về vệ sinh
an toàn thực phẩm trong dịp tết Canh Tý 2020.
• Soạn công văn của Hiệp hội các nhà đầu tư tài chính trong
việc nhắc nhở các thành viên tuân thủ pháp luật trong quá
trình kinh doanh.
• Soạn công văn nhắc nhở các trường phổ thông tăng cường
các biện pháp phòng chống bạo lực học đường trong năm
học 2019 – 2020.
Công văn hướng dẫn

• Bản chất: hướng dẫn thực hiện các công việc cụ

thể liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn của đơn vị mới thành lập hoặc phối hợp
giữa các đơn vị hay để hướng dẫn cách áp dụng
pháp luật đối với văn bản QPPL mới được ban
hành.
Bài tập thực hành 1
• Soạn công văn hướng dẫn các Phòng đăng ký kinh
doanh sử dụng mẫu giấy chứng nhận đăng kí doanh
nghiệp thống nhất của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Soạn công văn hướng dẫn việc áp dụng chế độ nhiễm
chất độc màu da cam đối với thế hệ thứ ba của người
tham gia kháng chiến chống Mĩ cứu nước bị nhiễm chất
độc màu da cam của Bộ Lao động thương binh và xã
hội.
• Soạn công văn hướng dẫn việc áp dụng Luật sửa đổi, bổ
sung một số điều của Luật Tố cáo 2018 của Bộ tư pháp.
Bài tập thực hành 2
• Soạn công văn hướng dẫn việc cập nhật những nội dung mới
của Luật Tố cáo trong chương trình giáo dục pháp luật đại
cương tại các trường đại học của Bộ GD&ĐT.
• Soạn công văn hướng dẫn các địa phương trong việc góp ý
luật đơn vị hành chính kinh tế đặc biệt của Bộ Tư pháp.
• Soạn công văn hướng dẫn việc sửa chữa các công trình thuộc
di tích lịch sử văn hóa đã được xếp hạng của Bộ Văn hóa thể
và Du lịch
• Soạn văn bản hướng dẫn các địa phương trong việc khai thác
du lịch gắn với việc bảo vệ môi trường tại các di tích lịch sử
văn hóa đã được xếp hạng của Bộ Văn hóa Thể thao và Du
lịch
Công văn đề nghị, yêu cầu

• Được sử dụng để giải thích nội dung của các

văn bản như nghị quyết, chỉ thị… hoặc công
việc cụ thể mà cơ quan hoặc cá nhân nhận
được văn bản chưa rõ, có thể hiểu sai, thực
hiện không đúng hoặc không thống nhất.
• Lưu ý khi soạn công văn đề cần nhận diện
đúng nội dung đề nghị, yêu cầu để truyền đạt
cho đúng với mục đích ban hành văn bản.
Bài tập thực hành
• Soạn văn bản giải thích cách hiểu thuật ngữ doanh nghiệp theo
quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Cạnh tranh để bảo đảm tính
thống nhất của pháp luật doanh nghiệp.
• Soạn công văn giải thích việc áp dụng Luật hỗ trợ doanh nghiệp
vừa và nhỏ để tránh vi phạm các quy định của WTO về đối xử
đối xử tối huệ quốc.
• Soạn công văn giải thích nội dung quy định của luật Du lịch
2018 về điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và người
lao động đối với cơ sở lưu trú du lịch của Sở Du lịch thành phố
HCM.
• Soạn công văn hướng dẫn Luật Trợ giúp pháp lý đối với các địa
phương của Bộ Tư pháp.
• Soạn công văn của NHNTM cổ phần Vietcombank đề nghị
Ngân hàng Nhà nước cho phép liên kết cung ứng dịch vụ
cho vay ngang hàng
Kỹ năng soạn thảo báo cáo (1)
• Định nghĩa: Báo cáo là loại văn bản hành chính thông
dụng được sử dụng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ
việc trên thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở cho
việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất
chủ trương, biện pháp mới phù hợp.
• Hai mục đích của báo cáo:
- Cung cấp thông tin về diễn biến hoạt động, công việc
của cơ quan, tổ chức.
- Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và định hướng giải
pháp khắc phục hoặc triển khai.
Kỹ năng soạn thảo báo cáo (2)

• Căn cứ tính chất: Báo cáo thường kỳ, báo

cáo bất thường/đột xuất.
• Căn cứ nội dung: Báo cáo chung và báo
cáo chuyên đề.
• Căn cứ mức độ hoàn thành công việc cần
báo cáo: Báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết.
Kỹ năng soạn thảo báo cáo (3)
• Yêu cầu đối với báo cáo:
- Tính kịp thời: Để nhận diện thực trạng vấn đề để có
được biện pháp xử lý kịp thời.
- Tính trung thực, chính xác, trọn vẹn, khách quan của
thông tin được báo cáo. Người viết không được thêm
bớt, đánh giá không đúng tính chất của vấn đề để
tránh sai lệch hoặc làm “đẹp” báo cáo. Báo cáo không
nên là bản “Báo cáo thành tích”.
- Phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm, tránh dàn trải.
Cấu trúc của báo cáo (4)
• Phần mở đầu: trình bày khái quát đặc điểm tình hình
của cơ quan, tổ chức, trong đó nhấn mạnh đến những
nội dung cần triển khai. Có thể đề dẫn bằng nhiệm vụ
được đặt ra thường xuyên hoặc đột xuất.
• Phần nội dung:
- Đánh giá thực trạng bao gồm thành tích và bất cập, hạn
chế cần khắc phục.
- Đề ra phương hướng công tác trong thời gian tiếp theo.
• Phần kết thúc: Khẳng định lại nội dung viết và mong
muốn nhận được góp ý.
Các bước soạn thảo báo cáo (5)
• Xác định nội dung cần báo cáo; đơn vị cần phối hợp (để
cung cấp số liệu, góp ý…)
• Thu thu thập và xử lý số liệu: Rất quan trọng, nó có ảnh
hưởng trực tiếp đến tính khách quan, trung thực của báo
cáo.
• Xác định nội dung trọng tâm cần được thể hiện trong báo
cáo.
• Viết dự thảo báo cáo: Xây dựng đề cương, cấu trúc nội
dung, các luận điểm, phân tích, đánh giá, tổng hợp, khái
quát.
• Hoàn thiện dự thảo: Lấy ý kiến, thảo luận, chỉnh sửa.
Thực hành soạn thảo báo cáo
• Báo cáo tổng kết hoạt động tuyển sinh hệ đại học
chính quy năm 2019 của Trường Đại học Kinh tế
TP.HCM.
• Báo cáo công tác chuẩn bị việc triển khai Luật Tín
ngưỡng tôn giáo có hiệu lực từ 1/1/2018.
• Báo cáo tình hình giải quyết khiếu nại, tố cáo của
công dân của UBND huyện Hòa Vang, tỉnh Khánh
Hòa.
• Báo cáo kết quả triển khai hoạt động kinh doanh 6
tháng đầu năm 2018 của Công ty Luật TNHH
VTLAW.
Thực hành soạn thảo báo cáo
• Soạn thảo báo cáo tình hình triển khai thực hiện dự án thu hồi
đất thực hiện dự án khu dân cư Bình Long của CTCP Bất động
sản Hoàng Hạc Lâu.
• Báo cáo tình hình triển khai nhiệm vụ kinh doanh 6 tháng đầu
năm của CTCP bất động sản Tì Bà Hành.
• Báo cáo công tác thăm dò nhu cầu thị trường shophouse và
Codotel trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa để triển khai các công việc
cần thiết để xin và triển khai dự án shophouse và Codotel trên
địa bàn tỉnh Khánh Hòa của Công ty TNHH Địa ốc Đỗ Phủ.
• Báo cáo công tác phòng cháy, chữa cháy của Ban Quản lý
chung cư Lake View phòng An Lạc, Quận Thủ Đức, TP.HCM.
• Soạn thảo công tác triển khai Luật Tổ chức Tòa án nhân dân
năm 2014 tại TAND tỉnh Gia Lai.
Kỹ năng soạn thảo thông báo
(1)
• Định nghĩa: Thông báo là văn bản hành chính
thông dụng được sử dụng để truyền đạt nội
dung của một tin tức, một sự kiện, một mệnh
lệnh quản lý hay thông tin nhanh những văn bản
quan trọng của cơ quan, tổ chức đến các đối
tượng có liên quan biết hoặc thực thi.
• Mục đích:
- Thông báo một sự việc, một tin tức.
- Thông báo về các quan hệ mới trong nội bộ của
cơ quan, tổ chức.
Kỹ năng soạn thảo thông báo (2)
• Yêu cầu:
- Phải nêu rõ thông tin cần truyền đạt; các thông tin
này phải bảo đảm chính xác, trung thực và kịp thời.
- Nội dung cần cụ thể, đúng trọng tâm vấn đề cần
thông báo, không cung cấp thông tin chung chung.
- Phải diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu, nêu trực tiếp thông
tin cần truyền đạt mà không cần phải lập luận như tờ
trình hay nhận xét, đánh giá như báo cáo hay tính
trang trọng, lịch sự, xã giao như công văn hành
chính.
Kỹ năng soạn thảo thông báo (3)
• Cấu trúc:
- Phần mở đầu nêu chủ thể thông báo và nội dung vấn đề thông báo.
Giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo mà không trình bày lý do
hoặc mô tả tình hình như ở các văn bản hành chính khác.
- Phần nội dung chính: Trình bày cụ thể, rõ ràng, ngắn gọn vấn đề cần
thông báo.
- Phần kết luận.
Lưu ý: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết
định của cấp trên thì nhắc lại văn bản, mục đích, nội dung cần truyền
đạt và những yêu cầu cần triển khai, quán triệt thực hiện.
Thực hành soạn thảo thông báo
• Soạn thông báo tuyển nhân sự của CTCP
X.
• Soạn thông báo thay đổi nhân sự một số
đơn vị trực thuộc Công ty/Trường học/Cơ
quan.
• Thông báo thành lập mới một đơn vị trực
thuộc Công ty/Trường học/Cơ quan.
• Soạn thông báo đôn đốc việc chấp hành
nội quy lao động của Công ty TNHH MN.
Thực hành soạn thảo thông báo
• Soạn thông báo kết quả kỳ họp thứ I Quốc hội khóa XV của
Đoàn Đại biểu Quốc hội thành phố HCM.
• Soạn thông báo yêu cầu báo cáo tình hình chấp hành pháp luật
môi giới bất động của các công ty bất động sản trên địa bàn
thành phố Hồ Chí Minh.
• Soạn thông báo nộp lệ phí của Ban Quản lý Chung cư Hoàng
Mai, số 15 Trần Quang Khải, quận Thủ Đức, TP.HCM.
• Soạn thông báo chấn chỉnh tình hình chấp hành pháp luật bảo vệ
môi trường trên địa bàn phường Cây Keo, quận Bình Thành,
thành phố HCM.
• Soạn thông báo yêu cầu hoàn thành nghĩa vụ quyết toán khoản
tạm ứng năm 2019 để phục vụ công tác quyết toán tài chính năm.
• Soạn thông báo triệu tập tham dự buổi đấu giá và bốc thăm vị trí
của chủ dự án đối với nhà đầu tư dự án khu dân cư cao cấp Quy
Đức, phường Long Bình, Quận Cầu Đất, TP. Cần Thơ.
Kỹ năng soạn thảo quyết định cá biệt
• Quyết định là loại văn bản thông dụng, được
nhiều cơ quan, tổ chức các nhân có thẩm quyền
ban hành.
• Bố cục của Quyết định :
* Phần mở đầu: Quốc hiệu, Tên cơ quan ban
hành, Số và ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên
loại, trích yếu nội dung và căn cứ ban hành.
- Căn cứ ban hành quyết định cần dựa vào các
nguồn văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao
- Căn cứ dựa vào tình hình thực tế đòi hỏi phải xử
lý kịp thời.
Kỹ năng soạn thảo quyết định cá biệt
• Bố cục của Quyết định (tt)
* Phần khai triển:
- Nội dung Quyết định: thường được viết theo dạng
điều khoản , các điều được trình bày cô đọng, không
dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp theo
trình tự logic nhất định .
- Điều khoản thi hành : cần nêu rõ cụ thể những đối
tượng chịu trách nhiệm thi hành
* Phần kết:
- Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký hoặc
Phó Thủ trưởng ký thay;
- Con dấu của cơ quan ban hành , nơi nhận.
 Thực hành soạn thảo quyết định
• Soạn quyết định bổ nhiệm Ông Nguyễn Văn Hành làm
Trưởng phòng Khoa học và Công nghệ, hợp tác quốc
tế của Trường Đại học XYZ.
• Soạn quyết định điều động và bổ nhiệm ông Trần Kim
Trọng Phó phòng Thanh tra sang làm Trưởng phòng
CTSV trường Cao đẳng Thương mại Miền trung.
• Soạn quyết định cho thôi việc theo nguyện vọng cá
nhân của Giám đốc Sở Xây dựng đối với bà Trần Thúy
Kiều.
• Soạn quyết định nâng lương trước hạn đối với bà
Hoàng Thúy Vân do có thành tích đặc biệt trong
nghiên cứu khoa học của Giám đốc Sở Khoa học và
Công nghệ tỉnh HN.
Bà i kiểm tra
• Sinh viên chọn một trong số các văn bản hành chính đã được
học và thực hiện quy trình soạn văn bản như sau:
1.Nội dung cần soạn thảo (văn bản hoá): 1 điểm
2.Các tài liệu cần thu thập: 2 điểm
3.Dự thảo lần 1: 1 điểm
4.Giải trình sửa chữa dự thảo lần 1: 0.5 điểm
5.Dự thảo lần 2: 1 điểm
6.Giải trình sửa chữa, hoàn thiện văn bản: 0.5
7.Văn bản hoàn thiện: 4 điểm