TRAINING COURSE –

02 nd

GMAIL – NHỮNG NỘI DUNG

CƠ BẢN VỀ GMAIL
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
GMAIL TRONG CÔNG VIỆC
CLB
ĐINH NGUYỄN HOÀNG LONG

+84 385 989 964

longdnh@khang.vn
 MỤC LỤC
- GMAIL VÀ NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN
KHI SỬ DỤNG GMAIL
- GIỚI THIỆU CÁC ỨNG DỤNG PHỤC VỤ
CÔNG VIỆC ONLINE, VĂN PHÒNG…
- HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GMAIL TRONG
CÔNG VIỆC CLB
 GMAIL
& NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN
KHI SỬ DỤNG GMAIL
GMAIL LÀ GÌ?
____________________________________________________________________________________

Gmail là một dịch vụ E-mail được phát triển bởi Google (Google Mail).
Trong đó, người dùng có thể khởi tạo tài khoản hoàn toàn miễn phí và
sử dụng như một công cụ chuyển/nhận thư điện tử giữa cá nhân với cá
nhân, giữa cá nhân với tập thể, thậm chí giữa các doanh nghiệp với
doanh nghiệp. Các email sử dụng dịch vụ của Gmail thường có đuôi là
@gmail.com.

Ví dụ:clbtrieuphusinhvienkmc@khang.vn

Gmail sở hữu nhiều chức năng ưu việt cực kỳ thuận tiện cho việc gửi/nhận thư của người dùng như đính kèm
file (dung lượng tối đa 25MB), soạn thảo văn bản có các định dạng cụ thể như Word, Excel, PowerPoint…,
chat trực tiếp giữa các người dùng Gmail. Bên cạnh đó, đối với các định dạng file quá nặng hay quá lớn,
Gmail còn hỗ trợ tích hợp với ứng dụng Google Drive để bạn chèn link lưu trữ và gửi đi.
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ
____________________________________________________________________________
Chữ ký Email được hiểu như một tấm Danh thiếp điện tử.
Chữ ký Email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh (hoặc cả 2).

Một số thông tin mà chữ ký điện tử cần có là gì?

- Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.

- Tên đơn vị bạn đang làm việc.
- Các thông tin liên hệ cơ bản ví dụ như Gmail, Website, Số điện thoại…
- Link mạng xã hội nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận
Mail sẽ dễ dàng tìm được cách liên lạc với bạn hơn nếu bạn đính kèm link Facebook, Zalo, Viber…
- Hình ảnh có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình (ảnh thẻ) hoặc logo của đơn vị
trong chữ ký điện tử. Để tạo ấn tượng với đối tác, việc đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan
trọng.
- Câu Slogan hoặc chữ ký cá nhân (không bắt buộc).
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ
_______________________________________________________________________________

VÍ DỤ
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ
____________________________________________________________________
VAI TRÒ CỦA CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ:

• Chữ ký Email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu
cá nhân/ tổ chức đến người nhận thư.

• Ngày nay, số lượng Email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới vài chục, vài trăm.
Việc đặt chữ ký ở cuối thư sẽ giúp bạn tạo dựng được ấn tượng sâu sắc về bạn và thương hiệu
của tổ chức.

• Chữ ký Email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng thuận tiện cho việc liên
lạc như: Số điện thoại, Tài khoản mạng xã hội, Website…

• Ngoài ra, bạn có thể đặt thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm Website,… Chữ
ký Email đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất kỳ người nhận nào
cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.

• Tất cả thành viên trong cùng một tổ chức nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký Email.
Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kỳ mạnh mẽ cho tổ chức đó.
 CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ
________________________________________________________________________
CÁC BƯỚC TẠO CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ
Bước 1: Mở tài khoản Gmail. Sau đó nhấn vào biểu tượng
răng cưa ở góc bên phải và chọn “Xem tất cả tùy chọn cài
đặt”.

Bước 2: Tìm mục Chữ ký. Sau đó nhập nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo vào
khung soạn thảo. Đặt tên và chọn chữ ký tại phần “Chữ ký mặc định”.

Bước 3: Sau khi đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Lưu thay đổi” để lưu thiết lập.

Bước 4: Thực hành trên Gmail.

CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
____________________________________________________________________________

CÁC BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT THƯ ĐIỆN TỬ TRANG TRỌNG (FORMAL EMAIL)

Chủ đề thư

Chào hỏi và
Giới thiệu

Kết thư

Nội dung thư

Danh thiếp
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
__________________________________________________________________________________

CÁC BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT THƯ ĐIỆN TỬ TRANG TRỌNG (FORMAL EMAIL)

1. Chủ đề của thư (Subject)

• Trong một Email, chủ đề là phần cần thiết được hiển thị để đối phương có thể nắm bắt được nội
dung chính của toàn bộ bức thư.
• Tùy theo nội dung công việc của bạn mà sẽ có những nội dung khác nhau. Nội dung thường ngắn
gọn, vắn tắt và gói gọn trong một cụm hoặc một câu.

Ví dụ:
- [THÔNG BÁO] CẬP NHẬT LỊCH PHỎNG VẤN.
- [THÔNG BÁO] TỪ BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ CLB TRIỆU PHÚ SINH VIÊN
KHANG LAND.
- [THƯ MỜI] THAM DỰ LỄ TỔNG KẾT HOẠT ĐỘNG & CHÀO MỪNG CTV GEN 1 -
THE PIONEER
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
_______________________________________________________________________________

CÁC BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT THƯ ĐIỆN TỬ TRANG TRỌNG (FORMAL EMAIL)

2. Lời chào đầu thư (Greeting)

Như một cách lịch sự thể hiện với đối phương, bạn cần gửi lời chào mở đầu trước khi đi đến nội dung mail.
Nếu là lần đầu gửi thư, hãy chào hỏi, giới thiệu mình là ai và đến từ đâu nhé!

Ví dụ:
- Thân gửi Nguyễn Thùy Linh,
- Gửi anh Đinh Nguyễn Hoàng Long,
- Thân gửi Bộ phận Hành chính - Nhân sự, CLB Triệu Phú Sinh Viên Khang Land.
- Tôi là Đinh Nguyễn Hoàng Long – Chủ tịch CLB Triệu Phú Sinh Viên Khang Land
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
___________________________________________________________________________

CÁC BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT THƯ ĐIỆN TỬ TRANG TRONG (FORMAL EMAIL)

3. Nội dung chính của thư
- Đề cập đến nội dung của các lần gặp/các cuộc trao đổi trước đây liên quan đến chủ đề thư (Nếu chưa
trao đổi gì thì có thể bỏ qua).
- Lý do viết thư (các công việc cần trao đổi): Hành văn rõ rang, mạnh lạc, rõ ý. Giữa các đoạn nên
cách ra một dòng trắng cho dễ nhìn.
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
______________________________________________________________________

CÁC BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT THƯ ĐIỆN TỬ TRANG TRỌNG (FORMAL EMAIL)

4. Các tệp đính kèm

• Trong công việc có rất nhiều tài liệu cần được đính kèm, và khi đính kèm bất cứ tài liệu nào,
bạn cần đề cập đến để đối phương không bỏ sót nội dung đó.
• Khi đính kèm bằng file Word/Excel/PowerPoint thông thường, cần kiểm tra kỹ lại, tránh
trường hợp không thể đính kèm, gây khó chịu cho người nhận và làm chậm tiến độ công
việc.
• Gmail sẽ cho phép đính kèm tệp có dung lượng không vượt quá 25MB, nếu tệp nặng trên
25MB, Gmail sẽ tự động yêu cầu lưu vào Drive trước khi chuyển.
• Đính kèm tệp thường và chèn tệp bằng Drive

Chèn file thường

Chèn tệp trên Drive
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
_____________________________________________________________________

CÁC BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT THƯ ĐIỀN TỬ TRANG TRỌNG (FORMAL EMAIL)

5. Kết thư và Chữ ký

• Cũng quan trọng như phần chào hỏi (Greeting), Email của chúng ta cũng cần
được kết thúc một cách lịch sự và ấn tượng.
• Chúng ta nên nhắc người nhận phản hồi và thường thêm các cụm từ “Thân ái!”
hay “Trân trọng!” để kết thư.
• Về phần chữ ký đã đề cập ở trên!

• Ví dụ:
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
_________________________________________________________________________

CÁC DẠNG GỬI THƯ

• Gửi thường: Người nhận là người nhận chính.

• Gửi dạng Cc Người nhận là người nhận phụ, thư nhận được
• Gửi dạng Bcc là bản sao của thư gốc

Gửi dạng Cc Gửi dạng Bcc

• Cc là Carbon Copy, là bản sao không • Bcc là Blind Carbon Copy, là bản sao
bí mật. bí mật.
• Người nhận có thể nhìn thấy danh sách • Các người nhận được không nhìn thấy
người nhận khác. nhau.
CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ

MỘT SỐ MẪU THƯ ĐIỆN TỬ DƯỚI TƯ CÁCH MỘT TỔ CHỨC

CÁC THAO TÁC VỚI GMAIL – GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
____________________________________________________________________

MỘT SỐ MẪU THƯ MỜI ĐIỆN TỬ DƯỚI TƯ CÁCH MỘT TỔ CHỨC

GIỚI THIỆU CÁC ỨNG DỤNG PHỤC VỤ
CÔNG VIỆC ONLINE, VĂN PHÒNG
Google Drive Google Docs

Google Sheets Google Form

PHẦN MỀM GOOGLE DRIVE
GOOGLE DOCS – GOOGLE TÀI LIỆU
GOOGLE SHEET – GOOGLE TRANG TÍNH
GOOGLE BIỂU MẪU – GOOGLE FORM
 HƯỚNG DẪN CÁCH BẬT CHẾ ĐỘ CHIA SẺ TRÊN CÁC ỨNG DỤNG
____________________________________________________________

Bước 1: Nhấn vào phần “Chia sẻ” ở góc phải màn hình.

Bước 2: Nhấn vào phần “Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết.

Bước 3: Chọn tùy chỉnh mà bạn muốn “Người xem”

hoặc “Người chỉnh sửa” hoặc “Người nhận xét”.
 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GMAIL
TRONG CÔNG VIỆC CÂU LẠC BỘ
 THANK FOR
WATCHING
CLB TRIỆU PHÚ SINH VIÊN KHANGLAND
BÀI TẬP VỀ NHÀ
• Đối với cá nhân nộp muộn/chưa làm BTVN Buổi 01: Yêu cầu quay video màn
hình “Thả tim từ bài cuối cùng đến bài bắt đầu trên Fanpage CLB”.

• Đối với buổi 02:

 Tất cả phải tự lập 01-02 chữ ký điện tử cho Gmail công việc.
 Mỗi người tự viết cho 1 lá thư điện tử và gửi cho BLĐ kiểm tra
+ Không giới hạn chủ đề (Thư mời tham gia chương trình, thư mời hợp tác, thư cảm
ơn…)
+ Danh sách phân chia người kiểm duyệt sẽ được cập nhật sau buổi đào tạo.
+ Yêu cầu đối với BLĐ: phản hồi, nhận xét nghiêm túc về thư của nhân sự đã gửi.
Deadline: 20h00 ngày 15/01/2022 (Đối với nhân sự nộp BTVN).
12h00 ngày 16/01/2022 (Đối với phản hồi của BLĐ).