Business Communication

MBA 574.3

Dr. Maria P. Michailidis

How to make Winning
Presentations
30 Action tips
 Overcome your fears
 Enjoy speaking
 Learn communication techniques

Most of us cannot leave

our comfort zone.
 To succeed you need to
communicate well

For professional and personal success

 Sell your self and your ideas.

 Build up your confidence and let it Radiate around you.
30 Actions tips
1. Know your attitudes toward making
presentations.
 Need to know how to improve you
communication skills – improve your vocabulary

Downward

Lateral

Upward
 2. Tune out negative self talk and
perceptions

(Realize that most self talk is not true and through

stoppage you stop the negative thoughts)

 Replace negative perceptions with positive

 3. Build your personal credibility.
Credibility:

 Exercise (study and preparation)

 Trustworthiness
 Composure (dress for success)
 Live &Lively
 4. Be realistic about your intent.
 What can you reasonably expect from your
presentation
5. Prepare, build speaking
confidence by preparation
 6. Make the best by collecting
relevant material

 Check physical environment

 Organize your notes

7. Remember that you and your
listeners need each other
8. Understand your listeners’ level of
understanding

 Avoid technical jargon

 Find out about the background of your audience

 9. Determine listeners’ interests

 Find out what they want

 Assess listeners’ wants

10. Build your presentation around
listeners questions
11. Be clear about your central
theme
 12. Use a variety of support of key
ideas

 Examples

 Analogies

 Statistics
 13. Organize your ideas for clarity
and impact

 If you have a Big Bad idea leave it last

 First give the supporting documents

 14. Relax

 Use physical techniques to reduce anxiety

(greet listeners, smile)
 15. Use the beginning to create
expectations

 Attract their attention

 Include something powerful

 Rhetorical questions
16. Include audience participation
right from the beginning
 17.Deliver messages like a Pro

 Dress code
 Gestures and body movement
 Be your self
 Eye contact
 Facial expressions
 Be aware of you
 Voice questions
 Be enthusiastic
 Tape your presentation and view it
 18. Be idea conscious

 Conscious on the message not self conscious.

 Practice
 19. Avoid overuse of notes

 Limited use of notes as much as possible

 20. Avoid ineffective use of
language

 Not long and impressive words that people do not

understand
 21. Use bridges and transitions to
connect sentences

Example:
 however
 to summarize
 in conclusion …
 22. Create a conversion circle with
your listeners

 It is ok to ask questions
 Reward and thank them for the questions
 Never belittle (put down) your listeners
 Be a good listener
 23. Be open to feedback

 Encourage feedback
 Ask for details
 Thank those who provided feedback (verbal and
nonverbal)
24. Continually analyze your
listeners reactions
 25. Plan to use a check up list

 Review the questions

 Get to summarize what has been discussed

 26. Use frequent summaries

 Restate points

 Reinforce
 27. Use actions

 Tell them what they need to remember

 Summarize

 End on a powerful note

 28. Give them an assignment

 They will have something to think about

29. Give them something to take
home
 30. Be enthusiastic, be confident

 Be sure with all you say

Βιβλιογραφία
 Software of the Mind. McGrawHill.
 Hofstede, Geert (2005). Cultures and Organizations –
 Σίμος, Γρηγόρης (1999). Πρόλογος στο βιβλίο του Alan Garner, Η
τέχνη της επικοινωνίας. Εκδόσεις Πατάκη, Αθήνα.
 Σακαλάκη, Μαρία (1994). Ψυχολογία της Επικοινωνίας Θεωρητικά
Ρεύματα και Προοπτικές της Έρευνας. Εκδόσεις Παπαζήση, Αθήνα.
 Windahl, Sven and Signitzer, Benno with Olson, Jean (1998).
Εφαρμοσμένη Επικοινωνία – Μια Εισαγωγή στον Επικοινωνιακό
Σχεδιασμό. Εκδόσεις Καστανιώτη, Αθήνα.
 Cox, T. (1994). Cultural Diversity in Organizations Theory, Research
& Practice, 64, 88, 92, 108 – 124. Berrett-Koehler Publishers, Inc:
U.S.A.
 Deresky, H. (2002). Global Management; Strategic and Interpersonal,
73, 81, 103, 109, 126 – 164. Pearson Education, Inc: New Jersey.
 DuBrin, A. J. (1997). Human Relations Interpersonal, Job-Oriented
Skills, (6th ed.), 128 – 131. Prentice-Hall, Inc: New Jersey.
 Gestelland, R.R. (1999). Cross-Cultural Business Behavior, 56, 171,
175, 189, 204, 265. Handelshojskolens Forlag, Copenhagen Business
School Press: Copenhagen.
 Harris, P. (2004). Case Management for CALC clients: Report of Pilot.
Retrieved on March 21, 2006 from Ethnic Communities Council of
NSW: www.eccnsw.org.au
 Harris, P. R., Moran, R. T. & Moran, S. V. (2004). Managing Cultural
Differences; Global Leadership Strategies for the Twenty-First
Century, (6th ed.), 4 – 10, 41, 44 – 64. Elsevier Butterworth-
Heinemann: Oxford, UK.
30 Δράσεις-Συμβουλές-Film
 Μάθετε τεχνικές επικοινωνίας

 Ξεπεράστε τους φόβους σας, μιλώντας

 Χτίστε εμπιστοσύνη

 Πουλήστε τις ιδέες σας

 Απολαύστε
Οι περισσότεροι από εμάς δεν μπορούν
να εξέλθουν από τη ζώνη άνεσής μας
30 Δράσεις-Συμβουλές
1. Γνωρίστε τις στάσεις /αντιλήψεις σας προς την
πραγματοποίηση παρουσιάσεων.
Μάθετε πώς να βελτιώσετε τις δεξιότητες
επικοινωνίας – βελτιώστε το λεξιλόγιο σας

2. Αποφύγετε την αρνητική αυτοκριτική.

Αντικατάσταση αρνητικών αντιλήψεων και
σκέψεων με θετικές.
3. Φτιάξτε την προσωπική σας αξιοπιστία με:
Άσκηση (μελέτη & προετοιμασία)
Ψυχραιμία
Ενδυμασία (Ντύσιμο για την επιτυχία)
Με ζωντάνια… γεμάτοι ενέργεια

4. Να είστε ρεαλιστές με την πρόθεσή σας

Τι μπορείτε ευλόγως να αναμένετε από την
παρουσίασή σας.
5. Καλή προετοιμασία και εμπιστοσύνη στον
εαυτό σας

6. Κάντε προσεκτική συλλογή των σχετικών

υλικών για την παρουσίαση
Ελέγξτε το φυσικό περιβάλλον, την αίθουσα,
την τεχνολογία
Οργανώσετε τις σημειώσεις σας
7. Να θυμάστε ότι εσείς και οι ακροατές σας
χρειάζεστε ο ένας τον άλλον

8. Κατανοήστε το επίπεδο των ακροατών σας

Αποφύγετε την τεχνική ορολογία

9. Καθορίστε, μάθετε, αξιολογείστε τι θέλουν οι

ακροατές
10. Βελτιώστε την παρουσίασή σας γύρω από
ερωτήσεις των ακροατών σας

11. Να είστε σαφής για το κεντρικό θέμα σας

12. Χρησιμοποιήστε μια ποικιλία υποστηρικτικών,

βασικών ιδεών
(παραδείγματα, αναλογίες, στατιστικά στοιχεία)
13. Οργανώστε τις ιδέες σας με σαφήνεια για να
έχουν αντίκτυπο
Εάν έχετε μια ιδέα Big Bad (μεγάλη και αρνητική)
αφήστε την τελευταία, δίνοντας πρώτα
δικαιολογητικά επιχειρήματα.

14. Χαλαρώστε
Φυσικές τεχνικές για να μειώσετε το άγχος
(χαιρετήστε τους ακροατές, χαμόγελάστε)
15. Χρησιμοποιήστε την αρχή να δημιουργήσετε
προσδοκίες και να προσελκύσετε την προσοχή
τους
 να περιλαμβάνει κάτι ισχυρό,
 ρητορικές ερωτήσεις.....

16. Συμπεριλάβετε συμμετοχή του κοινού από την

αρχή
17. Επικοινωνήστε τα μηνύματα ως Επαγγελματίας
 Ένδυση
 Χειρονομίες και κινήσεις του σώματος
 Να είστε ο εαυτός σας
 Επαφή με τα μάτια
 Οι εκφράσεις του προσώπου
 Να είστε ενήμεροι για την δίκη σας συμπεριφορά
 Φωνή .... Ερωτήσεις
 Να είστε ενθουσιώδης
 Οπτικογραφιστε την παρουσίασή σας και δείτε την
18. Να έχετε συνείδηση των ιδεών / μηνυμάτων
σας ....

19. Αποφύγετε την υπερβολική χρήση των

σημειώσεων

20. Αποφύγετε την αναποτελεσματική χρήση της

πολύπλοκης γλώσσας,
....εντυπωσιακά λόγια
21. Χρησιμοποιήστε γέφυρες για τη μετάβαση από
πρόταση σε πρόταση
(Ωστόσο, για να συνοψίσω, εν κατακλείδι ....)

22. Δημιουργήστε έναν κύκλο μετατροπής με τους

ακροατές σας:
 Είναι εντάξει να κάνετε ερωτήσεις
 Ανταμοιβή ... και να τους ευχαριστήσετε για τις
ερωτήσεις
 Να είστε καλός ακροατής
 Ποτέ μην υποτιμάτε τους ακροατές σας
23. Ενθαρρύνετε την ανατροφοδότηση, την υποβολή
σχολίων, ευχαριστήστε τους
(λεκτικά και μη λεκτικά)

24. Συνεχώς να αναλύετε τις αντιδράσεις των

ακροατών

25. Χρησιμοποιήστε check up λίστα.

 Εξετάστε τις ερωτήσεις
 Συνοψίστε ό, τι έχει συζητηθεί
26. Χρησιμοποιήστε περιλήψεις
 Επανατοποθετηθείτε
 Χρησιμοποιήστε ενθάρρυνση

27. Πέστε τους τι πρέπει να θυμούνται

 Συνοψίστε
 Κάνετε ένα συναρπαστικό Τέλος
28. Αναθέστε τους μια εργασία - Κάτι να σκεφτούν

29. Δώστε τους σημειώσεις για το σπίτι

30. Να είστε ενθουσιώδης, να έχετε

αυτοπεποίθηση, να είστε σίγουροι οι θα
επικοινωνήσετε πολύ αποτελεσματικά
 Do Actions Speak Louder than Words?
Study by Dr. Albert Mehrabian

60%
55%
Percent of the total impact of a msg

50%

40% 38%
on a receiver

verbal
30% v. expression
non-verbal
20%

10% 7%

0%
1

Communication Type
Words represent perhaps 10% of the total
(communication)..., while behavior is the other
90% stresses feedback on how people are feeling,
ways of avoiding confrontation and the inherent
logic that is the birthright of all people. Words are
the medium of business, politicians, and our word
leaders. … The nonverbal, behavioral part of
communication is the provenance of the common
man and the core of any culture that guides life.

Edward T. Hall