‫التراسل اإلداري‬

La correspondance
administrative
 ‫المحتوى‬
‫‪‬تعريف المراسالت اإلدارية‬
‫‪‬أنواع المراسالت اإلدارية‬
‫‪‬أهمية المراسالت اإلدارية‬
‫‪‬القواعد العامة للتراسل اإلداري‬
‫‪‬نماذج من مراسالت إدارية‬
 ‫تعريف المراسالت اإلدارية‬
‫‪‬تعريف الرسالة‬
‫عبارة عن ورقة مكتوبة يكون لها صفة التراسل الحالي والشخصي‪ ،‬ويكون مرسلها شخصا‬
‫عاديا‪ ،‬وشخصا معنويا‪.‬‬

‫‪‬تعريف الرسالة اإلدارية‬

‫هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية‪ ،‬وتقوم على أساس االتصال الكتابي بين جهتين‪ ،‬وهي كل‬
‫مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين‪ ،‬أو بين جهة رسمية وشخص أو العكس‪ ،‬أو بين‬
‫شخصين لغرض وظيفي‪.‬‬
 ‫القواعد العامة للتراسل اإلداري‬
‫يتم الرتاسل بني اإلدارة و املوظفني‪ ،‬و فيما بني اإلدارة و املؤسسات‪ ،‬وفق نظام دقيق ينبغي على‬
‫املوظف أن يطلع عليه و حيرتم قواعده‪ ،‬و إال تعرضت مصاحله و حقوقه للضياع و اإلمهال‪.‬‬
‫‪ )1‬احترام السلم أو التسلسل اإلداري‪:‬‬
‫ينبغي أن توجه املراسالت دوماً إىل السلطة املكلفة أو املختصة‪ ،‬مع شرط مرورها عرب اإلدارات‬
‫و املؤسسات الوسيطة‪ ،‬فاألستاذ أو املدير أو أي موظف مبؤسسة تعليمية‪ ،‬إذا أراد أن يبعث رسالة‬
‫إىل إدارة مركزية أو أكادميية‪ ،‬عليه أن يراسل املصلحة أو القسم املعين بعد ذكر السيد الوزير و‬
‫اإلدارات الوسيطة بالتنازل‪ ،‬بينما يذكر بالتصاعد اجلهات اليت ستمر عربها الرسالة‪ ،‬و حىت يتم‬
‫التأكد من صحة التسلسل اإلداري يف املراسلة‪ ،‬يستحسن االعتماد على هيكل الوزارة املعمول به‪.‬‬
‫و من جهة أخرى‪ ،‬مينع على أي مؤسسة أو أي شخص اعتباري‪ ،‬أن يراسل سفارة بشكل‬
‫مباشر (املذكرة الوزارية ‪ 104‬يف ‪ ،)20/04/1982‬إذ البد من مرور الرسالة عرب السلم اإلداري‪ .‬بل‬
‫لقد أصبح الرتاسل بني مدرستني أو ثانويتني مثالً‪ ،‬خيضع ملروره عرب نيابة التعليم‪ ،‬جتنباً للخلط‪ ،‬و‬
‫حترياً للدقة و الضبط‪.‬‬
 ‫‪ )2‬االســم المعنوي‪:‬‬
‫توجه الرسالة إىل املسؤول املعين بصفته اإلدارية‪ ،‬دون اللجوء إىل امسه‬
‫الشخصي‪ ،‬ألن الرسالة ذات طابع إداري تبعث من املعين باألمر باعتباره شخصاً‬
‫معنوياً إىل اجلهة املخصصة ذاهتا‪ ،‬بغض النظر عن أمساء املوظفني العاملني هبا‪.‬‬
‫‪ )3‬الحمدلة و البسملة‪:‬‬
‫انسجاماً مع املبا~دئ اإلسالمية يف التعامل و الكتابة‪ ،‬و مع األحاديث النبوية‬
‫الشريفة‪ ،‬فإن البدء بـ " بسم اهلل الرمحن الرحيم" أو "احلمد هلل وحده" من األخالق‬
‫اإلسالمية‪ ،‬فكل عمل ال يبدأ ب ـ ـ ـبسم اهلل فهو أبرت‪.‬‬
‫و يستحسن االحتفا~ظ هبذه امليزة يف مجيع املراسالت‪ ،‬و أن تتوسط أعلى الورقة‬
‫األوىل للرسالة‪ .‬‬
‫‪ )4‬وضـ ــوح الخ ــط‪:‬‬
‫قد تتعرض الرسالة للضياع و اإلمهال بسبب رداءة اخلط أو عدم وضوحه‪،‬‬
‫حبيث تتعذر قراءة أو فهم مضمون الرسالة‪ .‬لذا البد من إجادة اخلط يف‬
‫املراسالت‪ ،‬و قد يلجأ من أجل ذلك إىل الكتابة باآللة حترياً للوضوح و اجلالء‪.‬‬
 ‫‪:‬اـ ـ ـ ــلـ ـرـأـس )‪5‬‬
‫مهما كانت اجلهة املرسلة‪ ،‬إدارية أو شخصية‪ ،‬فإنه يتعني إثبات الرأس يف أعلى الرسالة‬
‫على اليمني‪ ،‬و هو يكون يف إحدى الصورتني‪:‬‬
‫‪‬إذا كانت الجهة المرسلة إدارة‪ ،‬فإن الرأس البد أن يشتمل تنازلياً على أمساء مجيع اإلدارات‬
‫التسلسلية‪ .‬مع ضرورة أن تعلوها كلها عبارة‪ :‬اململكة املغربـ ـ ـية‪ .‬كما يلي‪:‬‬
‫اململكة املغربية‬
‫‪ .......................................................‬وزارة الرتبية الوطنية‬
‫األكادميية اجلهوية للرتبية و التكوين‬
‫‪............................................................‬جلهة‬
‫‪.............................................................‬نيابة‬
‫‪ .........................................‬الثانوية التأهيلية‬
‫‪ ‬إذا كانت الجهة المرسلة موظفاً أو موظفةً‪ ،‬فإن الرأس يشتمل إذاك على االسم الشخصي و‬
‫العائلي‪ ،‬رقم التأجري‪ ،‬اإلطار‪ ،‬التخصص إن اقتضى احلال‪ ،‬مقر العمل مث البلدة‪.‬‬
‫و الرأس يعطي صورة واضحة عن اجلهة اليت راسلت‪ ،‬حىت ميكن إرجاع اجلواب إليها ”‬
‫إذا كان مطلوباً ”دون إشكال‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪:‬ا ـ ــلمكانو اـ ـ ـلتارـيـخ ا ـ ــلهجريو ا ـ ــلميالدـي )‪6‬‬
‫يكتب مكان و تاريخ اإلرسال يف أعلى الصفحة األوىل على اليسار‪ ،‬و هلذه املعلومات أمهية واضحة‪ ،‬باعتبار‬
‫الرسالة مرتبطة بتاريخ أو أجل‪ ،‬كما أن مكان اإلرسال يعطي صورة عن طبيعة التعامل مع الرسالة على مستوى التاريخ‬
‫و األجل و الظروف‪.....‬‬

‫‪:‬ا ـ ــلمرســلإـ ـ ـليهـ )‪7‬‬

‫ختضع كتابة اجلهة املرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة‪ .‬فعند مراسلة املصاحل املركزية‪ ،‬تبعث الرسالة يف اسم السيد‬
‫الوزير‪ ،‬و يأيت بعده تنازلياً ذكر اإلدارة الوسيطة إىل أن تذكر اجلهة املختصة‪ .‬و مبا أن الرسالة قبل ذلك ستمر عرب‬
‫مؤسسة و إدارة إقليمية‪ ،‬فإنه البد من كتابته على هذا النحو‪:‬‬

‫إل ــى‬
‫وزير التربية الوطنية والتكوين المهني والتعليم العالي والبحث العلمي‬ ‫ـ ـ السيد‬
‫‪ -‬قطاع التربية الوطنية ‪-‬‬
‫الكتابة العامة‬
‫مديرية ‪........................‬‬
‫قسم ‪..........................‬‬
‫مصلحة‪.........................‬‬
‫الرباط‪.‬‬
‫على يد السيد مدير ثانوية‪ .........‬ـ ـ بني درار‬
‫تحت إشراف السيد النائب اإلقليمي لوزير التربية الوطنية ـ ـ وجدة‪.‬‬

‫االعتماد على هيكلة الوزارة المعمول بها أوهيكلة األكاديمية‪.‬‬ ‫و للتأكد من صحة التسلسل اإلداري يف املراسلة‪ ،‬يستحسن‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ )8‬المــوضــوع‪:‬‬
‫لصياغة املوضوع‪ ،‬ينبغي مراعاة الدقة و الرتكيز و الوضوح‪ ،‬حبيث تكون العبارة‬
‫أقصر ما ميكن‪ ،‬و يف الوقت ذاته‪ ،‬تعطي فكرة عن حمتوى الرسالة ـ ـ مثال ذلك‪:‬‬
‫طلب انتقال‪ ،‬طلب تعويضات عائلية‪ ،‬طلب استقالة‪ ،‬طلب تصحيح اخلدمات‪.‬‬
‫و هذا ينبغي أال تشتمل الرسالة إال على موضوع واحد‪ ،‬و يكتب حتت الرأس على‬
‫اليمني بعد املرسل إليه‪.‬‬

‫‪ )9‬الم ـ ــرجع‪:‬‬
‫يقصد ب ه مجيع املستندات و الوثائق و القرائن اليت يستند إليها املرسل كال أو‬
‫بعضا~ً‪ ،‬يدوهنا حتت عنوان (املرجع) أسفل املوضوع مباشرة‪ .‬و اإلشارة إىل املرجع‬
‫تعطي ملوضوع الرسالة حجية و مصداقية‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ )10‬التحي ـ ــة‪:‬‬
‫توجه إىل املرسل إليه حتية بإحدى الصيغتني التاليتني‪:‬‬
‫ـ ـ سالم تام بوجود موالنا اإلمام املؤيد باهلل‪.‬‬
‫ـ ـ سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره اهلل‪.‬‬
‫و تكتب هذه التحية وسط الرسالة حتت املرجع و املوضوع‪.‬‬
‫‪ )11‬شخصية الرسالة‪:‬‬
‫تعترب الرسالة ذات طابع شخصي‪ ،‬فردي ال مجاعي‪ ،‬و لو كان املوضوع‬
‫يهم أكثر من شخص‪ ،‬حبيث يكتب كل شخص رسالة مبفرده‪.‬‬
‫‪ )12‬نوعية األوراق‪:‬‬
‫حجم (‪29,7 × 21‬سم) أو‬ ‫تكتب الرسالة يف أوراق بيضاء أو وزارية من َ‬
‫(‪27 × 21‬سم) ‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬

‫‪ )13‬صـ ــياغة نص الرسـالة‪:‬‬

‫يكتسي أسلوب الرسالة اإلدارية طابعاً خاصاً‪ ،‬إذ ينبغي أن تراعى فيه خصائص عدة منها‪:‬‬
‫‪‬البساطة و الوضوح‪ :‬حبيث يستحسن جتنب استعمال عبارات شاذة أو جمهولة‪.‬‬
‫‪‬الرتكيز‪ :‬إن اإلطناب يف املراسلة اإلدارية‪ ،‬يفقدها الدقة و سرعة األداء‪ ،‬فال يسوغ أن تكتب رسالة يف صفحة أو‬
‫عاد‪ ،‬يتعلق مثالً بطلب تعويضات أو تسوية وضعية ‪ ،...‬فكلما كانت الرسالة قصرية و‬ ‫أكثر حول موضوع ٍ‬
‫واضحة‪ ،‬سهل على املكلفني استيعاهبا‪ ،‬و اختاذ القرار املناسب إزاءها‪.‬‬
‫‪‬األسلوب اإلداري‪ :‬ينبغي أن يكون لبقاً‪ ،‬تستعمل فيه عبارات من الرصيد اللغوي اإلداري‪ ،‬مع جتنب العبارات‬
‫األدبية و العاطفية و السجع‪ ،‬و ضرب األمثال أو األمثلة‪ ،‬مهما كان املوضوع‪ ،‬التماساً أو طعناً إدارياً أو شكوى‪،‬‬
‫أو طلباً‪ ،‬أو توضيحاً ‪....‬‬

‫‪ )14‬النس ـ ــخ‪:‬‬
‫تكتب املراسلة يف أربع نسخ‪ ،‬توزع كالتايل‪:‬‬
‫‪ ‬حيتفظ املعين باألمر بنسخة حتمل رقم اإلرسال و تارخيه مع االشعار بالتوصل‪.‬‬
‫‪ ‬حيتفظ الرئيس املباشر بنسخة‪.‬‬
‫‪ ‬يوجه األصل مع نسخة إىل األكادميية أو إىل الوزارة‪ ،‬حبيث قد حتتفظ النيابة بتلك النسخة‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ )15‬االخت ـ ــتام‪:‬‬
‫ختتم الرسالة بكلمة "و السـ ــالم" دون استعمال أساليب التحيات املتداولة يف املراسالت‬
‫الشخصية بني الناس‪.‬‬

‫‪ )16‬التوقيع‪:‬‬
‫توقع مجيع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (و هو كتابة االسم و النسب)‪ ،‬و توقيع مغلق‬
‫(و هو اإلمضاء اخلاص بكل شخص)‪.‬‬

‫‪ )17‬المـ ــرف ــقات‪:‬‬

‫قد يلجأ املرسل إىل إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات‪ ،‬فعليه أن يشري إىل ذلك يف أسفل‬
‫الرسالة على اليمني حتت كلمة‪( :‬املرفقات)‪ ،‬مع ذكر عدد كل منها إذا كانت أكثر من واحد‪.‬‬
‫نماذج من مراسالت إدارية‬
 ‫‪ ‬‬

‫النموذج ‪ :1‬رسالة شخصية من موظف إلى مصلحة مركزية‪:‬‬

‫الحمد هلل وحده‬

‫‪ ‬‬
‫بني‬ ‫سميرة سعيد‪.‬‬
‫درار في ‪ ...../..../...‬هـ‬
‫المـــوافــــق لـ‬ ‫رقم التأجير ‪. ............:‬‬
‫‪ ...../....../.....‬م‬
‫أستاذة التعليم الثانوي التأهيلي‬
‫ثانوية‪. .................‬‬
‫بني درار‪.‬‬
‫إلى‬
‫وزير التربية الوطنية والتكوين المهني والتعليم العالي والبحث العلمي‬
‫‪ -‬قطاع التربية الوطنية ‪-‬‬
‫الكتابة العامة‪.‬‬
‫مديرية الموارد البشرية و تكوين األطر‪.‬‬
‫قسم التدبير المندمج لموظفي التعليم لثانوي التأهيلي‪.‬‬
‫مصلحة مدرسي التعليم الثانوي التأهيلي‪.‬‬
‫‪-‬الــربــاط‪-‬‬
‫على يد السيد مدير ثانوية ‪. .................‬‬
‫النائب اإلقليمي لوزارة التربية الوطنية والتكوين‬ ‫تحت إشراف السيد‬ ‫بني درار‬
‫المهني‪.‬‬
‫‪-‬وجدة ‪-‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪. ......‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫الموضوع‪ :‬الترقي باالختيار إلى الدرجة األولى‪.‬‬
‫المــرجــع‪ :‬الئحة المترشحين للترقي برسم سنة‬

‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره اهلل‪.‬‬

‫و بعد‪ ،‬يشرفي السيد الوزير‪ ،‬إخباركم بأنه تم إغفال اسمي من الئحة الترقي‪ ،‬إلى الدرجة األولى‬
‫من إطار أساتذة التعليم الثانوي التأهيلي‪ ،‬برسم سنة ‪ ،2016‬رغم أني أتوفر على الشروط القانونية‬
‫للترقي إلى هذه الدرجة‪ ،‬وعليه فالرجاء منكم‪ ،‬العمل على تصحيح ذلك قبل انعقاد اجتماع اللجان‬
‫اإلدارية المتساوية األعضاء‪.‬‬
‫و السـ ـ ـ ــالم‬
‫‪ ‬‬
‫اإلمضاء‪ :‬سميرة سعيد‬
‫‪ ‬‬

‫الم ـ ــرفـ ــقات‪:‬‬

‫ـ ـ نسخة من قرار اإلدماج يف الدرجة الثانية‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬
‫النموذج ‪ : 2‬رسالة إدارية من مدير إلى نيابة‬

‫الحمد هلل وحده‬

‫‪ ‬‬
‫تيفلت‬ ‫المملكة المغربية‬
‫في ‪ ...../.../...‬هـ‬
‫المـــوافــــق‬ ‫وزارة التربية الوطنية و التكوين المهني‪.‬‬
‫لـ ‪ ...../.../...‬م‬
‫النيابة اإلقليمية بالخميسات‬
‫ثانوية ‪. .................‬‬
‫‪-‬تيفلت‪-‬‬

‫مدير ثانوية ‪.................‬‬

‫تيفلت‬
‫إلى‬
‫السيد النائب اإلقليمي لوزارة التربية الوطنية والتكوين المهني والتعليم والبحث العلمي‬
‫العالي‬
‫الكتابة اإلقليمية‪.‬‬
‫الخميسات‬
‫الموضوع‪ :‬تأسيس جمعية آباء التالميد ‪.‬‬
‫المــرجــع‪ :‬مدكرة إقليمية رقم ‪......‬بتاريخ‪. ......‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره اهلل‪.‬‬
‫و بعد‪ ،‬فتنفيذا للتعليمات الواردة في المذكرة المشار إليها في المرجع أعاله ‪،‬يشرفني أن أطلب‬
‫منكم الموافقة على عقد جمع تأسيسي لجمعية آباء و أولياء التالميذ‪ ،‬بالمدرسة‪ ،‬وذلك‬
‫يوم‪............‬على الساعة‪........‬‬
‫وتقبلوا فائق تقديرنا واحترامنا‪ ،‬و السـ ـ ـ ــالم‬

‫طابع المدرسة‬ ‫مدير المدرسة‬

‫اإلمضاء‪ :‬لطفي علي‬
‫بالغ صحفي حول احترام السلم اإلداري‬
‫‪‬‬ ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬حرصا من وزارة التربية الوطنية والتكوين المهني على تكافؤ الفرص بين‬
‫الموظفات والموظفين‪ ،‬باعتبار أنهم متساوون أمام القواعد والمعايير والمساطر اإلدارية‬
‫الجاري بها العمل في مختلف المجاالت‪ ،‬فإنها تنهي إلى علم أسرة التربية والتكوين أن‬
‫جميع طلبات الموظفين والموظفات الموجهة لمختلف مصالح الوزارة يجب أن تحترم‬
‫السلم اإلداري وقواعد التراسل اإلداري‪ ،‬أو تعتمد المواقع االلكترونية اإلدارية المعدة‬
‫لهذا الغرض‪ ،‬مع التأكيد على أن توجيه أي طلب عن طريق جهات أخرى خارجا عن‬
‫القنوات اإلدارية الداخلية للوزارة‪ ،‬يعتبر سلوكا غير مقبول يعرض صاحبه للعقوبات‬
‫اإلدارية والزجرية المناسبة‪ ،‬وأن هذا الطلب الغي وال يعتد به‪.‬‬
‫‪ ​‬والوزارة إذ تذكر بهذه المقتضيات‪ ،‬فإنها تؤكد التزام جميع مصالحها مركزيا وجهويا‬
‫ومحليا باحترام المساطر اإلدارية والضوابط القانونية الجاري بها العمل‪ ،‬علما بأن‬
‫إمكانية الطعن في القرارات اإلدارية متاحة لجميع الموظفات والموظفين على أن يتم ذلك‬
‫وفق المساطر واآلجال المعمول بها‪ .‬‬
 ‫توجيهات عامة لها عالقة بالمراسالت اإلدارية‬

‫مـن حـق الموظـف أـن يراسـل اإلدارة سـواء علـى المسـتوى اإلقليمـي أـو الجهوي أـو‬
‫المركزي متـى رأـى ذلـك ضروريـا وال يحـق للرئيـس المباشـر أـو اإلدارات الوسـيطة‬
‫االعتراض علـى ذلـك‪ ،‬وإال اعتـبر ذلـك نوعـا مـن الشطـط فـي اسـتعمال السـلطة‪ ،‬فعلـى‬
‫المسـؤول ولـو كان فـي المراسـلة مـا يمـس بـه ‪ ،‬أـو يطعـن فـي تسـييره اإلداري ‪ ،‬أـن‬
‫يبدي رأيه ومالحظاته في المراسالت وله أن يعلل بما يلزم من المعطيات المناسبة‬
‫حسـب كـل حالـة مـن الحاالت المعروضـة أمامـه مـع توجيههـا إلـى الوجهـة المعنيـة‬
‫حفاظا على السير العادي لألعمال اإلدارية ومصالح الموظفين‪.‬‬
 ‫توجيهات عامة لها عالقة بالمراسالت اإلدارية‬

‫يتعيـن علـى المسـؤول المباشـر أـن يسـلم كـل موظـف يعمـل تحـت سـلطته وصـل‬
‫تسـلم مـع كـل الـبيانات الالزمـة المتعلقـة بتواريـخ وأرقام اإلرسـال عـن جميـع مـا‬
‫يقدمونـه مـن وثائـق ومراسـالت إداريـة ‪ ،‬وإذا أصـر المسـؤول علـى االمتناع عـن‬
‫اسـتالم مراسـلة الموظـف اإلداريـة ‪ ،‬يحـق للموظـف رفـع تظلـم فـي الموضوع إلـى‬
‫المسـؤول األعلـى مصـحوب بالمراسـلة سـبب التظلـم عـبر البريـد المضمون مـع‬
‫بالتوصل ‪,‬‬ ‫إشعار‬
‫توجيهات عامة لها عالقة بالوثائق و المراسالت اإلدارية‬

‫فـي حالـة اعتراض مدرس علـى مـا ورد فـي تقريـر للتفتيـش ‪ ،‬عليـه أال يمتنـع‬
‫عـن توقيعـه ألـن ذلـك يدل فقـط علـى أنـه توصـل بـه واطلـع عليـه‪ ،‬ولـه فـي ظرف‬
‫ثمانيــة أيام إتباع اإلجراءات الجاري بهــا العمــل‪ ،‬منهــا مراســلة نائــب الوزارة‬
‫لشرح حالتـه وطلـب تفتيـش مضاد إلعادة األمور إلـى نصـابها وفـي حالـة عدم‬
‫تسوية المشكل يمكن رفع تظلمه إلى الجهات العليا طلبا لإلنصاف‬

‫إــن توقيــع الموظــف المذكرات والدوريات الداخليــة وغيرهــا ال يعنــي‬

‫بالضرورة اإلقرار بمحتواهــا أــو االلتزام بمقتضياتهــا ‪ ،‬وإنمــا يعنــي‬
‫اإلطالع علـى فحواهـا ألـن التوقيـع يلزم الموظـف مـن الناحيـة اإلداريـة‬