Commercial Correspondence

Unit 4

 Offers and
 Cover Letters of Offers

Faculty of English for Special Purposes

Commercial Correspondence
 What is an offer?

An offer is a promise to supply goods or

services on the terms stated.
Usually the offeror is the seller, and the
offeree is the buyer.

Faculty of English for Special Purposes

2 Commercial Correspondence
 Types of offers

Firm offer
Also called Quotation with qualifying
statements
Free offer (offer without engagement)
Also called Quotation

Faculty of English for Special Purposes

3 Commercial Correspondence
 Firm offer

 With qualifying statements, usually about

time validity
• For acceptance within 14 days.
• The prices quoted will apply only to orders
received on or before 31 March.
 Usually made to one buyer only
 Without sales confirmation
 Not legally binding until accepted
Faculty of English for Special Purposes
4 Commercial Correspondence
 Free offer
(offer without engagement)

 Without qualifying statements, providing

negotiable terms by using adverbs “normally” or
“usually”, or by asking the customer to confirm.
 May be made to several buyers.
 Not legally binding even when accepted by the
buyer.
 Only binding when the seller, after receipt of the
buyer’s acceptance, confirms that acceptance
Faculty of English for Special Purposes
5 Commercial Correspondence
 Free offer
(offer without engagement)

• Normally we allow a 23% trade discount

off net prices with payment on a documents
against payment basis. Please let us know if
this arrangement is satisfactory.

Faculty of English for Special Purposes

6 Commercial Correspondence
 Parts of an offer

1. Opening
Express thanks for the enquiry and/or
pleasure in offering
2. Main message
Mention at least 7 terms and conditions
3. Closing
Express hope for orders and future
business
Faculty of English for Special Purposes
7 Commercial Correspondence
 Opening

Free offer:
•We thank you very much for your enquiry of…
(asking) for … and are happy/ glad/ pleased to
make you an offer on the following terms
and conditions.
•We  … and take pleasure in making you an
offer for the said goods.

Faculty of English for Special Purposes

8 Commercial Correspondence
 Opening

Firm offer:
•We thank you for… and are happy to offer firm
until 25 March 20__ on the terms and conditions
as follows.
•We are pleased to make you a firm offer,
subject to acceptance within 21 days, for 10
machines …
•We thank you … to make you an offer which is
valid until October 20__ on the following terms
and conditions. Faculty of English for Special Purposes
9 Commercial Correspondence
 Opening

Firm offer: Useful expressions

•We are pleased to make you an offer which is
valid until …
•We are pleased to offer firm until …
•This offer is firm for 20 days …
•This offer remains open for acceptance within
15 days …
•This offer is subject to acceptance within …
Faculty of English for Special Purposes
10 Commercial Correspondence
 Main message

Mention at least 7 terms and conditions:

1.Name of the goods
2.Quality and specifications
3.Quantity
4.Details of prices
5.Packing and marking
6.Delivery
7.Terms of payment
Faculty of English for Special Purposes
11 Commercial Correspondence
 Main message

More terms and conditions with machines :

8.Technical documents
9.Warranty or guarantee
Others:
•Discounts
•Offering items not asked for

Faculty of English for Special Purposes

12 Commercial Correspondence
 Main message

1. Name of the goods/commodity

woolen sweaters, style L-29
Style L-29 woolen sweaters
L-29 woolen sweaters/ woolen sweaters L-29

washing machines, model TD236

Model TD236 washing machines
TD236 washing machines
washing machines TD236 Faculty of English for Special Purposes
13 Commercial Correspondence
 Main message

2. Quality and specifications

• Quality and specifications: as per samples
• Quality: as per enclosed technical description
• Specifications: as per enclosed catalogue No.
23/TL
3. Quantity
1,000 pieces/ units/ items/ sets …
600 tons/ metric tons/ MT
Faculty of English for Special Purposes
14 Commercial Correspondence
 Main message

4. Prices
Price: £110.00 per unit CIF Hai Phong port
including packing
5 elements:
1) Currency: £/ $/ GBP/ USD/ VND (before amount)
2) Amount: 110.00
3) Unit price: per unit/ per 1,000 units/ per ton
4) Terms of price: CIF Hai Phong port
5) Including/excluding packing Faculty of English for Special Purposes
15 Commercial Correspondence
 Main message

4.Prices
INCOTERMS: 4 groups
 Group C (CFR, CIF, CPT, and CIP)
 Group D (DAF, DES, DEQ, DDP, and DDU)
 Group E (EXW)
 Group F (FCA, FAS, and FOB)
Others:
 Carriage Prepaid (C/P):
 Carriage Forward (C/F):
Faculty of English for Special Purposes
16 Commercial Correspondence
Incoterms 2010

Faculty of English for Special Purposes

17 Commercial Correspondence
 Main message

4. Prices
INCOTERMS
• £30,000.00 CIF Hong Kong (the price includes all
delivery costs to Hong Kong – cost, insurance
and freight)
• USD35,000.00 FOB Rotterdam (the price includes
delivery costs to when the goods are on board at
Rotterdam)

Faculty of English for Special Purposes

18 Commercial Correspondence
 Main message
5. Packing and marking
• Packing: in export customary/standard packing
• Packing: in seaworthy (phù hợp vchuyen đường biển)
cartons marked with our logo / numbered 1-6
• Packing: in seaworthy wooden cases for long voyage
(đường biển xa)
• Marking: upon the buyer’s instructions (theo chỉ dẫn
của người mua)
• To be marked on the outside with
To be packed in new cartons

Faculty of English for Special Purposes

19 Commercial Correspondence
 Main message

6. Delivery
• Delivery: in one lot/ shipment on December 08, 20__
• for immediate shipment
• The machines can be dispatched within 6 months
from receipt of your formal order.
• Shipment: within 3-4 weeks of receiving order
• Delivery is made/is to be made in 2 lots/in August/in
early August
• Partial delivery: giao hang tung phan
Faculty of English for Special Purposes
20 Commercial Correspondence
  Bag/crates/case/box

Faculty of English for Special Purposes

21 Commercial Correspondence
 Main message

7. Terms of payment
 Bank draft/ banker’s draft
 Bank transfer (mail, telegraphic)
 Bill of exchange (sight draft or term draft)
Draw a draft on sbd: kí phát hối phiếu
Draw a 30-day draft on

Faculty of English for Special Purposes

22 Commercial Correspondence
 Main message

7. Terms of payment
 Cheque
 Letter of credit (L/C)
• at sight or at … days’ sight
• Revocable L/C: that can be cancelled
• Irrevocable L/C: that cannot be cancelled
 Cash on delivery (COD)

Faculty of English for Special Purposes

23 Commercial Correspondence
 Main message

7. Methods of payment
• Payment: (to be made/effected) in US dollars (pounds sterling) by an
irrevocable letter of credit (at sight/at 60 days’ sight) to be opened by
(via/through/at) Lloyd’s Bank, London, 15 days before (prior to) shipment, valid
for 45 days, to the account of Vietcombank, in our favour (in favour of the
seller) for the total value of the goods to be shipped.

Faculty of English for Special Purposes

24 Commercial Correspondence
 Main message

8. Technical documents
• Two copies of user’s manual to be supplied
with each unit of goods.
9. Warranty/Guarantee
• 12 months from use or 18 months
from despatch/dispatch.
• The goods are guaranteed by___

Faculty of English for Special Purposes

25 Commercial Correspondence
 Closing
Expressing hope for orders and future business
• We look forward to your early order.
• Thank you for your interest. We look forward to
hearing from you soon.
• We hope very much that we can reach agreement
on the terms quoted.
• We look forward to the opportunity of doing
business with you.
• We guarantee that your orders will be
completed/executed/processed to your satisfaction.

Faculty of English for Special Purposes

26 Commercial Correspondence
 Practice 1: Translate into English

1. Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của

các ngài đề ngày 1/12 hỏi mua apatit Lào Cai (xi măng
Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các
loại).
2. Trả lời thư hỏi mua lạc hộp, dứa hộp và dưa chuột
của các ngài đề ngày 20/10 chúng tôi rất vui mừng
chào bán ba mặt hàng này với những điều kiện hết sức
có lợi./airmail
3. Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài
đề ngày 14/11 hỏi mua dầu hồi và dầu tùng, và theo
yêu cầu chúng tôi đã gửi mẫu qua bưu điện.
Faculty of English for Special Purposes
27 Commercial Correspondence
Practice 1: Translate into English

4. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 8/10
hỏi mua vaseline và rất vui mừng chào bán cố định cho
các ngài 1000 tấn, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 815
USD chấp nhận trong vòng mười ngày.
5. Chúng tôi muốn mua 10 máy bơm loại X30 và 10 máy
bơm loại K25, và muốn biết với số lượng này các ngài có
cho chúng tôi được hưởng chiết khấu 5% không?
6. Rất tiếc chúng tôi không thể chiết khấu cho những
đơn hàng mà số lượng mua nhỏ như thế. Nếu ngài vui
lòng mua tổng số là 30 máy, chúng tôi là sẽ sẵn sàng
chiết khấu cho các ngài 2,5%.
Faculty of English for Special Purposes
28 Commercial Correspondence
Practice 1: Translate into English
7. Chúng tôi muốn các ngài giao hàng cho chúng
tôi càng sớm càng tốt và không được chậm quá
1/12.
8. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giao hàng cho
các ngài vào trung tuần tháng 11 hoặc chậm nhất
là vào cuối tháng ấy.
9. Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến
hành bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang.
10. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu các ngài giao
ngay ½ số lượng chúng tôi đặt mua và số còn lại
sẽ giao tiếp sau đó hai tuần.
Faculty of English for Special Purposes
29 Commercial Correspondence
Practice 2: Letter- Writing
Kính thưa Ông X
Về: Chiếu cói
Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 25 tháng 6 và
rất vui mừng thấy các ngài muốn mua chiếu cói của chúng tôi.
Chúng tôi xin chào bán với các điều kiện sau đây, tuỳ thuộc
vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn
đặt hàng của các ngài:
1. Tên hàng: chiếu hoa
2. Số lượng: 5000
3. Qui cách: theo qui cách kèm theo
4. Giá: 1 Bảng Anh/ 1 chiếc, CIF Luân Đôn, kể cả đóng gói bao
bì
Faculty of English for Special Purposes
Commercial Correspondence
Practice 2: Letter- Writing

5. Bao bì: 20 chiếc đóng thành một kiện bọc trong chiếu cói
loại cứng (strong rush-mating) và được kẹp bằng nẹp sắt
(steel hooped)
6. Giao hàng: một chuyến vào tháng 8 năm 20__
7. Thanh toán: bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang, bằng
đồng bảng Anh, được mở vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại
thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng qua Ngân hàng
Thương mại Luân Đôn 15 ngày trước chuyến hàng.
Chúng tôi mong nhận được đơn đặt hàng sớm của các ngài và
đảm bảo với các ngài rằng bất kỳ đơn hàng nào của các ngài
cũng được chúng tôi hết sức chú ý.
Kính chào
Faculty of English for Special Purposes
31 Commercial Correspondence
 Practice 3: Letter- Writing
Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export
Corporation), địa chỉ 36 Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại …, fax …, email …
nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D. Edward & Co. Ltd. ở địa chỉ
Finewell House, 8 Finsbury Square, London EC2, England, đề ngày 16
tháng 6 năm 20__ hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat)
và vợt cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat).
Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lông có giá trị đến
ngày 28/6/20… theo các điều kiện thông thường, chú ý:
- Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95 VS
Số lượng: 500 đôi
- Giá vợt cầu lông: 2 đô la/chiếc FOB Hải Phòng, bao gồm cả đóng gói
bao bì
- Đóng gói: theo tập quán xuất khẩu
- Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua
- Giao hàng: một chuyến vào tháng 8/ 20…
Faculty of English for Special Purposes
32 Commercial Correspondence
Practice 3: Letter- Writing

-Thanh toán: bằng tín dụng thư không hủy ngang, bằng đô
la Mỹ, mở qua ngân hàng ABC, Luân Đôn, 15 ngày trước
chuyến hàng, có giá trị trong vòng 45 ngày, trả vào tài
khoản của ngân hàng DEF cho chúng tôi hưởng lợi cho toàn
bộ giá trị lô hàng.
Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS
44TD, tuy nhiên công ty xin chào bán vợt bóng bàn VS
45MH có cùng chất lượng và các điều kiện bán tương tự với
vợt VS 44TD với giá là 8 đô la Mỹ/ chiếc.
Thư này đề ngày 19/6/20__ và do ông Nguyễn Thanh,
Trưởng phòng Xuất khẩu ký.
Faculty of English for Special Purposes
33 Commercial Correspondence
Practice 4: Letter- writing

Cảm ơn thư hỏi hàng ngày 22 tháng 7 năm 20___hỏi mua hạt vừng đen,
Chào bán theo những điều kiện và điều khoản sau:
Tên hàng: hạt vừng đen xuất xứ Việt Nam
Quy cách phẩm chất: độ ẩm tối đa: 7.5%. Tạp chất tối đa: 0.5%. Các loại
hạt khác màu: 2%
Khối lượng: 100 MT. Dung sai: 5% do người bán chọn.
Đóng gói: hàng hóa được đóng gói trong bao đay mới, trọng lượng tịnh
mỗi bao 50kg, thích hợp với việc vận chuyển bằng đường biển và bốc xếp
chịu va đập mạnh
Ký mã hiệu: theo chỉ dẫn của người mua và sẽ thông báo sau với người
bán.
Giá: đơn giá: $ 618/MT, FOB cảng Sài Gòn. Tổng giá: 61,800 $. Viết bằng
chữ:….. Faculty of English for Special Purposes
34 Commercial Correspondence
 Faculty of English for Special Purposes
35 Commercial Correspondence
 Faculty of English for Special Purposes
36 Commercial Correspondence
 Practice 4: Letter- writing

Giao hàng: chậm nhất là ngày 10 tháng 12 năm

20___Không được phép giao hàng từng phần.
Thanh toán bằng thư tín dụng hủy ngang, trả tiền
ngay do người mua mở cho người bán hưởng qua
ngân hàng Hồng Kông 16 ngày trước ngày giao
hàng, có giá trị trong vòng 45 ngày, cho toàn bộ trị
giá giao hàng sẽ được giao.
Chào hàng này phải được chấp nhận trong vòng 5
ngày tới. Sau thời gian này, chào hàng sẽ tự động
hủy. Faculty of English for Special Purposes
37 Commercial Correspondence