Akademikong Sulatin:

Pagsulat ng Memorandum, Adyenda

at Katitikan ng Pulong
Aralin 6
Pagsulat ng Memorandum
Pagsulat ng Memorandum
▪ Ayon kay Prof. Ma Rovilla Sudaprasert, ang memorandum o
memo ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol
sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang
mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos.
▪ Sa memo nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing
miting.
▪ Sa pamamagitan nito, naging malinaw sa mga dadalo ng
pulong kung ano ang inaasahan mula sa kanila.
Pagsulat ng Memorandum
▪ Kung ang layunin ng pulong na nakatala sa memo ay
upang ipabatid lamang sa kanila ang isang mahalagang
desisyon o proyekto ng kompanya o oraganisasyon,
magiging malinaw para sa lahat na hindi na kailangan ang
kanilang ideya o suhestiyon sapagkat pinal na ang
nasabing desisyon o proyekto.
Pagsulat ng Memorandum
▪ Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining.
▪ Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang liham.
▪ Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay
pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alituntunin na dapat
isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo sa isang pulong,
pagsasagawa, o pagsunod sa bagong sistema ng produksyon o
kompanya.
▪ Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa
isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.
Pagsulat ng Memorandum
▪ Ayon kay Dr. Darwin Bargo, ang mga kilala at malalaking
kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga
colored stationery para sa kanilang mga memo tulad ng
sumusunod:
• Puti - ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o
impormasyon.
• Rosas – ginagamit naman para sa request o order na naggagaling sa
purchasing department.
• Dilaw o Luntian – ginagamit naman para sa mga memo na
nanggagaling sa marketing at accounting department.
Pagsulat ng Memorandum
▪ Sa pangkalahatan, ayon din kay Bargo (2014) may
tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin nito.
a. Memorandum para sa kahilingan
b. Memorandum para sa kabatiran
c. Memorandum para sa pagtugon
Pagsulat ng Memorandum
▪ Mahalagang tandaan na ang isang maayos at
malinaw na memo at dapat magtalay ng
sumusunod na mga impormasyon:
1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng
kompanya, institusyon o organisasyon gayundin ang
lugar kung saan matatagpuan ito at minsan maging
ang bilang numero ng telepono.
Pagsulat ng Memorandum
2. Ang bahaging ‘Para sa/Para kay/Kina’ ay naglalaman
ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay
grupong pinag-uukulan ng memo. Sa pormal na
memo mahalagang isulat ang buong pangalan ng
pinag-uukulan nito. Kung ang tatanggap ng memo ay
kabilang sa ibang departamento, makatulong kung
ilagay rin ang pangalan ng departamento. Hindi na rin
kailangang lagyan ng G., Gng., Bb., at iba pa maliban
na lamang na napakapormal ng memong ginawa.
Pagsulat ng Memorandum
3. Ang bahaging ‘Mula kay’ ay naglalaman ng pangalan
ng gumawa o nagpadala ng memo. Isulat ang buong
pangalan ng nagpadala kung pormal ang ginawang
memo. Gayundin, mahalagang ilagay ang pangalan ng
departamento kung ang memo ay galing sa ibang
sekyon at tanggapan. Hindi na rin kailangang lagyan ng
G., Gng., Bb., at iba pa maliban na lamang na
nakapapormal ang memong ginawa.
Pagsulat ng Memorandum
4. Sa bahaging Petsa, iwasan ang paggamit ng numero
gaya ng 11/25/15 o 30/09/15. Sa halip, isulat ang
buong pangalan ng buwan o ang dinaglat na salita
nito. Tulad halimbawa ng Nobyembre o Nob. Kasama
ang araw at taon upang maiwasan ang pagkalito.
Pagsulat ng Memorandum
5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang maisulat nang
payak, malinaw at tuwiran upang agad maunawaan ang
nais ipabatid nito.
Pagsulat ng Memorandum
6. Kadalasan ang Mensahe ay maikli lamang ngunit kung
ito ay isang detalyadong memo kailangan ito ay
magtaglay ng sumusunod:
a. Sitwasyon – dito makikita ang panimula o layunin ng memo.
b. Problema – nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng
pansin. Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito.
c. Solusyon – nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng
kinauukulan.
d. Paggalang o Pasasalamat – wakasan ang memo sa
pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.
Pagsulat ng Memorandum
7. Ang huling bahagi ay ang ‘Lagda’ ng nagpadala.
Kadalasang inilalagay ito sa ibabaw ng kanyang
pangalan sa bahaging Mula kay …