Manajemen Organisasi

Filantropi Islam
LECTURE 4&5
Karakteristik Organisasi Filantropi
Sukses (1)
Karakteristik Organisasi Filantropi
Sukses (2)
 Karakteristik Organisasi Filantropi
Sukses

 Viable mission
 A mission-based organization needs to follow its mission, and to do so it needs a mission
that motivates and is understandable, supportable, up-to-date, and needed

 Ethical, accountable, and transparent

 Good accountability and transparency begins at home, inside the organization.
Important emphasis on values and ethical decision making

 Businesslike BOD
 A board needs the information, experience, character, and support to know how to
decide key issues quickly and effectively.
Karakteristik Organisasi Filantropi Sukses

 Strong, well-educated staff

 Need investment on staff education and training. How to most effectively get staff
much more integrally involved in the outcomes of your organization?

 Embracing technology for mission

 Technology as an accelerator of good mission

 Social entrepreneurs
 Take reasonable risks on behalf of the people you serve to perform their mission

 A bias for marketing

 understand that everything they do is marketing and see every act as a marketing
opportunity to pursue their mission
 Karakteristik Organisasi Filantropi
Sukses

 Financially empowered
 Need to have diversified income, income from nontraditional sources, an endowment.

 A vision
 A strategic plan, both the process and the document, is a key to success.

 Tight set of controls

 These include personnel, finance, operations, media, quality control, and maintenance
policies
Mission-based Manager:
What skills do we need?
 Organisasi Filantropi dan
Konsep Manajemen (1)

 Kebutuhan akan pendekatan manajemen dalam organisasi

filantropi meningkat
 Pertanyaan :
 Apakah manajemen pada organisasi akan mengikuti manajemen
organisasi publik (pemerintahan) yang sama-sama bertanggung
jawab dalam menyediakan barang publik, ataukah mengikuti
manajemen organisasi bisnis (for Profit)
 Organisasi Filantropi dan
Konsep Manajemen (2)

 Manajemen organisasi filantropi : dipengaruhi oleh

manajemen organisasi publik (pemerintahan) manajemen
organisasi bisnis
 Manajemen organisasi filantropi dipengaruhi oleh manajemen
organisasi publik dalam hal kontrak, struktur dan tata kelola
(governnace)
 Selain itu, manajemen organisasi filantropi manajemen
organisasi bisnis dalam hal orientasi kepada konsumen,
marketing dan social enterpreneur.
Pendekatan Manajemen Organisasi
Filantropi
Manajemen Organisasi Filantropi
 Membentuk Board of Directors
 Fungsi BOD
 Menjaga dan menjamin kepercayaan
publik
 Melakukan perencanaan, perekrutan,
memonitor keuangan, dan tugas lainnya
 Kriteria dalam memilih BOD
 Percaya pada misi yang dijalankan
organisasi
 Merupakan pendukung yang kuat untuk
program-program organisasi
 Jujur dan teliti dalam menjalankan tugas
Perencanaan (1)
Perencanaan (2)
 Evaluasi

 Why?
 Menilai apakah strategi yang dijalankan berhasil atau tidak
 Membantu merekrut orang yang tepat dan memaksimalkan
bantuan dari volunteer
 Membantu dalam menyusun budget tahunan dan memetakan
kebutuhan sumber daya
 Menyebarkan informasi mengenai capaian kinerja kepada pihak
users
 Membantu meningkatkan fundraising
Evaluasi (2)
 Sumber Daya
Manusia (1)
 Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait
volunteer:
 Mendesain program volunteer
 Menggunakan koordinator volunteer,
menghitung kebutuhan volunteers,
merancang deskripsi kerja volunteer
 Merekrut volunteer
 Menggunakan berbagai media dan web
atau merekrut dari organisasi lain
 Managing Volunteers
 Menyelenggarakan pelatihan yang cukup,
membuat dokumentasi atau laporan
• Penting untuk mengetahui mengenai volunteer, eliminasi volunteer
motivasi volunteer dnegan kinerja yang buruk
Sumber Daya  When?
Manusia (2)  Ketika sumber daya volunteer sudah
tidak dapat menyelesaikan pekerjaan
sesuai dengan jadwal yang ditetapkan
 Permintaan terhadap jasa organisasi
meningkat
 Sumber daya bertambah yang
memungkinkan untuk membayar upah
reguler
 Organisasi memulai aktifitas baru yang
memerlukan skill tertentu
 Organisasi filantropi menerima hibah
atau donasi utama yang menyediakan
dan membutuhkan sumber tambahan,
termasuk staf tetap
Keuangan
Anatomy of Basic Budget
 Income
 Earned Income
 Government contracts
 Product sales
 Memberships
 Return from investments
 Contribute Income
 Government grants
 Foundation grants
 Corporate contributions
 Individual gifts
 Special events
 Expenses
 Personnel Expenses
 Salaries
 Benefits
 Independent contractors
 Nonpersonel Expenses
 Rent
 Utilities
 Office supplies
 Program materials
 Local travel
 Pemasaran

 Seperti organisasi yang

bergerak untuk profit,  Beberapa hal dasar yang perlu
organisasi filantropi juga disiapkan:
memerlukan marketing
 Logo dan Kop Surat
 Strategi pemasaran:
 Profile Organisasi dan brosur
 Define current market
 Website
 Define target market and
how to reach the target  Annual report dan newsletter
 Menggunakan media massa dan
media sosial dalam pemasaran
Strategi
Manajemen Strategi

 Terdiri dari dua tahap:

1. Tahap 1  Formasi strategi (apa yang akan
dilakukan?)
2. Tahap 2  Implementasi strategi (bagaimana
kita akan melakukannya?)
Proses Pengambilan Keputusan Dalam
Organisasi Nonprofit
Market Opportunity

 Kebutuhan dan permintaan akan layanan

 Klarifikasi tujuan keberadaan
 Visi, misi, dan nilai (values)
 Resource Market  siapa yang akan membiayai?
jenis layanan tergantung funders
 Resource as part of market
Market Opportunity (Cont’d)

 Multiple market, multiple target audience : permintaan akan layanan

philantropi, potensi pendanaan, potensi SDM (volunteers dan Paid
Employee), dan penyedia layanan yang serupa
 Contoh: ada kebutuhan akan pelayanan kesehatan gratis (for clients) vs
ada keinginan beberapa orang untuk menyalurkan aspirasi dengan
memberikan pelayanan kesehatan gratis
 Tantangan  kebutuhan dan permintaan akan layanan terus berubah
dan bergeser sehingga layanan saat ini mungkin tidak lagi menjadi
penting. Lack of market sensitivity
Market Opportunity (Cont’d)

 Kesempatan pendanaan 
 harus menjamin sumber pendanaan yang konsisten dan dapat diandalkan.
bagaimana jika donor tidak mau mendanai kegiatan lagi? walaupun sudah
menunjukkan kinerja yang baik. Donor utama biasanya memiliki pengaruh
yang besar.
 Lack of resources can pushed the organization out of service niche.
 Pull  ketika organisasi filantropi diberikan kesempatan pendanaan
terrtentu. bisa menyebabkan mission creep. Pertimbangan akan kebutuhan
pendanaan harus juga mempertimbangkan kesesuain dengan misi dan
prioritas layanan.
Delivery System and Capabilities

 Manager organisasi filantropi perlu menjawab beberapa hal

berikut:
 memastikan bahwa klien dapat mengakses layanan,
 membangunan arus pendapatan dari berbagai sumber,
 menyesuaikan dengan sistem politik,
 kolaborasi dengan partner kunci dan
 membangun nilai ke seluruh organisasi.
Delivery System and Capabilities
(Cont’d)

 Faktor yang mempengaruhi sistem delivery

 Komitmen Sumber Daya Manusia  tidak disiplin untuk
unpaid staf, volunteer yang sulit dikontrol, dapat dengan
mudah meninggalkan organisasi.
 Komitmen terhadap organisasi dan misi sangat penting dan
merupakan keuntungan yang unik untuk organisasi
filantropi. But how? dengan memastikan kesesuaian dan
konsistensi antara nilai dan praktik etis & menyediakan
lingkungan kerja yang mendukung
2. Delivery System and Capabilities
(Con’t)

 Factor yang mempengaruhi sistem delivery

 Collaboration and Network Relationship
 jika organisasi tidak memiliki cukup resources.
 kadang-kadang ada yang merger supaya lebih sustainable
 Political Engagement and Lobbying
 Organisasi filantropi memang harus menyediakan layanan,
namun lebih dari itu organisasi filantropi harus dapat
mengubah sistem. Supaya tidak banyak lagi ayng
membutuhkan layanan mereka
Monitor performance and control
operation

 Sulit untuk mengukur efektiviats dari layanan yang diberikan

 Keputusan yang perlu diambil adalah seberapa banyak proses birokrasi
yang dibutuhkan untuk melakukan proses monitoring ?
 Donor, voluntir akan resisten terhadap control
 Tidakhanya monitoring terhadap indikator kinerja tetapi juga terhadap
hubungan di organisasi tersebut dan status dari stakeholders.
 Bagi organisasi filantropi, beberapa aspek dapat dikontrol, namun
beberapa aspek sulit dikontrol
 Yang perlu dikontrol : Financial, Governance, Evaluasi dan
Performance, dan Managing Relationships.
Perencanaan Strategis

 Sepuluh tahap dalam perencanaan startegis (proses implementasi dan

evaluasi tidak harus menunggu hingga akhir proses, namun harus
menjadi bagian yang terintergrasi).
1. Inisiasi proses perencanaan strategis

• Bertujuan untuk memperoleh kesepakatan antar partner

kunci (baik internal maupun eksternal)
• Dukungan dan komitmen dari partner kunci sangat
penting, terutama ketika impleemntasi program
melibatkan banyak pihak
 Langkah pertama dalam proses ini adalah dengan
mengidentifiaksi stakeholders utama dan melakukan
stakeholders analysis
 Identifikasi bagaimana stakeholders dapat
mempengaruhi organisasi, apa yang dibutuhkan
organisasi dari stakeholersnya, dan seberapa penting
stakeholder tersebut.
2. Identifikasi Mandat Organisasi

 Terkait dengan persyaratan, batasan, dan ekspektasi

 Terkait dengan dokumen resmi seperti kebijakan, akta, kontrak,
regulasi, dsb
3. Klarifikasi misi dan nilai organisasi

 Misi  alasan keberadaan sebuah organisasi

 Harus ada kebutuhan sosial yang ingin dipenuhi oleh organisasi
filantropi dengan statusnya sebagai nonprofit organisasi.
 Perumusan misi organisasi harus mempertimbangkan identitas
organisasi, tujuan mulia yang ingin dicapai oleh organisasi, respon
terhadap stakeholders, nilai filsofi dan core values, dan standar
etika
4. Menilai lingkungan eksternal dan
internal dan melakukan analisis SWOT

 Threat dan weakness harus dilihat sebagai opportunity untuk

membangun strenghts dan meningkatkan kinerja
 Analisis stakeholders, terutama yang mempengaruhi resources
(baik secara langsung maupun tidak langsung)
 Scenario analysis
 Penilaian lingkungan eksternal harus dilakukan secara formal
(FGD  conference, etc) dan informal
 Identifikasi “critical success factor”
 Untuk internal strength and weakness  fokus apda resource
(input), present strategy (process), dan performance (output). 
core competence
5. Identifikasi isu strategis yang sedang
dihadapi oleh organisasi

 Strategic issue  pertanyaan mendasar mengenai suatu

kebijakan terkait mandat, visi, misi, dan nilai organisasi
 Strategic issue biasanya berupa konflik antar tujuan (what),
cara (how or how much), filosofi (why), lokasi (dimana),
timing (when), siapa (who)
 Terdiri dari 3 langkah:
 Framing the issue  does the organization can do
something with this issue?
 Faktor yang menyebabkan isu tersebut menjadi tantangan
 Konsekuensi akibat gagal dalam mengelola isu strategis ini
6. Memformulasikan strategi untuk
mengelola dan menghadapi isu strategis

 Terkait dengan rhetoric (what people say), choices (what people

decide and are willing to pay), actions (what people do) and
consequences of those action
 Formulasi strategi yang efektif harus memperhatikan keempat
faktor diatas
7. Mengkaji dan mengadopsi rencana
strategis

 Membuat keputusan terkait dengan strategi yang akan dijalankan ,

misalnya perubahan dan pergerakan yang akan membawa
organisasi ke arah yang baru
 Untuk meyakinkan implementasi strategi dan rencana pada setiap
tahapnya, perlu diperhatikan tujuan, concern, dan interest dari
semua stakeholders
8. Membangun visi organisasi yang
efektif

 Bagaimana organisasi seharusnya setelah berhasil

mengimplementasikan strateginya dan mencapai potensi
maksimalnya.
 Berupa deskripsi yang akan dikomunikasikan kepada seluruh
pihak di organisasi
 Mengapa Visi ditentukan ditahap ini?
9. Membangun proses implementasi yang
efektif

 Menyusun action plan, yang meliputi :

 Badan atau tim dalam organisasi yang bertanggung jawab
atas implementasi strategi
 Hasil dan tujuan spesifik yang diharapkan, milestones
 Tahapan kegiatan
 Jadwal
 Sumber daya yang dibutuhkan dan sumbernya
 Proses komunikasi
 Review, monitoring, dan prosedur perbaikan
 Prosedur Akuntabilitas
10. Menilai kembali strategi dan proses
perencanaan strategi

 Strategi yang sukses  apakah harus terus dilanjutkan, digantikan

dengan strategi yang lain atau dihentikan untuk suatu alasan
 Proses perencanaan startegi harus dikaji ulang dan dapat
dimodifikasi
 Proses pengkajian ulang rencana startegis ini akan bergantung
pada proses pembelajaran organisasi