KỸ NĂNG GIAO TIẾP

TRONG CÔNG VIỆC

Daiwa,ngày 27 tháng 11 năm 2018 1

CÁC LOẠI GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC

① 報告　－　 BÁO CÁO

② 連絡　－　 LIÊN LẠC

③ 相談　－　 THẢO LUẬN

④ 確認　－　 XÁC NHẬN

⑤ 提案　－　 ĐỀ XUẤT

Daiwa, 27 tháng 11 năm 2018

2
BIỂU MẪU NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ AM/M

3
 KỸ NĂNG GIAO TIẾP
TRONG CÔNG VIỆC
1. HOUKOKU-BÁO CÁO
Mr. KHANH…35P

2. RENRAKU, SOUDAN - LIÊN LẠC,

THẢO LUẬN
Mr. SƠN…15P

3. KAKUNIN, TEIAN - XÁC NHẬN,

ĐỀ XUẤT
Mrs. HẠT…10P
4. THỰC HÀNH
THEO NHÓM…60P
PHẦN 1 :

報告 -BÁO CÁO

DVN KHANH 27/11/2018

 報告 - BÁO CÁO
1. ĐỊNH NGHĨA:

*Là sự phản hồi, trả lời cho

công việc.

*Là việc truyền đạt kết quả, tình

trạng cho tới thời điểm hiện tại
của công việc được giao đến
người đưa ra chỉ thị.
6
 Vì sao phẢi báo cáo ?

* Nền tảng thông tin để

thực hiện các hành động
tiếp theo.

*Tạo ra sự tin cậy, an tâm

7
PHÂN LOẠI BÁO CÁO
2.1 Thời điểm báo cáo
2.2.1 ． Báo cáo định kỳ

2.2.2 ． Báo cáo không định kỳ

8
2.1 Thời điểm báo cáo
2.1.1 ． Báo cáo định
kỳ

Thời điểm báo cáo đã được qui định sẵn!

9
2.1 Thời điểm báo cáo
2.1.2 ． Báo cáo không định kỳ

① 　 Báo cáo sự cố bất thường

② 　 Khi cần sự hỗ trợ của cấp trên hoặc khi

đánh giá mình không có khả năng đối phó

③ 　 Báo cáo tiến độ

④ 　 Khi có thông tin mới

10
2.1.2 ． Báo cáo không định kỳ (tt)
⑤ 　 Khi thấy cần điều chỉnh, thay đổi, đánh
giá lại qui trình làm việc, cách thức làm việc

⑥ 　 Nhìn thấy rủi ro, nguy cơ

⑦ 　 Khi có sự thay đổi, ví dụ: làm xong sớm

hơn so với kế hoạch

⑧ 　 Báo cáo khi hoàn thành công việc

11
GHI NHỚ !

KHÔNG CHỜ SẾP HỎI, HÃY

CHỦ ĐỘNG BÁO CÁO !

12
 Phân LoẠI báo cáo
2.2 Nội dung
2.2.1 ． Tốt

2.2.2 ． Bình thường

2.2.3 ． Xấu
13
GHI NHỚ !

BÁO CÁO TIN XẤU TRƯỚC

14
 VÌ SAO CẤP DƯỚI KHÔNG BÁO CÁO ?

① SỢ BỊ LA, SỢ SẾP NỔI GIẬN

② SỢ BỊ CHẤT VẤT, QUY TRÁCH NHIỆM

③ SỢ KHÔNG CÓ ẤN TƯỢNG TỐT VỀ MÌNH, MẤT NIỀM

TIN

④ SỢ RẮC RỐI SAU KHI BÁO CÁO

⑤ SỢ KHÔNG TÌM ĐƯỢC CÁCH GIẢI QUYẾT

⑥ SỢ MẤT ĐI BẦU KHÔNG KHÍ ĐANG VUI

15
 VÌ SAO CẤP DƯỚI KHÔNG BÁO CÁO ?
⑦. 　 SỢ XẤU MỐI QUAN HỆ VỚI ĐỒNG NGHIỆP
( NẾU ĐỒNG NGHIỆP GÂY RA LỖI)

⑧. 　 CHỜ SỰ THAY ĐỔI: BIẾT ĐÂU CÓ THỂ GIẢI

QUYẾT ĐƯỢC, CÓ THỂ NÓ SẼ TỐT LÊN

⑨. 　 CHƯA TÌM RA, CHƯA HIỂU RÕ NGUYÊN NHÂN

⑩. 　 CHƯA ĐƯA RA ĐƯỢC HƯỚNG GIẢI QUYẾT

⑪. 　 CHƯA LƯỜNG TRƯỚC ĐƯỢC HẬU QUẢ ( NẾU

KHÔNG BÁO CÁO KỊP THỜI)
16
TẠO MÔI TRƯỜNG DỄ BÁO CÁO

① CHÂN THÀNH LẮNG NGHE

② KIỂM SOÁT CẢM XÚC

③ KHÔNG ĐÁNH ĐỒNG HÀNH ĐỘNG VÀ BẢN

CHẤT

④ KHÔNG NÊN DÙNG CÂU HỎI TẠI SAO, MÀ

PHẢI DÙNG CÂU HỎI THU THẬP THÔNG TIN

17
TẠO MÔI TRƯỜNG DỄ BÁO CÁO

⑤ HƯỚNG DẪN CÁCH BÁO CÁO KHÔNG

THỪA KHÔNG THIẾU

⑥ LIST TIN XẤU ( DÁN TẠI PHÒNG)

⑦ CÙNG CẤP DƯỚI GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

18
 PHƯƠNG PHÁP BÁO CÁO
KHÔNG THỪA ,KHÔNG THIẾU !
Công cụ thực hiện: 5W+ H

+H

●●●

06/01/2022 19
 PHƯƠNG PHÁP BÁO CÁO
KHÔNG THỪA ,KHÔNG THIẾU
GHI NHỚ !
①. 　 ĐẶT MÌNH VÀO VỊ TRÍ ĐỐI PHƯƠNG

②. 　 THEO TRÌNH TỰ: KẾT LUẬN → 　 LÝ DO → 　 QUÁ

TRÌNH

③. 　 KHÔNG NÊN ĐƯA CÙNG LÚC CẢ 3 YẾU TỐ : SỰ

THẬT , SUY ĐOÁN , Ý KIẾN CÙNG MỘT LÚC VÀO 1 BÁO CÁO

④ 　 PHẢI CÓ TÍNH ĐỊNH LƯỢNG

20
PHẦN 2 :
連絡 -LIÊN LẠC
 連絡 -LIÊN LẠC
2.1. ĐỊNH NGHĨA:
*Là truyền đạt thông tin,sự thật...trong công việc một
cách chính xác và thích hợp đến tất cả những người
liên quan.

* Không phân biệt cấp trên,cấp dưới.

22
 連絡 -LIÊN LẠC
2.2 NHỮNG ĐIỂM LƯU Ý:

1.Những người có liên quan nếu KHÔNG nhận được

LIÊN LẠC sẽ cảm thấy lạc lõng khỏi nhóm,đồng đội vì
mối quan hệ với người khác xấu đi.

2. Nếu không truyền đạt một cách chính xác nội dung
đã được quyết định hay chưa thì sẽ gây hỗn loạn,xáo
trộn do người khác không hiểu rõ vấn đề.

23
 連絡 -LIÊN LẠC
2.2 NHỮNG ĐIỂM LƯU Ý:

3.Những việc đơn giản hay cần gấp có thể liên lạc bằng
miệng.

4.Nhanh và kịp thời.

5.Liên lạc liên tục

6.Nên tập trung vào ý chính,tránh dài dòng khó hiểu

24
 連絡 -LIÊN LẠC
2.2 NHỮNG ĐIỂM LƯU Ý:

KHÔNG đưa ra suy nghĩ hay ý kiến của của

bản thân vào,chỉ truyền đạt sự thật một cách
chính xác.

25
PHẦN 3 :

相談 -THẢO LUẬN
 相談 -THẢO LUẬN
3.1. ĐỊNH NGHĨA:

*Khi không hiểu một vấn đề gì đó hoặc phân vân trong

phán đoán, không phiền não một mình và không tự ý
phán đoán mà nên lập tức đi hỏi người BIẾT để nhận
được lời khuyên, tư vấn.

*Người BIẾT không phân biệt cấp trên,cấp dưới hay

đồng nghiệp mà là người mình nghĩ sẽ nhận được lời
khuyên tốt nhất.

*Lưu ý: Nên ưu tiên thảo luận với cấp trên trực tiếp. 27
相談 -THẢO LUẬN
3.2 Đối với người đi THẢO LUẬN:
*Chọn người Thảo luận:trong công việc,nên là cấp TRÊN trực tiếp.

*Xem đối phương có sẵn lòng hay không.

*Xác định rõ chủ đề thảo luận

*Trình bày vấn đề súc tích.

*Đưa ra ý kiến bản thân.

*Chốt nội dung và cám ơn

*Báo cáo và phản hồi kết quả.

28
相談 -THẢO LUẬN
3.2 Đối với người nhận THẢO LUẬN:
*Biết lắng nghe.

*Khuyến khích nói.

*Xác định nội dung,thông tin thảo luận.

*Hỏi ý kiến của đối phương.

*Phân tích ý kiến của người nghe.

*Đưa ra phương án.

29
相談 -THẢO LUẬN
3.3 Những lưu ý của THẢO LUẬN:
*Nếu KHÔNG thảo luận mà tự ý quyết định thì chất lượng công việc
giảm.

*Hậu quả của việc KHÔNG thảo luận sẽ không làm việc hiệu quả,
phải làm lại từ đầu...gây phiền hà cho mọi người xung quanh.

*Nếu nhận được lời khuyên, tư vấn tốt thì cần phải truyền đạt tất cả
những thông tin mà mình biết một cách chính xác.

30
 報告－連絡－相談

BÁO CÁO-LIÊN LẠC-THẢO LUẬN

06/01/2022 31
PHẦN 4 :
確認－ XÁC NHẬN
Xác nhận (Kakunin) : là CHECK và AND CHECK

* CHECK : là để kiểm tra kết quả. Check lần 2, lần 3,

…, lần n cũng chỉ là check

* AND CHECK : là kiểm tra phương pháp/ cách thức

làm đó thực sự đúng hay không, kiểm tra đối phương
có thực sự hiểu đúng ý mình hay không hoặc ngược
lại, xác nhận lại 1 lần cuối.

06/01/2022
 確認－ XÁC NHẬN

Mọi sự phàn nàn, phát sinh lỗi phần lớn đều do thiếu
xác nhận

Đối với Leader phần AND CHECK là quan trọng

hơn, sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong công việc

06/01/2022
 Báo cáo của Sub Leader của Bp Quấn chỉ V250

VD1:Công nhân bộ phận quấn chỉ đang than phiền,

mô tơ máy quấn chỉ cũ quá, cứng gây mỏi tay, ảnh
hưởng đến hiệu suất, yêu cầu thay máy mới để nâng
cao hiệu suất.

VD2: Công nhân bộ phận quấn chỉ đang than phiền,

mô tơ máy quấn chỉ cũ quá, cứng gây mỏi tay, ảnh
hưởng đến hiệu suất, tôi đã yêu cầu KTSX kiểm tra
tất cả các mô tơ, máy cứng chỉ vì đã lâu không tra
dầu.
Theo tôi từ bây giờ phải kiểm tra định kì các mô tơ
quấn chỉ mỗi tháng một lần. Mô tơ quay nhẹ giúp
thao tác nhanh hơn, sẽ nâng cao được hiệu suất
06/01/2022 34
PHẦN 5 :
提案－ ĐỀ XUẤT
Đề xuất (Teian) : là tìm hiểu các vấn đề để nâng cao
chất lượng công việc và đưa ra phương pháp cải tiến
cụ thể.

Nếu không có phương án cải tiến cụ thể có thể sẽ bị

hiểu nhầm là sự kêu ca, phàn nàn.

06/01/2022
 提案－ ĐỀ XUẤT
• Tạo ra sự khác biệt, phân biệt người này với
người khác.

• Việc bạn đưa ra được các đề xuất thể hiện rõ

năng lực của bạn. Sếp sẽ đánh giá về chính
xác về bạn.

06/01/2022 36
 Những lưu ý khi đưa ra ĐỀ XUẤT
• Mục đích : phải rõ ràng
• Đề xuất phải liên quan đến các vấn đề
công ty chú trọng, ví dụ:
* P (Productivity) : năng suất
* Q (Quality) : chất lượng
* C (Cost) : giá cả
* D (Delivery) : thời hạn giao hàng
* S (Safety) : an toàn
* M (Morale) : tinh thần
* E (Evironment) : môi trường
* I (Information) : thông tin
06/01/2022
Cách trình bày khi đưa ra ĐỀ XUẤT

* 5W1H
* Hình ảnh (trước – sau)
* Con số ( định lượng)
* Kết quả test
 THỰC HÀNH BÁO CÁO
Nội dung thực hành báo cáo

Đề tài:

Hãy báo cáo về trường hợp xuất hàng không kịp của nhóm/Bộ
phận bạn

Áp dụng Horensokakutei và 5W 2H để viết bài báo cáo.

39
 THỰC HÀNH BÁO CÁO
GHI NHỚ !
① ĐẢM BẢO : 5W+1H và Hourensokakutei

② THEO TRÌNH TỰ: KẾT LUẬN → 　 LÝ DO → 　 QUÁ TRÌNH

③ TƯ THẾ BÁO CÁO

④ CẢM XÚC BIỂU CẢM: quan sát mọi người trong khi BC

⑤ BÁO CÁO MẠCH LẠC,ÍT SỬ DỤNG À,Ờ,...

40
 THỰC HÀNH BÁO CÁO
Khanh-Hạt-Sơn sẽ chọn 1 người bất kỳ trong nhóm để lên báo cáo.

Sau đó K-H-S sẽ nhận xét ND báo cáo.

Nếu ND báo cáo chưa được sẽ yêu cầu làm lại và sẽ chọn lại người
khác trong nhóm báo cáo tiếp cho đến khi đạt yêu cầu.

Các nhóm thảo luận ND trên giấy A2,sau đó lên báo cáo không
dùng giấy nữa.

41