KỸ NĂ NG QUẢ N LÝ HỒ SƠ

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

1. Khá i niệm
2. Vai trò củ a quả n lý hồ sơ
1. Quản lý hồ sơ là gì ?

Quả n lý hồ sơ bao gồ m việc sắ p xếp, thiết kế và xem xé t

lạ i cá c vă n bả n, hồ sơ trong tổ chứ c. Nó liên quan đến việc
phố i hợ p cá c nhiệm vụ , quả n lý, bả o quả n, tiêu hủ y trong
sự hoạ t độ ng củ a mộ t tổ chứ c
2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
• Giả m chi phí mua sắ m thiết bị

• Đả m bả o cung cấ p thô ng tin hợ p thờ i

• Xử lý cô ng việc nhanh gọ n, có hiệu quả .

• Có thể dễ dà ng tìm hồ sơ khi nhâ n viên bệnh, nghỉ việc

riêng.

• Thuậ n lợ i cho việc chuyển giao thô ng tin hồ sơ khi

nhâ n viên chuyển bộ phậ n, nghỉ việc…
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Có mộ t số nguyên tắ c phả i tuâ n thủ khi quả n lý mộ t hệ
thố ng lưu trữ hồ sơ.
• Nên có cá ch tiếp cậ n hồ sơ sao cho có thể nhanh chó ng
tìm ra khi cầ n.
• Hệ thố ng nên đủ đơn giả n để dễ hiểu và dễ vậ n hà nh,
nếu khô ng, có thể có sự nhầ m lẫ n về nhữ ng hồ sơ nà o
đượ c yêu cầ u và là m chậ m trễ việc truy cậ p.
• Khi chọ n cho mình mộ t hệ thố ng lưu trữ hổ sơ, cá c
doanh nghiệp cầ n lưu ý đến tính linh độ ng để có thể
mở rộ ng và nhậ n mộ t số lượ ng lớ n hồ sơ khi cầ n.
• -        
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Phả i xem xét việc tiết kiệm chi phí lậ p hệ thố ng và chi phí điều
hà nh nó . Tính có thể nén đượ c là mộ t lý do quan trọ ng để bả o
đả m hệ thố ng có thể phù hợ p vớ i khoả ng trố ng sẵ n có .
• Phả i xem xét tính an toà n chố ng lạ i nhữ ng thứ như hỏ a hoạ n và
sự hư hỏ ng hồ sơ do bụ i, chấ t bẩ n và mấ t má t, tính an toà n củ a
cá c hồ sơ mậ t. Tính phù hợ p chung củ a hệ thố ng trong điều kiện
hoạ t độ ng củ a tổ chứ c là mộ t xem xét khá c.
• Cá ch tạ o chỉ mụ c củ a hệ thố ng nên thích hợ p vớ i mụ c đích và cung
cấ p đủ tham chiếu qua lạ i đố i vớ i nhữ ng tà i liệu bao gồ m mộ t số
lã nh vự c.
• Phả i có sự kiểm soá t để theo dõ i bấ t kỳ tà i liệu nà o đượ c lấ y ra và
theo dấ u chú ng nếu cầ n. Hệ thố ng nên chính xá c, nghĩa là đượ c
giữ cậ p nhậ t hó a việc lưu trữ khô ng bị tụ t lạ i phía sau.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Xâ y dự ng hệ thố ng sắ p đặ t hồ sơ có hiệu quả : phả i đả m
bả o an toà n cho tà i liệu quan trọ ng và dễ tìm khi cầ n sử
dụ ng, thiết lậ p cẩ m nang, sá ch hướ ng dẫ n về danh mụ c
sắ p xếp.

• Thiết kế và sử dụ ng cá c biể u mẫ u thố ng nhấ t theo sự

chỉ đạ o chung.

• Như vậ y, mộ t tổ chứ c phả i thiết kế hệ thố ng lưu trữ hồ

sơ củ a mình phù hợ p vớ i cá c yêu cầ u và bả o đả m rằ ng
hệ thố ng đó đủ linh độ ng để theo kịp cá c thay đổ i, đặ c
biệt là nhữ ng thay đổ i liê n quan đế n việc mở rộ ng hệ
thố ng và cá c yêu cầ u quả n trị hiện đạ i.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Nên sử dụ ng nhữ ng thiết bị chứ a đự ng hiệu quả để giữ
và phâ n biệt nhữ ng loạ i hồ sơ khá c nhau.

• Nên dù ng mà u sắ c để mã hó a cá c tê n mang lạ i sự nhậ n

diện tứ c thờ i đố i vớ i mộ t phâ n loạ i hồ sơ sử dụ ng mộ t
mà u nà o đó .

• Tà i liệu củ a hồ sơ nên luô n luô n đưa và o phía sau

hướ ng dẫ n. Tà i liệu sau cù ng đượ c lưu trữ nên ở phía
trướ c hồ sơ.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Thứ tự củ a cá c phâ n loạ i hồ sơ nên theo thứ tự củ a nhữ ng đề mụ c
chắ c chắ n đượ c nêu lạ i trướ c tiên. Ví dụ , khi sử dụ ng tên họ thì
tên riêng nên đứ ng trướ c, tiếp sau đó là nhữ ng chữ viết tắ t củ a
tên hoặ c nếu quố c gia là nhữ ng phâ n loạ i chủ yếu thì chú ng nên
đượ c tiếp theo bở i tên thà nh phố và thị trấ n. Tấ t cả nhữ ng phâ n
loạ i hồ sơ dự a trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cá i củ a từ hoặ c
chuỗ i cá c chữ cá i; cá c từ kép nên đượ c xử lý như mộ t từ . Nên
trá nh viết tắ t trong cá c tên gọ i hồ sơ. Cũ ng nên trá nh dù ng từ
đồ ng nghĩa.

• Tà i liệu nên đượ c chia thà nh nhữ ng nhó m nhỏ hơn để lưu trữ .
Như vậ y, tà i liệu trong mộ t nhó m theo thứ tự chữ cá i có thể đượ c
chia thà nh nhữ ng hồ sơ gồ m từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S
đến Z. cũ ng á p dụ ng điều tương tự cho tà i liệu lưu trữ theo số ,
theo địa lý hoặ c bằ ng mộ t phương phá p khá c
II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ
• Lưu theo vần, mẫu tự:

• Lưu theo số, mã số

• Phương tiện và thiết bị lưu trữ

1. Lưu theo vầ n, mẫ u tự :
Sử dụng cho hồ sơ tên:
• Hồ sơ cá nhâ n: bỏ cá c tư liệu liên quan đến cá nhâ n và o
bìa kẹp hồ sơ tên (hoặ c phong bì) riêng. Bên ngoà i ghi
tên và mộ t số thô ng tin cơ bả n khá c. Bên trong mỗ i hồ
sơ, sắ p xếp cá c tư liệu theo ngà y thá ng từ gầ n nhấ t đến
xa nhấ t.
• Hồ sơ hỗ n hợ p: sắ p xếp cá c tư liệu theo vầ n mẫ u tự để
dễ truy tìm cá c tư liệu.
• Hồ sơ cù ng mộ t tên: nếu phá t sinh liên tụ c, hã y phâ n loạ i
theo từ ng giai đoạ n.
• Cá c hồ sơ khá c nhau nhưng có cù ng tên : đặ t mã phụ sau
tên, hoặ c sử dụ ng bìa hồ sơ có mà u khá c để phâ n biệt.
1. Lưu theo vầ n, mẫ u tự (tt)
Hồ sơ theo chủ đề:
• Tên chủ đề cầ n đặ t cụ thể,
• Khô ng dù ng chủ đề mơ hồ , chung chung
• Sử dụ ng cá c tiêu đề và phụ đề cho cá c hồ sơ theo chủ đề
• Sử dụ ng cá c cô ng cụ hỗ trợ , như: thẻ hướ ng dẫ n theo vầ n
mẫ u tư, thẻ hướ ng dẫ n theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ
(cũ ng có thể tạ o lậ p trên má y tính).
• Kẹp hồ sơ có thể dù ng cho cá c dạ ng: hồ sơ cá nhâ n, hồ sơ
cho mỗ i tiêu đề chính.
• Cầ n có mộ t bả ng mụ c lụ c cá c chủ đề để trá nh việc mở hồ
sơ khô ng có trong chủ đề, gâ y khó khă n cho tìm kiếm.
1. Lưu theo vầ n, mẫ u tự (tt)

Hồ sơ theo địa danh:

 
• Cầ n thiết lậ p danh mụ c cá c địa danh giố ng như mộ t chủ
đề.

• Cầ n có cá ch tra cứ u chéo theo tên, chủ đề để dễ truy

tìm (nên dù ng má y tính).
2. Lưu theo số , mã số

• Hệ thố ng lưu trữ số liên tụ c (tă ng dầ n): đơn giả n,

khô ng hết số .

• Hệ thố ng lưu trữ sử dụ ng số tự nhiên (như là mộ t dạ ng

mã số ), ví dụ : 7-25-30.

• Hệ thố ng lưu trữ bằ ng mã số : sử dụ ng kết hợ p chữ và

số , trong đó thô ng thườ ng cá c chữ là cá c mã hiệu, cá c
số chỉ thứ tự trong mã đó .
3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ
• Phương tiện giấ y: tủ kệ tiêu chuẩ n vă n phò ng, tủ kệ mở
(khô ng cử a), tủ kệ di độ ng, tủ kệ an toà n, tủ kệ xoay, tủ
kệ đặ c biệt có phím ấ n, tủ kệ liên hợ p, thiết bị để hồ sơ
quay, thiết bị bá nh xe,
• Phương tiện điệ n từ : đĩa mềm, đĩa cứ ng, đĩa CD-ROM,
chụ p vi phim,…
• Vậ t dụ ng bổ trợ : nhã n bìa kẹp, nhã n thẻ chỉ dẫ n, nhã n
ngă n kéo hồ sơ, bìa kẹ p 'out'
• Dù sử dụ ng phương tiện lưu trữ gì, á p dụ ng vậ t dụ ng
hỗ trợ tìm kiếm nà o, thì việc á p dụ ng khoa họ c kỹ thuậ t
và o cô ng tá c nà y là rấ t quan trọ ng trong thờ i đạ i ngà y
nay, mà phổ biến nhấ t hiện nay là má y vi tính cá nhâ n.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
• Phương phá p số để phâ n loạ i cá c hồ sơ thì thuậ n tiện,
đặ c biệt khi cá c tà i liệu đã đượ c đá nh số .

• Phương phá p nà y có thể thự hiệ n theo nhiều cá ch. Có

thể có mộ t hệ thố ng ký số cuố i. Khi hệ thố ng nà y đượ c
thự c hiện bằ ng cá ch đọ c số từ phả i sang trá i,nó giú p
loạ i trừ nhữ ng sai só t vì ngườ i ta khô ng có thó i quen
đọ c theo cá ch nà y và do đó sẽ cẩ n thậ n hơn khi đọ c.

• Phương phá p số cũ ng có đượ c dù ng để phâ n tá n hoạ t

độ ng lưu trữ và cho phép dễ dà ng lấ y ra nhữ ng tà i liệ u
khô ng cò n dù ng đến nữ a.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

• Những thuận lợi:nó có thề dễ dà ng mở rộ ng;nó mang

lạ i mộ t sự bả o mậ t nà o đó ;nó cho phé p nhậ n diện hiệu
quả cá c đề mụ c;và số hồ sơ cũ ng có thể cung cấ p mộ t
số tham chiếu.

• Các bất lợi là: chi phí dể chuẩ n bị mộ t chỉ mụ c và thờ i

gian để thự c hiện điều đó ;và nế u cá c chữ số trong cá c
số tham chiếu bị đổ i chỗ , đề mụ c sẽ bị đưa và o sai hồ
sơ mà khô ng may thay, điều nà y rấ t dễ xả y ra.
5. Sắ p xếp hồ sơ theo trình tự thờ i
gian
• Cá c tà i liệu đượ c lưu trữ theo mộ t trình tự thờ i gian
nà o đó , đặ c biệt là theo ngà y thá ng hoặ c có thể theo
thờ i gian phá t sinh, đặ c biệt là theo ngà y thá ng hoặ c có
thể theo thờ i gian phá t sinh.

• Cá c hồ sơ có thể đượ c chia theo ngà y, tuầ n, thá ng, quý

hoặ c nă m tù y theo số lượ ng tà i liệu đượ c lưu trữ .

• Hệ thố ng nà y thườ ng đượ c sử dụ ng phố i hợ p vớ i nộ t

trong nhữ ng phương phá p phâ n loạ i khá c. Do đó , là
điều phổ biế n khi hồ sơ đượ c lưu trữ theo thứ tự chữ
cá i và sử dụ ng trình tự thờ i gian bên trong hồ sơ.
5. Sắ p xếp hồ sơ theo trình tự thờ i
gian

• Thuận lợi:hệ thố ng nà y rấ t tiện lợ i và tiết kiệm đượ c

khô ng gian nhiều nhấ t vì cá c hồ sơ có thể đượ c lưu trữ
ngẫ u nhiên vì việc truy cậ p tìm kiếm có thể tự độ ng
nếu địa chỉ là chính xá c,ví dụ : như là biết tên file.

• Nhược điểm: phương phá p nà y gặ p nhiều khó khă n

trong việ c bả o quả n dữ liệu và khô ng giữ đượ c trong
thờ i gian quá lâ u.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
• Phâ n loạ i theo thứ tự chữ cá i đượ c dự a trên tên hồ sơ. Việc phâ n chia
thà nh nhó m nhỏ hệ thố ng có thể đạ t đượ c trên mộ t cơ sở khoa họ c, nghĩa
là bằ ng cá ch hỏ i xem nhữ ng tên nà o thườ ng hay bắ t đầ u nhấ t trong mộ t
quố c gia. Nhữ ng sự phâ n chia hệ thố ng có thể đượ c xá c nhậ n về mặ t
thố ng kê. Mộ t khi đã quyết định nhữ ng sự phâ n nhó m chủ yếu thì chú ng
có thể đượ c chia nhỏ thà nh nhó m nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộ ng
nhữ ng nhó m chủ yếu và nhữ ng nhó m nhỏ nà y để giả m thiểu bấ t kỳ việc
chia nhỏ nà o hơn nữ a sau nà y.
•  
• Thuận lợi: là tham chiếu trự c tiếp đượ c trao đổ i cho hồ sơ do đó khô ng
cầ n chỉ mụ c, dườ ng như đâ y là mộ t cá ch là m dễ dà ng để lưu trữ hồ sơ, dễ
hiểu, và có thể nhanh chó ng kiểm soá t xem có bấ t kỳ tà i liệu nà o bị lưu
trữ sai hay khô ng.
•  
• Các bất lợi củ a phương phá p nà y bao gồ m: nếu có nhữ ng tên thô ng dụ ng,
có thể trù ng nhau.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
• Phâ n loạ i theo thứ tự chữ cá i đượ c dự a trên tên hồ sơ.
Việ c phâ n chia thà nh nhó m nhỏ hệ thố ng có thể đạ t
đượ c trê n mộ t cơ sở khoa họ c, nghĩa là bằ ng cá ch hỏ i
xem nhữ ng tê n nà o thườ ng hay bắ t đầ u nhấ t trong mộ t
quố c gia.
• Nhữ ng sự phâ n chia hệ thố ng có thể đượ c xá c nhậ n về
mặ t thố ng kê. Mộ t khi đã quyết định nhữ ng sự phâ n
nhó m chủ yếu thì chú ng có thể đượ c chia nhỏ thà nh
nhó m nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộ ng nhữ ng
nhó m chủ yếu và nhữ ng nhó m nhỏ nà y để giả m thiểu
bấ t kỳ việc chia nhỏ nà o hơn nữ a sau nà y.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự (tt)

• Thuận lợi: là tham chiế u trự c tiếp đượ c trao đổ i cho hồ

sơ do đó khô ng cầ n chỉ mụ c, dườ ng như đâ y là mộ t
cá ch là m dễ dà ng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể
nhanh chó ng kiểm soá t xem có bấ t kỳ tà i liệu nà o bị
lưu trữ sai hay khô ng.

• Các bất lợi củ a phương phá p nà y bao gồ m: nếu có

nhữ ng tên thô ng dụ ng, có thể trù ng nhau.
7. Sắ p xếp hồ sơ theo chủ đề:
• Đâ y là mộ t biế n thể củ a phương phá p phâ n loạ i theo
thứ tự chữ cá i, trong đó cá c tà i liệu đượ c sắ p xếp theo
phâ n loạ i chủ yếu củ a tiêu đề chủ đề, ví dụ như bả o
hiểm hoặ c bấ t độ ng sả n. Trong nhó m chủ yếu sẽ có
nhữ ng phâ n loạ i nhó m nhỏ hơn.

• Thuận lợi: Phương phá p phâ n loạ i theo chủ đề dễ dà ng

và tiện lợ i cho việc mở rộ ng. Nó cũ ng mang lạ i mộ t
phương phá p hữ u ích khi cá c chủ đề đượ c xá c định rõ
rà ng và khi ngườ i ta đã quen thuộ c vớ i nó thì việc truy
cậ p sẽ dễ dà ng hơn.
7. Sắ p xếp hồ sơ theo chủ đề (tt)
Khó khăn:
• Có thể có vấ n đề phả i thiết lậ p đủ nhữ ng phâ n loạ i
thích hợ p, thườ ng đò i hỏ i rấ t nhiều tham chiếu qua lạ i
và đô i khi cầ n có mộ t chỉ mụ c phứ c tạ p.

• Thườ ng khi kiểu phâ n loạ i nà y đượ c dù ng thì sẽ hình

thà nh mộ t hồ sơ lớ n chứ a cá c mụ c linh tinh vớ i rấ t
nhiều đề tà i trong đó , trong khi trong mộ t hệ thố ng lưu
trữ tố t thì mộ t hồ sơ chỉ chứ a đự ng nhữ ng đề tà i có
liên quan. Điều nà y dườ ng như do sự miễn cưỡ ng mở
mộ t hồ sơ riêng biệt cho từ ng chủ đề trong hồ sơ linh
tinh.
8. Sắ p xếp hồ sơ theo địa lý

• Khi dù ng phương phá p địa lý, cá c hồ sơ đượ c sắ p xếp

theo cá c địa điểm như quậ n, thà nh phố … cho phâ n loạ i
chủ yếu. Sau đó có thể sử dụ ng cá c phâ n loạ i nhỏ hơn
theo mẫ u tự .

• Phương phá p địa lý đô i khi đượ c gọ i là sắ p xếp theo

địa điểm. Điều nà y là dễ hiểu vì ý niệm củ a nó đơn giả n
và ngườ i sử dụ ng khô ng sớ m thì muộ n cũ ng sẽ quen
thuộ c vớ i nhữ ng khu vự c địa lý có liên quan.
8. Sắ p xếp hồ sơ theo địa lý
• Thuận lợi: nó cho phé p mộ t số ngườ i sử dụ ng nhữ ng
hồ sơ cù ng mộ t lú c mà khô ng gâ y cả n trở cho nhau; nó
dễ hiểu; và truy cậ p thuậ n tiện nếu biết địa điể m.

• Bất lợi: là ngườ i sử dụ ng cầ n phả i có mộ t hiể u biế t nà o

đó về khu vự c địa lý có liên quan, đặ c biệt khi có mộ t số
tên nơi chố n tương tự ; phả i biết nơi chố n củ a mộ t
thô ng tin; và phương phá p nà y cầ n đượ c mộ t chỉ mụ c
hỗ trợ .
• Hệ thố ng địa danh cũ ng rấ t có ích trong cá c hoạ t độ ng
như nghiên cứ u thị trườ ng quả ng cá o trự c tiếp bằ ng
thư từ bưu điện và dự bá o thờ i tiết.
9. Quả n lý phâ n tá n theo bộ phậ n

Ưu điểm

• Trá nh đượ c sự trì hoã n khô ng cầ n thiết

• Dễ dà ng thự c hiện
• Tá ch biệt hồ sơ vớ i cá c bộ phậ n khá c
9. Quả n lý phâ n tá n theo bộ phậ n (tt)
Nhược điểm:

•  Có sự trù ng lắ p khô ng cầ n thiết củ a thiết bị và hồ sơ

trong cá c bộ phậ n.
• Nhâ n viê n thự sc hiện khô ng có hiệu quả vì họ phả i
thự c hiện nhiều cô ng việ c khá c nhau trong vă n phò ng.
• Khô ng thố ng nhấ t trong cá c bộ phậ n dẫ n đến khó quả n
lý chung
• Nhữ ng tà i liệu quan trọ ng khó bả o mậ t.
• Nhữ ng vă n bả n đượ c lưu trữ ở cá c bộ phậ n chỉ giữ ở
mứ c độ tố i thiểu và tạ m thờ i.
10. Quả n lý theo tậ p trung

• Quả n lý tậ p trung có thể giú p giả m sự trù ng lắ p hồ sơ

và thiế t bị, tiế t kiệm thờ i gian sắ p xếp hoặ c phâ n phố i
theo yêu cầ u do có nhâ n viên chuyên trá ch thự c hiện.
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại
• Mộ t vấ n đề chủ yếu củ a lưu trữ tà i liệu là chú ng chiếm khoả ng trố ng
khô ng gian quá lớ n. Đã có hai biện phá p khắ c phụ c cho điều nà y: (1) Sử
dụ ng rộ ng rã i vi phim để giả m thiểu kích thướ c và giữ lạ i cá c hồ sơ; (2)
Sử dụ ng rộ ng rã i việc lưu trữ bằ ng má y tính, đặ c biệt là lưu trữ bằ ng đĩa
cứ ng nằ m trong má y. Chứ c nă ng thứ 2 đang ngà y cà ng đượ c sử dụ ng rộ ng
rã i khi mà má y tính ngà y cà ng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.

• Việc dù ng kỹ thuậ t vi phim để quả n lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong

nhữ ng nă m gầ n đâ y do nhữ ng cả i tiến trong cá c thiết bị dù ng để sao chép
hoặ c cung cấ p bả n sao đã là m cho quá trình nà y trở nên dễ dà ng, nhanh
chó ng, rẻ hơn và đặ c biệt là do chi phí ngà y cà ng tă ng củ a khoả ng trố ng
cầ n thiết cho việc lưu trữ nhữ ng tà i liệu gố c và chi phí nhâ n sự để duy trì,
truy cậ p chú ng đã là m cho nhữ ng nhà quả n lý phả i suy nghĩ khó nhọ c về
cá ch thự c hiện chứ c nă ng nà y. Nhữ ng nhà quả n trị thườ ng có thể chứ ng
minh cho số tiền đầ u tư lớ n và o thiết bị câ n bằ ng vớ i chi phí củ a việc mở
rộ ng tổ chứ c về mặ t vậ t chấ t để có chỗ lưu trữ .
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại
(tt)
• Nhữ ng thuậ n lợ i củ a việc chụ p vi phim: thô ng tin trên
tà i liệu đượ c thu nhỏ lạ i chỉ chiế m chưa đến 1%
khoả ng trố ng củ a tà i liệu gố c, có thể tạ o ra nhữ ng hồ sơ
có kích thướ c thố ng nhấ t, chi phi rẻ và nhanh chó ng để
sử dụ ng tạ i nhữ ng địa điểm khá c. Tuy nhiê n bấ t lợ i chủ
yế u là vấ n đề cậ p nhậ t hó a. Điều nà y chỉ có thể giả i
quyết trừ khi sử dụ ng mộ t hệ thố ng trả i chiề u rộ ng củ a
nhữ ng tấ m phim bằ ng cá c phim cậ p nhậ t.

• Có nhiều hình thứ c lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó

microfiche đượ c sử dụ ng rộ ng rã i nhấ t. Tấ t cả đều có
cù ng ý niệm, chỉ có dạ ng thứ c là khá c nhau.
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại
(tt)
• Rool and reel: trong phương phá p nà y, cá c tà i liệu đượ c sao chép
phim tuầ n tự dọ c theo cuố n phim. Khi sử dụ ng phương phá p nà y
cá ch tố t nhấ t là nên để cá c hồ sơ tà i liệu theo mộ t thứ tự nà o đó
khô ng thay đổ i, ví dụ như thứ tự ngà y thá ng. Điều nà y là m cho
cuộ n phim chứ a nhữ ng tà i liệu hồ sơ mộ t cá ch hữ u hiệu. Để đọ c
đượ c phim, tứ c đọ c hồ sơ theo dạ ng nà y, ngườ i ta phả i sử dụ ng
mộ t má y đọ c phim, nếu muố n bả n sao hồ sơ trên giấ y, phả i sử
dụ ng mộ t má y đọ c và in.

• Cassette, cartrige và magazine: đâ y chỉ là nhữ ng cô ng cụ chỉ

đơn thuầ n là mở rộ ng củ a cá ch sử dụ ng mộ t cuộ n phim. Sử dụ ng
cá ch nà y giú p bả o vệ phim ở mộ t mứ c độ nà o đó trá nh khỏ i bụ i,
bẩ n và hao mò n tuy nhiên nhượ c điểm lớ n nhấ t củ a phương phá p
nà y là sự cồ ng kềnh khô ng đá ng
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại
(tt)
• Microfiche: đâ y là cá ch đượ c sử dụ ng rộ ng rã i nhấ t. Microfiche là
mộ t tấ m phim chứ a nhiều dò ng hình ả nh micro. Mộ t micro có thể
có nhữ ng khả nă ng chứ a đự ng khá c nhau, độ thu nhỏ sử dụ ng tù y
thuộ c và o chấ t lượ ng củ a tà i liệu đượ c chụ p. ơỷ phương phá p nà y
cá c trang tà i liệu đượ c “ nén” lạ i ở mộ t quá trình thu nhỏ tố i đa vì
thế hồ sơ có thể đượ c lưu trữ trong mộ t khoả ng trố ng nhỏ . Để
xem mộ t microfiche cầ n có mộ t má y đọ c đặ c biệt.
 
• Microfiche thừ ơng đượ c lưu trữ trong mộ t bao cứ ng trong suố i
đặ t trong mộ t cá i ví hai mặ t, kích thướ c tuỳ thuộ c và o số hồ sơ
đượ c lưu trữ . Cá i ví nà y sẽ cho biết nhữ ng microfiche nà o đượ c
lưu trữ trong đó và mỗ i tấ m phim sẽ cho biết rõ nhữ ng hình ả nh
củ a tà i liệu nà o đượ c chụ p trên phim qua phía trên cù ng củ a
phim, thườ ng đượ c đá nh dấ u trong quá trình chụ p.
•  
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại
(tt)

• Khung và jacket: để cung cấ p mộ t phương tiện linh độ ng hơn cho

việc lưu trữ tuầ n tự cá c hồ sơ bằ ng vi phim, khung và jacket có thể
chứ a trong nhữ ng dả i vi phim đã đượ c rử a. Tính linh độ ng ở chỗ
khi thô ng tin trên mo6t dả i phim thay đổ i thì nó có thể đượ c rú t
ra cà thay thế bằ ng mộ t dả i phim khá c chứ a thô ng tin mớ i. Tuy
nhiên, mậ t độ lưu trữ hồ sơ bị giớ i hạ n trong phương phá p nà y.

• Thẻ đục lỗ: để chứ a vi phim đã đượ c phá t triển để giú p truy cậ p
thô ng tin. Có thể truy cậ p thô ng tin nhanh chó ng bằ ng cá ch sắ p
xếp thứ tự bằ ng má y cá c thẻ chứ a thô ng tin nà y. Phương phá p
nà y thườ ng đượ c dù ng để lưu trữ nhữ ng bả n vẽ, có yêu cầ u truy
cậ p thườ ng xuyên
III/ QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

1. Xá c định chính sá ch quả n lý hồ sơ.

2. Xâ y dự ng quy trình.

3. Huấ n luyện

4. Tổ chứ c sắ p xếp.

5. Lậ p danh mụ c.

6. Theo dõ i, cậ p nhậ t
1. Xác định chính sách quản lý hồ
sơ.

Cá c chính sá ch quả n lý hồ sơ củ a DN bao gồ m:

• Thờ i gian lưu trữ củ a từ ng loạ i hồ sơ (kể từ khi lưu), ví

dụ : 5 nă m.

• Việ c quả n lý cá c loạ i hồ sơ mậ t, tuyệt mậ t.

• Ngườ i đượ c phép tiếp cậ n cá c loạ i hồ sơ.

2. Xây dựng quy trình.

QUY TRÌNH QUẢ N LÝ HỒ SƠ CỦ A DN LIÊ N

QUAN ĐẾ N CÁ C NỘ I DUNG SAU:

• Xá c định phương phá p lưu trữ hồ sơ.

• Xá c định phương phá p huỷ hồ sơ.
• Phương phá p lậ p và cậ p nhậ t danh mụ c hồ sơ.
• Phương phá p nhậ n dạ ng và phâ n loạ i hồ sơ.
• Phương phá p sắ p xế p và bả o quả n hồ sơ
3. Huấn luyện

• Phổ biến cho nhâ n viên về quy định và thủ tụ c quả n lý

hồ sơ củ a DN.

• Giả i thích và là m mẫ u cho nhâ n viên.

• Ký tê n và o biê n bả n huấ n luyện.

4. Tổ chức sắp xếp.

• Chuẩ n bị cá c phương tiệ n, cô ng cụ .

• Lên kế hoạ ch thờ i gian tổ chứ c sắ p xếp.

• Tổ chứ c việ c sắ p xếp: ngà y hộ i hồ sơ

4.1 Các công cụ phương tiện:

• Chuẩ n bị cá c tủ , kệ đự ng hồ sơ.

• Cá c loạ i bìa cò ng, bìa lá .

• Giấ y dá n sticker, kéo, hồ dá n.

•  Đĩa CD và đầ u ghi
4.2 Lên kế hoạch về thời gian
• Thô ng thườ ng việc tổ chứ c lạ i hệ thố ng hồ sơ mấ t từ ½
- 1 ngà y.

• Cá c DN có thể chọ n phương phá p sắ p xếp dầ n dầ n,

nhưng cuố i cù ng vẫ n phả i tổ chứ c 1 buổ i tổ ng vệ sinh.

• Thô ng bá o cho nhâ n viên để chuẩ n bị sắ p xếp cô ng

việc.

• Thô ng bá o cho phò ng nhâ n sự để họ có chuẩ n bị liên

quan đế n tà i sả n, điện…
4.3 Tổ chức thực hiện
• Họ p nhâ n viê n thô ng bá o lạ i thứ tự cá c cô ng việ c.

• Giả i thích cá c yê u cầ u.

• Là m mẫ u cho nhâ n viê n mộ t lầ n.

• Tiế n hà nh ghi list hồ sơ giấ y và hồ sơ má y tính.

• Dá n cá c sticker.

• Sắ p xếp lạ i hệ thố ng hồ sơ.

5. Lập danh mục.

• Mỗ i nhâ n viên nên có mộ t danh mụ c riêng.

• Trưở ng phò ng quả n lý cá c hồ sơ củ a phò ng, hồ sơ

chung.
5. Lập danh mục (tt).
Stt Tên HS Người Người Vị trí đề Dạng hồ sơ Cách thức, Ngày Ngày cất
quản được HS phân loại phát sinh HS
lý đọc Văn Trong ổ CD - sắp xếp HS
HS bản cứng máy rom/đĩa
vi tính mềm
6. Theo dõi, cập nhật

• Cậ p nhậ t cá c hồ sơ phá t sinh và o danh sá ch.

• Kiểm tra danh mụ c hồ sơ định kỳ củ a nhâ n viên.

CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI