NETSUITE

Transfer Orders (TO)

Toolkit
 TO Status - Các trạng thái của Transfer Orders
Trạng thái Chú thích TO Store & DC TO Store & Store
Pending approval Đang đợi duyệt Chỉ phát sinh khi cửa hàng chuyển N/A
hàng về DC.

Pending Đang đợi fulfill TO sau khi DC duyệt nhận hàng thì Sau khi cửa hàng “out” tạo TO thì sẽ là
fulfillment chuyển sang trạng thái này trạng thái này

Pending receipt Đang đợi nhận Sau khi cửa hàng fulfill và chuyển Sau khi cửa hàng fulfill và chuyển cho
hàng cho đơn vị vận chuyển đơn vị vận chuyển

Pending Đang đợi - Phát sinh khi số lượng fulfill ít hơn - Phát sinh khi số lượng fulfill ít hơn số
receipt/Partially nhận/fulfill một số lượng được tạo ban đầu lượng được tạo ban đầu
fulfilled phần - Sau khi cửa hàng fulfill và chuyển - Sau khi cửa hàng fulfill và chuyển
hàng cho đơn vị vận chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển

Received Đã nhận Sau khi DC thao tác nhận hàng trên Sau khi cửa hàng “in” thao tác nhận
hệ thống, số lượng nhận đủ bằng số hàng trên hệ thống
lượng cửa hàng chuyển về

Partially fulfilled Đã nhận/fulfill một - Phát sinh khi số lượng fulfill ít hơn - Phát sinh khi số lượng fulfill ít hơn số
phần số lượng được tạo ban đầu lượng được tạo ban đầu
- Sau khi DC nhận hàng trên hệ thống - Sau khi cửa hàng “in” nhận hàng trên
hệ thống

Rejected Bị từ chối Phát sinh khi DC từ chối nhận hàng N/A

Closed Đã đóng - Tự động đóng cho các TO có trạng - Tự động đóng cho các TO có trạng
thái Partially fulfilled thái Partially fulfilled
- Cửa hàng không muốn chuyển nữa - Cửa hàng không muốn chuyển nữa
- Chỉ đóng được khi DC chưa duyệt - Chỉ đóng được khi chưa fulfill

2
 TO status chart – Sơ đồ thay đổi trạng thái TO

CỬA HÀNG
ĐÓNG TO
CỬA HÀNG TẠO TO

VỀ DC QUA CỬA HÀNG KHÁC

CỬA HÀNG
PENDING APPROVAL DC APPROVE PENDING FULFILLMENT ĐÓNG TO CLOSED

DC CỬA HÀNG
REJECT FULFILL TO

REJECTED - PENDING RECEIPT

- PENDING RECEIPT/PARTIALLY FULFILLED

CỬA HÀNG/DC
NHẬN HÀNG
- RECEIVED
- PARTIALLY FULFILLED

3
 Transfer Order number – Số TO

Loại Transfer Order Mẫu số Transfer Order (12 chữ số) Ví dụ

1. DC về cửa hàng 7{4 số mã cửa hàng} {số thứ tự} 752040000001

2. Cửa hàng về DC 8{4 số mã cửa hàng OUT} {số thứ tự} 852040007298

3. Cửa hàng đến cửa hàng 8{4 số mã cửa hàng OUT} {số thứ tự} 852040007298

4
 Tạo TO – Upload file CSV
 Cách tạo file CSV để upload
Bước 1: Mở file excel mẫu và điền
các thông tin cần thiết, bao gồm:
> Mã cửa hàng đi/đến
> Mã sản phẩm và số lượng
> Memo: chọn thông tin có sẵn
> Description: chọn thông tin có
sẵn

Lưu ý:
> Bấm vào mũi tên để thấy thông tin có sẵn ở trường Memo và Description
> Chỉ thao tác từ cột B đến G, tuyệt đối không thao tác cột A – External Order ID

Bước 2: Bước 3:
> Vào > Đặt tên
menu File/ file trong ô
chọn Save File Name,
As chọn ổ đĩa
> Trong ô để lưu file.
Save as
type, bắt > Bấm Save
buộc chọn
CSV text

5
 Tạo TO – Upload file CSV
 Cách upload file CSV lên hệ thống

> GVN – > Trong cửa

Stores – sổ upload
Transactions CSV, chọn
“Select”
> Transfer > Sau đó
Orders chọn đường
dẫn đến file
> CSV – TO cần upload
from Store > Bấm Open
to Store/DC

> Bấm Next > Bấm vào

cho đến khi mũi tên nhỏ
xuất hiện bên cạnh
màn hình chữ Save &
bên cạnh Run
> Chọn Run
> Hộp thoại
xuất hiện,
bấm OK

6
 Tạo TO – Upload file CSV
 Cách kiểm tra dữ liệu đã upload thành
công
> Ngay sau > Hoặc
khi upload trong ô
file, hộp Global
thoại này search,
xuất hiện thì nhập CSV
bấm vào import
Import Job status
Status

> Tìm thông tin ngày/tên file vừa được upload

> Chú ý trạng thái tại cột Message

+ “x” of “x” records imported successfully (x là một
con số): 100% thành công.
+ “x” of “y” hoặc “0” of “y” records imported
successfully (x,y là số): không thành công hoặc chỉ
thành công 1 phần – lúc này bấm vào CSV Response
bên cạnh để tìm hiểu lỗi.

7
 Tạo TO – Trực tiếp trên NetSuite

> GVN – > Trong cửa

Stores – sổ Transfer
Transactions Order, chọn
cửa hàng
> Transfer nhận trong
Orders ô To
Location
> Enter > Điền Ghi
Transfer chú cho TO
Orders vào ô
Memo
> Hoặc bấm
Add Multiple
> Nhập mã để thêm
SKU vào ô nhiều items
Item > Nhập mã
> Nhập số SKU vào ô
lượng vào ô Search
Quantity > Bấm vào
> Nhập Ghi item vừa tìm
chú cho SKU được, nhập
vào cột số lượng =>
Memo > Done
> Save

8
 Fulfill Transfer Orders – Chuyển hàng
 Trạng thái TO: Pending Fulfillment - thao tác trước khi giao hàng cho vận chuyển

> Trong cửa > Nếu số

sổ Transfer lượng fulfill
Order, bấm ít hơn số
Fulfill lượng tạo
ban đầu,
nhập số
lượng fulfill
vào ô
Quantity

> Bấm Save Chú ý:

để hoàn > Khi số lượng chuyển đi nhiều hơn số
thành fulfill lượng hàng hiện có (available) tại cửa
hàng, thì sẽ không thấy nút Fulfill

9
 Print Transfer Orders – In phiếu vận chuyển nội bộ
 Trạng thái TO: Pending Receipt - thao tác Sau Khi tiến hành fulfill TO

> Trong cửa > Tiến hành

sổ Transfer in phiếu vận
Order, bấm chuyển nội
Print bộ, gửi kèm
Transfer thùng hàng
Order cho vận
chuyển

Chú ý:
> Chỉ in Phiếu này sau khi hoàn
thành bước fulfill TO để số lượng
được cập nhật chính xác

1
 Receive Transfer Orders – Nhận hàng
 Cách truy cập vào màn hình TO để nhận hàng
Cách 1 Cách 2
> Nhập số TO > Trong màn
muốn nhận hình
hàng vào ô Reminder,
Search, nhấp chọn mục
chọn số TO Orders to
được tìm receive
thấy

Cách 3

> GVN – > Select

Store - Order
Transactions Number:
Nhập số TO
> Receive
Orders > Hoặc bấm
trực tiếp vào
nút “Receive”
ở TO tương
ứng

1
 Receive Transfer Orders – Nhận hàng
 Trạng thái TO: Pending Receipt hoặc Pending Receipt/Partially Fulfilled

> Trong màn hình Item

Receipt, bấm Save để
nhận hàng

Chú thích:
> TO từ DC: nhận hàng
theo qui trình Goods
Faith Receiving

> TO giữa các cửa hàng:

nhận số lượng theo TO,
nếu có chênh lệch thì sẽ
tạo bổ sung TO khác

1
 Truy xuất Report Stock in-transit

> GVN –
Stores –
Transactions

> Transfer
Orders

> [GVN] –
Stock In
Transit

> Màn hình report như hình

bên

Lưu ý:
> Report chỉ có dữ liệu khi
TO chưa được nhận, nếu
nhận rồi thì số lượng in-
transit này sẽ biến mất.

1
 Close/Delete/Edit TO – Đóng/Xóa/Chỉnh sửaTO
 Close Transfer Order – Đóng TO

> Truy cập vào TO cần đóng

> Bấm Close Order

Lưu ý:
> Chỉ đóng được khi TO ở trạng thái Pending fulfillment
> Trạng thái TO sau khi đóng là “Closed” và có thể tìm
lại được TO

1
 Close/Delete/Edit TO – Đóng/Xóa/Chỉnh sửaTO
 Delete Transfer Order – Xóa TO

> Bấm Edit > Bấm vào

trong màn mũi tên ở
hình TO nút Actions
> Chọn
Delete

Đối với TO từ cửa hàng về DC:
> Chỉ xóa được khi TO ở trạng thái Pending Approval khi
DC chưa approve
> Sau khi xóa, TO không còn tồn tại trên hệ thống và
không thể tìm lại được nữa
Đối với TO giữa các cửa hàng:
> Chỉ xóa được khi TO ở trạng thái Pending Fulfillment
khi chưa chuyển hàng đi
> Sau khi xóa, TO không còn tồn tại trên hệ thống và
không thể tìm lại được nữa

1
 Close/Delete/Edit TO – Đóng/Xóa/Chỉnh sửaTO
 Edit Transfer Order – Chỉnh sửa TO

> Bấm Edit trong màn hình TO

> Tiến hành chỉnh sửa TO
> Bấm Save để lưu lại

Đối với TO từ cửa hàng về DC: Đối với TO giữa các cửa hàng:
> Chỉ chỉnh sửa được khi TO ở trạng thái Pending > Chỉ chỉnh sửa được khi TO ở trạng thái Pending
Approval khi DC chưa approve Fulfillment khi chưa chuyển hàng đi

1
 Search Transfer Orders – Tìm kiếm TO
Cách 1 Cách 2
> Nhập số TO > Trong màn
cần tìm vào ô hình
Global search Reminder,
trên màn chọn mục
hình chính tương ứng
với các trạng
thái của TO

Cách 3

> GVN –
Store -
Transactions

> Chọn mục

tương ứng
với loại TO