Elektronikus számla befogadása és

megőrzése

Czöndör Szabolcs
Számlázási módszerek
 Elektronikus számla fogalma
ÁFA tv. 259. § (5) elektronikus számla: az e
törvényben előírt adatokat tartalmazó
számla, amelyet elektronikus formában
bocsátottak ki és fogadtak be
 Tartalom
Eredet
sértetlenség Olvashatóság
hitelessége
e
Emberi szem
Külön-külön
Értékesítő számára
vagy közösen
olvasható

Kérésre,
A formátum
Vevő ésszerű időn
változhat
belül
PKI
EDI

EDI üzenet
 E-aláírással ellátott számla vs. EDI számla
E-aláírással ellátott számla
Elektronikus aláírás biztosítja az
eredetiséget és hitelességet.
A számlakibocsátó és egy hitelesítés
szolgáltató közötti szerződés szükséges.
Az eladó és a vevő között nem szükséges
írásbeli szerződést kötni.
Könnyen bekapcsolható új ügyfél a
rendszerbe.
Egyszerű és olcsó megoldást jelent.
Vállalatirányítási rendszerbe nehézkes az
integrálása.
EDI számla
A zárt adatkommunikáció biztosítja az
eredetiséget és sértetlenséget.
Az eladó és vevőn kívül nem szükséges
harmadik fél bevonása.
Az eladó és a vevő közötti előzetes írásbeli
szerződés elengedhetetlen feltétel.
Egy új szereplő bevonása nehézkes.
Mindkét félnek drága hardver és szoftver
alkalmazása szükséges.
Az EDI rendszer a vállalatirányítási
rendszer része.
ELEKTRONIKUS SZÁMLA BEFOGADÁSA
Digitalizálás
Digitalizálás

Nyomtatás
Nyomtatás
 Megvalósítási kérdések
• Külföldi e-számla befogadása:
– EDI rendszer
– E-aláírás időbélyeg nélkül
– E-aláírás nélkül nem EDI rendszer

• Kontírozás
– Csatolt melléklet
– Logikai hozzárendelés

• E-számla archiválása
– Saját
– Kiállító rendszerében
– Archiválási szolgáltató
 E-számla kontírozása
• Csatolt melléklet
• Iktatóprogram
• Elektronikus könyvelési rendszeren keresztül
logikai kapcsolat biztosítása
• ….
Az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a
technikai megoldást a cégnek magának kell
kialakítania!
 E-számla kontírozása
Bizonylat
Könyvelési tétel Tétel leírása Összeg …
sorszám

Kiállító neve

Kiállítás
dátuma

Bizonylat
sorszám
Archiválási
rendszer
ELEKTRONIKUS ARCHIVÁLÁS
 Archiválással kapcsolatos
kötelezettségek
• Archiválás helyének bejelentése
• 3 alapkövetelmény folyamatos teljesítése
• Archiválási rendeletben foglalt követelmények
betartása
• Adóhivatali adatszolgáltatási kötelezettségek
– 3 munkanap (akár online hozzáféréssel is)
– Elektronikus számla adatszolgáltatás (PDF, XML)
 Hosszú távú
Adatellenőrzés
PKI ellenőrzés
Kontírozás
Ellenőrzés
Könyvelés
megőrzés

Számla befogadás Archiválásra előkészítés Archiválás

 E É
l r
ő t
k e
e l
A
r r m H
c e e o
h s z z
i
v h h V z
á e e é á
l t t d f
á
s ő ő e é
s s l r
é é e é
g g m s
Minősített archiválási szolgáltató

• Adóhivatal nem vizsgálja a megőrzés módját

Nem minősített archiválási szolgáltató

• Saját megőrzés követelményeinek betartása

Saját megőrzés

• Alapkövetelmények betartása
• E-dokumentumtól függő speciális szabályok
 Megőrzés módjai
• legalább fokozott biztonságú elektronikus
aláírással ellátott dokumentum megfelelő
megőrzése
• zárt rendszer alkalmazása
• elektronikus adatcsere (EDI) rendszer
igénybevétele
 Szankciók
• Nem megfelelő archiválás, nincs adatvesztés
• Nem megfelelő archiválás, van adatvesztés
• Nem megfelelő archiválás, módosult az
adattartalom
• Nincs archiválás
• Kulcsszavak:
• kellő körültekintés,
• adózótól elvárható magatartás
 Példák
• Egy nap összes kiállított elektronikus számlája
az archiválást megelőzően, de a megküldést
követően megsemmisül
• Őrzés fizikai helye Japán, ahol az elektronikus
számlák megsemmisültek
• A számla elektronikus aláírása hibás dátumot
mutat, mely archiváláskor derül ki
 Archiválási esetek
• Nem archiválja az adózó az elektronikus dokumentumait. Ennek okai
lehetnek, hogy nem azonosítja elektronikus dokumentumnak, nem a
hiteles elektronikus dokumentumot archiválja, vagy nem
megfelelően értelmezi az archiválási kötelezettségét (pl.
postafiókban őrzi meg az elektronikus számláit).
• Nem megfelelő archiválást alkalmaz (pl. nincs elektronikus aláírás,
nem helyezi el időbélyeggel)
• Az archiválás során valamilyen adózói hiba történik (pl. 90 napnál
régebbi dokumentumok automatikus törlése)
• Informatikai probléma adódik: amennyiben igazolhatóan vis maior
történik, akkor az adóhivatal nem szankcionálhatja az iratanyag
hiányt. Azonban fontos elvárás, hogy adózó próbálja minimalizálni
annak bekövetkeztét!
 Számla adatszolgáltatás célja
 Az adóhivatal számára gyors és közvetlen
rálátása lesz a gazdasági folyamatokra
 Kockázatelemzés hatékonyságának javítása
 Számlázó szoftver esetén automatizmus legyen
 További adminisztráció csökkentés valósuljon
meg
 Adózók számára jelenjenek meg szolgáltatások
 Számla adatszolgáltatás

Számla kibocsátó Számla befogadó

Számla
Adatszolgáltatás technikája
(befogadó oldal)

ERP
•Feldolgozott számla adatok
•Számlasorszám (!)

NAV •Lekérdező felület

adat •Adóbevallásba importálható

Manuáli •Adóbevallásba való

s adatbevitel
Adatszolgáltatás technikája
(kibocsátó oldal)
•Automatikusan
Szoftver •Azonnal
•XML

Számlatö •5 munkanap
mb •Manuális adatszolgáltatás

Pénztárgé •Adatkapcsolaton keresztül

•Adózói oldalon nincs feladat
p
 Adóhivatali szolgáltatások

• Számla adat letöltés

• Ügyfél által kiállított
• Hibás adatszolgáltatások lekérdezése
• Ügyfél részére kiállított
• Belföldi összesítő jelentés elkészítésében támogatás
• Számlafeldolgozási folyamat támogatása

• Online számlázó program

• Térítés mentes
• Bárki használhatja (regisztrációhoz kötött!)
• Elektronikus számla támogatás
• Webservice szolgáltatás: adószám kontroll
Köszönöm a figyelmet!
www.nav.gov.hu

Czöndör Szabolcs
E-mail: czondor.szabolcs@nav.gov.hu