Vállalati Információs

Rendszerek
A GAZDASÁGI RENDSZEREK
ÜGYVITELE
3-4
 Adatfeldolgozási ismérvek
 Az ügyviteli munka során adatokat dolgoznak fel.
 Az adatok meghatározott szintaxist követve egyedeket,
mozgásokat, tulajdonságokat írnak le.
 Az adatszavak és az adatmondat
Ügyviteli szempontból a legkisebb adatkezelési egységek az
adatszavak.
Adatkezelési szempontból
 azonosító (alma)
 megjelölő (darab) és
 kvantitatív (3) adatszó különíthető el.

 Adatmondat: a mi esetünkben "3 darab alma".

 Az ügyviteli folyamatokban betöltött
szerepük szerint az adatok:

 törzsadatok

 tranzakciós adatok

 diszpozíciós adatok
De ha nem tudnánk megnyitni
egy programot sem:
 A bizonylatok fogalma
 Bizonylat minden olyan okmány amely
a gazdasági események hiteles
rögzítésére szolgál.
 A bizonylatok csoportosítása

 keletkezési hely szerint

 kitöltés módja szerint kézzel
 kezelési mód szerint
 tartalma alapján
 A bizonylatszerkesztés
követelményei
 formájában,
 méretében,
tartalmában,
 kiemeléseiben,
 anyagában,
 példányszámában
feleljen meg a
felhasználói
igényeknek, az
általános
elvárásoknak.
 Formai követelmény
 a bizonylat három, jól elkülönített
részre tagolódjon
 A fejrész
 A táblázatos rész
 A lábrész,

 (ÉS EZ NEM A FEJ-TOR-POTROH!)

 Ilyet
azért ne
kockáz-
tassunk!!
 A bizonylatok adattartalma:
 A bizonylatok kötelező tartalmát
törvények, rendeletek sora
szabályozza,
 a megengedett adattartalmát a
gazdasági esemény részvevői írják elő
érdekeik, igényeik védelmében.
 A bizonylatok tervezése
 helyigény
 bizonylat anyaga
 mi a rendeltetése a bizonylatnak,
 - milyen a nyomtatás módja, egyoldali vagy
kétoldali,
 - milyen a kitöltés módja,
 - hogy alakul az igénybevétele,
 - milyen a megőrzés időtartama,
 - a feldolgozási folyamatban hány helyen kell a
bizonylatnak megjelennie,
 - vannak-e különleges papírminőségre vonatkozó
előírások.
 Az íves papír méret
Szabvány írja elő.
A papírszabvány hármas alapelven épül fel:
- az alapméret a méterrendszerből indul ki,
- az egyes alakok azonos arányúak,
vagyis egymáshoz hasonlóak,
- az egyes alakok kettőzéssel, vagy
felezéssel egymásból előállíthatóak.
 A bizonylatok szükséges
példányszáma
Általában három példányban készülnek a
bizonylatok.
Ettől el kell térni, ha:
 ha az adott bizonylatra más szervezeti
egységeknek is szüksége van,
 ha egy példányt csatolni kell mellékletként, ha
megállapodás, vagy jogszabályi előírás több
példányszámot ír elő,
 ha egyéb elszámolásokhoz is szükséges a
bizonylat.
 Gépi úton előállított bizonylatok

Az ily módon előállított bizonylatok kötelező

adattartama kiegészül:
Az ellenőrizhetőség – és természetesen az
előírások - érdekében szerepeltetni kell az
eddigiek mellett:
 a bizonylatot előállító program azonosítóját
 az adatállomány azonosítóját
 az aktuális kódokat a megnevezésükkel együtt
 A bizonylati szabályzat
Rögzíti:
 kinek, hol, milyen
gazdasági eseményhez,
milyen módon,
 milyen bizonylatot kell
kiállítani, javítani,
helyesbíteni,
 hová, hogyan kell
továbbítani;
 ki, hol, hogyan vegye át,
ellenőrizze, dolgozza fel,
iktassa,
 őrizze meg és selejtezze.
 A rontott példányok és a szigorú
számadású bizonylatok kezelési
rendjének rögzítése kiemelt feladat
 A bizonylat kezelési folyamat

 A bizonylatok feldolgozása során előírt tevékenységeket

kell végrehajtani.
 Alaki, tartalmi szempontból ellenőrizni kell
 Meg kell határozni, hogy milyen nyilvántartásokba kell
rögzíteni a tartalmát, például raktár bevételi bizonylat
adatait a raktári nyilvántartó kartonon
 A bizonylaton elvégezzük a kódolást, a számlakijelölést,
majd kézjeggyel hitelesíteni is kell
 Lekönyveljük a bizonylatot, és megfelelő hivatkozással
látjuk el annak érdekében, hogy az visszakereshető
legyen.
 Az adatkezelés egységei a
következők:
 BIT;
 BYTE; SZÓ (FIELD, MEZŐ)
 SZEGMENS;
 REKORD (MONDAT, GROUP);
 BLOKK;
 FILE (ADATÁLLOMÁNY);
 ADATBANK (ADATBÁZIS)
 Logikai adatstruktúra

az adatok logikai elrendezését, összefüggéseit mutatja be, tekintet

nélkül azok fizikai természetére, tárolási módjára.
Szintjei:
 - Elemi adat, (adattétel): a legkisebb, önálló felhasználói
jelentéssel, önálló névvel bíró adat.
 - Adatcsoport: önálló elnevezésű, logikailag egymáshoz
kapcsolódó adattételek együttese.
 - Logikai rekord: az egyedek leírására szolgáló,
logikailag összetartozó adattételek, adatcsoportok összessége,
amelyeknek egyedi azonosítója van.
 - Logikai file: a logikailag összetartozó, egyedek leíró
rekordok összessége.
 Fizikai adatstruktúra
a logikai adatstruktúrára épülő, adattárakon megvalósuló
kapcsolatok összessége.
Fizikai adatstruktúra szintjei:
 ­- Mező: egy elemi adatnak a tárolására szolgáló
fizikai egység.
 - Fizikai rekord: adatszavak adat-feldolgozási
megfontolások alapján egységként kezelt csoportja.
 - Fizikai file: a feldolgozási szempontból azonos
fizikai rekordok összessége, a logikai file tárolóeszközön
megjelenő formája. Azonosítása nevével történik.
A direkt adattárolásnak módszerei

például:
- láncolt soros adattárak,
- az indexelt soros (index-
szekvenciális) adattárak,
- az invertált tárolói struktúra,
- a random adattárolás.
 Alapfogalmak:
1. Mik a törzsadatok? 6. Mit tudunk a bizonylatok a
adattartalmáról?
2. Mik a tranzakciós 7. Hogyan írható le a bizonylat
adatok? kezelés folyamata az
3. Mit ért a diszpozíciós ügyvitelben?
adat fogalmán? 8. Milyen adatkezelési
4. Mi a bizonylat egységeket ismer?
fogalma? 9. Mi a logikai adatstruktúra?
5. Mit tud a bizonylati 10. Mi a fizikai adatstruktúra?
szabályzatról?
A következő előadásra hozzanak
gyakorlati példákat!!!!