PAGSULAT NG

ADYENDA AT
KATITIKAN NG
PULONG
GROUP 2
GROUP 2 MEMBERS:
REYNA GEN E. ARELLANO
JESSA MAE ILOG
ANGELA QUINOD
ARNELYN PAMOGTIAN
SANDARA POLANCOS
ZIGGY VINNYL TINGCOK
ELDITO SILAT
JORIE DIGAYNON
Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business meeting ay
bahagi na ng buhay ng maraming tao sa kasalukuyan. Ito ay
pangkaraniwang gawain ng bawat samahan, organisasyon,
kompanya, paaralan, institusyon, at iba pa. Halos araw-araw ay
may nagaganap na pulong sa opisina, lingguhang board
meeting sa kompanya, seminar, at maging ang pagdaraos ng
malaking komperensya. Bukod sa regular na pulong kung saan
magkakaharap ang mga taong bahagi ng miting, ginagawa na
rin sa kasalukuyan, bunga na rin ng makabagong teknolohiya
ang teleconference, vedioconference, at online meeting sa
pamamagitan ng internet.

REYNA
MEMORANDUM,
ADYENDA, AT
KATITIKAN NG
PULONG
TATLONG ELEMENTONG KAILANGAN
UPANG MAGING MAAYOS, ORGANISADO,
AT EPEKTIBO ANG ISANG PULONG.

• MEMORANDUM
• AGENDA
• KATITIKAN NG PULONG
 MEMORANDUM O MEMO

Ayon kay Prof. Ma Rovilla Sudaprasert, sa

kanyang aklat na English for the Workplace 3
(2014), and memorandum o memo ay isang
kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa
gagawing pulong o paalala tungkol sa isang
mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin,
o utos.
Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklat na Writing in the Discipline
(2014), ang mga kilala at malaking kompanya at mga institusyon ay
kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga
memo tulad ng sumusunod:

Puti- ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan,

direktiba, o impormasyon
Pink o rosas- ginagamit naman para sa request o
order na nanggagaling sa purchasing departmet
Dilaw o luntian- ginagamit naman para sa mga memo
na nanggagaling sa marketing at accounting
department
Sa pangkalahatan, ayon din kay
Bargo (2014), may tatlong uri ng
memorandum ayon sa layunin nito.
a. Memorandum para sa kahilingan
b. Memorandum para sa kabatiran
c. Memorandum para sa pagtugon
 Academy of Saint John
La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite

MEMORANDUM

Para sa: Mga Puno ng Kagarawan at Mga Guro ng Senior High School
Mula kay: Daisy T. Romero, Punongguro, Academy of Saint John
Petsa: 25 Nobyembre 2015
Paksa: Pagbabago ng Petsa ng Pulong

Ang natatakdang pulong sa Sabado, Nobyembre 28, 2015 ay inilipat sa

susunod na Sabado, Disyembre 5 sa ganap na ika-9:00 hanggang ika-
11:00 ng umaga.
ZIGGY
Ang mga impormasyong ito ay hinango mula sa aklat ni Sudaprasert na
English for the Workplace 3 (2014).

1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon,

o organisasyon gayundin ang lugar kung saan matatagpuan ito at
minsan maging ang bilang ng numero ng telepono.
2. Ang bahaging ‘Para sa/Para kay/Kina’ ay naglalaman ng pangalan ng
tao o mga tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo.
3. Ang bahagi naming ‘Mula Kay’ ay naglalaman ng pangalan ng gumawa
o nagpadala ng memo.
4. Sa bahaging Petsa, iwasa ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/15 o
30/09/15.
5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang maisulat nang payak, malinaw, at
tuwiran upang agad maunawaan ang nais ipabatid nito.
ANGEL
6. Kadalasang ang ‘Mensahe ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang
detalyadong memo kailangang ito ay magtaglay ng sumusunod:
a. Sitwasyon – dito makikita ang panimula o layunin ng memo.
b.Problema – nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin.
c. Solusyon – nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan.
d.Paggalang o Pasasalamat – wakasan ang memo sa pamamagitan
ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.

7. Ang huling bahagi ay ang ‘Lagda’ ng nagpadala.

 AGENDA O ADYENDA
Ayon kay Sudaprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga
paksang tatalakayin sa pulong. Narito ang ilang kahalagahan ng
pagkakaroon ng adyenda ng pulong.

1.Ito ang nagsasaad ng sumusunod ng mga

impormasyon:

a.Mga paksang tatalakayin

b.Mga taong tatalakay o magpaliwanag ng mga
paksa
c. Oras na itinakda para sa bawat paksa ANGEL
A
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad
ng pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at
kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang
mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang
tatalakayin ay kasama sa talaa.
4. Ito ay nagbibigay ng pagkakataon sa mga kasapi sa
pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o
pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakakatulong nang Malaki upang manatiling
nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.
 Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda

1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman

ay isang e-mail na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa
isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng
kanilang pagdalo o kung e-mail naman kinakailangang magpadala sila
ng kanilang tugon.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat
ng mga adyenda o paksa ay napadala na o nalikom na.
4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o
isang araw bago ang pulong.
5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.
ELDIT
 Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda
1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay
nakatanggap ng isip ng mga adyenda.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na
mahahalagang paksa.
3. Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging flexible
kung kinakailangan.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na
nakalagay sa sipi ng adyenda.
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama
ng adyenda.
 KATITIKAN NG PULONG
Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala ang mga
napag-usapan o napagkasunduan. Ang opisyal na tala ng
isang pulong ay tinatawag na katitikan ng pulong. Ito ay
kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo, at
komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahalagang
detalyeng tinalakay sa pulong. Matapos itong maisulat at
mapagtibay sa susunod na pagpupulong, ito ay nagsisilbing
opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o
organisasyon na maaaring magamit bilang prima facie
evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa mga
susunod na pagpaplano at pagkilos. JESS
A
 Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong
1. Heading – ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya,
samahan, organisasyon, o kagawaran.
2. Mga kalahok o dumalo – dito nakalagay kung sino ang
nanguna sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan
ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin.
3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong
– dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay
napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.
4. Action items o usaping napagkasunduan (kasama sa
bahaging ito ang mga hindi pa tapos o nagawang proyektong
bahagi ng nagdaang pulong).
5. Pabalita o patalastas – hindi ito laging makikita sa katitikan
ng pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas mula
sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong agenda
para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito.
6. Iskedyul ng susunod na pulong – itinatala sa bahaging ito
kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.
7. Pagtatapos – inilalagay sa bahaging ito kung anong oras
nagwakas ang pulong.
8. Lagda – mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng
taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite.
Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasang Kumuha ng Katitikan
ng Pulong
Ayon kay Bargo (2014), dapat tandaan ng sinumang kumukuha
ng katitikan ng pulong na hindi niya trabahong ipaliwanag o
bigyang-interpretasyon ang mga napag-usapan sa pulong, sa
halip, ang kanyang tanging gawain ay itala at iulat lamang ito.
1. Hangga’t maari ay hindi participant sa nasabing pulong.
2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong.
3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong.
4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang
pulong.
5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalangadyenda.
JORIE
6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay
nagtataglay ng tumpak at kompletong heading.
7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan.
8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang
maayos
9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan
ng koponan.
10. Usulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng
pulong. May tatlong uri o estilo ng pagsulat ng katitikan ng pulong ang
mga ito ay ang sumusunod:

a. Ulat ng Katitikan – sa ganitong uri ng katitikan, ang lahat ng

detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala.
b. Salaysay ng Katitikan – isinasalaysay lamang ang mahahalagang
detalye ng pulong.
c. Resolusyon ng Katitikan – nakasaad lamang sa katitikan na
itonang lahat ng isyung napagkasunduan ng Samahan.
Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong
Ayon kay Dawn Rosenberg McKay, isang editor at may-akda ng The
Everything Practice Interview Book at The Everything Get-a-job Book,
sa pagkuha ng katitikan ng pulong mahalagang maunawaan ang mga
bagay na dapat gawin bago ang pulong, habang isinasagawa ang
pulong, at pagkatapos ng pulong.
Bago ang Pulong
 Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang iyong
gagamitin. Maaaring gumamit ng ballpen at papel, laptop, tablet,
computer, or recorder.
 Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na
kondisyon.
 Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o
balangkas na katitikan ng pulong. ARNELY
N
Habang Isinasagawa ang Pulong
 Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang
lagdaan ito ng bawat isa.
 Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para
sa iyo na matukoy kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong.
 Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.
 Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos.
 Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang pangalan ng
taong nagbanggit nito, gayundin ang mga sumang-ayon, at ang naging
resulta ng botohan.
 Itala at bigyang pansin ang mga mosyon na pagbubutohan o
pagdedesisyonan pa sa susunod na pulong.
 Itala kung anong oras matapos ang pulong.
Pagkatapos ng Pulong
 Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos
habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga tinalakay.
 Huwag kalimutang itala ang pangalan ng Samahan o organisasyon,
pangalan ng komite, uri ng pulong (lingguhan, buwanan, taunan, o
espesyal na pulong), at maging ang layunin nito.
 Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.
 Isama ang listahan ng mga dumalo at maging ang pangalan ng
nanguna sa pagpapadaloy ng pulong.
 Basahing muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang ipasa sa
kinauukulan para sa huling pagwawasto nito.
 Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan o sa taong
nanguna sa pagpapadaloy nito.
SANDAR
A
 MARAMING
SALAMAT SA
LAHAT