1

DEFINISI
Suatu upacara, perjumpaan,
keramaian atau perhimpunan yang
dianjurkan secara rasmi atau tidak
rasmi oleh sesuatu pihak untuk
tujuan atau matlamat tertentu yang
dirancangkan, dengan penglibatan
dan penyertaan oleh pelbagai pihak
yang lain dan peserta yang ramai.

(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)

2
Apa
masalah
kita hari
ini…? 3
 DEFINISI
i. MAJLIS PERSEKUTUAN
- Dibiayai Kerajaan Persekutuan
ii. MAJLIS NEGERI
- Dibiayai kerajaan negeri
iii. MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN
DAN NEGERI
- Dianjur mengguna kewangan
bersama
KATEGORI MAJLIS
MAJLIS RASMI DAN FORMAL
Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau
bagi pihak kerajaan dan kos penganjuran
dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan dan
semua pihak perlu mematuhi peraturan
dan adat yg sepatutnya dalam majlis.

CONTOH : Perhimpunan Pagi, Mingguan,

Hari Anugerah Kecemerlangan, Pameran
Kerjaya dan lain-lain.
5
MAJLIS RASMI TETAPI TIDAK FORMAL

Majlis-majlis yg dianjurkan oleh atau bagi

pihak kerajaan dengan keseluruhan kos
penganjuran dan pelaksanaan dibiayai
sepenuhnya oleh kerajaan dan semua yg
terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya
peraturan dan adat bagi majlis rasmi.

CONTOH
Jamuan Hari Guru, Hari Kantin dan lain-
lain.

6
MAJLIS TIDAK RASMI TETAPI FORMAL

Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau

bagi pihak swasta atau bukan kerajaan
dengan keseluruhan kos penganjuran dan
pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh
pihak penganjur tetapi semua yg terlibat
perlu mematuhi sepenuhnya peraturan
dan adat bagi majlis rasmi.

CONTOH
Mesyuarat Agung PIBG
7
MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK
FORMAL

Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau

bagi pihak swasta atau bukan kerajaan
dengan keseluruhan kos penganjuran dan
pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh
pihak penganjur dan semua yg terlibat
tidak perlu mematuhi sepenuhnya
peraturan dan adat bagi majlis rasmi.

CONTOH
Sambutan Hari Keluarga, Persembahan
Aneka Ragam dan lain-lain.
8
9
PERINGKAT AWAL
(8 MINGGU SEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL)

•Mesyuarat
•Menyediakan pembahagian
tugas
•Senarai jemputan (senarai
ringkas dan penuh)
•Cetak kad jemputan
•Menulis atau mencetak sampul
surat
10
PERINGKAT PERTENGAHAN
• Menulis kad jemputan (5
minggu sebelum tarikh majlis)
• Pos kad (4 minggu sebelum
tarikh)
• Sediakan buku atrucara
• Sediakan ucapan
• Telefon untuk dapatkan
jawapan kehadiran
11
PERINGKAT AKHIR
• Raptai rangka
• Raptai penuh
• Persiapan tempat
• Senarai penuh kehadiran tetamu
• Menulis nama kad tetamu yang
hadir
• Pengesahan kehadiran VVIP
• Taklimat bagi penyambut
tetamu
12
HARI SEBENAR

• Ketibaan petugas
(3 JAM SEBELUM TETAMU)
• Ketibaan penyambut tetamu
(3 JAM SEBELUM JEMPUTAN)
• Ketibaan pegawai
(1 JAM SEBELUM JEMPUTAN)
13
POST-MORTEM

14
 LANGKAH-LANGKAH
PENGENDALIAN MAJLIS

15
PERKARA-PERKARA PENTING

• Nama majlis atau program

• Tarikh
• Tempat
• VVIP / Perasmi
• Mesyuarat jawatankuasa induk
• Penubuhan jawatankuasa
• Pengisian majlis/aturcara
• Bajet
• Publisiti
• Post-mortem

16
TARIKH
 Semak kalendar - lihat tarikh-tarikh penting.
Contohnya - pastikan tidak jatuh pada CUTI UMUM,
MALAM NESFU SYAABAN, MALAM JUMAAT dan lain-
lain.

 Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU

JUMAAT pagi jika melibatkan menteri.

 Lihat diari vip Kementerian – Menteri, Timbalan

Menteri dan KSU

 Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah cukup masa

untuk persediaan - sekurang-kurangnya sebulan.

17
TEMPAT
Pastikan terdapat kemudahan-
kemudahan yang diperlukan seperti:
•Dewan perasmian atau persidangan
•Bilik-bilik mesyuarat dan perbincangan
•Bilik urusetia, kesihatan, keselamatan
•Pentas
•Berhawa dingin
•Peralatan kerusi atau meja

18
• Dewan makan
• Pusat media
• Penginapan
• Pengangkutan
• Tempat-tempat rekreasi atau
lawatan
• Kemudahan bersukan
• Alat siaraya dan lighting

19
VVIP ATAU PERASMI
• Dapatkan cadangan nama daripada YB
Menteri atau KSU atau jawatankuasa induk
• Semak diari - tentative booking
• Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB
Menteri atau KSU tandatangan
• Pastikan mendapat jawapan bertulis daripada
VVIP berkaitan
• Hantar final program atau aturcara
• Dapatkan nombor kereta atau jadual
penerbangan dan lain- lain

20
MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK
• Tentukan urusetia/setiausaha
• Pengerusi jawatankuasa induk keahlian
• Agenda mesyuarat
• Taklimat ringkas tentang majlis yang akan
diadakan
• Penentuan tema, logo, tentatif program

21
PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL
• Urusetia
• Jawatankuasa kerja
• Jawatankuasa kecil cenderahati & kewangan
• Jawatankuasa kecil jemputan, sambutan dan
protokol
• Jawatankuasa kecil logistik
• Jawatankuasa kecil perasmian dan penutup
• Jawatankuasa publisiti/seranta
• Fungsi setiap jawatankuasa kecil

22
PENGISIAN MAJLIS / ATURCARA
ATURCARA
•Majlis perasmian
•Acara keseluruhan
•Majlis penutup

SENARAI SEMAK
•Aturcara pentadbiran
•Buku program
•Pengacara Majlis (MC) dan skrip
•Gimik
•persembahan – Raptai / Floor @ Stage manager /
pembantu
•Cenderahati/door gifts

23
LOGISTIK
•Floor plan
•Meja pendaftaran
•Backdrop / Kain Rentang
•Alatsiaraya & lighting
•Perhiasan pentas/dewan
•Mineral water
•Alas meja & bunga

24
25
26
MAJLIS PERASMIAN / PENUTUP

JEMPUTAN, SAMBUTAN & PROTOKOL

•Kad Jemputan
•Penyambut Tetamu
•Senarai Jemputan
•Pelan Lantai
•Tagging - Meja VVIP/VIP
27
MAJLIS PERASMIAN / PENUTUP

CENDERAHATI/DOOR GIFTS
•Tetamu Kehormat
•Semua Tetamu
•Hadiah Cabutan Bertuah,
Kuiz dan lain-lain

28
www.protokol-malaysia.com
www.protokol-malaysia.com
 PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
BAGI PELBAGAI MAJLIS
LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTAN

SENARAI RINGKAS
- Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain-
lain

SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP

-Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada)
-Nama isteri
-Jawatan atau pangkat
-Alamat pejabat
-No tel pejabat atau hp
-Alamat rumah
-Nama setiausaha
-Butir lain jika ada
31
SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL)
•Peringkat persekutuan disusun oleh bahagian
istiadat JPM
•Negeri disusun oleh unit protokol pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri
•Lain-lain sila rujuk agensi

SENARAI JAWAPAN
•Hadir atau tidak
•Seorang atau berdua

SENARAI KEHADIRAN
•Untuk kegunaan penyambut tetamu
•Kehadiran yang disahkan

32
PERANAN PEGAWAI PROTOKOL
•Seorang yang tahu protokol
•Di istana negara Datuk Paduka Maharaja
lela dan pembantu istana
•Bahagian istiadat JPM
•Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan
Negeri
•Kementerian Luar Negeri (bahagian
protokol)
33
PERANAN PEGAWAI PENGIRING

•Seorang yang tahu protokol dan etiket

•Mengetahui perjalanan majlis
keseluruhannya
•Mengenali tetamu yang disangkutkan
kepadanya.
•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya
menarik, tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik
34
SUSUNAN
PROTOKOL

35
YANG AMAT BERHORMAT
•PERDANA MENTERI

•TIMBALAN PERDANA MENTERI

•MENTERI BESAR

•KETUA MENTERI
 YANG BERHORMAT
•Menteri / Timbalan Menteri
•Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen)
•Ahli Dewan Negara (Senator)
•Ahli Dewan Undangan Negeri

•Setiausaha Kerajaan Negeri

•Pegawai Kewangan Negeri
•Penasihat Undang-undang Negeri
YANG AMAT BERBAHAGIA
•Isteri PM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri
MB/KM

YANG AMAT ARIF

•Ketua Hakim Negara

YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negara,
•Ketua Turus Angkatan Tentera

YANG ARIF
•Hakim Mahkamah

YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negeri
SAHIBUS SAMAHAH
•Mufti
SAHIBUL FATHILAH
•Kadi / Imam besar

YANG BERBAHAGIA

YANG BERHORMAT MULIA/ YANG MULIA

YANG DIHORMATKAN
•Orang Besar Daerah
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
•Mempunyai kriteria penyambut tetamu
yang baik (perwatakan menarik, pakaian
kemas dan lain-lain)
•Mengetahui Keseluruhan Majlis
•Mengingati Aturcara Majlis
•Tahu Susunan Tempat Duduk
•Kawasan Yang Diperuntukan
•Senarai Tetamu
•Elak Dari Bermusuh Dengan Tetamu
4
4
PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN

•Tugas Untuk Sekumpulan Orang

•Mengetahui Perjalanan Majlis
Keseluruhannya
•Mengenali Tetamu Jemputan
Keseluruhannya.
•Lebih Muda, Pergerakan Pantas,
Gaya Menarik, Tertib, Sopan, Cekap
•Mempunyai Kualiti Diri Yang Baik
42
BAJET
•Mendapatkan cadangan bajet daripada semua
jawatankuasa

•Membentangkan cadangan bajet dalam

jawatankuasa induk

•Mendapatkan kelulusan pihak kabinet atau pihak

pengurusan kementerian atau jabatan/agensi

•Pastikan semua pembelian mengikut prosedur

kewangan

43
PUBLISITI / SERANTA
i) Hubungan Media
Ii) TV / Radio
Iii) Sisipan
Iv) Program Tv/Radio
V) Siaran Akhbar/Persidangan Akhbar
Vi) Promo Tv/Radio
Vii) Press Kit
Viii) Banner/Bunting
Ix) Pelan Media

44
JAMUAN
i) Dewan/tempat
ii) Caterer/quotation
iii) Menu
iv) Konsep - seated/buffet
v) Food testing
vi) Kebersihan
vii) Pelayan
POST-MORTEM
•Jawatankuasa Induk
•Mengenal Pasti Kelemahan/Masalah
•Cadangan Pembaikan
•Bukan Mencari Kesalahan Individu
•Penghargaan Kepada Semua Ajk :
Jamuan Makan/Sijil/Cenderahati
•Memastikan Semua Perkhidmatan
Dibayar Pada Waktu Yang Ditetapkan
•Penyediaan Laporan Kepada Pengurusan
46
POST-MORTEM (Analisis SWOT)

47
48