1

Chương 2
Chứng từ kế toán và kiểm kê

Mục đích
1. Hiểu rõ bản chất, ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế
toán
2. Hiểu được khái niệm, nội dung bắt buộc của chứng từ kế
toán, hệ thống chứng từ kế toán theo Chế độ chứng từ
kế toán hiện hành của Việt Nam
3. Nắm được qui trình luân chuyển chứng từ
4. Hiểu khái niệm và phương pháp kiểm kê
5. Biết lập và kiểm tra chứng từ kế toán
 Khái niệm và tác dụng của PPCT
2

 Khái niệm:
Là PP sử dụng các bản chứng từ kế toán là giấy tờ hoặc vật mang tin:
+ Phản ánh các NVKT đã phát sinh và thực sự hoàn thành
+ Phục vụ cho công tác kế toán, quản lý
 Tác dụng
- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ
- Làm căn cứ phân loại, ghi sổ kế toán
- Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo
- Sử dụng trong mọi đơn vị kế toán
 2 yếu tố của PPCT
Bản chứng từ
Kế hoạch luân chuyển chứng từ
 Hệ thống bản chứng từ
3  Khái niệm bản chứng từ:
 Là giấy tờ hoặc vật mang tin
 Phản ánh các NVKT đã thực sự phát sinh và hoàn thành
 Phục vụ cho công tác quản lý và là căn cứ để ghi sổ kế
toán.
 Nội dung bản chứng từ (điều 5 & điều 17 Luật kế toán):
7 nội dung bắt buộc
1. Tên gọi và Số hiệu chứng từ
2. Ngày, tháng, năm lập
3. Tên, địa chỉ của đơn vị/cá nhân lập
4. Tên, địa chỉ đơn vị/cá nhân nhận
5. Nội dung nghiệp vụ
6. Số lượng, đơn giá, số tiền
7. Chữ ký, họ tên của người lập, duyệt và người liên quan
Một số nội dung khác
4 Ngày chứng
từ Tên chứng từ

Nội dung NVKT

Quy mô NVKT

Chữ ký các bên

 Chế độ chứng từ kế toán
5
Phụ lục 2.1

I. Quy định chung – 8 điều

II. Danh mục chứng từ kế toán
 Bản chứng từ
6

 Hình thức bản chứng từ

- Vật liệu
- Kết cấu
- Trình bày các yếu tố
 Tiêu chuẩn hoá, quy cách hoá và thể chế hoá
chứng từ
 Chế độ chứng từ kế toán: bắt buộc và hướng
dẫn
 Ví dụ minh hoạ
7
Đơn vị: ..........
Địa chỉ: ........... Số: ..........
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày... tháng... năm.... Nợ: ...........
Có: ...........
Họ và tên người giao hàng: .......................................
Theo ............ số.... ngày... tháng... năm....
của ......................................................................................
Nhập tại kho: ....................................................................

STT Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn vị Số lượng Đơn Thành

quy cách, phẩm chất số tính Theo Thực giá tiền
vật tư (hàng hoá) chứng từ nhập
A B C D 1 2 3 4

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Nhập, ngày ... tháng..... năm .....
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Lập chứng từ kế toán
8
(Điều 6 & điều 17 Luật kế toán

 Lập một lần

 Rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác
 Lập đủ số liên
 Không được tẩy xoá, sửa chữa, mực, ...
 Người lập, ký duyệt phải chịu trách nhiệm
 Chữ ký
Lưu ý:
Hoá đơn bán hàng
 Quy trình luân chuyển chứng từ
9
(Điều 5-Chế độ chứng từ kế toán)

Lập/thu nhận chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Sử dụng ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ, huỷ

 Quy trình luân chuyển chứng từ
10

Bước Bước BBước Bước Bước

1 2 3 4 5
Lập hoặc Sử dụng Bảo quản và
Kiểm tra Lưu trữ
tiếp nhận chứng từ cho sử dụng lại và tiêu
tính hợp lệ,
chứng từ lãnh đạo chứng từ huỷ
hợp pháp,
nghiệp vụ và chứng từ
hợp lý của
ghi sổ kế
chứng từ
toán
 Quy trình luân chuyển chứng từ
11

 Lập/thu nhận chứng từ

Đúng mẫu, nội dung, chữ ký
 Kiểm tra chứng từ
Hợp pháp của nội dung
Đầy đủ yếu tố
Tính toán chính xác, rõ ràng
 Sử dụng để ghi sổ kế toán/sử dụng lại
Phân loại
Lập định khoản/lập chứng từ ghi sổ
 Bảo quản, lưu trữ, huỷ (điều 40 Luật kế toán)
Mang tính pháp lý
Thời gian
 Phân loại chứng từ
12

Theo trình tự xử lý và công dụng

 Chứng từ gốc
Chứng từ mệnh lệnh-không dùng để ghi sổ
Chứng từ chấp hành-cơ sở ghi sổ
 Chứng từ ghi sổ: tổng hợp số liệu của chứng từ gốc
Số hiệu và ngày tháng lập
Nội dung tóm tắt nghiệp vụ
Số tiền ghi từng tài khoản
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
 Mẫu chứng từ gốc
13
Đơn vị: ..........
Địa chỉ: ...........
Số: ..........
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày... tháng... năm.... Nợ: ...........
Có: ...........
Họ và tên người giao hàng: .......................................
Theo ............ số.... ngày... tháng... năm....
của ......................................................................................
Nhập tại kho: ....................................................................

STT Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn vị Số lượng Đơn Thành

quy cách, phẩm chất số tính Theo Thực giá tiền
vật tư (hàng hoá) chứng từ nhập
A B C D 1 2 3 4

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Nhập, ngày ... tháng..... năm .....
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Chứng từ ghi sổ
14

Số: ...

CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày ........ tháng ........ năm ....

Trích yếu Tài khoản ghi Nợ Tài khoản ghi Có Số tiền

Nợ Có

Kèm theo .... chứng từ gốc

Kế toán trưởng Người lập
(Ký) (Ký)
 Phân loại chứng từ
15

Theo địa điểm lập (tương đối)

 Chứng từ bên trong (nội bộ)

 Chứng từ bên ngoài
Lưu ý: Ngày và STT chứng từ
 Phân loại chứng từ
16

Chứng từ điện tử
 Đầy đủ nội dung bắt buộc được mã hoá, không
bị thay đổi khi truyền tin hoặc trên vật mang tin
 Phải in ra giấy và lưu trữ
 Phân loại chứng từ
17

Theo chế độ chứng từ kế toán (điều 2)

 Chứng từ về lao động tiền lương

 Chứng từ về hàng tồn kho
 Chứng từ về bán hàng
 Chứng từ về tiền tệ
 Chứng từ về TSCĐ
 Chứng từ về sản xuất kinh doanh
 Mẫu chứng từ
Lao động tiền lương
18

Đơn vị: .................. Mẫu số: 01 – LĐTL

Bộ phận: ............... Ban hành theo QĐ số 186-TC/CĐKT
BẢNG CHẤM CÔNG Ngày 14-3-1995 của Bộ Tài chính
Tháng ... năm 200...
STT HỌ VÀ TÊN Cấp bậc lương Ngày trong tháng Quy ra công
chức vụ
Số công Số công Số công Số công Số công
hưởng hưởng nghỉ việc nghỉ việc hưởng
lương lương hưởng hưởng BHXH
sản phẩm thời gian 100% ...%
A B C 1 2 3 4 ... 31 32 33 34 35 36

Cộng

Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Bài tập ứng dụng 2.1
19

Đơn vị: Trường HVBCVT Mẫu số: 01 – LĐTL

Bộ phận: Tổ Bảo vệ Ban hành theo QĐ số 186-TC/CĐKT
BẢNG CHẤM CÔNG Ngày 14-3-1995 của Bộ Tài chính
Tháng 3 năm 2014
STT HỌ VÀ TÊN Cấp bậc lương Ngày trong tháng Quy ra công
chức vụ
Số công Số công Số công Số công Số công
hưởng hưởng nghỉ việc nghỉ việc hưởng
lương lương hưởng hưởng BHXH
sản phẩm thời gian 100% ...%
A B C 1 2 3 4 ... 31 32 33 34 35 36
1 Nguyễn Văn Tý Ô Ô X X X X
2 Trần Văn Lộc X X P P X X

Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Bảng chấm công
20

Ký hiệu chấm công

- Lương sản phẩm K Nghỉ phép P
- Lương thời gian + Hội nghị, học tập H
- Ốm, điều dưỡng ô Nghỉ bù NB
- Con ốm Cô Nghỉ không lương R0
- Ngừng việc N Tai nạn T
- Thai sản TS Lao động nghĩa vụ LĐ
 Mẫu chứng từ
(Tiền tệ)
21

Mẫu số: 01 – TT
Đơn vị: ..................
Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ: ............... Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính
Số đăng ký doanh nghiệp Quyển số: ........
PHIẾU THU
Telefax:
Ngày ... tháng ... năm 200... Số: ..................
Nợ: ...................

Họ, tên người nộp tiền: Có: ...................

Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền (*): ....................................... (viết bằng chữ)........................................................................
Kèm theo .................. chứng từ gốc.
Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) ...............................................................................................
Ngày ... tháng ... năm 200...
Thủ quỹ
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) ............................................ (Ký, họ tên)
+ Số tiền quy đổi .........................................................................
 Bài tập ứng dụng 2.2

22

Mẫu số: 01 – TT
Đơn vị: HVCNBCVT Ban hành theo QĐ
Địa chỉ:
Số đăng ký doanh nghiệp Quyển số: 05
PHIẾU THU
Telefax:
Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Số: 0121
Nợ: ...................

Họ, tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Thanh Bình Có: ...................
Địa chỉ: Sinh viên K38A Kế toán
Lý do nộp: Học phí kỳ II, năm học 2005-2006
Số tiền (*): 800.000đ (viết bằng chữ) Tám trăm ngàn đồng chẵn
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)
Ngày 25 tháng 4 năm 2006
Thủ quỹ
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) ............................................ (Ký, họ tên)
+ Số tiền quy đổi .........................................................................
 Kiểm kê
23

1. Khái niệm
2. Khi nào cần phải kiểm kê
3. Tác dụng của kiểm kê
 Phân loại kiểm kê
24

1. Theo phạm vi và đối tượng

- Kiểm kê toàn bộ
- Kiểm kê bộ phận
2. Theo thời gian
- Kiểm kê định kỳ
- Kiểm kê bất thường
 Phương pháp kiểm kê
25

1. Kiểm kê hiện vật

2. Kiểm kê tiền mặt, chứng khoán, chứng phiếu có giá
3. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán
 Thảo luận
26

Chủ đề: Hoá đơn

- Phát hành
- Sử dụng